Metų pabaigos uždarymas
Apžvalga
Uždaryti finansinius metus užbaigia kalendorinių metų apskaitos knygas, užrakindamas kiekvieną tais metais datuotą operaciją. Uždarius metus:
- Jokios tais metais datuotos operacijos negalima užregistruoti, redaguoti ar ištrinti -- įskaitant žurnalo įrašus, grąžinimus ir banko importo eilutes.
- Metai lieka uždaryti visam laikui. Metų uždarymo atšaukti negalima -- jų atidaryti iš naujo neįmanoma.
- Visi ankstesni metai taip pat laikomi uždarytais.
Uždarymas neregistruoja uždarymo įrašo ir neatstato jokių sąskaitų. Jūsų ataskaitos metų ribą tvarko pačios: Balanso ataskaita visada rodo ankstesnių metų rezultatus kaip Nepaskirstytasis pelnas (ankstesnių metų), o einamųjų metų -- kaip Neapribotos grynosios pajamos (nuo metų pradžios), nesvarbu, ar metus uždarėte (žr. Finansinės ataskaitos).
Knygų uždarymas nėra būtinas, norint tęsti veiklą -- TimelyChurch bet kuriuo atveju seka operacijas per metus -- tačiau tai geriausia praktika bet kuriai bažnyčiai, turinčiai finansų komitetą, metinį auditą ar valdybos patvirtintas finansines ataskaitas, nes praėjusių metų patvirtinti skaičiai nebesikeičia.
Tik kalendoriniai metai: Metų pabaigos uždarymas visada apima sausio 1 d. -- gruodžio 31 d.
Kada uždaryti metus
Dauguma bažnyčių uždaro knygas po to, kai baigtas paskutinis metų suderinimas ir įvesti visi galutiniai koreguojantys įrašai. Tai paprastai vyksta sausio pabaigoje ar vasarį, po to, kai suderintas gruodžio banko išrašas.
Kadangi uždarytų metų niekada nebegalima atidaryti iš naujo, neuždarykite, kol nėra įvesti visi tų metų vėluojantys įrašai, audito korekcijos ir pataisymai.
Kur tai rasti
Eikite į Finansai > Apskaita, apskaitos skirtukų juostoje atidarykite meniu Nustatymas ▾ (Daugiau ▾ Paprastoje čekių knygelėje) ir pasirinkite Uždaryti finansinius metus. Puslapis vadinasi Metų pabaigos uždarymas („Peržiūrėkite ir uždarykite fiskalinius metus, kad užrakintumėte operacijas.").
Metams pasirinkti naudokite išskleidžiamąjį sąrašą viršuje. Jame rodomi tik praėję metai -- nuo jūsų pirmosios operacijos metų iki praėjusių metų -- ir jis atsidaro ties praėjusiais metais. Jei metai jau uždaryti, puslapyje tai nurodoma („Fiscal year YYYY is already closed. All transactions for this year are locked.").
Uždarymo kontrolinis sąrašas
Uždarymo kontrolinis sąrašas YYYY metams rodo tris patikrinimus. „Prieš uždarant metus, visi punktai turi būti įvykdyti." Kiekvienas neįvykdytas punktas nuveda jus į puslapį, kur jį galite sutvarkyti.
- Visos banko sąskaitos suderintos -- kiekviena tais metais datuota kiekvienos aktyvios turto sąskaitos (einamosios, taupomosios, grynųjų pinigų ir bet kurios kitos turto sąskaitos) operacija turi būti suderinta. Jei ne, puslapyje išvardijama kiekviena sąskaita su nesuderintų operacijų skaičiumi ir nuoroda Eiti į banko suderinimą.
- Nėra atvirų įnašų paketų -- jokio tais metais datuoto įnašų paketo negali būti likusio Atidaryti. Uždaryti ir Įnešti paketai šią patikrą išlaiko -- tačiau prieš uždarydami metus pažymėkite kiekvieną Uždarytą paketą kaip įneštą: kai metai uždaryti, paketo, kurio aukos datuotos tais metais, pažymėti kaip įnešto nebegalima. Nuoroda: Eiti į įnašų paketus.
- Nėra neapmokėtų sąskaitų -- jokia tais metais datuota sąskaita (pagal sąskaitos datą) negali būti Neapmokėta ar Iš dalies apmokėta. Apmokėkite sąskaitą arba ištrinkite ją, jei ji įvesta per klaidą. Nuoroda: Eiti į sąskaitas.
Laukiančios banko importo peržiūros eilės eilutės uždarymo neblokuoja -- tačiau uždarius metus, tais metais datuotos eilutės nebegalima priimti.
Po kontroliniu sąrašu YYYY finansinė suvestinė rodo metų Iš viso pajamų, Iš viso išlaidų ir Grynąsias pajamas.
Metų uždarymas
Kai visi patikrinimai įvykdyti:
- Spustelėkite Uždaryti YYYY finansinius metus.
- Perskaitykite patvirtinimą: „Tai užrakins visus YYYY operacijas." -- jokių tų metų operacijų nebus galima redaguoti ar ištrinti, o „Šio veiksmo atšaukti negalima."
- Patvirtinkite spustelėdami Uždaryti YYYY finansinius metus.
Pamatysite „Fiskaliniai YYYY metai sėkmingai uždaryti. Visos YYYY metų operacijos dabar užrakintos."
Uždaryti reikia teisės Uždaryti jūsų vaidmens eilutėje Apskaita (įtraukta į Visišką prieigą).
Iždininko darbo eiga
Tipinis bažnyčios iždininko, naudojančio TimelyChurch, metų pabaigos procesas:
- Gruodžio 31 d. -- Nustokite įvedę naujas operacijas uždaromiems metams. Tęskite įprastai naujiems metams.
- Sausio pradžia -- Laukite gruodžio banko išrašo; suderinkite gruodį.
- Sausio vidurys -- Užregistruokite bet kokius galutinius koreguojančius įrašus, priklausančius uždaromiems metams, apmokėkite ar sutvarkykite metų sąskaitas ir užbaikite atvirą įnašų paketą.
- Sausio pabaiga -- Sugeneruokite preliminarias ataskaitas (Balanso ataskaitą, Pajamų ataskaitą, Iždininko ataskaitą) uždaromiems metams. Pasidalykite su finansų komitetu.
- Po komiteto peržiūros (ir bet kokio audito) -- Atlikite bet kokius galutinius pataisymus, tada uždarykite metus.
- Po uždarymo -- Sugeneruokite galutines uždarytų metų ataskaitas. Išplatinkite valdybai, priskirkite prie metinių įrašų ir (jei taikoma) perduokite auditoriui.
Geriausia praktika
Neuždarykite, kol auditas nebaigtas. Jei jūsų bažnyčia audituojama, prieš uždarydami užbaikite audito koreguojančius įrašus. Uždarytų metų atidaryti iš naujo negalima.
Iškart po uždarymo atspausdinkite ar išsaugokite galutines ataskaitas PDF formatu. Uždarytų metų Balanso ataskaita, Pajamų ataskaita ir Iždininko ataskaita yra oficiali bažnyčios metinė finansinė atskaitomybė. Išsaugokite jas savo įrašuose, ne tik sistemoje.
Koordinuokite su darbo užmokesčiu ir 1099 formomis. Metų pabaigos deklaracijos (W-2, 1099) turi savo terminus. Prieš uždarydami įsitikinkite, kad jūsų 1099 tiekėjų duomenys tikslūs -- uždarytų metų mokėjimų pataisyti nebegalima.