Pasikartojančios operacijos ir automatinis registravimas per DI asistentą
Nuoma, interneto sąskaita, mėnesinė parama misionieriui, nuolatinės nuomos pajamos -- dalis pajamų ir išlaidų kartojasi pagal grafiką. Pasikartojanti operacija išsaugo vieną iš jų kaip šabloną: sąskaitą, sumą, kaip dažnai ir kitą datą. Kai įjungta Registruoti automatiškai, TimelyChurch užregistruoja operaciją už jus kiekvieną numatytą dieną. Kai ji išjungta, šablonas laukia, kol kas nors jį užregistruos.
Pasikartojančias operacijas galite tvarkyti puslapyje Pasikartojančios operacijos Apskaitoje (atidarykite meniu Nustatymas ▾ -- Daugiau ▾ Paprastoje čekių knygelėje -- ir spustelėkite Pasikartojantis; žr. Pasikartojančios operacijos) arba paprašę prijungto DI asistento (žr. DI asistento prijungimas (MCP jungtis)). Šiame straipsnyje aprašomas asistentas ir tai, kaip veikia automatinis registravimas. Kaip ir su kiekvienu asistento atliekamu pakeitimu, pirmiausia matote peržiūrą ir nieko nevyksta, kol jis nepatvirtintas.
Ką saugo pasikartojanti operacija
| Laukas | Pastabos |
|---|---|
| Tipas | Pajamos arba išlaida. |
| Suma | Kiekvieną kartą ta pati suma. |
| Banko sąskaita | Viena iš jūsų bažnyčios banko sąskaitų. |
| Dažnumas | Savaitinis, kas dvi savaites, mėnesinis, ketvirtinis arba metinis. |
| Mėnesio diena | Mėnesiniam šablonui. Trumpesniame mėnesyje naudojama paskutinė diena. |
| Kita data | Pirmoji (arba kita) registravimo data -- šiandien ar vėliau. |
| Pabaigos data | Neprivaloma. Kai grafikas ją praeina, šablonas pats pristabdomas. |
| Kategorija, gavėjas, fondas | Neprivaloma. Kategorija turi atitikti tipą (pajamų kategorija pajamoms, išlaidų kategorija išlaidai). |
| Aprašymas | Nukopijuojamas į kiekvieną šablono užregistruotą operaciją -- rašykite jį taip, kaip norite, kad jis atrodytų jūsų knygose. |
| Registruoti automatiškai | Įjungta arba išjungta. |
Ko galite paprašyti asistento
| Prašymas | Kas vyksta | Leidimas Apskaitoje |
|---|---|---|
| „Parodyk mūsų pasikartojančias operacijas“ | Sąrašas, anksčiausios pirma: aprašymas, suma, dažnumas, kita data, aktyvi ar pristabdyta, ar automatinis registravimas įjungtas ir kurių laikas atėjo dabar ar per artimiausias 7 dienas. | Peržiūrėti |
| „Nustatyk pasikartojančią išlaidą…“ | Naujas šablonas. Nustatymas nieko neužregistruoja. | Sukurti |
| „Pakeisk sumą…“ | Šablonas redaguojamas. Paveikiami tik būsimi registravimai; jau užregistruotos operacijos lieka tokios, kokios yra. | Redaguoti |
| „Užregistruok nuomą dabar“ | Įrašoma viena operacija, datuota šiandien, o kita data pasislenka vienu laikotarpiu. | Sukurti |
| „Praleisk šio mėnesio…“ | Nieko neįrašoma, o kita data pasislenka vienu laikotarpiu. | Redaguoti |
| „Pristabdyk…“ / „Tęsk…“ | Pristabdytas šablonas niekada neregistruojamas ir jo negalima užregistruoti ar praleisti, kol jis nepratęstas. Jo grafikas išsaugomas. | Redaguoti |
Asistentas šablono ištrinti negali. Pristabdykite jį arba ištrinkite puslapyje Pasikartojančios operacijos.
Patvirtinimas. Kiekvienas iš šių veiksmų patvirtinamas pokalbyje pagal jūsų bažnyčios nustatymą Patvirtinimas pokalbyje. Kadangi šablonas su įjungtu automatiniu registravimu toliau registruoja operacijas be jokio papildomo žingsnio, jo nustatymas, redagavimas ar tęsimas laikomas pakeitimu, kuris įrašomas į jūsų knygas: pasirinkus Tik pakeitimai, kurie įrašomi į didžiąją knygą, jis vis tiek laukia jūsų „Approve“. Žr. Asistento siūlomų pakeitimų patvirtinimas.
Kaip veikia automatinis registravimas
Kartą per dieną TimelyChurch peržiūri kiekvieną aktyvią pasikartojančią operaciją, kuriai įjungtas automatinis registravimas, ir užregistruoja tas, kurių laikas atėjo.
- Laikas atėjo reiškia šiandien arba anksčiau pagal jūsų bažnyčios kalendorių. Patikra vyksta 06:10 UTC ir „šiandien“ nustato pagal jūsų bažnyčios laiko juostą. Operacija, numatyta 1 d., užregistruojama 1 d. pagal jūsų kalendorių -- anksti ryte ar vėlai vakare, priklausomai nuo to, kur esate -- ir niekada ne anksčiau nei 1 d.
- Operacija datuojama suplanuota data, o ne įrašymo momentu.
- Viena operacija vienam šablonui per dieną. Po užregistravimo kita data pasislenka vienu laikotarpiu.
- Niekada neužregistruojama dukart. Jei kas nors tuo pačiu metu užregistruoja tą patį pasikartojimą rankiniu būdu, įrašoma tik viena operacija.
Praleistos datos vėliau neužpildomos
Jei šablonas atsilieka -- pavyzdžiui, buvo pristabdytas šešiems mėnesiams, o paskui tęsiamas -- automatinis registravimas įrašo tik naujausią praėjusią datą ir senesnes praleidžia. Mėnesinis šablonas, pratęstas po šešių mėnesių, užregistruoja šio mėnesio operaciją, o ne septynias. Kai tęsiate tokį šabloną, peržiūroje nurodoma, kiek datų bus praleista.
Jei praleistas norite turėti savo knygose, įrašykite jas patys kaip įprastas operacijas.
Kai datos užregistruoti negalima
Automatinis registravimas datą praleidžia, grafiką perkelia į kitą datą ir įrašo pranešimą, kai:
- data patenka į uždarytus finansinius metus;
- data patenka į užbaigtą banko suderinimą šablono sąskaitai;
- šablono banko sąskaita suarchyvuota;
- jo kategorija, gavėjas ar fondas nebeaktyvūs.
Niekas neįrašoma į jūsų uždarytą laikotarpį ar sąskaitą. Pataisykite šabloną (paprašykite asistento pakeisti sąskaitą ar kategoriją arba spustelėkite Redaguoti puslapyje Pasikartojančios operacijos), kad kitos datos vėl būtų registruojamos.
Kaip pamatyti, kas užregistruota
- Operacijos jūsų knygose rodomos kaip ir bet kurios kitos, skirtuke Operacijos, o Audito žurnale -- kaip automatinis pakeitimas.
- Kiekvienas automatinis užregistravimas, kiekviena praleista ir kiekviena užregistruoti nepavykusi data taip pat įrašoma skirtuke Veikla skiltyje Bažnyčios nustatymas (matoma bažnyčios administratoriams).
- Dėl automatinių užregistravimų el. laiškai nesiunčiami. Atidarykite puslapį Pasikartojančios operacijos, paprašykite asistento išvardyti jūsų pasikartojančias operacijas arba pažiūrėkite skirtuką Veikla, kad patikrintumėte.
Registravimas rankiniu būdu
Šablonui, kurio automatinis registravimas išjungtas -- arba norint užregistruoti anksčiau -- paprašykite asistento užregistruoti jį dabar arba spustelėkite Registruoti dabar puslapyje Pasikartojančios operacijos. Operacija datuojama šiandien pagal jūsų bažnyčios kalendorių. Atsisakoma, nurodant priežastį, kai šiandien patenka į uždarytus finansinius metus arba į užbaigtą tos sąskaitos suderinimą ir kai šablonas pristabdytas.
Gera praktika
- Naudokite automatinį registravimą sumoms, kurios nesikeičia -- nuomai, fiksuotai prenumeratai. Sumoms, kurios kaskart keičiasi, pavyzdžiui, komunalinėms paslaugoms, palikite automatinį registravimą išjungtą ir tikrąją sumą įrašykite, kai atkeliauja sąskaita.
- Nustatykite pabaigos datą, kai ją žinote, pavyzdžiui, paskutinio nuomos mokėjimo.
- Neįrašykite to paties mokėjimo du kartus. Jei mokėjimas atkeliauja ir per banko importą, tą banko eilutę atmeskite arba tam šablonui palikite automatinį registravimą išjungtą.
- Peržiūrėkite prieš derindami. Kiekvieną mėnesį peržiūrėkite puslapį Pasikartojančios operacijos (arba paprašykite asistento sąrašo) ir palyginkite su banko išrašu.