Operacijų registravimas

Operacijų tipai

TimelyChurch Operacijų puslapyje palaiko keturis įrašų tipus:

• Pajamos -- Į sąskaitą įplaukiantys pinigai (aukos, dešimtinės, palūkanos, nuomos pajamos ir kt.). Paprastame režime tai pažymėta kaip Įplaukos.
• Išlaidos -- Iš sąskaitos išeinantys pinigai (sąskaitos, pirkiniai, darbo užmokestis, komunalinės paslaugos ir kt.). Paprastame režime tai pažymėta kaip Išmokos.
• Pervedimas -- Pinigų perkėlimas tarp dviejų sąskaitų (pvz., iš einamosios į taupomąją).
• Žurnalo įrašas -- Rankinis dvejybinės apskaitos įrašas, kuriame debetas turi būti lygus kreditui. Tai išplėstinio režimo įrankis buhalteriams, atliekantiems korekcijas. Žr. Žurnalo įrašai ir korekcijos.

Pastaba: Pajamos, Išlaidos ir Pervedimas yra kasdienės operacijos, registruojamos iš tos pačios greitos formos. Žurnalo įrašai atveria savo atskirą dvejybinės apskaitos puslapį.

Apskaitos modulio radimas

Apskaitos modulis naudoja skirtukų juostą viršuje: Skydelis · Čekių registras · Operacijos · Aukojimas · Sąskaitos · Ataskaitos. Dešinėje yra išskleidžiamasis meniu Nustatymai ▾ (išplėstiniame režime) arba Daugiau ▾ (paprastame režime), kuriame yra konfigūracijos ekranai (Sąskaitų planas, Kategorijos, Gavėjai, Suderinimas ir kt.).

Paprastas vs. išplėstinis režimas: Paprastame režime kai kurie ekranai pervadinami draugiškesniais pavadinimais. Skirtukas Operacijos tampa Įplaukos / išmokos, o tipo etiketės tampa Įplaukos ir Išmokos. Duomenys identiški -- keičiasi tik etiketės. Žr. Paprastas vs. išplėstinis apskaitos režimas.

Kur registruoti operacijas

TimelyChurch yra dvi vietos operacijoms registruoti:

Operacijų puslapis

Atidarykite skirtuką Operacijos (paprastame režime rodomas kaip Įplaukos / išmokos). Šiame puslapyje rodomos visos operacijos iš visų sąskaitų ir pateikiama pilna įrašo forma su visais galimais laukais.

Čekių registras (greitas įvedimas)

Atidarykite skirtuką Čekių registras. Tai supaprastintas, čekių knygelės stiliaus vaizdas, filtruotas iki vienos banko sąskaitos. Jame yra parinktis Greitas įvedimas greitam duomenų įvedimui.

Operacijos registravimas (Operacijų puslapyje)

1. Atidarykite skirtuką Operacijos.
2. Spustelėkite mygtuką Nauja operacija. Tai padalyto veiksmo mygtukas -- spustelėjus dešinėje esančią rodyklę, atsidaro meniu su:
   • Naujos išlaidos -- Pinigai, išeinantys iš sąskaitos
   • Naujos pajamos -- Pinigai, įeinantys į sąskaitą
   • Naujas pervedimas -- Pinigų perkėlimas tarp sąskaitų
   • Naujas žurnalo įrašas -- Rankinis dvejybinės apskaitos įrašas (atveria savo atskirą puslapį)
   • Importuoti iš CSV -- Įkelti banko / išrašo failą
   • Eksportuoti CSV -- Atsisiųsti filtruotą sąrašą
3. Pasirinkite Naujos išlaidos, Naujos pajamos arba Naujas pervedimas. Atsidaro įrašo forma su iš anksto pasirinktu tipu. Tipą galite pakeisti bet kada, naudodami skirtukus Pajamos / Išlaidos / Pervedimas formos viršuje.
4. Užpildykite šiuos laukus:
   • Suma -- Suma doleriais (turi būti didesnė nei 0,00 USD). Privaloma.
   • Data -- Operacijos data. Privaloma.
   • Aprašymas -- Trumpas operacijos aprašymas.
   • Sąskaita -- Banko ar finansinė sąskaita, kuriai priklauso ši operacija. (Pervedimui ši etiketė yra Iš sąskaitos.) Privaloma.
   • Kategorija -- Pasirinkite pajamų ar išlaidų kategoriją operacijai klasifikuoti. (Nerodoma Pervedimams.)
   • Į sąskaitą -- Tik Pervedimams -- sąskaita, į kurią pinigai perkeliami.
   • Gavėjas -- Tik Išlaidoms. Pasirinkite gavėją/tiekėją, jo ieškokite arba pridėkite naują gavėją tiesiai formoje -- žr. Gavėjų ir tiekėjų valdymas.
   • Aukos duomenys -- Tik Pajamoms. Neprivaloma susieti aukotoją, įrašyti mokėjimo būdą ir įvesti apdorojimo mokestį (žr. pastabą apie Apdorojimo mokestį žemiau).
   • Fondas -- Neprivaloma priskirti operaciją konkrečiam fondui.
   • Klasė -- Tik išplėstiniame režime. Neprivaloma pažymėti operaciją stebėjimo klase (pvz., tarnyste, kampusu ar programa), kad galėtumėte filtruoti ataskaitas pagal klasę. Žr. Stebėjimo klasės.
   • Nuorodos Nr. -- Sąskaitos faktūros numeris, kvito numeris ar bet kokia nuoroda.
   • Čekio Nr. -- Tik Išlaidoms, operacijoms, apmokėtoms čekiu.
   • Pastabos -- Papildoma informacija (tik vidiniam naudojimui).
5. Spustelėkite Registruoti operaciją.

Apdorojimo mokestis (tik pajamoms): Jei trečiosios šalies procesorius (Stripe, PayPal ir kt.) atskaitė mokestį iš įnašo, įveskite mokestį skiltyje Aukos duomenys. Sistema užregistruoja bruto sumą kaip pajamas, o mokestį -- kaip atskirą išlaidą, todėl ataskaitos tiksliai rodo tiek bruto aukojimą, tiek neto įnašus.

Įnešti į (pajamoms): Registruodami auką, pasirinkite banko ar turto sąskaitą Įnešti į, kad dovana patektų į tinkamą sąskaitą ir pasirodytų tos sąskaitos registre, pasiruošusi suderinimui. Jei buvo išskaičiuotas apdorojimo mokestis, į banko sąskaitą pridedama tik neto suma, o dovana aukojimo ir fondo ataskaitose vis tiek registruojama pilna bruto verte.

Greitas Registruoti auką / Registruoti išlaidą: Greitos formos Registruoti auką ir Registruoti išlaidą Apskaitos skydelyje turi tuos pačius laukus Fondas, Nuorodos Nr. ir Čekio Nr. kaip ir pilna forma (bei sąskaitą Įnešti į aukoms), todėl galite užfiksuoti šią informaciją neatidarydami pilno modalinio lango.

Patarimas: Reikia paskirstyti vieną įnašą ar išlaidą keliomis kategorijomis? Įjunkite jungiklį Padalyta operacija formoje, kad pridėtumėte padalijimo eilutes pagal kategoriją -- žr. Padalytos operacijos. (Padalijimai negalimi Pervedimams.)

Greitas įvedimas Čekių registre

Čekių registras leidžia greitai įvesti operacijas neatidarant pilnos įrašo formos.

1. Atidarykite skirtuką Čekių registras.
2. Pasirinkite banko sąskaitą iš išskleidžiamojo sąrašo Sąskaita viršuje. Šalia rodomas tos sąskaitos kaupiamasis likutis.
3. Spustelėkite Greitas įvedimas ir naudokite įvedimo skydelį:
   • Įveskite datą, gavėją, kategoriją, sumą ir tipą (pajamos ar išlaidos).
4. Išsaugokite įrašą, kad užregistruotumėte operaciją.

Operacija iškart pasirodo registre, o sąskaitos likutis atnaujinamas realiu laiku.

Patarimas: Čekių registras yra geriausias pasirinkimas kasdieniams buhalterijos darbams, tokiems kaip čekių, įnašų ir debeto kortelės pirkinių registravimas.

Automatinės aukų operacijos

Kai aukos registruojamos per Aukojimo modulį (rankinis įrašas, aukojimas internetu ar įnašų paketai), TimelyChurch automatiškai sukuria atitinkamas pajamų operacijas Apskaitos modulyje. Šiose automatiškai sugeneruotose operacijose yra:

• Aukotojo vardas aprašyme (arba „Anonimas" anoniminėms dovanoms)
• Mokėjimo būdas (grynieji, čekis, internetu ir kt.)
• Čekio numeris (čekiu atliktiems mokėjimams)
• Fondo paskirstymas
• Nuorodos numeris, siejantis su pradine auka

Jei aukotojas padalija dovaną keliems fondams, kiekvienam paskirstymui sukuriama atskira operacija.

Svarbu: Aukų pajamų nereikia įvesti rankiniu būdu. Sistema tai sutvarko automatiškai. Jei taip pat įvesite jas rankiniu būdu, turėsite dubliuotus įrašus.

Pervedimai tarp sąskaitų

Norėdami užregistruoti pervedimą (pvz., pinigų perkėlimą iš einamosios į taupomąją sąskaitą):

1. Spustelėkite mygtuko Nauja operacija rodyklę ir pasirinkite Naujas pervedimas.
2. Pasirinkite Iš sąskaitos (sąskaitą, iš kurios pinigai išeina).
3. Pasirinkite Į sąskaitą (sąskaitą, į kurią pinigai patenka).
4. Įveskite sumą ir datą.
5. Spustelėkite Registruoti operaciją.

Abiejų sąskaitų likučiai bus atnaujinti automatiškai. Šaltinio sąskaitos likutis sumažėja, o paskirties sąskaitos likutis padidėja pervedimo suma.

Operacijos redagavimas

1. Suraskite operaciją Operacijų puslapyje arba Čekių registre.
2. Atidarykite jos veiksmų meniu ir pasirinkite Redaguoti.
3. Atnaujinkite reikiamus laukus.
4. Išsaugokite pakeitimus.

Sąskaitų likučiai perskaičiuojami automatiškai po bet kokio redagavimo. Jei pakeičiate sąskaitos priskyrimą, tiek senos, tiek naujos sąskaitos likučiai bus atnaujinti.

Padalijimų redagavimas: Jei operacija padalyta pagal kategorijas, skydelis Padalyta operacija atsidaro iš anksto užpildytas dabartinėmis padalijimo eilutėmis, todėl galite tiesiogiai pakeisti kategorijas ar sumas, o ne ištrinti ir kurti operaciją iš naujo -- žr. Padalytos operacijos.

Operacijos dubliavimas

Operacijoms, kurios pasikartoja dažnai (bet nėra nustatytos kaip pasikartojančios), galite dubliuoti esamą operaciją.

1. Suraskite operaciją Operacijų sąraše.
2. Atidarykite jos veiksmų meniu ir pasirinkite Dubliuoti.
3. Sukuriama kopija su šiandienos data, o prie aprašymo pridedama „(Kopija)".
4. Redaguokite dubliuotą operaciją, kad atnaujintumėte reikiamus duomenis.

Pastaba: Dubliuotos operacijos nepažymimos kaip suderintos, net jei originali operacija buvo suderinta.

Operacijos ištrynimas

1. Suraskite operaciją, kurią norite pašalinti.
2. Atidarykite jos veiksmų meniu ir pasirinkite Ištrinti.
3. Patvirtinkite ištrynimą.

Sąskaitos likutis bus perskaičiuotas automatiškai.

Svarbu: Negalite ištrinti operacijos, kuri buvo suderinta arba turi išduotą aukos kvitą -- pirmiausia atšaukite jos suderinimą (arba anuliuokite kvitą). Tai apsaugo audito pėdsaką: baigtų banko suderinimų ir aukotojams jau įteiktų kvitų vientisumą. Jei reikia panaikinti užrakintos operacijos poveikį, vietoj to sukurkite naują priešpriešinę operaciją.

Operacijų žymėjimas suderintomis

Galite rankiniu būdu perjungti atskirų operacijų suderinimo būseną:

1. Spustelėkite suderinimo jungiklį (apskritimą kairiausiame Operacijų lentelės stulpelyje).
2. Operacija bus pažymėta kaip suderinta (arba nesuderinta, jei ji jau buvo suderinta).

Masiniam suderinimui naudokite Banko suderinimo vedlį -- išsamiau žr. straipsnyje Banko suderinimas.

Operacijų filtravimas ir paieška

Operacijų puslapyje yra keli filtrai:

• Sąskaita -- Rodyti konkrečios sąskaitos operacijas.
• Kategorija -- Rodyti konkrečios kategorijos operacijas.
• Tipas -- Filtruoti pagal pajamas, išlaidas ar pervedimą.
• Šaltinis -- Filtruoti pagal tai, iš kur operacija atsirado (rankinis įrašas ar konkretus importo šaltinis).
• Datos intervalas -- Rodyti operacijas per konkretų datos intervalą.

Skydelis Išplėstinis prideda sumos intervalo, gavėjo ir suderinimo būsenos filtrus. Taip pat viršuje yra universali paieškos juosta, atitinkanti sumą, gavėjo vardą, aprašymą ar nuorodos numerį.

Visus filtrus galima derinti. Dabartiniai filtrai išsaugomi URL adrese, todėl galite išsisaugoti filtruotą vaizdą žymėse arba pasidalyti juo su kitu administratoriumi.

Operacijų eksportavimas į CSV

Galite eksportuoti savo filtruotą operacijų sąrašą į CSV failą, kad naudotumėte skaičiuoklėse ar išorinėse apskaitos priemonėse.

1. Pritaikykite norimus filtrus Operacijų puslapyje.
2. Spustelėkite mygtuko Nauja operacija rodyklę ir pasirinkite Eksportuoti CSV.
3. Atsisiuntimas apims visas operacijas, atitinkančias dabartinius filtrus.

Eksportuotas CSV failas atsižvelgia į dabartinius filtrus.

Patarimas: CSV eksportas naudoja UTF-8 koduotę su BOM (baitų tvarkos žyma) tinkamam rodymui „Microsoft Excel" programoje. Specialūs simboliai ir tarptautinis tekstas bus rodomi teisingai.

Operacijų importavimas iš banko CSV

Vietoj kiekvienos operacijos įvedimo ranka, galite įkelti CSV failą iš savo banko ir leisti TimelyChurch suderinti kiekvieną eilutę su viena iš jūsų sąskaitų ir kategorijų. Spustelėkite mygtuko Nauja operacija rodyklę Operacijų puslapyje ir pasirinkite Importuoti iš CSV. Prieš registruojant importus, jie pereina peržiūros eilę (kiekvieną eilutę patvirtinate arba atmetate), o skirtuke Operacijos rodomas skaičiaus ženkliukas, kol eilutės laukia peržiūros. Pilną darbo eigą ir palaikomus banko formatus žr. Banko CSV importas.

Kategorijos

Kategorijos padeda klasifikuoti operacijas ataskaitoms ir biudžetui. TimelyChurch palaiko du tipus:

• Pajamų kategorijos (pvz., Dešimtinės ir aukos, Aukos, Lėšų rinkimas, Dotacijos)
• Išlaidų kategorijos (pvz., Atlyginimai, Komunalinės paslaugos, Pastato priežiūra, Misijos)

Kategorijos tvarkomos atskirai nuo sąskaitų. Galite įkelti numatytąsias kategorijas, kurti pasirinktines arba nustatyti subkategorijas detalesniam sekimui.

Norėdami tvarkyti kategorijas, Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite išskleidžiamąjį meniu Nustatymai ▾ (arba Daugiau ▾ paprastame režime) ir pasirinkite Kategorijos.