Metų pabaigos uždarymas

Apžvalga

Metų pabaigos uždarymas yra valdomas procesas, kuris užbaigia fiskalinių metų apskaitos knygas. Uždarius metus:

• Metų grynosios pajamos (ar grynasis nuostolis) perkeliami į jūsų nuosavo kapitalo / grynojo turto sąskaitą.
• Pajamų ir išlaidų sąskaitos naujiems metams nustatomos į nulį (tai laikotarpio sąskaitos, o ne kaupiamieji likučiai).
• Uždarytas laikotarpis apsaugomas nuo atsitiktinių pakeitimų, taip pat, kaip baigtas suderinimas užrakina savo laikotarpį.

Knygų uždarymas nėra griežtai būtinas, norint tęsti veiklą -- TimelyChurch bet kuriuo atveju toliau seks operacijas per metus -- tačiau tai geriausia praktika bet kuriai bažnyčiai, turinčiai finansų komitetą, metinį auditą ar valdybos patvirtintas finansines ataskaitas.

Kada uždaryti metus

Dauguma bažnyčių uždaro knygas po to, kai baigtas paskutinis fiskalinių metų suderinimas ir įvesti visi galutiniai kaupimai ar korekcijos. Kalendorinių metų fiskaliniams metams (dažniausiam atvejui) tai paprastai vyksta sekančių metų sausio pabaigoje ar vasarį, po to, kai suderintas gruodžio banko išrašas.

Uždarius per anksti, gali tekti metus atidaryti iš naujo, kad užregistruotumėte vėluojantį įrašą. Uždarius per vėlai, vėluoja auditui paruoštos finansinės ataskaitos.

Kur tai rasti

Eikite į Finansai > Apskaita ir Apskaitos meniu ieškokite Metų pabaigos uždarymo, arba pasiekite maršrutą accounting/year-end-close tiesiogiai per URL.

Metų pabaigos uždarymo puslapyje rodomi uždaromi metai, prielaidų sąrašas ir suvestinė, kas įvyks patvirtinus.

Prielaidų sąrašas

Prieš vykdant uždarymą, kiekvienas šio sąrašo elementas turi būti patenkintas. Puslapis juos tikrina automatiškai ir blokuoja uždarymo mygtuką, kol kiekvienas netampa žalias.

• Visos banko sąskaitos suderintos iki paskutinės fiskalinių metų dienos. Kiekviena turto tipo sąskaita, kuri yra banko sąskaita, turi turėti baigtą suderinimą, kurio išrašo data yra gruodžio 31 d. ar vėlesnė (arba jūsų fiskalinių metų pabaigos atitikmuo).
• Nėra atidarytų įnašų paketų. Kiekvienas metų įnašų paketas turi būti užbaigtas (užregistruotas). Atidaryti, dar juodraštiniai paketai blokuos uždarymą.
• Nėra neapmokėtų sąskaitų su apmokėjimo terminu uždaromais metais. Prieš uždarant jas reikia apmokėti, anuliuoti arba perkelti į kitus metus.
• Nėra laukiančios būsenos operacijų iš banko importo. Pirmiausia išvalykite importo peržiūros eilę -- patvirtinkite arba atmeskite kiekvieną laukiančią eilutę.

Jei bet kuris elementas nepatenkintas, puslapis tiksliai išvardija, kurie įrašai blokuoja, ir nuveda jus į tinkamą puslapį jiems išspręsti.

Ką atlieka uždarymas

Patvirtinus uždarymą:

1. Sistema apskaičiuoja metų grynąsias pajamas kaip Iš viso pajamų atėmus Iš viso išlaidų.
2. Šios grynosios pajamos registruojamos kaip uždarymo įrašas, kuris padidina (arba, jei nuostolis, sumažina) jūsų nuosavo kapitalo sąskaitą Neapribotas grynasis turtas.
3. Pajamų ir išlaidų sąskaitos nustatomos iš naujo naujiems metams. Jų metų veikla lieka matoma istorinėse ataskaitose; iš naujo pradedamas tik kaupiamasis likutis.
4. Į jūsų apskaitos istoriją išsaugomas Metų pabaigos uždarymo įrašas su uždarymo data, jį atlikusiu naudotoju ir apskaičiuotomis grynosiomis pajamomis.
5. Kiekviena uždarytų metų operacija apsaugoma nuo redagavimo ir ištrynimo. Norint pakeisti uždaryto laikotarpio operaciją, administratorius pirmiausia turi atidaryti metus iš naujo.

Iždininko darbo eiga

Tipinis bažnyčios iždininko, naudojančio TimelyChurch, metų pabaigos procesas:

1. Gruodžio 31 d. -- Nustokite įvedę naujas operacijas uždaromiems metams. Tęskite įprastai naujiems metams.
2. Sausio pradžia -- Laukite gruodžio banko išrašo; suderinkite gruodį.
3. Sausio vidurys -- Užregistruokite bet kokius galutinius kaupimus, natūra teikiamus įnašus ar koreguojančius įrašus, priklausančius uždaromiems metams.
4. Sausio pabaiga -- Sugeneruokite preliminarias ataskaitas (Balanso ataskaitą, Pajamų ataskaitą, Iždininko ataskaitą) uždaromiems metams. Pasidalykite su finansų komitetu.
5. Po komiteto peržiūros -- Atlikite bet kokius galutinius pataisymus, tada paleiskite Metų pabaigos uždarymo procesą.
6. Po uždarymo -- Sugeneruokite galutines uždarytų metų ataskaitas. Jose dabar bus matomas nuosavo kapitalo perkėlimas. Išplatinkite valdybai, priskirkite prie metinių įrašų ir (jei taikoma) perduokite auditoriui.

Uždarytų metų atidarymas iš naujo

Retais atvejais (audito korekcijos, vėliau pastebėtos klaidos) administratoriui gali reikėti iš naujo atidaryti uždarytus metus. Tai privilegijuotas veiksmas -- jis atrakina kiekvieną tų metų operaciją ir panaikina uždarymo įrašo poveikį. Atidarę iš naujo, atlikite pataisymus, tada iš naujo paleiskite uždarymą.

Metų atidarymas iš naujo taip pat paveikia visus vėlesnius uždarymus, nes uždarymo įrašas patenka į kitų metų pradinį nuosavo kapitalo likutį. Naudokite taupiai ir dokumentuokite priežastį.

Geriausia praktika

Neuždarykite, kol auditas nebaigtas. Jei jūsų bažnyčia audituojama, prieš vykdydami uždarymą užbaikite audito koreguojančius įrašus. Tai leidžia išvengti atidarymo iš naujo.

Iškart po uždarymo atspausdinkite ar išsaugokite galutines ataskaitas PDF formatu. Uždarytų metų Balanso ataskaita, Pajamų ataskaita ir Iždininko ataskaita yra oficiali bažnyčios metinė finansinė atskaitomybė. Išsaugokite jas savo įrašuose, ne tik sistemoje.

Koordinuokite su darbo užmokesčiu. Metų pabaigos darbo užmokesčio deklaracijos (W-2, 1099) turi savo terminus. Apskaitos uždarymas yra nepriklausomas, tačiau prieš uždarydami įsitikinkite, kad jūsų 1099 tiekėjų duomenys tikslūs -- pataisymams po uždarymo reikės atidaryti metus iš naujo.