Grupių ataskaitos ir būklės rodikliai
TimelyChurch pateikia būklės stebėjimo ir ataskaitų teikimo įrankius, padedančius sekti, kaip sekasi jūsų grupėms. Šiame straipsnyje paaiškinamas skirtukas Būklė, lankomumo stebėjimas ir galimos ataskaitos, įskaitant visos bažnyčios mažų grupių ataskaitą.
Skirtukas Būklė
Kortelė Būklė prieinama grupės puslapyje privačioms ir viešoms grupėms. Jos skydelis Grupės būklė pateikia išsamų grupės gyvybingumo vaizdą.
Būklės balas
Kiekviena grupė gauna būklės balą nuo 0 iki 100, apskaičiuojamą pagal keturis veiksnius:
| Veiksnys | Svoris | Aprašymas |
|---|---|---|
| Susitikimų dažnumas | 40 taškų | Palygina realius susitikimus per pastarąsias 90 dienų su tuo, kas tikimasi pagal grupės susitikimų dažnumo nustatymą. Grupė, kuri susitinka pagal grafiką, gauna visus taškus. |
| Lankomumo rodiklis | 30 taškų | Pagrįstas vidutiniu lankomumo procentu paskutiniuose susitikimuose. Didesnis lankomumas suteikia daugiau taškų. |
| Narių įsitraukimas | 20 taškų | Aktyvių narių ir visų narių santykis (įskaitant neaktyvius). Grupės, kuriose dauguma narių lieka aktyvūs, gauna daugiau taškų. |
| Naujausias aktyvumas | 10 taškų | Skiria visus taškus, jei grupė susitiko per pastarąsias 30 dienų. |
Būklės būsenos žymos
Pagal būklės balą grupei priskiriama būsena:
| Balų intervalas | Būsena | Aprašymas |
|---|---|---|
| 80 - 100 | Sveika | Grupė klesti. |
| 60 - 79 | Gera | Grupei sekasi gerai, tačiau yra kur tobulėti. |
| 40 - 59 | Reikia dėmesio | Apsvarstykite galimybę suplanuoti daugiau susitikimų ir susisiekti su nariais. |
| 0 - 39 | Rizikinga | Grupei reikia neatidėliotino dėmesio. Susisiekite su vadovais. |
Būklės balas rodomas kaip vizualus apskritas matuoklis su spalviniu kodavimu (žalia, mėlyna, geltona arba raudona) kartu su konkrečia rekomendacija.
Susitikimų statistika
Skirtukas Būklė rodo pagrindinius susitikimų duomenis suvestinės tinklelyje:
- Susitikimai šį ketvirtį -- užregistruotų susitikimų skaičius nuo dabartinio ketvirčio pradžios.
- Paskutinis susitikimas -- kada grupė paskutinį kartą susitiko (pvz., „prieš 3 dienas" arba „Niekada").
- Vid. lankomumas -- vidutinis dalyvaujančių aktyvių narių procentas.
- Aktyvūs nariai -- aktyvių narių skaičius, palyginti su visais (pvz., „12 / 15").
Lankomumo tendencija
Sudėtinė stulpelinė diagrama vizualizuoja lankomumo duomenis iš paskutinių 10 susitikimų:
- Žali stulpeliai žymi narius, kurie dalyvavo.
- Raudoni stulpeliai žymi narius, kurie nedalyvavo.
Diagrama atsinaujina užregistravus naujus susitikimus, todėl vadovai mato vizualią įsitraukimo tendenciją laikui bėgant.
Nariai, nedalyvavę kelis kartus iš eilės
Skirtukas Būklė išryškina narius, kurie praleido tris ar daugiau susitikimų iš eilės. Apie kiekvieną iš jų matote:
- Jo vardą ir inicialus
- Iš eilės praleistų susitikimų skaičių
- Nuorodą Siųsti el. laišką, kad galėtumėte su juo susisiekti
Ši funkcija padeda vadovams iš anksto imtis tolesnių veiksmų, kol nariai visiškai neatitolo.
Narių būsenų pasiskirstymas
Vizualus tinklelis rodo, kaip nariai pasiskirstę pagal būsenas:
- Aktyvus (žalia) -- šiuo metu dalyvaujantys nariai
- Neaktyvus (pilka) -- nariai, kurie išvyko arba buvo pašalinti
- Atostogose (geltona) -- nariai, užfiksuoti kaip laikinai nedalyvaujantys
Lankomumo ataskaitos (klasės)
Klasės turi Lankomumo ataskaitą, kuri pateikia kiekvieno mokinio lankomumo stebėjimą. Norėdami ją atidaryti:
- Eikite į Žmonės > Grupės, spustelėkite filtrą Klasės ir atidarykite klasę.
- Spustelėkite kortelę Lankomumas.
- Slinkite žemiau Pažymėti lankomumą iki Lankomumo ataskaitos.
Ataskaita sudaroma iš klasės lankomumo žymų -- tų, kurias mokytojas paliečia skiltyje Pažymėti lankomumą ar įveda per Rankinis lankomumo žymėjimas -- ir iš registracijų renginiuose, kuriuos rengia pati klasė. Lankomumo žymėjimą žr. Klasės lankomumo žymėjimas.
Datų intervalo pasirinkimas
Naudokite Datų intervalas:, kad pasirinktumėte vieną iš trijų ataskaitų laikotarpių:
- Paskutinės 4 savaitės (numatytoji)
- Paskutinės 8 savaitės
- Paskutinės 12 savaičių
Suvestinės statistika
Lankomumo ataskaitos antraštėje rodomi keturi pagrindiniai rodikliai:
| Rodiklis | Aprašymas |
|---|---|
| Vid. lankomumas | Vidutinis lankomumo rodiklis visiems mokiniams ir visoms klasės sesijoms per laikotarpį. |
| Nepriekaištingas lankomumas | Mokinių, kurie per laikotarpį dalyvavo kiekvienoje klasėje, skaičius. |
| Reikia tolesnių veiksmų | Mokinių, kurių lankomumas mažesnis nei 50 %, skaičius. |
| Iš viso mokinių | Mokinių klasės sąraše skaičius (mokytojai neskaičiuojami). |
Kiekvieno mokinio lankomumo lentelė
Išsamioje lentelėje išvardytas kiekvienas mokinys, nurodant:
- Mokinio vardą ir klasę (jei užfiksuota įtraukimo metu)
- Dalyvavo -- kiek klasių jis lankė iš viso galimų (žymė Dalyvavo arba Vėluoja skaičiuojama kaip dalyvavimas)
- Rodiklį -- vizualią pažangos juostą su procentine reikšme (spalvinama: žalia -- 80 %+, gintarinė -- 50-79 %, raudona -- mažiau nei 50 %)
- Paskutinį lankymą -- paskutinio dalyvavimo datą arba Niekada
- Būseną -- žymą Puikus, Geras arba Reikia tolesnių veiksmų
Mobiliuosiuose įrenginiuose lentelė pakeičiama kompaktiškais kortelių formato įrašais, kad būtų lengviau skaityti.
Klasės sesijų istorija
Išskleidžiama skiltis Peržiūrėti sesijas apačioje išvardija klasės sesijas:
- Kiekvienai dienai, kai buvo žymimas lankomumas: datą, kiek mokinių buvo Dalyvavo, Vėluoja, Pateisinta ir Nedalyvavo, ir tos dienos Įvertinti
- Kiekvienam klasės rengtam renginiui: datą, renginio pavadinimą ir kiek žmonių dalyvavo
Susitikimų registravimas (grupės)
Privačiose ir viešose grupėse susitikimai registruojami kortelėje Susitikimai:
- Atidarykite grupės puslapį ir spustelėkite Susitikimai.
- Skiltyje Užregistruoti susitikimą užpildykite:
- Datą -- kada susitikimas vyko
- Narių sąrašas -- palieskite Dalyvavo arba Nedalyvavo prie kiekvieno asmens (naudokite Visus pažymėti dalyvavusiais arba Visus pažymėti nedalyvavusiais, kad nustatytumėte visus iš karto)
- Tema (neprivaloma) -- kas buvo aptarta
- Pastabos (neprivaloma) -- papildoma informacija
- Spustelėkite Užregistruoti susitikimą.
Dalyvavusių žmonių skaičius yra narių, kuriuos pažymėjote Dalyvavo, skaičius. Susitikimų įrašai naudojami būklės balui apskaičiuoti ir lankomumo tendencijai užpildyti. Grupės paskutinio susitikimo data ir šio ketvirčio susitikimų skaičius atnaujinami automatiškai.
Mažų grupių ataskaita
Mažų grupių ataskaita vienoje ekrano peržiūroje rodo visas jūsų bažnyčios grupes. Joje išvardytos Privačios ir Viešos grupės. Tarnavimo komandos ir klasės neįtraukiamos.
- Kairiajame šoniniame meniu atidarykite Ataskaitos ir spustelėkite Visos ataskaitos.
- Kortelėje Daugiau spustelėkite Grupės. Atsidariusio puslapio pavadinimas -- Mažų grupių ataskaitos.
Ką pamatysite:
- Iš viso grupių, Aktyvios grupės, Iš viso narių ir Vid. grupės dydis viršuje.
- Aktyvios grupės -- „Pagal narių skaičių". Kiekviena grupė su savo vadovu (arba „Nepriskirtas vadovas") ir narių skaičiumi.
- Grupės, kurioms reikia dėmesio -- „Susitikimų nėra jau 4+ savaites". Kai visos grupės neseniai susitiko, rodoma „Visos grupės aktyvios!"
- Naujausia susitikimų veikla -- kiek susitikimų užregistravo kiekviena grupė puslapio viršuje pasirinktame datų intervale.
- Eksportuoti CSV -- atsisiunčia sąrašą kaip skaičiuoklę.
Norėdami atidaryti šią ataskaitą, turite turėti prieigą ir prie Ataskaitų, ir prie Grupių. Asmuo, kurio rolė apima tik Jų komandos, mato tik grupes, kurioms vadovauja.
Numatomų susitikimų skaičiavimas
Būklės balo susitikimų dažnumo veiksnys naudoja šiuos orientyrus vienam ketvirčiui:
| Dažnumo nustatymas | Numatomi susitikimai per ketvirtį |
|---|---|
| Kas savaitę | 13 |
| Kas dvi savaites | 6 |
| Kas mėnesį | 3 |
| Įvairus / nenustatyta | 6 (laikoma, kad kas dvi savaites) |
Būklės ataskaitų eksportavimas
Skirtuke Būklė yra mygtukas Eksportuoti ataskaitą, kuris atsisiunčia suformatuotą PDF ataskaitą su išsamiu grupės būklės duomenų momentiniu vaizdu. Failo pavadinime yra data, todėl galite išsaugoti datuotą kiekvienos grupės įrašą.
PDF faile yra:
- Jūsų bažnyčios pavadinimas ir grupės identifikacinė informacija
- Būklės balas nuo 0 iki 100 ir jo būsenos žyma (Sveika / Gera / Reikia dėmesio / Rizikinga)
- Susitikimų statistika -- bendri skaičiai bei šio mėnesio, šio ketvirčio ir šių metų duomenys, taip pat kada grupė paskutinį kartą susitiko
- Lankomumo duomenys iš paskutinių 10 susitikimų
- Rizikos grupei priklausantys nariai -- tie, kurie iš eilės praleido 3 ar daugiau susitikimų
- Įsitraukimo statistika -- aktyvių / neaktyvių / atostogaujančių narių skaičius, vidutinė narystės trukmė ir vadovų skaičius
- Ataskaitos sugeneravimo data ir laikas
Ataskaita sumaketuota kaip laiško formato, stačiakampio orientavimo PDF failas, kurį galite tiesiogiai atsispausdinti arba išsaugoti. Jei mygtuką Eksportuoti ataskaitą spustelėsite daug kartų iš eilės, prieš bandydami vėl, palaukite akimirką.
Patarimas: Kiekvienos grupės skirtuką Būklė peržiūrėkite bent kartą per mėnesį. Grupėms, patenkančioms į zoną „Reikia dėmesio" arba „Rizikinga", pravartus greitas pokalbis su grupės vadovu.
Patarimas: Klasėms naudokite Lankomumo ataskaitą, kad iš anksto nustatytumėte mokinius, kuriems reikia tolesnių veiksmų. Trumpa asmeninė žinutė mokiniui, kurio lankomumas mažėja, gali reikšmingai pagerinti išlaikymą.
Patarimas: Skatinkite grupių vadovus nuosekliai registruoti susitikimus, net kai lankomumas mažas. Nuoseklūs duomenys užtikrina tikslius būklės balus, padedančius pastebėti tendencijas, kol jos dar netapo problemomis.