Savanorių pasikeitimas ir perleidimas
Funkcija Pasikeitimas leidžia dviem savanoriams tiesiogiai apsikeisti savo tarnavimo priskyrimais, neįtraukiant administratoriaus. Naudokite ją, kai turite konfliktą dieną, kuriai esate suplanuoti tarnauti, o komandos draugas tarnauja jums tinkamesnę dieną.
Kada naudoti pasikeitimą
Pasikeitimas yra tinkamas įrankis, kai:
- Jūs ir kitas savanoris jau abu suplanuoti skirtingoms datoms tam pačiam rolės tipui.
- Norite apsikeisti datomis vienas su kitu, o ne atsisakyti ir priversti koordinatorių ieškoti naujo pakaitalo.
- Kitas savanoris dar neatsisakė vietos, kurią norėtumėte perimti.
Jei šiuo metu joks komandos draugas nesuplanuotas jums tinkamai datai, turėtumėte vietoj to atsisakyti priskyrimo arba prašyti pavaduotojo. Pasikeitimai negali užpildyti tuščios pozicijos; jie gali tik perkelti du esamus savanorius tarp dviejų esamų priskyrimų.
Kas gali pasiūlyti pasikeitimą
Bet kuris savanoris su artėjančiu laukiamu ar patvirtintu tarnavimo priskyrimu gali pasiūlyti pasikeitimą. Komandų vadovai gali naudoti tą pačią eigą savo pačių asmeniniams priskyrimams. Pasikeitimo prašymai apriboti žmonėmis, tarnaujančiais tos pačios rūšies pozicijoje, kad mainai paliktų grafiką su tinkamu padengimu.
Kaip pasiūlyti pasikeitimą
- Atidarykite Mano tarnavimo grafikas portale.
- Raskite artėjantį priskyrimą, kurį norite perleisti.
- Po mygtukais Patvirtinti ir Atsisakyti spustelėkite Pasiūlyti pasikeitimą.
- Atsidaro modalinis langas pavadinimu Pasiūlyti pasikeitimą.
- Iš išskleidžiamojo sąrašo Priskyrimas, kurį perimti pasirinkite komandos draugo priskyrimą, kurį norėtumėte gauti mainais. Sąraše išvardyti komandos draugai, suplanuoti tai pačiai rolei kitą dieną, ir rodomas jų vardas, pavardės inicialas, data ir pozicija.
- Pasirinktinai įveskite trumpą žinutę, suteikiančią kontekstą (pavyzdžiui, „13-tą turiu vestuves").
- Spustelėkite Siųsti pasikeitimo užklausą.
Prašymas dabar laukiamas. Jūsų komandos draugas jį pamatys, kai kitą kartą apsilankys savo tarnavimo grafike, ir gaus pranešimą.
Ką mato gavėjas
Kai gaunate pasikeitimo prašymą iš kito savanorio, violetinė juosta Pasikeitimo užklausos pasirodo jūsų puslapio Mano tarnavimo grafikas viršuje. Kiekvienam gaunamam prašymui juosta rodo:
- Kas klausia
- Datą, kurios jis atsisako
- Datą, kurią jis nori perimti iš jūsų
- Jo neprivalomą žinutę
Turite du mygtukus:
| Veiksmas | Kas įvyksta |
|---|---|
| Priimti pasikeitimą | Abu priskyrimai iškart sukeičiami. Jūs dabar suplanuotas prašančiojo pradine data, o prašantysis suplanuotas jūsų pradine data. Abu grafikai atnaujinami visiems. |
| Atsisakyti | Pasikeitimo prašymas uždaromas. Jūsų priskyrimas lieka jūsų grafike nepakeistas. Prašantysis informuojamas, kad atsisakėte. |
Prašymą galite palikti neatsakytą, jei dar nepasiruošę spręsti -- jis lieka juostoje, kol priimsite, atsisakysite arba praeis priskyrimo data.
Būsenos perėjimai
Pasikeitimo prašymas pereina per šias būsenas:
- Laukiama -- Prašantysis jį išsiuntė; gavėjas dar neatsakė. Jis rodomas gavėjo Pasikeitimo užklausų juostoje.
- Priimta -- Gavėjas spustelėjo Priimti. Abu priskyrimai dabar sukeisti. Prašymas uždarytas.
- Atsisakyta -- Gavėjas spustelėjo Atsisakyti. Prašymas uždarytas, ir jokio grafiko pakeitimo neatliekama.
Kai pasikeitimas priimtas ar atsisakytas, jo negalima anuliuoti per portalą. Jei įsivėlė klaida, paprasčiausias sprendimas -- išsiųsti naują pasikeitimo prašymą priešinga kryptimi arba susisiekti su komandos vadovu ar koordinatoriumi.
Kas keičiasi grafike, kai pasikeitimas priimtas
Kai pasikeitimas priimamas, sistema atnaujina abu savanorių priskyrimo įrašus, kad žmonės būtų sukeisti tarp dviejų renginių:
- Pradinė priskyrimo būsena (laukiama ar patvirtinta) perkeliama kiekvienam žmogui jo naujai datai.
- El. laiškų patvirtinimai ir renginių priminimai siunčiami pagal naujus priskyrimus.
- Komandos vadovo skydelis atspindi naują sąrašą kitą kartą jį įkėlus.
- iCal kalendoriaus srautai (žr. iCal kalendoriaus eksportas) atsinaujina per kitą sinchronizaciją, todėl naujos datos automatiškai pasirodo savanorių asmeniniuose kalendoriuose.
Apribojimai
- Pasikeitimai veikia tik tarp dviejų esamų priskyrimų. Jie negali palikti pozicijos tuščios ar užpildyti tuščios pozicijos.
- Negalite keistis su savimi.
- Negalite keistis priskyrimu, kurio jau buvo atsisakyta.
- Pasikeitimo išskleidžiamajame sąraše rodomi tik komandos draugai iš jūsų pačių rolės; kryžminius rolių pasikeitimus reikia koordinuoti per komandos vadovą.
Geriausios praktikos
- Pirmiausia susisiekite. Trumpa žinutė prieš siunčiant pasikeitimo prašymą padidina tikimybę, kad jis bus priimtas.
- Naudokite žinutės lauką. Trumpa priežastis („Tą savaitgalį turiu darbo kelionę") padeda gavėjui apsispręsti.
- Priimkite ar atsisakykite greitai. Palikus pasikeitimą laukiantį per ilgai, abu grafikai negali nusistovėti.
- Atnaujinkite savo prieinamumą po to. Kai pasikeitimas įvyksta, skirkite akimirką atnaujinti savo Tarnavimo prieinamumą, kad koordinatoriai žinotų apie naują konfliktą.