Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai

Kai sukomplektuojate sekmadienio sąrašą antradienį, o kas nors atsisako šeštadienio vakarą, kelios funkcijos įsijungia, kad jums nereikėtų rankiniu būdu skubiai ieškoti pakaitalo. Šiame straipsnyje aprašomi susiję įrankiai, esantys komandos ir renginio puslapiuose arba šalia jų:

• Kaskadinis automatinis užpildymas atsisakius -- kai savanoris atsisako (arba niekada neatsako), sistema automatiškai pakviečia geriausią kitą pakaitalą.
• Užpildymo prašymai -- paprašykite kelių žmonių iš karto užimti laisvą tarnavimo vietą; laimi pirmasis, kuris ją užima.
• Pavaduojančių mokytojų kvietimai -- klasėms Reikia dėmesio → Pakviesti mokytojus išsiunčia pavadavimo užklausą atrinktam prieinamų mokytojų sąrašui.
• Ženkliukai „Atostogose" skirtuke Nariai -- vienu žvilgsniu matomas ženkliukas kiekvienam komandos nariui, rodantis būsimas blokuotas datas.

Kartu jie pasirūpina didžiąja dalimi savaitės kaitos, kad galėtumėte susikoncentruoti į žmones, o ne popierizmą.

Kaskadinis automatinis užpildymas atsisakius

Pagal numatytuosius nustatymus, kai savanoris atsisako priskyrimo, jo vieta tiesiog vėl atsilaisvina -- ji rodoma kaip atvira renginio skirtuke Tarnavimas ir Grafiko tinklelyje, o komandos vadovai gauna įspėjimą. Kai komandoje įjungtas kaskadinis automatinis užpildymas, sistema vietoje to iškart parenka geriausią prieinamą pakaitalą tai vienai vietai ir jį pakviečia -- be jokių administratoriaus paspaudimų.

Įjungimas (kiekvienai komandai)

1. Administratoriaus šoninėje juostoje spustelėkite Grupės.
2. Atidarykite komandą, kuriai norite įjungti kaskadinį automatinį užpildymą.
3. Skirtuke Informacija raskite kortelę Grafiko sudarymo nustatymai.
4. Pažymėkite Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako.
5. Įsitikinkite, kad Įjungti automatinį planavimą pažymėta, o Rotacijos strategija nėra Tik rankiniu būdu -- kaskada niekada neveikia komandai, kurios automatinis planavimas išjungtas. Pasirinkite:
   • Sąžininga rotacija -- parenka tą, kuris seniausiai netarnavo (rekomenduojama daugumai komandų).
   • Ratu -- laikosi fiksuotos tvarkos.
6. Spustelėkite Išsaugoti grafiko nustatymus.

Kas nutinka, kai kas nors atsisako

1. Savanoris paliečia Ne šį kartą Telegram, spusteli Atsisakyti savo el. laiške arba atsisako portale.
2. Sistema pažymi jo priskyrimą kaip Atsisakyta ir iškart įvertina visus prieinamus, tinkamus komandos narius šiai pozicijai.
3. Geriausias kandidatas priskiriamas su būsena Laukiama.
4. Jis kviečiamas lygiai taip pat, kaip bet kuris naujas priskirtasis (per Telegram arba el. paštu).
5. Jei jis irgi atsisako, kaskada bando dar kartą -- iki 3 bandymų iš viso.
6. Kai bandymai baigiasi, kaskada sustoja, o vieta paliekama komandos vadovams, kurie gavo įspėjimą apie kiekvieną atsisakymą.

Kai niekas neatsako

Kai komandos Grafiko sudarymo nustatymuose įjungta Judėti toliau, jei kažkas neatsako, kvietimas, likęs be atsakymo po komandos Atsakymo termino (dienomis po kvietimo), pažymimas kaip Nebegalioja ir paleidžia lygiai tą pačią kaskadą -- atsisakymai ir nebegaliojantys kvietimai naudoja tą patį bandymų biudžetą. Grafiko tinklelyje pasibaigusio kvietimo iššokančiame lange rašoma Nebegalioja, su data, ir siūloma Pakviesti pakartotinai bei Atšaukti kvietimą (žr. Grafiko tinklelis — vizualus savanorių grafiko sudarymas). Anksčiau nepatvirtinusiems asmenims dar kartą primenama dienomis, nustatytomis skiltyje Priminti nepatvirtinusiems (dienomis iki renginio) (numatyta 4 ir 2 dienos prieš renginį).

Ką kaskada praleidžia

Kaskada laikosi visų įprastų planavimo taisyklių, todėl ji nepasirinks nė vieno, kuris:

• Pažymėjo save neprieinamu tą dieną (arba turi pasikartojantį šabloną, kuris tai blokuoja).
• Jau priskirtas kitai pozicijai tame renginyje ar persidengiančiame renginyje.
• Pasiekė savo asmeninę mėnesio ribą arba pažeidžia komandos minimalaus dienų tarpo taisyklę.
• Atsisakė dalyvauti automatiniame planavime.
• Yra archyvuotas ar neaktyvus.

Būtent todėl kaskadą saugu palikti įjungtą: ji niekada negali iš naujo priskirti kažkam, kas sakė esąs neprieinamas.

Patarimas: Kaskadinis automatinis užpildymas saugiausias komandose su bent 6-8 aktyviais nariais. Labai mažoms komandoms (pvz., 2 žmonių Garso techniko sąrašui) kaskadai dažnai vis tiek pritrūksta kandidatų, todėl aiškiau ją palikti išjungtą ir pačiam išsiųsti užpildymo prašymą.

Užpildymo prašymai -- paprašykite kelių žmonių, kas pirmas, tas laimi

Kai norite konkrečiai PAKLAUSTI tam tikros grupės žmonių, o ne priskirti automatiškai, atidarykite renginio skirtuką Tarnavimas, atidarykite pozicijos meniu Redaguoti poziciją ir pasirinkite Siųsti užpildymo prašymą. Pasirinkite bet kokį skaičių aktyvių komandos narių, pridėkite neprivalomą žinutę ir galiojimo terminą, ir siųskite. Kiekvienas gauna asmeninę pretendavimo nuorodą (Telegram, jei susietas, kitu atveju el. paštu); PIRMIEJI žmonės, kurie pretenduoja, užima atviras vietas. Kai užimama paskutinė vieta, prašymas užsidaro pats, visi kiti gauna mandagų „vieta užimta -- ačiū", o vadovai gauna sąrašą. Pilną aprašymą rasite: Užpildymo prašymai: siūlykite atviras vietas, kas pirmas, tas laimi.

Kada naudoti ką

Abu gali būti naudojami toje pačioje komandoje -- kaskada paleidžiama pirma, o užpildymo prašymas yra jūsų atsarginis variantas tam, kas neišsprendžiama.

Pavaduojančių mokytojų kvietimai (klasės)

Klasių mokytojams (sekmadienio mokykla ir kiti mokymo grafikai) atviros pavadavimo užklausos rodomos skiltyje Reikia dėmesio skirtuke Grafiko sudarymas po Atviros pavadavimo užklausos. Užuot siuntę el. laiškus mokytojams po vieną:

1. Administratoriaus šoninėje juostoje spustelėkite Reikia dėmesio ir atidarykite skirtuką Grafiko sudarymas.
2. Raskite atvirą pavadavimo užklausą ir spustelėkite Pakviesti mokytojus.
3. Lange Pakviesti pavaduojančius mokytojus išvardyti mokytojai, prieinami tą dieną. Pažymėkite žmones, kuriuos norite paprašyti (arba Pasirinkti visus).
4. Spustelėkite Siųsti kvietimus.

Kiekvienas pakviestas mokytojas mato užklausą portale (skydelyje ir Mano grafikas) su mygtukais Priimti ir Atsisakyti. Kortelėje taip pat galite Siųsti priminimą, kad dar kartą paragintumėte pakviestus mokytojus, arba Atšaukti užklausą. Žr. Mokytojų pavadavimo užklausos.

Pastaba: Pakviesti mokytojus skirta tik klasių mokymo grafikams. Tarnavimo pozicijoms (šlovinimas, svetingumas, technika ir pan.) naudokite kaskadą arba užpildymo prašymą.

Ženkliukai „Atostogose" komandos skirtuke Nariai

Atidarykite bet kurį komandos puslapį ir spustelėkite skirtuką Nariai. Kiekviena nario eilutė rodo:

• Jo rolę/poziciją komandoje ir tarnavimo dažnumą.
• Bet kokį būsimą neprieinamumą kaip gintarinį ženkliuką Atostogose.

Ženkliukas rodo „Atostogose N dienų · kitas gegužės 15 d." -- būsimų blokuotų datų skaičių, plius artimiausią iš jų.

Kodėl tai svarbu

Prieš skirdami laiką rankiniam savanorių atrankai kitam mėnesiui, žvilgtelėkite į skirtuką Nariai. Nariai su gintariniais ženkliukais jau jums pasakė, kad bus neprieinami, todėl:

• Praleiskite juos savo mentaliniame modelyje.
• Susisiekite iš anksto, jei reikia, kad kas nors pavaduotų jų vietą (pvz., jaunimo pastoriaus atostogos po dviejų savaičių -- pradėkite dabar ieškoti pavaduotojo).
• Pasiteiraukite, jei skaičius atrodo neįprastas (trumpa žinutė tai išsiaiškina).

Kaip skaičiuojamas ženkliukas

Ženkliukas skaičiuoja savanorio užblokuotas datas per artimiausias 60 dienų, įskaitant:

• Vienkartines neprieinamas datas, kurias savanoris pridėjo savo portale.
• Datas, blokuojamas aktyvaus pasikartojančio neprieinamumo šablono (pvz., „1-asis mėnesio sekmadienis").
• Datas bet kuriame jo užblokuotame datų intervale.

Ženkliukas rodomas komandos skirtukuose Nariai tiek administratoriaus panelėje, tiek komandos vadovo rodiniuose portale, todėl vadovai mato tą pačią informaciją be administratoriaus prieigos.

Kaip šios funkcijos veikia kartu

Tipinė savaitė gerai sukonfigūruotoje komandoje:

1. Automatinis užpildymas sudeda žmones, praleisdamas tuos, kurie turi užblokuotų datų (tie patys prieinamumo duomenys, esantys už ženkliukų Atostogose).
2. Savanoris priima -- viskas gerai. Arba jis atsisako.
3. Jei jis atsisako, Kaskadinis automatinis užpildymas automatiškai pakviečia pakaitalą (iki 3 bandymų).
4. Jei kaskada išsenka, vadovas išsiunčia užpildymo prašymą keliems tikėtiniems žmonėms.
5. Pirmas atsiliepęs pasiima vietą. Baigta.

Jums nereikėjo naršyti prieinamumo skaičiuoklių. Tai padarė sistema.

Susiję straipsniai

• Komandos grafiko šablonai (automatinio taikymo šablonas) -- iš anksto įkelkite tinkamas pozicijas, kad kaskadai niekada nereikėtų veikti.
• Kaip organizuojamas savanorių planavimas -- didesnis vaizdas, į kurį tai telpa.
• Pavadavimo užklausos -- visi būdai pavaduoti tarnavimo vietą, kai kas nors negali atvykti.
• Savanorių prieinamumo valdymas -- iš kur atsiranda duomenys, esantys už ženkliukų Atostogose.