Biudžeto valdymas

Apžvalga

TimelyChurch biudžeto sudarymo funkcija leidžia kurti finansinius biudžetus, nustatyti suplanuotas sumas kiekvienai pajamų ir išlaidų kategorijai bei visus metus sekti faktinį rezultatą lyginant su planu. Sistema realiu laiku apskaičiuoja nuokrypius, todėl iš karto matote, ar laikotės plano.

Planas ir kur tai rasti: Biudžetai yra Pro funkcija (129 USD/mėn. pradinė kaina, kol užtenka pirmų 25 pradinių vietų, vėliau 149 USD/mėn. sąraše nurodyta kaina). Atidarykite juos šoninėje juostoje per Finansai > Biudžetai -- tai veikia abiejuose apskaitos vaizduose. Pilnoje apskaitoje Biudžetai taip pat įtraukti į apskaitos skirtukų juostos meniu Nustatymas ▾; Paprastos čekių knygelės meniu Daugiau ▾ jų nerodo.

Kas gali tvarkyti biudžetus

Biudžetai turi savo leidimą, atskirą nuo Apskaitos. Puslapyje Administravimas → Rolės ir leidimai eilutė Biudžetai (skiltyje Finansai) nustato, ką rolė gali daryti:

Tas, kas negali uždaryti biudžeto, mato pranešimą „Biudžeto uždarymui reikia prieigos lygio „Tvarkyti“ srityje „Apskaita“. Jei jo reikia, kreipkitės į bažnyčios administratorių.“

Biudžeto tipai

Galite sukurti tris biudžeto tipus:

• Metinis -- Apima visus fiskalinius metus (dažniausiai bažnyčių pasirenkamas tipas).
• Ketvirtinis -- Apima trijų mėnesių laikotarpį.
• Mėnesinis -- Apima vieną mėnesį.

Biudžeto gyvavimo ciklas

Kiekvienas biudžetas pereina tris etapus:

Naujo biudžeto kūrimas

Biudžeto kūrimo puslapyje viršuje siūlomi trys greito pradėjimo metodai, o po jais -- rankinė forma. Pasirinkite metodą, geriausiai tinkantį kuriamam biudžetui.

1 metodas: iš šablono

Kortelėje Greitas pradėjimas: kurti iš šablono pasirinkite iš anksto paruoštą šabloną (pritaikytą jūsų bažnyčios dydžiui) ir jį spustelėkite. TimelyChurch sukuria juodraštinį biudžetą su jau užpildytomis šablono standartinėmis pajamų ir išlaidų eilutėmis. Geriausiai tinka pirmam kartui kuriant biudžetą, kai neturite ankstesnių metų duomenų, kuriais remtis.

2 metodas: iš faktinių duomenų (užpildyti pagal praėjusius metus)

Kortelėje Užpildyti pagal praėjusių metų faktinius duomenis pasirinkite biudžeto metus ir spustelėkite Užpildyti pagal faktinius duomenis. TimelyChurch nuskaito jūsų ankstesnių metų pajamų ir išlaidų operacijas, susumuoja jas pagal kategoriją ir sukuria juodraštinį biudžetą, kuriame kiekvienos eilutės suplanuota suma lygi tam, ką faktiškai išleidote ar uždirbote toje kategorijoje praėjusiais metais. Toliau koreguokite pagal poreikį. Geriausiai tinka bažnyčioms, turinčioms bent vienerius pilnus apskaitos istorijos metus.

3 metodas: kopijuoti iš ankstesnio biudžeto

Rankinėje formoje išskleidžiamasis sąrašas Kopijuoti iš ankstesnio biudžeto leidžia perkelti visas eilutes (su tomis pačiomis suplanuotomis sumomis) iš ankstesnio biudžeto. Geriausiai tinka, kai praėjusių metų biudžetas yra geras atspirties taškas ir norite pakoreguoti tik kelis skaičius.

Rankinis kūrimas

Jei norite pradėti nuo nulio:

1. Eikite į Finansai > Biudžetai (arba Nustatymas ▾ > Biudžetai apskaitos skirtukų juostoje).
2. Spustelėkite Naujas biudžetas (Sukurti pirmąjį biudžetą, jei dar neturite nė vieno). Atsidaro puslapis Sukurti biudžetą.
3. Užpildykite rankinę formą (po greito pradėjimo kortelėmis):
   • Biudžeto pavadinimas -- Apibūdinantis pavadinimas (pvz., „2026 m. metinis biudžetas" arba „2026 m. I ketv. veiklos biudžetas").
   • Biudžeto tipas -- Metinis, Ketvirtinis arba Mėnesinis.
   • Fiskaliniai metai -- Metai, kuriems taikomas šis biudžetas.
   • Pradžios data -- Kada prasideda biudžeto laikotarpis.
   • Pabaigos data -- Kada baigiasi biudžeto laikotarpis.
   • Kopijuoti iš ankstesnio biudžeto -- Neprivalomas išskleidžiamasis sąrašas eilutėms kopijuoti iš esamo biudžeto (arba Pradėti iš naujo (be kopijos)).
   • Pastabos -- Neprivalomos pastabos apie biudžetą (prielaidos, valdybos patvirtinimo data ir kt.).
4. Spustelėkite Kurti biudžetą.

Būsite nukreipti į biudžeto detalių puslapį, kuriame galėsite pridėti eilutes.

Pasirinkus Mėnesinis, Ketvirtinis arba Metinis, atitinkamos Pradžios data ir Pabaigos data įrašomos už jus. Jei forma atmetama, ji išsaugo tai, ką įvedėte.

Biudžeto eilučių pridėjimas

Kiekviena biudžeto eilutė susieja kategoriją su suplanuota suma biudžeto laikotarpiui.

1. Biudžeto detalių puslapyje spustelėkite Pridėti eilutę.
2. Pasirinkite Kategoriją (pajamų ar išlaidų).
3. Neprivaloma pasirinkti Fondą, kad sektumėte biudžetą fondo lygiu.
4. Įveskite Suplanuotą sumą visam biudžeto laikotarpiui.
5. Pridėkite neprivalomas Pastabas, paaiškinančias skaičių.
6. Spustelėkite Pridėti eilutę.

Kartokite kiekvienai pajamų ir išlaidų eilutei, kurią norite sekti.

Patarimas: Sistema neleidžia dubliuotų įrašų. Negalite pridėti dviejų biudžeto eilučių tai pačiai kategorijos ir fondo kombinacijai tame pačiame biudžete.

Norėdami pakeisti patį biudžetą, atidarykite biudžeto puslapį: Redaguoti biudžetą keičia juodraščio ar aktyvaus biudžeto pavadinimą, datas ir pastabas, o pieštukas prie eilutės redaguoja tos eilutės planuojamą sumą ir pastabas. Eilučių meniu telefone ir kompiuteryje siūlo tuos pačius veiksmus, o biudžeto puslapio mygtukai telefone laužomi į kelias eilutes, o ne išeina už ekrano.

Nuokrypio supratimas

Nuokrypis yra skirtumas tarp to, ką suplanavote (biudžete), ir to, kas iš tikrųjų įvyko (faktinės operacijos). TimelyChurch automatiškai apskaičiuoja nuokrypį, lygindama biudžeto sumas su realiais operacijų duomenimis.

Vieno mėnesio biudžetas savo mėnesinėse sumose skaičiuojamas kaip vienas mėnuo.

Pajamų nuokrypis

Pajamų kategorijoms sistema lygina suplanuotas pajamas su faktiniu biudžeto laikotarpiu gautu pajamų kiekiu.

• Viršija tikslą (teigiamas nuokrypis) -- Gavote daugiau pajamų, nei numatyta biudžete. Paprastai tai palanku.
• Nesiekia tikslo (neigiamas nuokrypis) -- Gavote mažiau pajamų, nei numatyta biudžete. Tam gali reikėti dėmesio.

Išlaidų nuokrypis

Išlaidų kategorijoms sistema lygina suplanuotas išlaidas su faktinėmis išlaidomis.

• Mažiau nei biudžete (teigiamas nuokrypis) -- Išleidote mažiau, nei numatyta biudžete. Paprastai tai palanku.
• Daugiau nei biudžete (neigiamas nuokrypis) -- Išleidote daugiau, nei numatyta biudžete. Tam reikia dėmesio.

Bendras nuokrypis

Bendras nuokrypis vertina grynąjį rezultatą: faktinį grynąjį rezultatą (pajamos atėmus išlaidas), lyginant su suplanuotu grynuoju rezultatu (suplanuotos pajamos atėmus suplanuotas išlaidas).

• Palankus -- Bažnyčios grynoji finansinė padėtis geresnė nei planuota.
• Nepalankus -- Bažnyčios grynoji finansinė padėtis blogesnė nei planuota.

Nuokrypio rodiklių skaitymas

Biudžeto detalių puslapyje kiekviena eilutė rodo:

• Suplanuota -- Biudžete numatyta suma.
• Faktinis -- Atitinkančių operacijų suma biudžeto laikotarpiu (suderinta pagal kategoriją ir, neprivalomai, pagal fondą).
• Nuokrypis -- Sumos skirtumas doleriais, su procentine dalimi.
• Pažanga -- Procentinė dalis, rodanti, kiek suplanuotos sumos jau realizuota.
• Būsena -- Spalvomis pažymėtas rodiklis:
  • Žalia -- palankiam nuokrypiui (pajamos viršija tikslą, išlaidos mažesnės nei biudžete).
  • Raudona -- nepalankiam nuokrypiui (pajamos nesiekia tikslo, išlaidos viršija biudžetą).

Biudžeto aktyvavimas

Kai jūsų biudžetas paruoštas:

1. Atidarykite Finansai > Biudžetai.
2. Sąraše suraskite juodraštinį biudžetą ir atidarykite veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą eilutės dešinėje).
3. Spustelėkite Aktyvuoti.
4. Būsena pasikeičia iš Juodraštis į Aktyvus.

Pastaba: Prieš aktyvuojant biudžetas turi turėti bent vieną eilutę. Veiksmai Aktyvuoti, Uždaryti biudžetą, Kopijuoti į kitus metus ir Ištrinti visi yra eilutės veiksmų meniu Biudžetų sąraše -- ne pačiame biudžeto detalių puslapyje.

Kai biudžetas aktyvus, jo nuokrypio skaičiavimai pradeda realiu laiku lyginti suplanuotas sumas su faktinėmis operacijomis.

Biudžeto uždarymas

Biudžeto laikotarpio pabaigoje:

1. Atidarykite Finansai > Biudžetai.
2. Atidarykite aktyvaus biudžeto veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą).
3. Spustelėkite Uždaryti biudžetą.
4. Būsena pasikeičia į Uždaryta.

Uždarytų biudžetų redaguoti negalima, tačiau jie lieka prieinami istorinei peržiūrai ir ataskaitoms. Norėdami pakeisti, veiksmų meniu arba biudžeto puslapyje pasirinkite Atidaryti biudžetą iš naujo (tam reikia leidimo uždaryti biudžetus); biudžetą vėl galima redaguoti.

Biudžeto kopijavimas į kitus metus

Norėdami sutaupyti laiko kuriant naują metinį biudžetą:

1. Atidarykite Finansai > Biudžetai.
2. Atidarykite veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą) biudžetui, kurį norite perkelti į priekį, ir spustelėkite Kopijuoti į kitus metus.
3. Sukuriamas naujas juodraštinis biudžetas su:
   • Fiskaliniais metais, padidintais vienu.
   • Pradžios ir pabaigos datomis, perkeltomis vieneriais metais į priekį.
   • Visomis eilutėmis, nukopijuotomis su tomis pačiomis suplanuotomis sumomis.
4. Būsite nukreipti į naujo biudžeto detalių puslapį. Peržiūrėkite jį, pagal poreikį pakoreguokite sumas ir, kai būsite pasiruošę, aktyvuokite jį (iš Biudžetų sąrašo).

Biudžeto ištrynimas

Ištrinti galima tik juodraštinius biudžetus. Aktyvūs ir uždaryti biudžetai išsaugomi atskaitomybei ir istoriniams įrašams.

1. Atidarykite Finansai > Biudžetai.
2. Atidarykite juodraštinio biudžeto veiksmų meniu (trijų taškų piktogramą) ir spustelėkite Ištrinti.
3. Patvirtinkite ištrynimą.

90 % išlaidų įspėjimas

Kad padėtų pastebėti per dideles išlaidas, kol jos netapo problema, TimelyChurch kaskart, kai atidarote biudžeto detalių puslapį, patikrina jo išlaidų eilutes. Bet kuri išlaidų eilutė, kurios faktinės išlaidos pasiekė 90 % ar daugiau suplanuotos sumos, biudžeto detalių puslapio viršuje suaktyvina geltoną Išlaidų įspėjimo juostą, išvardijančią paveiktas kategorijas. Tai grynai pranešimas -- niekas neužrakinama ir neblokuojama -- tačiau tai suteikia iždininkui galimybę pastebėti problemą prieš eilutei viršijant biudžetą.

Biudžeto ataskaitos

Biudžeto detalių puslapyje, be puslapyje esančios nuokrypio suvestinės, yra trys ataskaitų mygtukai: Atsisiųsti valdybos ataskaitą (PDF), Nuokrypio ataskaita ir Mėnesinis suskirstymas. Visi trys veikia bet kuriam biudžetui ir jiems reikia tik teisės Peržiūrėti ties Biudžetais.

Nuokrypio ataskaita

Naudokite ją, kai norite greitai iš viršaus į apačią patikrinti, kaip biudžetas vykdomas dabar. Biudžeto detalių puslapyje spustelėkite Nuokrypio ataskaita.

Ką ji rodo:

• Suvestinės blokus Pajamos, Išlaidos ir Grynoji padėtis (suplanuotas grynasis rezultatas vs. faktinis grynasis rezultatas).
• Lentelę Eilutės nuokrypio detalės, kurioje kiekvienai biudžeto eilutei pateikiama: Kategorija, Fondas, Suplanuota, Faktinis (visų atitinkančių biudžeto laikotarpio operacijų suma), Nuokrypis ($), Nuokrypis (%) ir Būsena (pavyzdžiui, Neviršija biudžeto, Viršija biudžetą, Viršija tikslą ar Nesiekia tikslo, rodoma kaip palanku arba nepalanku).
• Eilutės sugrupuotos į pajamas ir išlaidas su kiekvienos grupės sumomis.
• Mygtuką Spausdinti ataskaitą ir ataskaitos sugeneravimo datą.

Metų pradžios tempas (tik metiniams biudžetams): Biudžeto detalių puslapyje taip pat rodomas rodiklis Numatyta nuo metų pradžios pajamoms, išlaidoms ir grynajam rezultatui. Jis tolygiai paskirsto suplanuotą biudžeto sumą per 12 mėnesių ir skaičiuoja mėnesius, praėjusius nuo biudžeto pradžios datos, todėl matote, ar faktiniai rezultatai Į priekį ar Atsilieka (pajamos) arba Mažiau nei ar Virš (išlaidos) tiesinio tempo. Jei šiandien nepatenka į biudžeto laikotarpį, metų pradžios rodiklis nerodomas.

Kaip ją skaityti:

• Visos eilutės žalios: viskas gerai. Pereikite prie suvestinių skaičių.
• Viena ar dvi išlaidų eilutės, kurių pažanga 90 %+: išsiaiškinkite, kol jos nepasiekė 100 %. Nuokrypis rodo, kiek vietos dar liko doleriais.
• Pajamos gerokai atsilieka nuo metų pradžios tempo: aukojimas silpnas. Nelaukite metų pabaigos -- pasikalbėkite dabar.
• Ir pajamos, ir išlaidos palankios: biudžeto neviršijama abiejose pusėse, dažnai tai gerai, bet patikrinkite, ar nebuvo sustabdyti tarnystės planai.

Mėnesinis suskirstymas

Naudokite ją, kai reikia matyti laiką, o ne tik sumas. Biudžeto detalių puslapyje spustelėkite Mėnesinis suskirstymas.

Ką ji rodo: tinklelį, kuriame kiekviena eilutė -- biudžeto punktas (pagal Kategoriją), o kiekvienas stulpelis -- biudžeto laikotarpio mėnuo.

• Kiekviename langelyje rodoma to mėnesio suplanuota suma ir faktinė suma. Suplanuota per mėnesį yra bendra punkto suplanuota suma, tolygiai padalyta per biudžeto laikotarpio mėnesius.
• Faktinė per mėnesį yra atitinkamos kategorijos (ir fondo, jei eilutė jį turi) operacijų, datuotų tą mėnesį, suma.
• Langeliai pažymėti spalvomis: žalia -- Neviršija biudžeto (išlaidos) / Viršija tikslą (pajamos), raudona -- Viršija biudžetą (išlaidos), pilka -- kai veiklos nėra.
• Rodyti: viršuje perjungia tarp Abu (numatytoji), Tik pajamos ir Tik išlaidos.
• Apatinė eilutė Sumos ir dešinysis stulpelis Iš viso pateikia mėnesines ir viso laikotarpio sumas.

Kaip ją skaityti:

• Išlaidų kategorija, kuri „įkaista" ankstyvais mėnesiais: jei faktinės išlaidos jau viršijo tiesinį planą per pirmuosius tris mėnesius, tikėkitės vėlesnių viršijimų, nebent išlaidos pasikeis.
• Netolygios išlaidos (draudimas, konferencijos, įranga): jos atrodo „viršijančios" faktinį mėnesį ir „mažesnės" likusius metus. Tai tikėtina -- sutelkite dėmesį į šių eilučių sumą.
• Naudokite filtrą: prieš finansų komiteto susirinkimą perjunkite į Tik išlaidos -- susirinkimas paprastai būna dėl išlaidų viršijimų.

Patarimas: Mėnesinis suskirstymas yra geriausia ataskaita pinigų srautų planavimui. Nuokrypio ataskaita parodo, ar viršijate, ar ne; mėnesių tinklelis parodo, kada ruoštis.

Valdybos ataskaita PDF

Naudokite ją, kai reikia atsispausdinti ar išsiųsti el. paštu tvarkingą, valdybai paruoštą suvestinę. Biudžeto detalių puslapyje spustelėkite Atsisiųsti valdybos ataskaitą (PDF) -- PDF atsisiunčiamas iš karto, be peržiūros ekrane.

Ką jis apima: Budget vs Actual Report su Finansine suvestine (bendros pajamos, bendros išlaidos, grynoji padėtis), pajamų ir išlaidų lenteles su stulpeliais Kategorija, Suplanuota, Faktinis ir Nuokrypis, jūsų bažnyčios pavadinimą ir PDF sugeneravimo laiką.

Valdybos ataskaita yra tam tikro momento momentinis vaizdas. Jei ją sugeneruosite vėl kitą savaitę, skaičiai gali skirtis, nes atsiranda naujų operacijų -- todėl su valdybos protokolais archyvuokite tikrąjį pristatytą PDF, o ne generuokite jo vėliau iš naujo.

Patarimas: Pasidalykite nuokrypio ataskaita su savo finansų komitetu, o į patį valdybos susirinkimą atsineškite Valdybos ataskaitos PDF. Archyvuokite jį kas mėnesį kartu su Iždininko ataskaita.

Susiję straipsniai

• Finansinės ataskaitos
• Operacijų registravimas
• Grąžinimo registravimas išlaidoje

Paskutinį kartą atnaujinta: 2026-10-21 (8.205.306).