Savanorių valdymo apžvalga
TimelyChurch suteikia išsamią savanorių valdymo sistemą, padedančią pritraukti, organizuoti, planuoti ir bendrauti su jūsų bažnyčios savanoriais. Nesvarbu, ar reikia sukomplektuoti sekmadienio ryto pamaldas, ar koordinuoti specialų renginį, savanorių įrankiai leidžia viską tvarkyti aplink jūsų renginius ir žmones.
Dvi savanorių valdymo pusės
TimelyChurch savanorių sistema veikia dviem tarpusavyje susijusiais lygmenimis:
1. Žmonės ir komandos (orientuota į žmones)
Savanorių informacija saugoma prie kiekvieno asmens ir prie jūsų tarnavimo komandų, o ne atskirame puslapyje „Savanoriai":
- Asmens įrašas -- Šoninėje juostoje atidarykite bet kurį asmenį iš Žmonės ir eikite į jo skirtuką Tarnavimas, kad pamatytumėte komandas, kurioms jis priklauso, jo tarnystės roles, būsimus ir praėjusius renginių priskyrimus bei jo tarnavimo istoriją.
- Tarnavimo komandos -- Skiltyje Žmonės > Grupės grupė, kurios tipas yra Komanda, saugo jūsų tarnavimo sąrašą. Komandoje galite įvertinti kiekvieno nario įgūdžių lygį (matomas tik vadovams) ir įrašyti jo tarnavimo pageidavimus bei prieinamumą.
Kiekvienam tarnaujančiam asmeniui galite stebėti:
- Tarnystės priskyrimai -- Kuriose tarnystės srityse jie tarnauja: Vaikų tarnystė, Jaunimo tarnystė, Šlovinimo komanda, Pasveikinimas / svetingumas, Automobilių stovėjimo komanda, Technika / garsas ir vaizdas, Vaikų kambarys, Sauga, Virtuvė / maitinimas, Valymas / patalpos, Biuras / administracija, Pagalba / misijos, Maldos komanda, Mažos grupės vadovas arba Kita
- Rolės -- Jų konkreti rolė komandoje (pvz., Vadovas, Bendravadovas, Vedėjas arba Narys) ir pozicija, kurią jie užima renginyje
- Įgūdžių lygis -- Tik vadovams matomas įvertinimas, naudojamas planavimo pasiūlymams paveikti
- Būsena -- Ar priskyrimai laukiami, patvirtinti, ar atsisakyti
- Tarnavimo istorija -- Praėję renginiai, kuriuose jie tarnavo, ir jų dalyvavimas
2. Renginio tarnavimo pozicijos (orientuota į renginį)
Kiekvieno renginio skirtukas Tarnavimas (atidarykite renginį, kad pasiektumėte Renginio centrą) leidžia apibrėžti konkrečias pozicijas, kurias reikia užpildyti, priskirti joms žmones ir stebėti patvirtinimo būseną. Būtent čia vyksta faktinis kiekvienos pamaldos ar renginio planavimas.
Pagrindinės funkcijos trumpai
| Funkcija | Aprašymas |
|---|---|
| Tarnavimo komandos | Grupėmis pagrįstos komandos (Šlovinimas, Pasveikinimas, Technika ir kt.) su apibrėžtomis pozicijomis ir narių sąrašais |
| Renginio planavimas | Priskirkite žmones konkrečioms renginio pozicijoms iš renginio skirtuko Tarnavimas |
| Išmanieji pasiūlymai | Balų sistema, rekomenduojanti geriausią žmogų kiekvienai laisvai vietai pagal rotacijos sąžiningumą, prieinamumą ir pageidavimus |
| Automatinis planavimas | Vieno paspaudimo automatinis užpildymas, priskiriantis geriausius prieinamus žmones laisvoms pozicijoms |
| Grafiko tinklelis | Kelių renginių tinklelis, rodantis, kas ir kada tarnauja, su automatiniu užpildymu visame lange ir priminimais |
| Savarankiškas registravimasis | Savanoriai gali patys užsiregistruoti į laisvas pozicijas per narių portalą |
| Prieinamumo valdymas | Savanoriai per portalą patys nustato savo prieinamumą ir neprieinamumą; administratoriai mato, kas yra prieinamas |
| Priėmimo / atsisakymo eiga | Savanoriai atsako iš Telegram žinutės arba el. laiško su vieno paspaudimo mygtukais Priimti ir Atsisakyti, arba iš Mano grafikas portale |
| Kvietimo laikas | Kiekviena komanda nusprendžia, prieš kiek laiko jos žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti (pagal numatytuosius nustatymus 30 dienų), todėl galite suplanuoti visą semestrą nepermušdami pašto dėžučių |
| Atsisakymo tolesni veiksmai | Kai savanoris atsisako, vadovai gauna įspėjimą, o kitas rotacijoje esantis asmuo gali būti pakviestas automatiškai; užpildymo prašymai siūlo laisvą vietą keliems žmonėms vienu metu |
| Registracija | Dieną savanoriai gali bakstelėti Aš čia puslapyje Mano grafikas |
| Konfliktų aptikimas | Sistema padeda išvengti savanorio dvigubo priskyrimo persidengiantiems renginiams |
| Kopijuoti savaitę į priekį | Greitai pakartokite savaitės priskyrimus į priekį per pasikartojančią seriją |
| Masinės operacijos | Patvirtinkite laukiamus priskyrimus, priskirkite visas komandas arba siųskite masinius pranešimus |
| Savanorių priminimai | Automatiniai priminimai prieš kiekvieną datą (per Telegram arba el. paštu) ir mygtukas Siųsti priminimus kiekviename renginyje |
| Įgūdžių augimas | Sistema stebi priėmimus ir laikui bėgant siūlo komandos narių įgūdžių lygio kėlimą |
Kaip dalys susijusios
- Žmonės pridedami į jūsų bažnyčios duomenų bazę.
- Sukuriate tarnavimo komandas (grupes, kurių tipas „Komanda") ir pridedate į jas narius.
- Komandoje apibrėžiate pozicijas, kurias žmonės gali užimti, ir, jei norite, nustatote grafiko šablonus, kurie automatiškai pritaiko pozicijas naujiems renginiams.
- Kurdami renginį, jo skirtuke Tarnavimas pridedate pozicijas (per Pridėti poziciją arba Priskirti komandą), nurodydami, kurios pozicijos reikalingos ir kiek kiekvienos.
- Priskiriate žmones toms pozicijoms -- rankiniu būdu, per išmaniuosius pasiūlymus, automatinį užpildymą arba kopijuodami savaitę į priekį serijoje.
- Savanoriams pranešama, kad jie suplanuoti (per Telegram arba el. paštu), kai data patenka į jų komandos pranešimo langą, ir jie gali priimti arba atsisakyti.
- Jei kas nors atsisako, vadovai gauna įspėjimą, o pakaitalas gali būti pakviestas automatiškai.
- Renginio dieną savanoriai gali registruotis su Aš čia narių portale.
Kur rasti savanorių informaciją
Šoninėje juostoje nėra atskiro puslapio „Savanoriai". Savanorių duomenys saugomi ten, kur jie naudojami:
- Žmonės > [Asmuo] > skirtukas Tarnavimas -- viskas, kuo tarnauja vienas asmuo: komandos, tarnystės rolės ir būsimi/praėję priskyrimai.
- Žmonės > Grupės > [Komanda] -- komandos sąrašas, narių įgūdžių lygiai ir tarnavimo pageidavimai.
- Ataskaitos > Savanoriai -- visos bažnyčios ataskaita apie tai, kas tarnavo per nurodytą laikotarpį, su bendromis sumomis.
Naršymas savanorių modulyje
Renginys yra savanorių planavimo centras. Kiekviena sistemos dalis yra ten, kur ji logiška:
- Žmonės (šoninė juosta) > atidarykite asmenį > skirtukas Tarnavimas -- peržiūrėkite to asmens komandas, tarnystės roles ir priskyrimus.
- Žmonės > Grupės > [Komanda] > Nariai skirtukas -- tvarkykite komandos sąrašą, narių roles, įgūdžių lygius ir tarnavimo pageidavimus.
- Žmonės > Grupės > [Komanda] > Šablonai skirtukas -- nustatykite grafiko šablonus, kurie automatiškai pritaiko pozicijas naujiems renginiams.
- Žmonės > Grupės > [Komanda] > Informacija skirtukas -- Grafiko sudarymo nustatymai: rotacija, automatinis užpildymas, priminimai ir kada žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti.
- Planavimas > Renginiai > atidarykite renginį > skirtukas Tarnavimas -- pridėkite pozicijas ir priskirkite žmones tam konkrečiam renginiui.
- Planavimas > Grafiko tinklelis (taip pat mygtukas Renginių puslapyje) -- kelių renginių tinklelis, rodantis, kas ir kada tarnauja.
- Planavimas > Renginiai puslapis > meniu Daugiau (⋮) > Renginių serija -- kurkite ar tvarkykite pasikartojančius renginius ir vykdykite planavimą visai serijai.
- Reikia dėmesio (šoninė juosta) -- kelių renginių skydelis veiksmų reikalaujantiems elementams. Jo skirtukas Grafiko sudarymas išvardija renginių prašymus, klases be mokytojo ar pamokos, mokytojų pavadavimo užklausas, dvigubus užimtumus, paruošimo užduotis ir artėjantį neprieinamumą. (Laisvos tarnavimo pozicijos rodomos Grafiko tinklelyje ir kiekvieno renginio skirtuke Tarnavimas.)
- Ataskaitos > Savanoriai -- laikotarpio ataskaita apie tai, kas tarnavo, su Iš viso / Aktyvūs / Nauji skaičiais.
- Nario portalas > Mano grafikas -- kur savanoriai peržiūri savo priskyrimus ir nustato savo prieinamumą. Tarnavimas, mokymas ir prieinamumas dabar sugrupuoti viename puslapyje su skirtukais Sąrašas, Kalendorius ir Prieinamumas. (Telefonuose meniu papildomai rodomas atskiras spartusis klavišas Tarnavimas.)
Visą mentalinį modelį rasite čia: Kaip organizuojamas savanorių planavimas.
Leidimai
Prieiga prie savanorių planavimo valdoma jūsų bažnyčios leidimų nustatymais. Žmonių ir komandų valdymui reikalingi atitinkami Žmonių leidimai, o renginio tarnavimo pozicijų valdymas prieinamas naudotojams, turintiems renginių valdymo leidimus. Komandų vadovai, kurie nėra administratoriai, gali planuoti tik savo vadovaujamas komandas — kitų komandų mygtukai jiems yra pilki.
Patarimas: Pradėkite nustatydami savo tarnavimo komandas ir jų pozicijas, tada pridėkite į jas žmones. Taip, kurdami renginius ir pridėdami pozicijas, jau turėsite organizuotų žmonių, pasiruošusių būti priskirtiems.