Dublikatų aptikimas ir sujungimas

Laikui bėgant jūsų kataloge gali atsirasti dubliuoti asmenų įrašai -- dėl duomenų importavimo, skirtingų darbuotojų, pridedančių tą patį asmenį, arba kažkieno, užpildžiusio formą su šiek tiek kitokiu vardu. TimelyChurch padeda rasti šiuos dublikatus, palyginti juos vieną šalia kito ir sujungti į vieną švarų įrašą, nepraradus jokių duomenų.

Kodėl atsiranda dublikatų

• Keli importai -- Tas pats asmuo pasirodo CSV failuose iš skirtingų šaltinių.
• Vardo variantai -- „Vytas Petraitis" ir „Vytautas Petraitis" įvedami kaip atskiri įrašai.
• Rašybos klaidos -- „Ruta" vs. „Rūta" arba skirtingi el. pašto adresai tam pačiam asmeniui.
• Formų pateikimai -- Svečias užpildo kontaktinę kortelę, o darbuotojas jį taip pat prideda rankiniu būdu.

Dublikatai sukelia painiavą -- tas pats asmuo ataskaitose pasirodo du kartus, su juo susisiekia keli žmonės, o jo lankomumo ir aukojimo įrašai išskaidyti dviejuose profiliuose.

Automatinis dublikatų aptikimas

TimelyChurch automatiškai skenuoja galimus dublikatus ir kiekvienam atitikmeniui priskiria pasitikėjimo balą nuo 0 iki 100. Balas grindžiamas tuo, kurie laukai sutapo ir kaip stipriai kiekvienas atitikmuo sutampa.

Pasitikėjimo lygiai

Palyginimo sąraše pirmiausia rodoma aukščiausio pasitikėjimo pora. Du pagalbiniai filtrai puslapio viršuje susiaurina sąrašą:

• Aukštas pasitikėjimas -- Rodo tik poras nuo 80 balų ir aukščiau. Pradėkite čia greitiems laimėjimams.
• Laukiama -- Poros, kurių dar neperžiūrėjote.

Ką kiekvienas lygis reiškia praktiškai

• 100 ir 90 paprastai saugu sujungti, patvirtinus, kad vardai maždaug sutampa.
• 80 reikalauja žvilgtelėti į adresus, amžių ar šeimos narystes, kad atmestumėte panašius asmenis (ypač dažna tėvo/sūnaus ar močiutės/anūkės porose).
• 70 ir 60 reikėtų atidaryti, palyginti ir tada arba sujungti, arba pažymėti kaip Ne dublikatas, kad sistema jų daugiau nebeberodytų.
• 55 yra žemiausias lygis, kurį sistema rodo. Tai dažniausiai rašybos klaidos, tačiau elkitės su jomis kaip su peržiūros kandidatais, o ne automatiniu sujungimu.

Galimi dublikatai pažymimi ir surenkami jūsų peržiūrai Dublikatų peržiūros puslapyje.

Dublikatų peržiūros puslapis

1. Kairiajame šoniniame meniu eikite į Žmonės > Dublikatų peržiūra (arba raskite jį savo administratoriaus meniu).
2. Pamatysite galimų dublikatų porų sąrašą, surikiuotą pagal pasitikėjimo balą (aukščiausias pirmiausia).

Skydelio statistika

Puslapio viršuje matysite skaičius:

• Laukiama -- Dublikatų poros, laukiančios jūsų peržiūros
• Sujungta -- Poros, kurios buvo sujungtos
• Ne dublikatas -- Poros, kurias patvirtinote kaip atskirus žmones
• Atmesta -- Poros, kurias atmetėte nesiimdami veiksmų

Dublikatų filtravimas

Dublikatų sąrašą galite filtruoti pagal:

• Būsena -- Laukiama, Sujungta, Ne dublikatas, Atmesta arba Visi
• Atitikimo tipas -- Aptikto atitikmens rūšis
• Aukštas pasitikėjimas -- Rodyti tik dublikatus su 80 % ar aukštesniu pasitikėjimo balu
• Paieška -- Ieškoti pagal vardą arba el. paštą

Dublikatų poros peržiūra

Kiekvienam galimam dublikatui pamatysite abu įrašus, rodomus vieną šalia kito, įskaitant:

• Vardus
• El. pašto adresus
• Telefono numerius
• Narystės statusą

Kiekvienai porai turite tris pasirinkimus:

1 variantas: Sujungti

Jei abu įrašai yra tas pats asmuo, sujunkite juos į vieną:

1. Spustelėkite Sujungti.
2. Pasirinkite, kurį įrašą išsaugoti (A asmenį ar B asmenį).
3. Pasirinktinai pridėkite pastabas, paaiškinančias sujungimą.
4. Spustelėkite Patvirtinti sujungimą.

Kai sujungiate:

• Įrašas, kurį išsaugote, tampa pagrindiniu profiliu.
• Šeimos narystės iš antrinio įrašo perkeliamos į pagrindinį.
• Pastabos perkeliamos į pagrindinį profilį.
• Tolesni veiksmai perkeliami į pagrindinį profilį.
• Formų pateikimai perkeliami į pagrindinį profilį.
• Trūkstama kontaktinė informacija iš antrinio įrašo užpildo bet kuriuos tuščius laukus pagrindiniame (el. paštą, telefoną, adresą, gimimo datą, lytį ir kt.).
• Antrinis įrašas deaktyvuojamas ir minkštai ištrinamas (archyvuojamas).

2 variantas: Ne dublikatas

Jei abu įrašai iš tikrųjų yra skirtingi žmonės (pavyzdžiui, tėvas ir sūnus tuo pačiu vardu):

1. Spustelėkite Ne dublikatas.
2. Pasirinktinai pridėkite pastabą, paaiškinančią kodėl.
3. Spustelėkite Patvirtinti.

Tai pašalina porą iš jūsų laukiančių sąrašo ir neleidžia jai vėl būti pažymėtai.

3 variantas: Atmesti

Jei nesate tikri arba norite tuo užsiimti vėliau:

1. Spustelėkite Atmesti.
2. Pasirinktinai pridėkite pastabą.

Atmestos poros perkeliamos iš laukiančių sąrašo.

Patarimas: Pradėkite nuo aukšto pasitikėjimo dublikatų (80 %+). Jie beveik visada yra tikri dublikatai ir gali būti greitai išspręsti.

Papildomas sujungimas iš asmens profilio

Sujungimą taip pat galite pradėti tiesiai iš bet kurio asmens profilio situacijoms, kai žinote, kas yra dublikatas:

1 žingsnis: Dublikato paieška

1. Atidarykite asmens profilį.
2. Meniu Veiksmai pasirinkite Sujungti su kitu asmeniu.
3. Pasirodys paieškos puslapis. Įveskite asmens, su kuriuo norite sujungti, vardą, el. paštą arba telefono numerį.
4. Pasirinkite atitinkantį įrašą iš paieškos rezultatų.

2 žingsnis: Palyginimas greta

1. Pasirinkus antrąjį asmenį, pasirodys išsamus palyginimo puslapis.
2. Kiekvienam laukui (vardas, pavardė, el. paštas, telefonas, adresas ir kt.) matysite abiejų įrašų reikšmes.
3. Kiekvienam laukui pasirinkite, kurią reikšmę išsaugoti, pažymėdami Pagrindinis arba Antrinis.
4. Taip pat galite pasirinkti reikšmes pasirinktiniams laukams.

3 žingsnis: Patvirtinimas ir vykdymas

1. Atidžiai peržiūrėkite savo pasirinkimus.
2. Pasirinkite, kuris įrašas yra Pagrindinis (tas, kuris bus išsaugotas).
3. Įveskite antrinio asmens vardą (to, kuris bus archyvuotas), kad patvirtintumėte.
4. Pasirinktinai pridėkite pastabas, paaiškinančias, kodėl atliktas sujungimas.
5. Spustelėkite Sujungti.

Po sujungimo:

• Būsite nukreipti į pagrindinio asmens profilį.
• Pasirodys sėkmės pranešimas, rodantis, kas buvo perkelta (pastabos, tolesni veiksmai, šeimos narystės ir kt.).
• Antrinis asmuo archyvuojamas.

Patarimas: Patvirtinimo žingsnis (antrinio asmens vardo įvedimas) yra apsaugos priemonė, apsauganti nuo atsitiktinių sujungimų. Prieš patvirtindami skirkite minutę dar kartą patikrinti.

Sujungimų istorija

TimelyChurch saugo visų sujungimų žurnalą:

1. Eikite į Žmonės > Sujungimų istorija.
2. Pamatysite visų jūsų bažnyčioje įvykusių sujungimų sąrašą, įskaitant:
   • Kas su kuo buvo sujungtas
   • Kuris komandos narys atliko sujungimą
   • Kada sujungimas įvyko

Šis audito pėdsakas naudingas atskaitomybei ir problemų tyrimui, jei kada nors reikės suprasti, kaip įrašai buvo sujungti.

Masiniai veiksmai dublikatams

Kai turite daug galimų dublikatų peržiūrėti, galite naudoti masinius veiksmus, kad pagreitintumėte procesą:

• Masiškai žymėti kaip ne dublikatas -- Pažymėkite kelias poras ir iš karto pažymėkite jas visas kaip ne dublikatus.
• Masiškai atmesti -- Pažymėkite kelias poras ir iš karto jas visas atmeskite.

1. Dublikatų peržiūros puslapyje pažymėkite žymimuosius langelius šalia porų, su kuriomis norite atlikti veiksmus.
2. Masinių veiksmų įrankių juostoje spustelėkite Žymėti kaip ne dublikatą arba Atmesti.

Dublikatų prevencija

Geriausia strategija -- iš pat pradžių neleisti atsirasti dublikatams:

1. Importuodami naudokite parinktį Praleisti dublikatus -- Ji pagal numatytuosius nustatymus įjungta ir prieš sukurdama naujus įrašus patikrina sutampančius vardus bei el. paštus.
2. Ieškokite prieš pridėdami -- Rankiniu būdu pridedant kažką, TimelyChurch jus įspės, jei panašus įrašas jau egzistuoja.
3. Standartizuokite duomenų įvedimą -- Skatinkite darbuotojus vardo lauke naudoti pilnus oficialius vardus (ne slapyvardžius), o slapyvardžio laukui palikti neoficialius vardus.
4. Reguliariai peržiūrėkite dublikatus -- Kas savaitę ar kas mėnesį tikrinkite Dublikatų peržiūros puslapį, kad pagautumėte bet kuriuos praslydusius.

Susiję straipsniai

• Žmonių katalogo valdymas
• Asmens profilio apžvalga
• Žmonių pridėjimas
• Duomenų importavimas ir eksportavimas
• Sujungimų istorija