Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai

Kai sukomplektuojate sekmadienio sąrašą antradienį, o kas nors atsisako šeštadienio vakarą, kelios funkcijos įsijungia, kad jums nereikėtų rankiniu būdu skubiai ieškoti pakaitalo. Šiame straipsnyje aprašomi keturi susiję įrankiai, esantys komandos ir renginio puslapiuose arba šalia jų:

• Kaskadinis automatinis užpildymas atsisakius -- kai savanoris atsisako, sistema automatiškai parenka geriausią kitą pakaitalą.
• Reikia dėmesio > Pakviesti pavaduojančius mokytojus -- vieno paspaudimo būdas išsiųsti pavadavimo užklausą kruopščiai atrinktam prieinamų mokytojų sąrašui.
• Nepasiekiamumo indikatoriai skirtuke Nariai -- vienu žvilgsniu matomas ženkliukas kiekvienam komandos nariui, rodantis būsimas blokuotas datas.

Kartu jie sutvarko didžiąją dalį kasdienio kaitos, kad galėtumėte susikoncentruoti į žmones, o ne popierizmą.

Kaskadinis automatinis užpildymas atsisakius

Pagal numatytuosius nustatymus, kai savanoris atsisako priskyrimo, jo vieta tiesiog lieka tuščia ir pasirodo skydelyje Reikia dėmesio prie renginio. Kai komandoje įjungtas kaskadinis automatinis užpildymas, sistema vietoje to iškart iš naujo paleidžia automatinį planuotoją tai vienai vietai ir parenka geriausią prieinamą pakaitalą -- be jokių administratoriaus paspaudimų.

Įjungimas (kiekvienai komandai)

1. Administratoriaus šoninėje juostoje spustelėkite Grupės.
2. Atidarykite komandą, kuriai norite įjungti kaskadinį automatinį užpildymą.
3. Raskite komandos puslapyje kortelę Grafiko sudarymo nustatymai.
4. Įjunkite Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako.
5. Pasirinkite rotacijos strategiją, kurią turėtų naudoti kaskada:
   • Sąžininga rotacija -- parenka tą, kuris seniausiai netarnavo (rekomenduojama daugumai komandų).
   • Ratu -- parenka kitą asmenį aiškia tvarka, kurią nustatote komandos skirtuke Nariai.
6. Išsaugokite.

Kas nutinka, kai kas nors atsisako

1. Savanoris spusteli Atsisakyti savo el. laiške arba portale.
2. Sistema pažymi jo priskyrimą kaip Atsisakyta ir iškart įvertina visus prieinamus, tinkamus komandos narius šiai pozicijai.
3. Geriausias kandidatas automatiškai priskiriamas su būsena Laukiama.
4. Jis gauna priskyrimo el. laišką lygiai taip pat, kaip bet kuris naujas priskirtasis.
5. Jei jis irgi atsisako, kaskada bando dar kartą -- iki 3 bandymų iš viso.

Nuo v8.113 versijos tyla taip pat kaskaduojasi. Kai komandos Grafiko sudarymo nustatymuose įjungta Judėti toliau, jei kažkas neatsako, kvietimas, likęs be atsakymo po komandos atsakymo termino, pažymimas kaip Nebegalioja ir paleidžia lygiai tą pačią kaskadą -- atsisakymai ir nebegaliojantys kvietimai naudoja tą patį bandymų biudžetą. Nepatvirtinusiems asmenims pirmiausia dar kartą primenama komandos sukonfigūruotomis dienomis (numatytoji reikšmė -- 4 ir 2 dienos prieš renginį).

1. Po 3 nesėkmingų bandymų sistema nustoja kaskaduoti ir pereina prie pavadavimo užklausos, kuri atsiduria renginio kortelėje Reikia dėmesio.

Ką kaskada praleidžia

Kaskada laikosi visų įprastų planavimo taisyklių, todėl ji nepasirinks nė vieno, kuris:

• Pažymėjo save neprieinamu tą dieną (arba turi pasikartojantį šabloną, kuris tai blokuoja).
• Jau priskirtas kitai pozicijai tame renginyje ar persidengiančiame renginyje.
• Pasiekė savo asmeninę mėnesio ribą arba pažeidžia komandos minimalaus dienų tarpo taisyklę.
• Atsisakė dalyvauti automatiniame planavime.

Būtent todėl kaskadą saugu palikti įjungtą: ji niekada negali iš naujo priskirti kažkam, kas sakė esąs neprieinamas.

Patarimas: Kaskadinis automatinis užpildymas saugiausias komandose su bent 6-8 aktyviais nariais. Labai mažoms komandoms (pvz., 2 žmonių Garso techniko sąrašui) kaskadai dažnai pritrūksta kandidatų, ir ji vis tiek pereina prie pavadavimo užklausos, todėl aiškiau ją palikti išjungtą ir iškart naudoti rankinius pavaduotojo kvietimus.

Reikia dėmesio > Pakviesti pavaduojančius mokytojus

Kai kaskada pasiduoda (arba ji pas jus išjungta), atvira vieta pasirodo renginio skiltyje Reikia dėmesio, skiltyje Atviros pavadavimo užklausos. Užuot siuntę el. laiškus savanoriams po vieną, galite iškart išsiųsti kvietimą keliems:

1. Atidarykite renginį ir slinkite iki Reikia dėmesio.
2. Raskite atvirą pavadavimo užklausą ir spustelėkite Pakviesti mokytojus (arba Pakviesti savanorius, priklausomai nuo komandos tipo).
3. Atsidaro langas, išvardijantis kiekvieną komandos narį, kuris prieinamas tą dieną (neįtraukiami jau priskirti, neprieinami arba viršiję mėnesio ribą).
4. Pažymėkite langelius šalia žmonių, kuriuos norite pakviesti. Galite pasirinkti vieną ar kelis.
5. Neprivalomai pridėkite pastabą („Ypač vertiname pagalbą -- toks trumpas įspėjimas!").
6. Spustelėkite Siųsti.

Kiekvienas pakviestas žmogus gauna el. laišką ir portalo pranešimą su vieno paspaudimo mygtuku Padėsiu. Pirmasis, kuris pasiima vietą, ją užima; visi kiti gauna mandagų tolesnį pranešimą „ačiū, ši vieta jau užimta".

Kada naudoti tai, o ne kaskadą

Abu gali būti naudojami toje pačioje komandoje -- kaskada paleidžiama pirma, o Pakviesti mokytojus yra jūsų atsarginis variantas tam, kas neišsprendžiama.

Nepasiekiamumo indikatoriai komandos skirtuke Nariai

Atidarykite bet kurį komandos puslapį ir spustelėkite skirtuką Nariai. Kiekviena nario eilutė vienu žvilgsniu rodo dvi informacijos dalis:

• Jo rolę/poziciją komandoje.
• Bet kokį būsimą neprieinamumą kaip gintarinį ženkliuką Nepasiekiamas.

Ženkliuko formatas -- „Nepasiekiamas N dienų · kitas gegužės 15 d." -- bendras būsimų blokuotų datų skaičius, plius artimiausia iš jų.

Kodėl tai svarbu

Prieš skirdami laiką rankiniam savanorių atrankai kitam mėnesiui, žvilgtelėkite į skirtuką Nariai. Nariai su gintariniais ženkliukais jau jums pasakė, kad bus neprieinami, todėl:

• Praleiskite juos savo mentaliniame modelyje.
• Susisiekite iš anksto, jei reikia, kad kas nors pavaduotų jų vietą (pvz., jaunimo pastoriaus atostogos po dviejų savaičių -- pradėkite dabar ieškoti pavaduotojo).
• Patvirtinkite priežastį, jei ji neįprasta („Nepasiekiamas 14 dienų" be priežasties gali būti klaida; trumpa žinutė tai išsiaiškina).

Kaip skaičiuojamas ženkliukas

Ženkliukas skaičiuoja:

• Vienkartines neprieinamas datas, kurias savanoris pridėjo savo portale.
• Datas, blokuojamas aktyvaus pasikartojančio neprieinamumo šablono (pvz., „kiekvieną 1-ą sekmadienį").
• Datas bet kuriame pridėtame atostogų datų intervale.

Jis neskaičiuoja datų, esančių toliau nei 60 dienų į priekį (kad nekiltų triukšmo).

Ženkliukas rodomas komandos skirtukuose Nariai tiek administratoriaus panelėje, tiek komandos vadovo rodiniuose portale, todėl vadovai mato tą pačią informaciją be administratoriaus prieigos.

Kaip šios trys funkcijos veikia kartu

Tipinė savaitė gerai sukonfigūruotoje komandoje:

1. Automatinis užpildymas veikia nuo sekmadienio iki sekmadienio, praleisdamas narius su Nepasiekiamas ženkliukais (nes pagrindiniai prieinamumo duomenys yra tas pats šaltinis).
2. Savanoris priima el. laiške -- viskas gerai. Arba jis atsisako.
3. Jei jis atsisako, Kaskadinis automatinis užpildymas automatiškai parenka pakaitalą (iki 3 bandymų).
4. Jei kaskada išsenka, administratorius mato Reikia dėmesio renginyje ir spusteli Pakviesti mokytojus, kad paklaustų atrinktos grupės.
5. Pirmas atsiliepęs pasiima vietą. Baigta.

Jums nereikėjo naršyti prieinamumo skaičiuoklių. Tai padarė sistema.

Užpildymo prašymai -- išsiųskite atvirą vietą, kas pirmas, tas laimi

Nauja v8.113 versijoje. Kai norite konkrečiai PAKLAUSTI tam tikros grupės žmonių, o ne priskirti automatiškai, atidarykite renginio skirtuką Tarnavimas, spustelėkite pozicijos meniu ir pasirinkite Siųsti užpildymo prašymą. Pasirinkite bet kokį skaičių aktyvių komandos narių, pridėkite neprivalomą žinutę ir galiojimo terminą, ir siųskite. Kiekvienas gauna asmeninę pretendavimo nuorodą (Telegram, jei susietas, kitu atveju el. paštu); PIRMIEJI žmonės, kurie pretenduoja, užima atviras vietas. Kai užpildoma paskutinė vieta, prašymas užsidaro pats, visi kiti gauna malonų pranešimą „vieta jau užimta -- ačiū", o vadovai gauna sąrašą. Visą aprašymą rasite čia: Užpildymo prašymai.

Susiję straipsniai

• Komandos grafiko šablonai -- iš anksto įkelkite tinkamas pozicijas, kad kaskadai niekada nereikėtų veikti.
• Kaip organizuojamas savanorių planavimas -- didesnis vaizdas, į kurį tai telpa.
• Pavadavimo užklausos -- išsami nuoroda apie tai, kas vyksta po to, kai Reikia dėmesio išsiunčia kvietimą.
• Savanorių prieinamumo valdymas -- iš kur atsiranda duomenys, esantys už Nepasiekiamumo ženkliukų.