Renginio savanorių grafiko sudarymas

Kai renginyje įjungta galimybė Savanoriai, skirtukas Tarnavimas renginio puslapyje tampa centru, kuriame apibrėžiate, kokių savanorių pozicijų jums reikia, ir priskiriate žmones jiems užimti. Šis straipsnis apima visą darbo eigą nuo pozicijų pridėjimo iki automatinio užpildymo, kvietimų ir priminimų.

Dėl platesnio savanorių valdymo (kvalifikacijos, prieinamumas, komandos) žr. skyrių volunteer-management.

Patarimas: Norėdami suplanuoti daug savaičių ir žmonių iš karto — pakviesti, patvirtinti, priminti ir užpildyti visą grafiką vizualiai iš vieno ekrano — naudokite Grafiko tinklelį. Šis straipsnis išsamiai aprašo vieno renginio nustatymą; Grafiko tinklelis yra vaizdas, apimantis visus iš karto.

Skirtukas Tarnavimas trumpai

Skirtuko Tarnavimas viršuje rodoma, kiek pozicijų užpildyta, su patvirtinta, laukiama, atsisakyta ir atviras vietų skaičiais. Perjunkite tarp Pagal komandą (pozicijos sugrupuotos pagal komandą) ir Sąrašas (paprastas visų priskirtųjų sąrašas su jų pozicija, komanda ir būsena).

Antraštės mygtukai yra Pridėti poziciją, Priskirti komandą, Užpildyti visus automatiškai ir meniu Daugiau veiksmų su Kopijuoti iš renginio, Patvirtinti visus laukiančius, Siųsti priminimus, Pasirinkti šabloną ir Išsaugoti kaip šabloną.

Pastaba: Komandų vadovai, kurie nėra administratoriai, gali planuoti pozicijas tik savo vadovaujamoms komandoms. Kitų komandų mygtukai yra pilki su užrašu „Pozicijas galite planuoti tik komandai, kuriai vadovaujate."

Pozicijų pridėjimas

Pozicija yra atvira savanorio vieta renginiui (pvz., „1 garso technikas", „2 sutikėjai", „3 vaikų kambario darbuotojai").

Pozicijos pridėjimas

1. Atidarykite renginį ir spustelėkite skirtuką Tarnavimas.
2. Spustelėkite Pridėti poziciją. Atsidaro langas Pridėti savanorio poziciją.
3. Pasirinkite Iš komandos ir pasirinkite Komandą bei Poziciją — arba pasirinkite Pasirinktinis ir įveskite Pozicijos pavadinimas vienkartiniam vaidmeniui, kuris netinka jūsų įprastoms komandoms (pvz., „Veido tapyba").
4. Įveskite Kiek reikia?
5. Pasirinktinai pridėkite Pastabos (neprivaloma) (pvz., „Reikia žmogaus, apmokyto naudotis nauju garso pultu").
6. Pasirinktinai pažymėkite Atvira savarankiškai registracijai, kad komandos nariai galėtų patys užsiregistruoti, nustatykite Registracijos terminas (neprivaloma) ir pasirinkite, ar Reikalauti patvirtinimo (jei nepažymėta, registracijos patvirtinamos automatiškai). Žr. Savanorių savarankiškas registravimasis.
7. Spustelėkite Pridėti poziciją.

Komanda, neturinti savo pozicijų, pozicijų sąraše rodo „pozicijų dar nėra – naudokite „Priskirti komandą"".

Visos komandos priskyrimas

Jei turite sukonfigūruotą tarnavimo komandą, galite vienu žingsniu įtraukti visas jos pozicijas į renginį:

1. Spustelėkite Priskirti komandą.
2. Lange Priskirti tarnavimo komandą pasirinkite komandą prie Pasirinkti komandą ir, jei komanda turi šablonų, pasirinkite Šablonas (arba — Vietoj to naudoti visas komandos pozicijas —).
3. Spustelėkite Priskirti komandą.

Tai įtraukia tik komandos pozicijas -- niekas dar nėra priskirtas ar informuotas. Žmones priskirkite rankiniu būdu arba naudokite Užpildyti visus automatiškai, kai būsite pasiruošę.

Jei komanda dar neturi pozicijų, TimelyChurch prideda komandai vieną poziciją pavadinimu Savanoris, įtraukia ją į renginį ir praneša apie tai patvirtinimo žinutėje. Vėliau galite ją pervadinti skiltyje Grupės → komanda → Pozicijos.

Pozicijos redagavimas ar pašalinimas

Spustelėkite pozicijos meniu Redaguoti poziciją (⋯), kad galėtumėte:

• Pakeisti Reikalingi žmonės ir spustelėti Išsaugoti talpą.
• Siųsti užpildymo prašymą — pakviesti kelis žmones vienu metu; laimi pirmasis, kuris užima vietą. Žr. Užpildymo prašymai: siūlykite atviras vietas, kas pirmas, tas laimi.
• Įjungti arba išjungti Atvira registracijai.
• Pašalinti poziciją iš šio renginio.

Savanorių priskyrimas

Vieno žmogaus priskyrimas

1. Ties pozicija spustelėkite Priskirti. Atsidaro langas Rasti savanorių.
2. Naršykite Komandos nariai (tos komandos žmonės) arba perjunkite į Visi žmonės ir ieškokite pagal vardą, el. paštą ar telefoną.
3. Kandidatai sugrupuoti, kad būtų lengviau pasirinkti:
   • Siūloma (įtraukti į rotaciją) — žmonės, kurie neseniai netarnavo, su informacija, kaip dažnai jie tarnavo šį mėnesį.
   • Naujausi (neseniai tarnavo) — žmonės, kurie neseniai tarnavo.
   • Konfliktai — žmonės, jau tarnaujantys sutampančiu laiku. Spustelėkite Vis tiek priskirti, jei tai tinka (pirmiausia pamatysite Vis tiek planuoti?).
   • Neprieinama — žmonės, kurie šią datą (arba ją apimantį pasikartojantį modelį) pažymėjo kaip nepasiekiamą.
4. Spustelėkite Priskirti šalia asmens. Baigę spustelėkite Atlikta.

Nauji priskyrimai lieka Laukiama, kol savanoris atsako -- nebent komanda priskyrimus patvirtina automatiškai (Grupės → komanda → Informacija → Automatiškai patvirtinti priskyrimus (praleisti laukiančio statuso etapą)). Tada jūsų paskirtas asmuo iškart tampa Patvirtinta ir jam pranešama, kad jis paskirtas, nieko neprašant atsakyti. Pozicijos nustatymas Reikalauti patvirtinimo to nekeičia: jis lemia tik tai, ar reikia tvirtinti savanorius, kurie užsirašo patys.

Savanoris, jau suplanuotas kitur iš tikrųjų sutampančiu laiku, rodomas skiltyje Konfliktai su priežastimi — žr. Dvejos pamaldos tą pačią dieną, kaip sistema atskiria tikrą dvigubą užimtumą nuo paprasčiausio tarnavimo daugiau nei vienose pamaldose tą pačią dieną.

Priskyrimo tvarkymas

Kiekvieno priskirto asmens eilutėje rodoma jo būsena ir maži veiksmų mygtukai:

• Patvirtinti — pažymėti laukiantį asmenį kaip patvirtintą (pavyzdžiui, kai jis pasakė jums asmeniškai).
• Paklausti dar kartą (laukiama) arba Priminti (patvirtinta) — nusiųsti jam dar vieną žinutę apie šią datą.
• Pašalinti — išimti jį iš pozicijos.
• Skambinti ir Message on Telegram — susisiekti tiesiogiai (rodoma, kai jis turi telefono numerį arba susiejo „Telegram").

Įspėjamoji piktograma žymi Grafiko sutapimas (dvigubas užimtumas kitur).

Automatinis užpildymas

TimelyChurch gali automatiškai parinkti geriausią prieinamą savanorį kiekvienai atvirai vietai. Jis atsižvelgia į kvalifikaciją, prieinamumą renginio datai ir tai, kaip neseniai ir kaip dažnai kiekvienas asmuo tarnavo (kad tas pats savanoris nebūtų kviečiamas kas savaitę). Jis taip pat atsižvelgia į pasikartojantį nepasiekiamumą -- jei kas nors nurodė, kad tam tikrą savaitės dieną niekada nėra laisvas, tiek automatinis užpildymas, tiek langas Rasti savanorių jį praleidžia, lygiai taip pat kaip vienkartinę nepasiekiamą datą.

• Viena pozicija: spustelėkite Automatinis (Automatiškai užpildyti geriausiu kandidatu) ties pozicija.
• Visas renginys: skirtuko Tarnavimas viršuje spustelėkite Užpildyti visus automatiškai.

Automatiškai užpildyti žmonės lieka Laukiama, nebent komanda nustatyta automatiškai patvirtinti.

Patarimas: Dėl visos serijos automatinio užpildymo, kuris vienu metu užpildo kiekvieną pasikartojančios serijos renginį, žr. Užpildyti visus renginius automatiškai straipsnyje Renginių serijos tvarkymas.

Greiti veiksmai

Meniu Daugiau veiksmų pagreitina įprastus modelius.

Savanorių kopijavimas iš panašaus renginio

Jei praėjusios savaitės pamaldose buvo puiki komanda, tiesiog nukopijuokite ją:

1. Atidarykite Daugiau veiksmų ir spustelėkite Kopijuoti iš renginio. Lange Kopijuoti iš ankstesnio renginio išvardyti to paties tipo praėję renginiai, kuriuose buvo savanorių -- prie kiekvieno rodoma jo data ir laikas, todėl jei jūsų bažnyčioje per dieną vyksta daugiau nei vienos pamaldos, iš karto matote, kurios yra kurios. Jei renginys, į kurį kopijuojate, tą pačią dieną turi kitas pamaldas, jos siūlomos greta kitų.
2. Pasirinkite renginį, iš kurio kopijuoti.
3. Pasirinkite, ar Kopijuoti savanorių priskyrimus (ne tik pozicijas) ir ar Siųsti pranešimus priskirtiems savanoriams. Savanoriai, pažymėję šią datą kaip nepasiekiamą, praleidžiami automatiškai.
4. Spustelėkite Kopijuoti į šį renginį.

Patvirtinti visus laukiančius

Kai automatinis užpildymas sudeda žmones kaip Laukiama, Patvirtinti visus laukiančius nustato juos visus kaip Patvirtinta, nespustelėjus kiekvieno atskirai.

Tarnavimo šablonai

• Išsaugoti kaip šabloną išsaugo šio renginio pozicijas (ir kiek kurios — ne žmones) kaip daugkartinio naudojimo tarnavimo šabloną.
• Pasirinkti šabloną atidaro Taikyti tarnavimo šabloną, kad galėtumėte pridėti išsaugotą pozicijų rinkinį prie šio renginio su Taikyti šiam renginiui.

Išsaugoti tarnavimo šablonai išvardyti puslapyje Šablonai — žr. Renginių serijos šablonai.

Kada savanoriai sužino

Priskyrimas ne visada iškart nusiunčia žinutę. Kiekviena komanda nusprendžia, prieš kiek laiko jos žmonėms pranešama, skiltyje Grupės → komanda → Informacija → Grafiko sudarymo nustatymai → Kada žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti → Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą (numatyta 30 dienų).

• Jei renginys patenka į tą langą, savanoriui pranešama iš karto.
• Jei jis toliau, žinutė „jūs suplanuoti" sulaikoma ir išsiunčiama ryte (apie 9 val. bažnyčios laiku) tą dieną, kai renginys patenka į langą. Galite suplanuoti visą semestrą ar metus iš karto, ir niekas nebus trukdomas, kol ateis jo eilė.
• Nustatykite 0, jei norite visada pranešti žmonėms tą akimirką, kai juos suplanuojate.

Savanoriai, susiejusieji „Telegram", gauna žinutę „Telegram" programėlėje su mygtukais Taip, galiu, Ne šį kartą ir Priminti prieš…; visi kiti gauna el. laišką „Tarnavimo užklausa" su mygtukais Priimti ir Atsisakyti. Savanoris, kurio priskyrimas jau Patvirtintas (komanda patvirtina automatiškai), vietoj to gauna žinutę „jūs paskirtas“ -- „Jūs patvirtinti — atsakyti nereikia.“ -- be mygtukų. Žr. Savanorių pranešimai.

Savanorių priminimų siuntimas

Rankiniai priminimai

Atidarykite Daugiau veiksmų ir spustelėkite Siųsti priminimus, kad dabar primintumėte kiekvienam šio renginio patvirtintam savanoriui.

Automatiniai priminimai

TimelyChurch taip pat primena savanoriams automatiškai — tiek Laukiama, tiek Patvirtinta — vieną kartą, vakare (18 val. bažnyčios laiku) kiekvienos komandos priminimo dieną. Kiekviena komanda tai nustato skiltyje Grafiko sudarymo nustatymai:

• Siųsti šiai komandai tarnavimo priminimus — įjungti arba išjungti automatinius komandos priminimus.
• Siųsti priminimą tiek dienų prieš — numatyta 2. Kai reikšmė 2 ar daugiau, žmonės taip pat gauna vieną galutinį priminimą prieš dieną.

Priminimai siunčiami per „Telegram", jei savanoris jį susiejo, kitu atveju el. paštu.

El. laiško veiksmų nuorodos

Kvietimų ir priminimų el. laiškuose yra mygtukai Priimti ir Atsisakyti. Savanoris gali atsakyti tiesiogiai iš el. laiško, neprisijungdamas. Nuoroda yra saugi ir susieta su tuo vienu priskyrimu.

Kai kas nors atsisako

Kai savanoris atsisako, komandos vadovai informuojami (arba jūsų bažnyčios administratoriai, jei komanda neturi vadovo). Kas vyksta toliau, priklauso nuo komandos nustatymų:

• Jei įjungta Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako, kitas rotacijoje esantis asmuo pakviečiamas automatiškai.
• Kitu atveju pakaitą suraskite patys: Priskirkite ką nors, naudokite Siųsti užpildymo prašymą ties pozicija arba — iš „Telegram" — bakstelėkite Rasti pavaduotoją ar Pakviesti pakartotinai atsisakymo žinutėje.

Žr. Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai bei Pavadavimo užklausos.

Komandos grafiko šablonai

Jei tarnavimo komanda turi grafiko šabloną, jis gali vienu žingsniu įkelti visas standartines pozicijas į renginį. Nustatykite tai čia:

• Komandos skirtukas Šablonai (Grupės > [Komanda] > Šablonai).
• Taikyti automatiškai: sukonfigūruokite šablono taisyklę Taikyti automatiškai renginių tipams (pvz., „Pamaldos"), ir kiekvienas naujas tokio tipo renginys atsiras su iš anksto įkeltomis šablono pozicijomis -- rankinio žingsnio nereikia. Skydelyje „Sukurti renginį" šablono parinkiklio nėra; šablonai taikomi pagal renginio tipą.
• Taikyti vienam renginiui: renginio skirtuke Tarnavimas spustelėkite Priskirti komandą ir pasirinkite komandos Šablonas, arba naudokite Daugiau veiksmų → Pasirinkti šabloną išsaugotam tarnavimo šablonui.

Šis automatinio taikymo elgesys yra didžiausias laiko taupytojas savanorių grafiko sudaryme. Pilną nustatymo eigos aprašymą rasite straipsnyje Komandos grafiko šablonai. Pilną koncepcinį modelį rasite straipsnyje Kaip organizuojamas savanorių grafiko sudarymas.

Renginio tarnavimo darbo eigos santrauka

Tipinė pamaldų eiga:

1. Sukurkite renginį (arba sugeneruokite jį iš serijos); komandų šablonai prideda pozicijas.
2. Spustelėkite Užpildyti visus automatiškai, kad sudėtumėte geriausius prieinamus žmones.
3. Peržiūrėkite pasirinkimus; pakeiskite tuos, kurie atrodo netinkami, per Pašalinti ir Priskirti.
4. Spustelėkite Patvirtinti visus laukiančius, jei jau susitarėte dėl grafiko su žmonėmis, arba leiskite savanoriams patiems priimti.
5. Savanoriai sužino, kai data patenka į jų komandos pranešimo langą, ir gauna automatinį priminimą prieš dieną (arba bet kada spustelėkite Siųsti priminimus).
6. Savanoriai spusteli Priimti arba Atsisakyti; atsisakymai tvarkomi, kaip aprašyta aukščiau.