Biudžeto valdymas

Apžvalga

TimelyChurch biudžeto sudarymo funkcija leidžia kurti finansinius biudžetus, nustatyti suplanuotas sumas kiekvienai pajamų ir išlaidų kategorijai bei visus metus sekti faktinį rezultatą lyginant su planu. Sistema realiu laiku apskaičiuoja nuokrypius, todėl iš karto matote, ar laikotės plano.

Plano ir režimo reikalavimai: Biudžetai yra Pro funkcija (129 USD/mėn. pradinė kaina, kol užtenka pirmų 25 pradinių vietų, vėliau 149 USD/mėn. sąraše nurodyta kaina). Tai taip pat išplėstinio režimo apskaitos funkcija: ji rodoma meniu Nustatymai ▾ tik tada, kai jūsų apskaitos modulis nustatytas į išplėstinį režimą. Paprastame režime elementas Biudžetai yra paslėptas (paprastame režime rodomas meniu Daugiau ▾ su sumažintu elementų rinkiniu). Norėdami naudoti Biudžetus, Apskaitos nustatymuose perjunkite savo apskaitos modulį į išplėstinį režimą.

Biudžeto tipai

Galite sukurti tris biudžeto tipus:

• Metinis -- Apima visus fiskalinius metus (dažniausiai bažnyčių pasirenkamas tipas).
• Ketvirtinis -- Apima trijų mėnesių laikotarpį.
• Mėnesinis -- Apima vieną mėnesį.

Biudžeto gyvavimo ciklas

Kiekvienas biudžetas pereina tris etapus:

Naujo biudžeto kūrimas

Biudžeto kūrimo puslapyje viršuje siūlomi trys greito pradėjimo metodai, o po jais -- rankinė forma. Pasirinkite metodą, geriausiai tinkantį kuriamam biudžetui.

1 metodas: iš šablono

Kortelėje Greitas pradėjimas: kurti iš šablono pasirinkite iš anksto paruoštą šabloną (pritaikytą jūsų bažnyčios dydžiui) ir jį spustelėkite. TimelyChurch sukuria juodraštinį biudžetą su jau užpildytomis šablono standartinėmis pajamų ir išlaidų eilutėmis. Geriausiai tinka pirmam kartui kuriant biudžetą, kai neturite ankstesnių metų duomenų, kuriais remtis.

2 metodas: iš faktinių duomenų (užpildyti pagal praėjusius metus)

Kortelėje Užpildyti pagal praėjusių metų faktinius duomenis pasirinkite biudžeto metus ir spustelėkite Užpildyti pagal faktinius duomenis. TimelyChurch nuskaito jūsų ankstesnių metų pajamų ir išlaidų operacijas, susumuoja jas pagal kategoriją ir sukuria juodraštinį biudžetą, kuriame kiekvienos eilutės suplanuota suma lygi tam, ką faktiškai išleidote ar uždirbote toje kategorijoje praėjusiais metais. Toliau koreguokite pagal poreikį. Geriausiai tinka bažnyčioms, turinčioms bent vienerius pilnus apskaitos istorijos metus.

3 metodas: kopijuoti iš ankstesnio biudžeto

Rankinėje formoje išskleidžiamasis sąrašas Kopijuoti iš ankstesnio biudžeto leidžia perkelti visas eilutes (su tomis pačiomis suplanuotomis sumomis) iš ankstesnio biudžeto. Geriausiai tinka, kai praėjusių metų biudžetas yra geras atspirties taškas ir norite pakoreguoti tik kelis skaičius.

Rankinis kūrimas

Jei norite pradėti nuo nulio:

1. Atidarykite Apskaitos modulį, tada apskaitos skirtukų juostoje spustelėkite Nustatymai ▾ ir pasirinkite Biudžetai. (Nustatymai ▾ rodomas išplėstiniame režime; paprastame režime meniu pažymėtas Daugiau ▾ ir Biudžetų nerodo.)
2. Spustelėkite Kurti biudžetą.
3. Užpildykite rankinę formą (po greito pradėjimo kortelėmis):
   • Pavadinimas -- Apibūdinantis pavadinimas (pvz., „2026 m. metinis biudžetas" arba „2026 m. I ketv. veiklos biudžetas").
   • Biudžeto tipas -- Metinis, Ketvirtinis arba Mėnesinis.
   • Fiskaliniai metai -- Metai, kuriems taikomas šis biudžetas.
   • Pradžios data -- Kada prasideda biudžeto laikotarpis.
   • Pabaigos data -- Kada baigiasi biudžeto laikotarpis.
   • Kopijuoti iš ankstesnio biudžeto -- Neprivalomas išskleidžiamasis sąrašas eilutėms kopijuoti iš esamo biudžeto.
   • Pastabos -- Neprivalomos pastabos apie biudžetą (prielaidos, valdybos patvirtinimo data ir kt.).
4. Spustelėkite Kurti biudžetą.

Būsite nukreipti į biudžeto detalių puslapį, kuriame galėsite pridėti eilutes.

Biudžeto eilučių pridėjimas

Kiekviena biudžeto eilutė susieja kategoriją su suplanuota suma biudžeto laikotarpiui.

1. Biudžeto detalių puslapyje spustelėkite Pridėti eilutę.
2. Pasirinkite Kategoriją (pajamų ar išlaidų).
3. Neprivaloma pasirinkti Fondą, kad sektumėte biudžetą fondo lygiu.
4. Įveskite Suplanuotą sumą visam biudžeto laikotarpiui.
5. Pridėkite neprivalomas Pastabas, paaiškinančias skaičių.
6. Spustelėkite Pridėti eilutę.

Kartokite kiekvienai pajamų ir išlaidų eilutei, kurią norite sekti.

Patarimas: Sistema neleidžia dubliuotų įrašų. Negalite pridėti dviejų biudžeto eilučių tai pačiai kategorijos ir fondo kombinacijai tame pačiame biudžete.

Nuokrypio supratimas

Nuokrypis yra skirtumas tarp to, ką suplanavote (biudžete), ir to, kas iš tikrųjų įvyko (faktinės operacijos). TimelyChurch automatiškai apskaičiuoja nuokrypį, lygindama biudžeto sumas su realiais operacijų duomenimis.

Pajamų nuokrypis

Pajamų kategorijoms sistema lygina suplanuotas pajamas su faktiniu biudžeto laikotarpiu gautu pajamų kiekiu.

• Viršija tikslą (teigiamas nuokrypis) -- Gavote daugiau pajamų, nei numatyta biudžete. Paprastai tai palanku.
• Nesiekia tikslo (neigiamas nuokrypis) -- Gavote mažiau pajamų, nei numatyta biudžete. Tam gali reikėti dėmesio.

Išlaidų nuokrypis

Išlaidų kategorijoms sistema lygina suplanuotas išlaidas su faktinėmis išlaidomis.

• Mažiau nei biudžete (teigiamas nuokrypis) -- Išleidote mažiau, nei numatyta biudžete. Paprastai tai palanku.
• Daugiau nei biudžete (neigiamas nuokrypis) -- Išleidote daugiau, nei numatyta biudžete. Tam reikia dėmesio.

Bendras nuokrypis

Bendras nuokrypis vertina grynąjį rezultatą: faktinį grynąjį rezultatą (pajamos atėmus išlaidas), lyginant su suplanuotu grynuoju rezultatu (suplanuotos pajamos atėmus suplanuotas išlaidas).

• Palankus -- Bažnyčios grynoji finansinė padėtis geresnė nei planuota.
• Nepalankus -- Bažnyčios grynoji finansinė padėtis blogesnė nei planuota.

Nuokrypio rodiklių skaitymas

Biudžeto detalių puslapyje kiekviena eilutė rodo:

• Suplanuota -- Biudžete numatyta suma.
• Faktinis -- Atitinkančių operacijų suma biudžeto laikotarpiu (suderinta pagal kategoriją ir, neprivalomai, pagal fondą).
• Nuokrypis -- Sumos skirtumas doleriais, su procentine dalimi.
• Pažanga -- Procentinė dalis, rodanti, kiek suplanuotos sumos jau realizuota.
• Būsena -- Spalvomis pažymėtas rodiklis:
  • Žalia -- palankiam nuokrypiui (pajamos viršija tikslą, išlaidos mažesnės nei biudžete).
  • Raudona -- nepalankiam nuokrypiui (pajamos nesiekia tikslo, išlaidos viršija biudžetą).

Biudžeto aktyvavimas

Kai jūsų biudžetas paruoštas:

1. Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite Nustatymai ▾ > Biudžetai.
2. Sąraše suraskite juodraštinį biudžetą ir atidarykite veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą eilutės dešinėje).
3. Spustelėkite Aktyvuoti.
4. Būsena pasikeičia iš Juodraštis į Aktyvus.

Pastaba: Prieš aktyvuojant biudžetas turi turėti bent vieną eilutę. Veiksmai Aktyvuoti, Uždaryti biudžetą, Kopijuoti į kitus metus ir Ištrinti visi yra eilutės veiksmų meniu Biudžetų sąraše -- ne pačiame biudžeto detalių puslapyje.

Kai biudžetas aktyvus, jo nuokrypio skaičiavimai pradeda realiu laiku lyginti suplanuotas sumas su faktinėmis operacijomis.

Biudžeto uždarymas

Biudžeto laikotarpio pabaigoje:

1. Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite Nustatymai ▾ > Biudžetai.
2. Atidarykite aktyvaus biudžeto veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą).
3. Spustelėkite Uždaryti biudžetą.
4. Būsena pasikeičia į Uždaryta.

Uždarytų biudžetų keisti negalima, tačiau jie lieka prieinami istorinei peržiūrai ir ataskaitoms.

Biudžeto kopijavimas į kitus metus

Norėdami sutaupyti laiko kuriant naują metinį biudžetą:

1. Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite Nustatymai ▾ > Biudžetai.
2. Atidarykite veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą) biudžetui, kurį norite perkelti į priekį, ir spustelėkite Kopijuoti į kitus metus.
3. Sukuriamas naujas juodraštinis biudžetas su:
   • Fiskaliniais metais, padidintais vienu.
   • Pradžios ir pabaigos datomis, perkeltomis vieneriais metais į priekį.
   • Visomis eilutėmis, nukopijuotomis su tomis pačiomis suplanuotomis sumomis.
4. Būsite nukreipti į naujo biudžeto detalių puslapį. Peržiūrėkite jį, pagal poreikį pakoreguokite sumas ir, kai būsite pasiruošę, aktyvuokite jį (iš Biudžetų sąrašo).

Biudžeto ištrynimas

Ištrinti galima tik juodraštinius biudžetus. Aktyvūs ir uždaryti biudžetai išsaugomi atskaitomybei ir istoriniams įrašams.

1. Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite Nustatymai ▾ > Biudžetai.
2. Atidarykite juodraštinio biudžeto veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą) ir spustelėkite Ištrinti.
3. Patvirtinkite ištrynimą.

90 % išlaidų įspėjimas

Kad padėtų pastebėti per dideles išlaidas, kol jos netapo problema, TimelyChurch kaskart, kai atidarote biudžeto detalių puslapį, patikrina jo išlaidų eilutes. Bet kuri išlaidų eilutė, kurios faktinės išlaidos pasiekė 90 % ar daugiau suplanuotos sumos, biudžeto detalių puslapio viršuje suaktyvina geltoną Išlaidų įspėjimo juostą, išvardijančią paveiktas kategorijas. Tai grynai pranešimas -- niekas neužrakinama ir neblokuojama -- tačiau tai suteikia iždininkui galimybę pastebėti problemą prieš eilutei viršijant biudžetą.

Biudžeto ataskaitos

Biudžeto detalių puslapyje, be puslapyje esančios nuokrypio suvestinės, yra trys ataskaitų veiksmai:

Nuokrypio ataskaita

Spustelėkite Nuokrypio ataskaita, kad gautumėte pilną kiekvienos biudžeto eilutės išklotinę su suplanuota suma, faktine suma, nuokrypiu, nuokrypio procentu ir būsena. Eilutės sugrupuotos pagal tipą (pajamos ir išlaidos), su kiekvienos grupės tarpinėmis sumomis.

Mėnesinis suskirstymas

Spustelėkite Mėnesinis suskirstymas, kad pamatytumėte faktines kiekvienos kategorijos išlaidas ir pajamas kiekvieną biudžeto laikotarpio mėnesį. Šią ataskaitą naudokite, kai norite pastebėti sezoninius modelius (pvz., „liepos mėnesį visada viršijame komunalinių paslaugų išlaidas") arba kai teikiate ataskaitą biudžeto metų viduryje.

Valdybos ataskaita PDF

Spustelėkite Atsisiųsti valdybos ataskaitą (PDF), kad sugeneruotumėte spausdinimui paruoštą PDF, skirtą specialiai valdybos susirinkimams. Jame apibendrinamas bendras biudžeto rezultatas, išryškinami nuokrypiai, o formatas pritaikytas platinti asmenims, neturintiems apskaitos žinių. Tai atskira ataskaita nuo nuokrypio ataskaitos -- nuokrypio ataskaita yra darbinis detalus dokumentas, o valdybos ataskaita -- glaustas, sutvarkytas apibendrinimas.

Patarimas: Pasidalykite nuokrypio ataskaita su savo finansų komitetu, o į patį valdybos susirinkimą atsineškite Valdybos ataskaitą PDF formatu. Realaus laiko duomenys reiškia, kad visada turite atnaujintą finansinio rezultato vaizdą, nelaukdami, kol kas nors rankiniu būdu paruoš ataskaitą.