Banko CSV importas

Apžvalga

Dauguma bankų leidžia atsisiųsti operacijų CSV failą bet kuriam išrašo laikotarpiui. Užuot įvedę kiekvieną eilutę į TimelyChurch ranka, galite įkelti šį failą ir leisti sistemai jį apdoroti, suderinti su jūsų sąskaitomis bei kategorijomis ir užregistruoti kiekvieną eilutę kaip operaciją. Kiekviena importuota eilutė pereina peržiūros eilę, todėl žmogus visada patvirtina, kas pateks į knygas, prieš tai atsidurdamas didžiojoje knygoje.

Banko CSV importo darbo eiga sukurta iždininkams, kurie suderina kas mėnesį: atsisiųskite banko CSV failą, įkelkite, peržiūrėkite, patvirtinkite. Daugumą mėnesių tai užtrunka vos kelias minutes.

Kur tai rasti

Eikite į Finansai > Apskaita > Operacijos (Paprastame režime šis skirtukas pažymėtas Įplaukos / išmokos). Spustelėkite mažą rodyklę ant padalyto mygtuko Nauja operacija, kad atidarytumėte jo meniu, tada pasirinkite Importuoti iš CSV. Tame pačiame meniu galite kurti Naujas išlaidas, Naujas pajamas, Naują pervedimą ar Naują žurnalo įrašą, taip pat eksportuoti filtruotą sąrašą į CSV.

Jei jau turite laukiančių eilučių iš ankstesnio įkėlimo, skirtukas Operacijos apskaitos navigacijoje rodo gintaro spalvos ženkliuką su likusių peržiūrėti eilučių skaičiumi, o peržiūros eilė rodoma tiesiogiai Operacijų puslapio viršuje.

Palaikomi banko formatai

TimelyChurch automatiškai atpažįsta failo formatą pagal antraštės eilutę ir pritaiko įmontuotą analizatorių. Atpažįstami formatai apima:

• Bank of America -- Standartinis einamosios sąskaitos CSV eksportas.
• CashApp -- Išrašo stiliaus eksportas iš CashApp verslo sąskaitų.
• PayPal ir Stripe -- Mokėjimų procesorių veiklos eksportai.

Jei jūsų banko formatas neatpažįstamas automatiškai, failą vis tiek galima importuoti kaip bendrinį CSV: kitame žingsnyje patys patvirtinate ar pakoreguojate stulpelių atitikmenis (žr. „Įkėlimo eiga" žemiau). Eilutės, kurių nepavyksta tinkamai apdoroti, praleidžiamos, o bet kurios, pažymėtos kaip galimi dublikatai, pateikiamos peržiūros eilėje, kad galėtumėte jas patvirtinti ar atmesti.

Įkėlimo eiga

Pasirinkus Importuoti iš CSV, atsidaro trijų žingsnių modalinis langas:

1. 1 žingsnis -- įkelti failą. Pasirinkite banko sąskaitą, kuriai priklauso failas (išvardytos tik turto tipo sąskaitos), ir pasirinkite įkeliamą CSV failą, tada spustelėkite Toliau: susieti stulpelius.
2. 2 žingsnis -- susieti stulpelius. TimelyChurch nuskaito failą, parodo aptiktą šaltinį ir kelių pirmų eilučių peržiūrą bei pasiūlo stulpelių atitikmenis (data, aprašymas, suma, mokestis, gavėjas/vardas, nuoroda). Atpažintiems bankams tai paprastai teisinga be pakeitimų; bendriniam CSV patvirtinkite ar pakoreguokite, kuris stulpelis atitinka kurį lauką.
3. 3 žingsnis -- importuoti. TimelyChurch atlieka dublikatų aptikimą (žr. žemiau) ir kiekvieną apdorotą eilutę paruošia būsenai laukia peržiūros. Eilutės tada pasirodo peržiūros eilėje Operacijų puslapyje.

Jei įkeliate failą, kuris šiai sąskaitai jau buvo importuotas, 2 žingsnyje rodomas gintaro spalvos įspėjimas „Šis failas jau buvo importuotas" su originalaus importo data ir skaičiumi, o galite pasirinkti Vis tiek importuoti arba atšaukti.

Peržiūros eilė

Peržiūros eilė yra importo eigos šerdis. Kiekviena įkelta eilutė čia lieka, kol aiškiai ją patvirtinate ar atmetate -- niekas automatiškai neregistruojama jūsų didžiojoje knygoje.

Kiekviena eilutė eilėje rodo:

• Operacijos datą, aprašymą ir sumą, kaip apdorota iš CSV.
• Pasiūlytą kategoriją (sistema bando suderinti pagal aprašymo raktinius žodžius ir jūsų ankstesnius kategorizavimus).
• Pasiūlytą gavėją/aukotoją, jei aprašymas atitinka esamą gavėją.
• Būdą (mokėjimo būdą), kurį galite pakeisti prieš patvirtinant.
• Bet kokius dublikatų įspėjimus (žr. kitą skyrių).

Kiekvienai eilutei galite redaguoti pasiūlytą kategoriją, gavėją, būdą ir kitus duomenis tiesiogiai, prieš nuspręsdami, ką su ja daryti. Likusi šio skyriaus dalis apžvelgia eilutės klasifikavimą, aukų ir mokesčių tvarkymą bei patvirtinimą -- po vieną eilutę arba masiškai.

Patvirtinus ar atmetus, eilutė pasitraukia iš peržiūros sąrašo. Prie eilės galite grįžti per kelias sesijas -- niekas neverčia jos išvalyti per vieną kartą.

Kiekvienos eilutės klasifikavimas: pajamos, išlaidos ar pervedimas

Kiekviena eilutė turi valdiklį Tipas. Pagal numatytuosius nustatymus jis yra Automatinis (Pajamos) arba Automatinis (Išlaidos) -- TimelyChurch nustato pajamas ar išlaidas pagal sumos ženklą CSV faile (įplaukos yra pajamos, išmokos -- išlaidos), todėl paprastai galite palikti jį ant Automatinis. Perjunkite į Pervedimas eilutei, kuri tiesiog perkelia pinigus tarp dviejų jūsų pačių sąskaitų (pavyzdžiui, iš einamosios į taupomąją), o ne yra tikros pajamos ar tikra išlaida.

Įeinančiam įnašui (žalia eilutė, pažymėta +), valdiklis Tipas siūlo dar vieną pasirinkimą: Išlaidos grąžinimas. Naudokite jį, kai įnašas iš viso nėra pajamos, o tiekėjo grąžinami pinigai už jau atliktą pirkinį -- Airbnb rezervacijos atšaukimas, Amazon grąžinimas ar grąžinta registracija. Ši parinktis rodoma tik įeinančiose eilutėse; žr. Pirkinio grąžinimo registravimas žemiau.

Pervedimo registravimas

Nustačius eilutės Tipą į Pervedimas, kategorijos laukas pakeičiamas parinkikliu Kita sąskaita. Pasirinkite sąskaitą, į kurią ar iš kurios pinigai buvo perkelti -- kitą pervedimo pusę. Išvardytos tik jūsų banko/turto ir įsipareigojimų sąskaitos, neįtraukiant sąskaitos, į kurią importuojate. Pervedimas neturi kategorijos, aukotojo ar mokesčio, todėl šie laukai eilutėje paslėpti. Prieš patvirtinant eilutę, turite pasirinkti kitą sąskaitą; TimelyChurch neregistruos pervedimo, neturinčio kitos pusės arba nukreipiančio atgal į tą pačią sąskaitą.

Pirkinio grąžinimo registravimas (pinigų grąžinimas iš tiekėjo)

Kartais įeinantis įnašas iš viso nėra pajamos -- tai jūsų pačių pinigai, grįžtantys atgal. Tiekėjas grąžina pinigus už atšauktą rezervaciją, Amazon įskaito grąžintą prekę, konferencija grąžina registracijos mokestį. Užuot klaidingai užregistravę tai kaip pajamas (kas išpūstų kategorijos sumą) ar vėliau įvedę ranka, galite tiesiai čia, eilėje, klasifikuoti tai kaip grąžinimą ir nukreipti tiesiai atgal į išlaidą, iš kurios jis atsirado.

Tai taikoma tik įeinantiems įnašams -- žalioms eilutėms, pažymėtoms +. Nustatykite tos eilutės Tipą į Išlaidos grąžinimas, ir eilutė persitvarko atitinkamai:

1. Pasirinkite mažinamą išlaidą. Kategorijos laukas pakeičiamas parinkikliu Mažinama išlaida, kuriame išvardytos tik jūsų išlaidų kategorijos, klausiant „Kurią išlaidą tai grąžina?" Pasirinkite kategoriją, kuria buvo užregistruotas originalus pirkinys. Žalia pagalbinė pastaba žemiau patvirtina, kas įvyks: „Grąžina pinigus prie šios išlaidos -- sumažina grynąsias išlaidas, neregistruojama kaip pajamos."
2. Nurodykite tiekėją (neprivaloma). Gavėjo/Aukotojo stulpelyje aukotojo paieška pakeičiama neprivalomu parinkikliu Tiekėjas (kas jums grąžino) (užpildymo tekstas „pvz., Airbnb, Amazon…"). Tiekėjo nurodymas perkeliamas į užregistruotą operaciją jūsų įrašams, tačiau nėra būtinas norint patvirtinti.
3. Patvirtinkite eilutę. TimelyChurch ją užregistruoja kaip priešpriešinę išlaidą -- neigiamos sumos išlaidą, užregistruotą pasirinktoje kategorijoje. Grynieji pinigai grįžta į jūsų banko likutį, o grynosios išlaidos toje kategorijoje sumažėja iki to, ką iš tikrųjų sumokėjote.

Tokiu būdu užregistruotas grąžinimas neregistruojamas kaip pajamos ir nesukuria aukos -- įnašas kategorizuojamas atgal į originalią išlaidų sąskaitą, lygiai taip, kaip „QuickBooks" tvarko grąžinimo įnašą. Jis niekada nepasirodo aukojimo bendrose sumose ar bet kieno metų pabaigos ataskaitoje. Patvirtinti kategorizuotas puslapyje Peržiūrėti visas grąžinimo eilutes tvarko taip pat, jei tik joms nustatyta išlaidų kategorija.

Grąžinimui reikia išlaidų kategorijos. Kadangi grąžinimas mažina išlaidą, prieš registruojant turite nurodyti išlaidų kategoriją. Jei jokia nenustatyta, patvirtinimas blokuojamas su pranešimu „Prieš patvirtindami pasirinkite išlaidų kategoriją, kuriai taikomas šis grąžinimas." Jei pasirenkate kategoriją, kuri nėra išlaidų, blokuojama su pranešimu „Grąžinimas turi būti kategorizuotas į išlaidų kategoriją -- tą, kuria buvo užregistruotas pirkinys."

Grąžinimu gali būti tik įeinantys įnašai. Parinktis Išlaidos grąžinimas rodoma tik pajamų eilutėse. Jei grąžinimu pažymėta eilutė kažkodėl nėra įeinanti, jos patvirtinimas blokuojamas su pranešimu „Kaip pirkinio grąžinimą galima registruoti tik įeinantį įnašą."

Uždaryti metai apsaugoti. Jei grąžinimo data patenka į fiskalinius metus, kuriuos jau uždarėte naudodami Metų pabaigos uždarymą, ji atmetama su pranešimu „Ši operacija patenka į uždarytus fiskalinius metus ir negali būti užregistruota." -- taigi vėlyvas grąžinimas negali iš naujo atverti užbaigtų knygų.

Tipo perjungimas atnaujina parinkiklį. Perjungiant eilutę į Išlaidos grąžinimas ar iš jo, pasikeičia kategorijos kryptis (pajamos ↔ išlaidos), todėl bet kokia jau pasirinkta kategorija išvaloma, o naujai parodytas parinkiklis pradeda tuščias.

Tai yra tiekėjo grąžinimo registravimo būdas per banko importą. Jei norite jį užregistruoti tiesiai iš originalaus pirkinio -- ne per importo eigą -- žr. Grąžinimo registravimas išlaidoje; abu keliai baigiasi ta pačia, pinigus saugančia priešpriešine išlaida.

Aukos: pasirinkite aukotoją arba pažymėkite kaip anonimišką

Kai eilutės kategorija yra aukojimo kategorija, reikalaujanti aukotojo (dešimtinės, aukos ir panašiai), prieš registruojant turite priskirti dovaną aukotojui. Yra du būdai:

• Pasirinkite aukotoją paieškoje Aukotojo vardas..., arba pridėkite naują asmenį tiesiai formoje. Patvirtinta dovana susiejama su tuo asmeniu, todėl ji pasirodo jo aukų įraše ir metų pabaigos ataskaitoje.
• Pažymėkite „Anoniminė auka" tikrai be aukotojo esančiai dovanai -- grynieji lėkštėje ar anoniminė auka internetu. Tai užregistruoja auką be aukotojo ir patenkina reikalavimą be asmens.

Šios dvi parinktys viena kitą atmeta: įjungus Anoniminė auka, bet koks pasirinktas aukotojas išvalomas, o pasirinkus aukotoją, anoniminio žymėjimo pažymėjimas panaikinamas. Jei bandote patvirtinti aukos eilutę be nė vieno iš jų, TimelyChurch jus sustabdo ir paprašo pasirinkti aukotoją arba pažymėti kaip anoniminę. Bendroms pajamoms, kurios nėra aukos kategorija (pavyzdžiui, knygų ar kavos pardavimai), aukotojo nereikia, ir jos registruojamos savarankiškai.

Apdorojimo mokesčiai

Kai eilutė turi apdorojimo mokestį -- Cash App, PayPal ir panašūs procesoriai mokestį nurodo atskirai -- violetinis ženkliukas Mokestis rodo sumą, o po aprašymu pasirodo parinkiklis Mokesčio kategorija. Pasirinkite išlaidų kategoriją, į kurią turėtų būti registruojamas mokestis; išvardytos tik išlaidų kategorijos, nes mokestis visada yra išlaida. TimelyChurch užregistruoja dovaną jos bruto suma, o mokestį registruoja kaip atskirą išlaidą, todėl ataskaitos rodo tiek pilną aukojimą, tiek neto įnašą. Eilutė su mokesčiu nebus patvirtinta, kol nepasirinksite jos mokesčio kategorijos.

Patarimas: Jei procesoriaus mokesčius visada nukreipiate į tą pačią kategoriją, TimelyChurch pasiūlys ją įsiminti („Visada naudoti šią kategoriją ... mokesčiams?") po kelių pasirinkimų, todėl būsimuose importuose ji bus užpildoma automatiškai.

Eilučių patvirtinimas

• Patvirtinkite vieną eilutę žaliu varnele stulpelyje Veiksmai. Tai užregistruoja tikrą operaciją -- o aukos atveju ir susietą dovaną -- jūsų didžiojoje knygoje ir pašalina eilutę iš eilės.
• Atmeskite eilutę (×), jei ji neturėtų tapti operacija (pavyzdžiui, banko mokestis, jau užregistruotas kitur).
• Patvirtinkite masiškai: puslapyje Peržiūrėti visas, Patvirtinti kategorizuotas vienu paspaudimu užregistruoja kiekvieną eilutę, kuri jau turi kategoriją. Eilutės, kurioms vis dar trūksta aukotojo, mokesčio kategorijos ar pervedimo kitos sąskaitos, sąmoningai paliekamos eilėje, kad niekas nepatektų pusiau klasifikuota. Taip pat galite pažymėti kelias eilutes ir naudoti Taikyti kategoriją, kad prieš patvirtinant nustatytumėte joms visoms vieną kategoriją.

Dublikatų aptikimas (4 lygiai)

Banko CSV failai dažnai persidengia. Jei įkeliate birželio ir liepos išrašus, tačiau juose bendros kelios paskutinės birželio dienos, tikėtina, kad tas pačias operacijas importuotumėte du kartus. TimelyChurch naudoja keturis dublikatų aptikimo lygius, kad automatiškai pastebėtų šiuos atvejus.

1 lygis: CSV failo maiša

Kiekvienas įkeltas failas gauna savo pirštų atspaudą, kuris yra įsimenamas. Jei antrą kartą įkeliate tą patį failą tai pačiai sąskaitai, TimelyChurch jį atpažįsta ir įspėja prieš importuojant -- taip apsaugodama jus nuo dešimčių fantominių dublikatų sukūrimo.

2 lygis: nuorodos numeris, arba suma + data + aprašymas

Kiekvienai apdorotai eilutei sistema patikrina, ar jau egzistuoja atitinkanti operacija:

• 1 lygmuo (aukštas patikimumas): Tiksliai atitinka esamos operacijos nuorodos numerį (tikrinama visoje bažnyčioje). Tai pagauna čekių numerius ir banko išduotus operacijų ID.
• 2 lygmuo (vidutinis patikimumas): Atitinka tą pačią sumą, tą pačią datą ir tą pačią sąskaitą, su atitinkančiu aprašymu -- eilutėms, neturinčioms nuorodos numerio.

Patikrinimas apima tiek jau užregistruotas operacijas, tiek kitas eilutes, vis dar laukiančias peržiūros eilėje, todėl negalite netyčia patvirtinti tos pačios eilutės du kartus iš dviejų skirtingų įkėlimų.

3 lygis: patvirtinimas priimant

Kai patvirtinate eilutę, kurią sistema pažymėjo kaip tikėtiną dublikatą, jums parodoma esama operacija, su kuria ji konfliktuoja. Galite arba patvirtinti, kad tai tikrai atskira operacija, ir vis tiek ją užregistruoti, arba atšaukti ir atmesti eilutę.

4 lygis: paskutinis apsaugos tinklas

Kaip paskutinę apsaugos liniją, TimelyChurch užtikrina galutinę garantiją, kad tas pats nuorodos numeris negali būti užregistruotas du kartus tai pačiai sąskaitai. Net jei kažkas praslydo pro ankstesnius patikrinimus, ši paskutinė apsauga atmeta dublikatą, prieš jam atsidurstant jūsų didžiojoje knygoje.

Geriausia praktika

Suderinkite prieš importuodami. Banko suderinimas vis tiek yra oficiali klaidų aptikimo sistema. Kas mėnesį atlikite suderinimą, naudodami importuotus duomenis, o ne jį pakeisdami.

Atidžiai peržiūrėkite kategorijas per pirmuosius importus. Kategorijų siūlymo sistema mokosi iš jūsų ankstesnių kategorizavimų. Pirmą ar antrą importo mėnesį gali prireikti daugiau rankinių kategorijų pataisymų; vėlesniais mėnesiais darbas pastebimai paspartėja, siūlymams gerėjant.

Atmeskite, o ne ignoruokite. Jei eilutė neturėtų būti registruojama, spustelėkite Atmesti, o ne tiesiog ją ignoruokite. Atmestos eilutės įsimenamos, todėl pakartotinai įkėlus persidengiantį failą jos vėl nepasirodys.

Susiekite importus su viena sąskaita. Kiekvienas įkėlimas taikomas vienai banko sąskaitai. Jei turite kelias einamąsias sąskaitas, atlikite atskirą įkėlimą kiekvienai sąskaitai. Tai palaiko dublikatų aptikimą ir suderinimą tvarkingą.

Trikčių šalinimas

„Šis failas jau buvo importuotas" -- CSV failo maiša atitinka ankstesnį šios sąskaitos įkėlimą. Arba jį įkėlėte du kartus, arba bankas eksportavo tą patį datos intervalą. Peržiūrėkite esamą importą, tada pasirinkite Vis tiek importuoti tik jei esate tikri, kad eilutės naujos.

Žyma „Galimas dublikatas" ties eilute -- Sistema rado operaciją su tuo pačiu nuorodos numeriu arba ta pačia suma, data ir aprašymu. Palyginkite su esama operacija; jei jos tikrai tos pačios, atmeskite eilutę. Jei jos atsitiktinai identiškos (retai), patvirtinkite ir priimkite.

Eilučių nepavyksta apdoroti be aiškios klaidos -- Jūsų bankas galėjo pakeisti savo CSV formatą, todėl automatinis atpažinimas grįžo prie bendrinio importo. Atidarykite CSV failą skaičiuoklėje, patvirtinkite antraštės eilutę ir 2 žingsnyje susiekite stulpelius rankiniu būdu -- arba iš naujo eksportuokite iš banko, naudodami standartinį formatą.