Grafiko tinklelis, komandos sąrašas ir Kopijuoti savaitę į priekį

Kai jūsų bažnyčia pradeda valdyti tarnavimo komandas per pasikartojančias pamaldas, klausimas pasikeičia iš „kas yra grafike šiam renginiui" į „kas yra grafike per kelias artimiausias savaites ir kur yra spragų?" Šiame straipsnyje aprašomi administratoriaus įrankiai, sukurti šiam paukščio skrydžio vaizdui: Grafiko tinklelis (prieinamas ir kaip kelių renginių vaizdas puslapyje Renginiai, ir kiekvienos serijos puslapyje), už jo slypinčios tarnavimo pozicijos ir eiga Kopijuoti į priekį.

Pastaba: Visos šios funkcijos yra administratoriaus panelėje (skiltyje Renginiai). Jų nėra nariams skirtame portale. Savanoriai mato savo asmeninį grafiką portale, skiltyje Mano tarnavimo grafikas; tinklelis yra koordinatoriaus įrankis.

Kur juos rasti

Yra dvi vietos peržiūrėti grafiko tinklelį, priklausomai nuo to, ar norite vienos serijos, ar kelių komandų vaizdo:

Grafiko tinklelis (kelių renginių, pagrindinis vaizdas):

1. Šoninėje juostoje atidarykite Renginiai.
2. Renginių puslapio viršuje dešinėje spustelėkite meniu ⋮ Daugiau.
3. Pasirinkite Grafiko tinklelis. Tai atveria Renginių planavimo puslapį skirtuke Grafiko tinklelis, rodantį, kas ir kada tarnauja visose jūsų komandose.

Vienos serijos tinklelis:

1. Šoninėje juostoje atidarykite Renginiai.
2. Spustelėkite meniu ⋮ Daugiau ir pasirinkite Renginių serija.
3. Atidarykite pasikartojančią seriją, kurią norite peržiūrėti (pvz., „Sekmadienio ryto pamaldos").

Vienos serijos Grafiko tinklelis ir Kopijuoti į priekį mygtukai rodomi tik tada, kai serijoje įjungtas Savanorių planavimas ir joje sukonfigūruota bent viena Tarnavimo pozicija (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas).

Grafiko tinklelis

Tinklelis vienu žvilgsniu parodo, kurie savanoriai suplanuoti kuriems būsimiems pasikartojimams. Eilutės yra žmonės; stulpeliai yra datos.

Kaip jį skaityti

Užvedus žymeklį ant patvirtinto langelio, matoma pozicijos pavadinimas (pvz., „Patvirtinta -- Garso technikas"). Laukiamuose langeliuose rašoma „Laukiama atsakymo", o neprieinamų langelių tekstas -- „Pažymėta kaip neprieinama".

Kairiausias stulpelis Komandos narys išlieka fiksuotas slenkant horizontaliai, todėl savanorio vardas lieka matomas, kol peržiūrite savaičių datas. Antraštės eilutė taip pat išlieka vietoje.

Vaizdo koregavimas

Kelių renginių Grafiko tinklelyje turite kelis valdiklius, kurių neturi vienos serijos tinklelis:

• Savaičių langas: perjunkite tarp 4 sav., 8 sav. ir 12 sav., kad praplėstumėte ar susiaurintumėte, kiek savaičių datų rodoma vienu metu.
• Rodyklės atgal / pirmyn: perkelkite matomą langą anksčiau ar vėliau; mygtukas Šiandien grąžina jus į dabartinę savaitę.
• Komandos filtras: susiaurinkite tinklelį iki vienos komandos arba rodykite Visos komandos.

Kas rodoma tinklelyje

Tinklelis įtraukia savanorius, priskirtus (arba prieinamus) būsimiems pasikartojimams, patenkantiems į peržiūros ribas. Kiekvienas asmuo rodomas vieną kartą, net jei priklauso kelioms komandoms, o eilutės rikiuojamos abėcėlės tvarka pagal vardą.

Kas gali planuoti iš tinklelio

Tinklelio veiksmų mygtukai -- kviesti, priskirti, žymėti prieinamą ar neprieinamą, siųsti priminimus, automatiškai užpildyti ir priminti -- dabar prieinami dviem žmonių tipams:

• Administratoriai gali planuoti per visas komandas, kaip ir anksčiau.
• Komandų vadovai ir bendravadovai dabar taip pat gali planuoti -- bet tik komandoms, kurioms jie vadovauja. Jei esate vienos ar kelių grupių vadovas ar bendravadovas (nustatoma skiltyje Grupės > [Komandos pavadinimas]), galite atidaryti tinklelį ir sukomplektuoti savo komandos pozicijas be visos bažnyčios masto leidimo.

Tai nauja funkcija. Anksčiau tinklelio rašymo veiksmams reikėjo visos bažnyčios masto leidimo „redaguoti renginius", todėl komandos vadovas, kurio paskyros rolė buvo tiesiog komandos narys, susidurdavo su blokavimu „Galite planuoti tarnavimą tik komandai, kuriai vadovaujate". Dabar pakanka vien vadovavimo -- administratoriui nebereikia suteikti platesnės prieigos vien tam, kad vadovas galėtų sudaryti savo komandos grafiką.

Apribojimas išlieka griežtas ir automatinis:

• Vadovas veikia tik su savo komandos žmonėmis ir pozicijomis. Negalite kviesti, pašalinti ar priminti savanoriui komandoje, kuriai nevadovaujate -- tinklelis tai blokuoja.
• Pozicijos, nesusietos su jokia komanda (pasirinktinės ar vienkartinės rolės), lieka tik administratoriams.
• Paprasti nariai -- bet kas, kas nevadovauja komandai -- vis tiek negali naudoti tinklelio. Tai koordinatoriaus įrankis.

Administratoriams tai neturi jokios įtakos; jie vis tiek gali daryti viską, visur.

Kodėl šis vaizdas svarbus

• Galite vienu žvilgsniu pastebėti tendencijas: „Rūta netarnavo 6 savaites", „17 dienai neturime suplanuotų sveikintojų", „Mindaugas suplanuotas tris savaitgalius iš eilės -- galbūt reikėtų sumažinti apkrovą."
• Jis papildo automatinio planuotojo vieno renginio vaizdą: tinklelis rodo ir sąžiningumą tarp žmonių, ir sukomplektavimą per datas, greta vienas kito.
• Tai idealus taškas pradėti kitą rankinio sutvarkymo etapą prieš paleidžiant Automatinį užpildymą ar Kopijuoti į priekį.

Tarnavimo pozicijos (serijoje)

Šalia tinklelio, serijos puslapyje išvardijamos tai serijai priskirtos pagal šabloną tarnavimo pozicijos skydelyje Tarnavimo pozicijos -- kiekvienos pozicijos pavadinimas ir kiek vietų jai reikia kiekviename pasikartojime.

Tai naudinga, kai:

• Tikrinate, kiek vietų serija turi užpildyti kiekvieną savaitę (pvz., „ši serija pagal šabloną turi 1 garso ir 1 projekcijos poziciją, todėl Technikos komanda kiekvieną sekmadienį turi užpildyti dvi vietas").
• Įvedate naują koordinatorių ir norite jam vienoje vietoje parodyti pasikartojančios pamaldos pozicijų struktūrą.
• Norite tiesiogiai pridėti ar pašalinti poziciją: įveskite Pozicijos pavadinimą, nustatykite reikalingas vietas ir spustelėkite Pridėti poziciją; arba naudokite pašalinimo (✕) mygtuką šalia esamos pozicijos.

Kasdieniam komandos valdymui (narių pridėjimui, rolių keitimui, įgūdžių lygių atnaujinimui) vis tiek eikite į Grupės > [Komandos pavadinimas] -- žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas.

Kopijuoti į priekį

Kai turite vieną gerai sukomplektuotą savaitę (pvz., kitas sekmadienis pilnai priskirtas ir patvirtintas), galite tą sąrašą vienu veiksmu perkelti į priekį būsimiems serijos pasikartojimams.

Kada tai naudoti

• Rankiniu būdu sudarėte „gerą" savaitę ir norite, kad kiekviena kita savaitė pagal numatytuosius nustatymus turėtų tuos pačius žmones.
• Grįžtate po šventinio tarpo, kai grafikas buvo išvalytas, ir norite paleisti kitą ketvirtį.
• Jūsų komanda rotuoja fiksuota tvarka, ir jūs ką tik pritaikėte tinkamą rotaciją -- dabar norite ją paskleisti toliau.

Kaip tai naudoti

1. Serijos puslapyje sąraše Artėjantys pasikartojimai raskite šaltinio pasikartojimą (gerai sukomplektuotą savaitę).
2. To pasikartojimo eilutėje spustelėkite mygtuką Kopijuoti į priekį.
3. Patvirtinkite raginimą („Kopijuoti šios savaitės priskyrimus į kitus 12 būsimų renginių?").

Sistema pereina per kitus būsimus serijos pasikartojimus, paima šaltinio pasikartymo neatsisakytus priskyrimus ir pritaiko juos kiekvieno būsimo pasikartymo atitinkamoms pozicijoms. Konfliktai (savanoris jau priskirtas tai pozicijai, nėra atitinkamos pozicijos ir pan.) praleidžiami kiekvienai datai atskirai -- likusi grafiko dalis vis tiek užpildoma.

Patarimas: Norėdami vienu metu sukomplektuoti visus būsimus pasikartojimus geriausiais prieinamais savanoriais, o ne kartoti vieną savaitę, naudokite mygtuką Užpildyti visus renginius automatiškai sąrašo Artėjantys pasikartojimai viršuje.

Svarbi elgsena

• Atsisakyti priskyrimai nekopijuojami į priekį. Jei kas nors atsisakė šaltinio savaitės, jie nepaskleidžiami.
• Esami priskyrimai būsimoms datoms neperrašomi. Jei būsimame pasikartymyje tas pats žmogus jau yra toje pozicijoje, Kopijuoti į priekį nesukurs dublikato.
• Kopijos prasideda kaip Laukiama. Kaip ir su kitais administratoriaus priskyrimais, savanoris turi patvirtinti per el. paštą ar portalą -- nebent komanda sukonfigūruota Automatiškai patvirtinti priskyrimus.

Kopijuoti į priekį vs. Automatinis užpildymas

Abu greitai sukomplektuoja pamaldų ruožą, tačiau tai skirtingi įrankiai:

Daugelis koordinatorių naudoja abu: Kopijuoti į priekį, kad užsėtų protingą numatytąjį variantą, tada Užpildyti visus renginius automatiškai (arba rankinį sutvarkymą), kad užpildytų neišvengiamas spragas, kai šaltinio savaitės savanoriai negali ateiti būsimą datą.

Patarimas: Vienos serijos Grafiko tinklelis yra tik skaitymui -- norėdami jį pakeisti, atidarykite konkretų renginį iš serijos puslapio (ar kalendoriaus) ir naudokite jo skirtuką Tarnavimas. Kelių renginių Grafiko tinklelis, priešingai, yra visiškai interaktyvus: spustelėkite bet kurį langelį, kad pakviestumėte, patvirtintumėte, primintumėte ar pašalintumėte žmogų, ir naudokite Automatinį užpildymą bei Priminti iš įrankių juostos, kad užpildytumėte laisvas vietas ir paragintumėte laukiančius savanorius matomame lange. Komandų vadovai gauna tą patį interaktyvų tinklelį, apribotą komandomis, kurioms jie vadovauja.