Renginio savanorių grafiko sudarymas

Kai renginyje įjungta funkcija Savanorių grafiko sudarymas, skirtukas Tarnavimas renginio informacijos puslapyje tampa centru, kuriame apibrėžiate, kokių savanorių vaidmenų jums reikia, ir priskiriate žmones jiems užimti. Šis straipsnis apima visą darbo eigą nuo tarnavimo poreikių apibrėžimo iki automatinio planavimo ir priminimų.

Dėl platesnio savanorių valdymo (kvalifikacijos, prieinamumas, komandos) žr. skyrių volunteer-management.

Patarimas: Norėdami suplanuoti daug savaičių ir žmonių iš karto — pakviesti, patvirtinti, priminti ir užpildyti visą grafiką vizualiai iš vieno ekrano — naudokite Grafiko tinklelį. Šis straipsnis išsamiai aprašo vieno renginio nustatymą; Grafiko tinklelis yra vaizdas, apimantis visus iš karto.

Tarnavimo poreikių apibrėžimas

Tarnavimo poreikis yra viena atvira savanorio vieta renginiui (pvz., „1 garso technikas", „2 sutikėjai", „3 vaikų kambario darbuotojai").

Poreikio pridėjimas

1. Atidarykite renginį ir spustelėkite skirtuką Tarnavimas.
2. Spustelėkite Pridėti tarnavimo poreikį.
3. Pasirinkite Poziciją iš jūsų bažnyčios tarnavimo pozicijų sąrašo (pvz., Sutikėjas, Garso technikas, Vaikų tarnystės vadovas).
4. Įveskite reikalingų vietų skaičių.
5. Pasirinktinai pridėkite pastabas (pvz., „Reikia žmogaus, apmokyto naudotis nauju garso pultu").
6. Išsaugokite.

Kiekvienas išsaugotas poreikis sukuria atviras vietas; tada priskiriate žmones toms vietoms.

Savanorių priskyrimas

Yra keli būdai užpildyti vietas -- nuo rankinio vieno žmogaus priskyrimo iki visiškai automatinio.

Rankinis vieno žmogaus priskyrimas

1. Tarnavimo poreikio eilutėje spustelėkite Priskirti.
2. Ieškokite asmens.
3. Pasirinkite jo priskyrimo būseną (Laukiama, Patvirtinta, Atsisakyta).
4. Išsaugokite.

Masinis kelių žmonių priskyrimas

Jei žinote, ko norite kelioms pozicijoms iš karto:

1. Renginio skirtuke Tarnavimas spustelėkite Masinis priskyrimas.
2. Ieškokite ir pasirinkite kelis žmones, priskirdami kiekvieną pozicijai.
3. Išsaugokite.

Visos komandos priskyrimas

Jei turite sukonfigūruotą tarnavimo komandą, galite įtraukti visus komandos narius vienu paspaudimu:

1. Spustelėkite Priskirti komandą.
2. Pasirinkite komandą ir kurias pozicijas užpildyti iš komandos narių.
3. Išsaugokite.

Prieinamų savanorių rodymas

Norėdami pamatyti, kas prieinamas renginio datai (atfiltruojant žmones, kurie per portalą pateikė nepasiekiamumą), atidarykite prieinamų savanorių vaizdą. Jame rodomas kandidatų sąrašas su pažymėta jų prieinamumo būsena.

Automatinis grafiko sudarymas

TimelyChurch gali automatiškai įvertinti ir parinkti geriausią savanorį kiekvienai atvirai vietai. Vertintuvas atsižvelgia į kvalifikaciją, prieinamumą renginio datai ir neseną tarnavimo apkrovą (kad tas pats savanoris nebūtų kviečiamas kas savaitę). Jis taip pat atsižvelgia į pasikartojantį nepasiekiamumą -- jei kas nors nurodė TimelyChurch, kad tam tikrą savaitės dieną niekada nėra laisvas (ne tik vieną konkrečią datą), tiek automatinis užpildymas, tiek rankinis Rasti savanorių parinkiklis jį praleidžia automatiškai, lygiai taip pat kaip vienkartinę nepasiekiamą datą.

Savanoris, jau suplanuotas kitur iš tikrųjų sutampančiu laiku, rodomas skiltyje Konfliktai su priežastimi, ir vis tiek galite jį priskirti, jei nuspręsite, kad tai tinka -- žr. Dvejos pamaldos tą pačią dieną, kaip sistema atskiria tikrą dvigubą užimtumą nuo paprasčiausio tarnavimo daugiau nei vienose pamaldose tą pačią dieną.

Vienos pozicijos automatinis užpildymas

Automatiškai užpildykite vieną atvirą tarnavimo poreikio vietą:

• Spustelėkite veiksmą Automatinis užpildymas ties pozicija.

Viso renginio automatinis užpildymas

Automatiškai užpildykite kiekvieną atvirą tarnavimo vietą vienu veiksmu:

• Renginio skirtuke Tarnavimas spustelėkite Užpildyti visas automatiškai.

Įvertintų kandidatų peržiūra

Jei norite pamatyti reitinguotą kandidatų sąrašą, iš kurio vertintuvas rinktųsi pozicijai (neįsipareigojant), atidarykite įvertintų kandidatų vaizdą. Jame rodomas kiekvienas kandidatas su savo įvertinimu, kvalifikuojančiais veiksniais ir bet kokiomis blokuojančiomis problemomis (nepasiekiamumu, trūkstama kvalifikacija).

Patarimas: Dėl visos serijos automatinio planavimo, kuris vienu metu užpildo kiekvieną pasikartojančios serijos renginį, žr. Automatinio užpildymo serijai darbo eigą straipsnyje Renginių serijos tvarkymas.

Greiti veiksmai

Keli spartieji klavišai pagreitina įprastus modelius, kai užpildote renginį.

Savanorių kopijavimas iš panašaus renginio

Jei praėjusios savaitės pamaldose buvo puiki komanda, tiesiog nukopijuokite ją:

1. Spustelėkite Kopijuoti iš renginio.
2. Ieškokite panašaus renginio (sistema siūlo to paties tipo ir šablono renginius) -- prie kiekvieno kandidato rodoma jo data ir laikas, todėl jei jūsų bažnyčioje per dieną vyksta daugiau nei vienos pamaldos, iš karto matote, kurios yra kurios. Jei renginys, į kurį kopijuojate, tą pačią dieną turi kitas pamaldas, jos siūlomos greta kitų.
3. Pasirinkite, kurias pozicijas kopijuoti.
4. Išsaugokite.

Masinis priskyrimų patvirtinimas

Po automatinio užpildymo, kai kandidatai pažymimi kaip Laukiama, galite juos masiškai nustatyti kaip Patvirtinta, nespustelėdami kiekvieno atskirai.

Savanorių priminimų siuntimas

Kai savanoriai priskirti, TimelyChurch gali siųsti priminimų el. laiškus apie jų būsimą tarnavimo vaidmenį.

Rankinis priminimų siuntimas

Siųskite priminimus renginiui dabar:

• Skirtuke Tarnavimas spustelėkite Siųsti savanorių priminimus.

Automatinis kasdienis priminimas

TimelyChurch automatiškai kasdien 18:00 val. išsiunčia el. laišką kiekvienam savanoriui, tarnaujančiam rytoj, be jokio rankinio įsikišimo.

El. laiško veiksmų nuorodos

Savanorių priminimų el. laiškuose yra priėmimo ir atsisakymo mygtukai. Savanoris gali patvirtinti arba atsisakyti tiesiogiai iš el. laiško, neprisijungdamas. Nuoroda yra saugi (negalima suklastoti) ir susieta su konkrečiu priskyrimu.

Pavadavimo užklausos

Kai patvirtintas savanoris negali tarnauti, jis (arba administratorius) gali pažymėti priskyrimą kaip reikalaujantį pavaduotojo. Iš ten galite sukurti pavadavimo užklausą, ją atšaukti arba įvykdyti (pažymėti kaip užpildytą).

Pavadavimo darbo eiga susieta su platesne pranešimų sistema, todėl tinkami pavaduotojai informuojami ir gali pretenduoti į atvirą vietą.

Komandos grafiko šablonai

Jei tarnavimo komanda turi publikuotą grafiko šabloną, jo pritaikymas renginiui automatiškai sukuria visus standartinius to renginio tarnavimo poreikius vienu žingsniu. Nustatykite tai čia:

• Skirtukas Šablonai komandos konfigūracijos puslapyje (Grupės > [Komanda] > Šablonai).
• Taikyti vienam renginiui: kurdami renginį, pasirinkite šabloną iš Taikyti šabloną.
• Taikyti automatiškai: sukonfigūruokite šablono taisyklę automatiškai taikyti renginio tipams (pvz., „Pamaldos"), ir kiekvienas naujas tokio tipo renginys atsiras su iš anksto įkeltomis šablono pozicijomis -- rankinio taikymo nereikės.

Šis automatinio taikymo elgesys yra didžiausias laiko taupytojas savanorių grafiko sudaryme. Pilną nustatymo eigos aprašymą rasite straipsnyje Komandos grafiko šablonai. Pilną koncepcinį modelį rasite straipsnyje Kaip organizuojamas savanorių grafiko sudarymas.

Renginio tarnavimo darbo eigos santrauka

Tipinė pamaldų eiga:

1. Sukurkite renginį (arba sugeneruokite jį iš serijos); šablonas automatiškai sukuria tarnavimo poreikius.
2. Paleiskite Užpildyti visas automatiškai, kad įvertintumėte ir pasiūlytumėte kandidatus.
3. Peržiūrėkite pasiūlymus; rankiniu būdu pakeiskite tuos, kurie atrodo netinkami.
4. Spustelėkite Masinis patvirtinimas, kad patvirtintumėte visus automatinius užpildymus.
5. Spustelėkite Siųsti savanorių priminimus (arba palaukite, kol tai atliks 18:00 val. kasdienė užduotis).
6. Savanoriai spusteli Priimti/Atsisakyti savo el. laiške; atsisakymai automatiškai virsta pavadavimo užklausomis.