El. laiškų siuntimas
TimelyChurch automatiškai siunčia el. laiškus, pagrįstus sisteminiais įvykiais ir administratoriaus veiksmais. Šis straipsnis paaiškina, kaip veikia el. pašto pristatymas, kokiais skirtingais būdais el. laiškai suaktyvinami ir kaip patikrinti, ar el. laiškai siunčiami teisingai.
Kaip veikia el. laiškų siuntimas
TimelyChurch naudoja šablonais pagrįstą el. pašto sistemą. Užuot kiekvieną kartą rankiniu būdu rašius el. laiškus, platforma automatiškai sugeneruoja ir išsiunčia el. laiškus, kai įvyksta tam tikri įvykiai. Kiekvienas el. laiškas:
- Naudoja iš anksto apibrėžtą el. laiško šabloną, kuris nustato temos eilutę ir turinį
- Užpildo duomenis, pavyzdžiui, gavėjo vardą, klasės pavadinimą ar datą
- Įtraukia turinį į prekės ženklo el. laiško šabloną su jūsų bažnyčios pavadinimu, stilizuota antrašte ir porašte
- Išsiunčia el. laišką tinkamam gavėjui (-ams)
- Įrašo rezultatą el. laiškų žurnale kaip išsiųsta, laukiama arba nepavyko
Sistemos siunčiamų el. laiškų tipai
Automatiniai sisteminiai el. laiškai
Šiuos el. laiškus suaktyvina platformos įvykiai, nereikalaujantys jokio rankinio administratorių veiksmo:
| Trigeris | Siunčiamas laiškas | Gavėjai |
|---|---|---|
| Naudotojas prašo atstatyti slaptažodį | El. laiškas Slaptažodžio atstatymas su atstatymo nuoroda | Užklausą pateikęs naudotojas |
| Registruojasi naujas naudotojas | Sveikinimo laiškas | Naujas naudotojas |
| Mokytojas paskiriamas grafikui | Pranešimas Grafiko priskyrimas | Paskirtas mokytojas |
| Artėjanti mokymo diena | Grafiko priminimas (šeštadienio vakare ir (arba) sekmadienio rytą) | Suplanuotas mokytojas |
| Savanoris suplanuotas tarnauti rytoj | Savanorio priminimas | Suplanuotas savanoris |
| Sukurta pavadavimo užklausa | Pranešimas Pavadavimo užklausa | Visi tinkami bažnyčios mokytojai |
| Pavadavimo užklausa perimta | Pranešimas Pavadavimas perimtas | Pirminis užklausos autorius |
| Grafikas be pamokos | Priminimas Reikalinga pamoka | Paskirtas mokytojas |
| Mokytojas pasiūlo pamoką | Pranešimas Pamoka pasiūlyta | Bažnyčios administratoriai |
| Pamoka patvirtinta arba atmesta | Pranešimas Pamoka patvirtinta / atmesta | Pamoką pasiūlęs mokytojas |
| Įkeltas sertifikatas | Pranešimas Sertifikatas įkeltas | Bažnyčios administratoriai |
| Baigiasi sertifikato galiojimas | Įspėjimas Baigiasi sertifikato galiojimas | Mokytojas, kurio sertifikato galiojimas baigiasi |
| Pateikta atsargų užklausa | Pranešimas Atsargų užklausa | Bažnyčios administratoriai |
| Atsargų užklausa patvirtinta / atmesta | Atsargų užklausos būsenos atnaujinimas | Užklausą pateikęs mokytojas |
| Išsiųstas kvietimas į komandą | El. laiškas Kvietimas į komandą | Pakviestas asmuo |
| Kvietimas priimtas | Pranešimas Kvietimas priimtas | Bažnyčios administratoriai |
| Šeimos prisijungimo užklausa | Pranešimas Šeimos prisijungimo užklausa | Šeimos vadovas |
| Narys prisijungia prie grupės | Sveiki atvykę į grupę el. laiškas | Naujas grupės narys |
| Sukurtas grupės skelbimas | El. laiškas Grupės skelbimas | Visi grupės nariai |
| Rytoj vyks grupės susitikimas | Grupės susitikimo priminimas | Visi grupės nariai |
| Rytoj vyks renginys | Priminimas apie renginį | Užsiregistravę dalyviai |
| Narys prašo magiškos nuorodos | Prisijungimas magiška nuoroda el. laiškas | Užklausą pateikęs narys |
| Užklausta ištekliaus rezervacija | Pranešimas Ištekliaus rezervacijos užklausa | Žmonės, kurių rolė gali redaguoti Išteklius ir įrangą |
| Šiandien gimtadienis arba jubiliejus | Gimtadienių/jubiliejų suvestinė | Prenumeravę komandos nariai |
| Suėjo CRM tolesnio veiksmo terminas | Tolesnio veiksmo priminimas | Paskirti darbuotojai |
Kada vyksta priminimai
Priminimai siunčiami automatiškai pagal fiksuotą grafiką. Toliau pateikti siuntimo laikai veikia kiekvienos bažnyčios vietiniu laiku, todėl 7:00 val. priminimas atkeliauja 7:00 val. jūsų bažnyčios laiku. Šiuos laikus nustato TimelyChurch, ir jie nėra konfigūruojami kiekvienai bažnyčiai atskirai.
| Priminimas | Grafikas (bažnyčios vietinis laikas) | Pastabos |
|---|---|---|
| Kasdieniai pranešimai (pamoka, pavadavimas, sertifikavimas, atsargos) | Kasdien 8:00 val. | Vienas praėjimas, apimantis visus priminimų tipus |
| Skubūs priminimai apie pamokas | Kasdien 18:00 val. | Antras praėjimas elementams, kuriems vis dar reikia pamokos |
| Grafiko priminimai (sekmadienio mokymas) | Šeštadienį 18:00 val. | Įspėjimas prieš vakarą |
| Grafiko priminimai (sekmadienio mokymas) | Sekmadienį 7:00 val. | Priminimas ryto metu |
| Savanorių tarnavimo priminimai | Kasdien 18:00 val. | Renginiams, suplanuotiems rytojui |
| Grupės susitikimų priminimai | Kasdien 9:00 val. | Susitikimams, suplanuotiems rytojui |
| Renginių dalyvavimo priminimai | Kasdien 8:00 val. | Renginiams, suplanuotiems rytojui |
| Gimtadienių ir jubiliejų suvestinė | Kasdien 7:00 val. | Šiandienos gimtadieniai ir jubiliejai |
| CRM tolesnio veiksmo priminimai | Kas valandą | Aprėpia visus sukonfigūruotus priminimų langus |
Pastaba: Kadangi kiekviena bažnyčia turi savo laiko juostą, TimelyChurch tikrina kas valandą ir siunčia kiekvienos bažnyčios priminimus, kai jos vietinis laikrodis pasiekia nurodytą laiką, todėl gavėjai visada mato priminimą jiems tinkamu jų bažnyčios laiku.
Administratoriaus suaktyvinti el. laiškai
Kai kuriuos el. laiškus inicijuoja konkretūs administratoriaus veiksmai:
- Bandomieji el. laiškai -- Administratoriai gali siųsti bandomąsias bet kurio el. laiško šablono versijas iš El. laiškų šablonų puslapio, kad patikrintų formatavimą ir pristatymą.
- Kvietimai į komandą -- Kai administratorius pakviečia naują narį prisijungti prie bažnyčios komandos, kvietimo el. laiškas išsiunčiamas automatiškai.
- Kvietimai į grupę -- Kai grupės vadovas ar administratorius pakviečia ką nors prisijungti prie grupės.
El. pašto pristatymas ir pranešimai
Kai sistema išsiunčia el. laišką, ji taip pat sukuria:
- Pranešimą programėlėje -- Matomą naudotojo pranešimų centre platformoje
- Push pranešimą -- Siunčiamą į visus įrenginius, kuriuose naudotojas įjungė push pranešimus
- El. laiškų žurnalo įrašą -- Įrašomą stebėjimui ir problemų sprendimui
Patarimas: Naudotojai gali įjungti arba išjungti el. pašto pranešimus pagal savo asmenines nuostatas. Prieš siųsdama el. laišką, sistema patikrina kiekvieno naudotojo pranešimų nuostatas. Jei naudotojas išjungė el. pašto pranešimus, jis vis tiek gaus pranešimus programėlėje.
Kokie el. laiškai siunčiami, kontrolė
Visos bažnyčios numatytosios reikšmės
Kokie priminimai siunčiami ir kada, yra vienodos TimelyChurch numatytosios reikšmės kiekvienai bažnyčiai (žr. žemiau esančią laiko lentelę). Jų keitimo bažnyčios nustatymų ekrano nėra; jei jūsų bažnyčiai reikia kitaip, kreipkitės į TimelyChurch palaikymo komandą.
Šablono lygio kontrolė
Atskirus el. laiškų šablonus galima įjungti arba išjungti jūsų bažnyčiai puslapyje El. laiškų šablonai. Kai šablonas išjungtas, TimelyChurch nesiunčia to tipo el. laiško, net jei suaktyvinantis įvykis įvyksta.
Numatytasis laikas
Tam tikrų pranešimų laikas atitinka šias numatytąsias reikšmes:
| Nustatymas | Aprašymas | Numatytasis |
|---|---|---|
| Laukimo dienos iki „Reikalinga pamoka" | Dienos po grafiko sukūrimo, prieš siunčiant priminimą | 2 dienos |
| Skubos slenkstis „Reikalinga pamoka" | Dienos iki klasės, kada priminimas tampa skubus | 3 dienos |
| Grafiko priminimas (šeštadienis) | Siųsti priminimą šeštadienio vakare | Įjungta |
| Grafiko priminimas (sekmadienis) | Siųsti priminimą sekmadienio rytą | Įjungta |
| Pavadavimo užklausos priminimo valandos | Valandos prieš siunčiant tolesnį priminimą apie neperimtas užklausas | 24 valandos |
| Sertifikato įspėjimo dienos | Dienos iki galiojimo pabaigos, kada pradedama įspėti | 30 dienų |
| Sertifikato priminimo dažnis | Kaip dažnai kartojamas įspėjimas | Kas savaitę |
| Atsargų užklausos priminimo valandos | Valandos prieš siunčiant tolesnį priminimą apie laukiančias užklausas | 24 valandos |
Bandomųjų el. laiškų siuntimas
Norėdami patikrinti, ar el. pašto pristatymas veikia ir šablonai atrodo teisingai:
- Atidarykite puslapį El. laiškų šablonai (žr. Prieiga prie el. laiškų šablonų).
- Spustelėkite Peržiūra šalia bet kurio šablono, kad atidarytumėte jo informacijos puslapį.
- Kortelėje Siųsti bandomąjį laišką įveskite savo el. pašto adresą (jūsų pačių adresas įrašomas iš anksto).
- Spustelėkite Siųsti bandomąjį laišką.
Bandomasis laiškas atkeliaus su priešdėliu [TEST] temos eilutėje ir geltona juosta TEST EMAIL turinio viršuje. Jame naudojami pavyzdiniai duomenys, kad pamatytumėte, kaip šablonas atrodo su realistišku turiniu.
Svarbu: Jei bandomasis el. laiškas neatkeliauja per kelias minutes, patikrinkite, ar adresas įvestas teisingai, ir pažiūrėkite šlamšto ar nepageidaujamo pašto aplanke. Jei jis vis tiek neatkeliavo, susisiekite su TimelyChurch pagalba.
El. laiško maketas ir prekės ženklas
Visi TimelyChurch siunčiami el. laiškai turi nuoseklų prekės ženklo maketą:
- Antraštė -- Gradientinės spalvos juosta, rodanti jūsų bažnyčios pavadinimą
- Turinys -- Šablono turinys su suformatuotu tekstu, sąrašais ir veiksmo mygtukais
- Poraštė -- Autorių teisių pranešimas su jūsų bažnyčios pavadinimu ir einamaisiais metais
Veiksmo mygtukai el. laiškuose (tokie kaip „Žiūrėti informaciją" arba „Perimti pavadavimą") nukreipia tiesiai į susijusį puslapį TimelyChurch sistemoje, leisdami gavėjams imtis veiksmo vienu paspaudimu.
El. pašto pristatymo problemų sprendimas
Jei el. laiškai nepristatomi:
- Patikrinkite pristatymo statistiką -- El. laiškų šablonų puslapio viršuje rodomi skaitikliai Išsiųsta šiandien ir Nepavyko šiandien. Didėjantis „Nepavyko šiandien" skaičius yra greitas ženklas, kad su pristatymu kažkas negerai.
- Siųskite bandomąjį laišką -- Naudokite bandomojo laiško funkciją, kad nustatytumėte, ar problema susijusi su konkrečiu šablonu, ar su bendru el. pašto pristatymu.
- Patikrinkite šablono būseną -- Įsitikinkite, kad atitinkamas el. laiško šablonas nėra išjungtas (pažymėtas kaip Neaktyvus).
- Patikrinkite žmogaus pranešimų nustatymus -- Komandos narys gali išjungti atskirus pranešimų el. laiškus arba juos visus savo puslapyje Pranešimų nustatymai portale (žr. Pranešimai).
- Patikrinkite gavėją -- Įsitikinkite, kad žmogaus el. pašto adresas jo profilyje parašytas teisingai, paprašykite jo pažiūrėti šlamšto ar nepageidaujamo pašto aplanke ir patikrinkite, ar jis neatsisakė prenumeratos (žr. Atsisakymas ir el. pašto nuostatos).
- Patikrinkite, ar nėra žinutės peržiūroje -- Masinė žinutė (kampanija arba el. laiškas grupei, renginiui ar jūsų savanoriams) prieš išsiunčiant gali būti sulaikyta trumpai mūsų komandos peržiūrai, ypač pirmosiomis naujos paskyros savaitėmis. Ieškokite būsenos Peržiūrima savo El. laiškų kampanijų sąraše. Žr. Žinutės, sulaikytos trumpai peržiūrai.
- Susisiekite su pagalba -- Jei el. laiškai vis dar neatkeliauja, susisiekite su TimelyChurch pagalba, nurodydami gavėjo adresą ir apytikslį laiką, kada el. laiškas turėjo būti išsiųstas.