Mokytojų pavadavimo užklausos

TimelyChurch turi integruotą pavadavimo užklausų sistemą mokytojui, kuris jau patvirtino klasės sesiją, o vėliau supranta, kad negalės dalyvauti. Kiti mokytojai gali peržiūrėti atviras užklausas ir savanoriškai pasisiūlyti pavaduoti, taip užtikrinant, kad kiekviena klasė bus aprūpinta.

Tai kitas, vėlesnio etapo mechanizmas, nei tas, kuris suveikia, kai mokytojo kvietimas atmetamas arba lieka be atsako dar niekam nepatvirtinus -- tai automatiškai tvarko pati planavimo sistema. Žr. Mokytojų grafiko sudarymas apie kvietimų pusę.

Kaip veikia pavadavimo užklausos

Pavadavimo užklausos darbo eiga apima tris žingsnius:

1. Mokytojas sukuria pavadavimo užklausą vienai iš savo suplanuotų klasių.
2. Komandai pranešama per pranešimus programoje ir el. paštu.
3. Kitas mokytojas priima užklausą, ir grafikas automatiškai atnaujinamas su nauju mokytoju.

Pavaduotojo užklausa (mokytojo perspektyva)

Mokytojai prašo pavaduotojų iš savo portalo:

1. Prisijunkite ir portale eikite į Mano grafikas.
2. Raskite artėjantį grafiko įrašą, kuriam reikia pavaduotojo.
3. Spustelėkite Reikia pavaduotojo?.
4. Užpildykite užklausos duomenis:
   • Priežastis (nebūtina) -- Paaiškinkite, kodėl jums reikia pavaduotojo (pvz., „Šeimos atostogos", „Liga", „Išvykęs").
   • Skubumas -- Nustatykite skubumo lygį:
     • Žemas -- Data dar toli ir yra pakankamai laiko surasti pavaduotoją.
     • Įprastas -- Standartinė užklausa su tinkamu laiko atsargu.
     • Skubus -- Klasė vyks labai greitai ir pavaduotojo reikia nedelsiant.
5. Pateikite užklausą.

Kas vyksta toliau

• Grafiko būsena automatiškai pasikeičia į Reikia pavaduotojo.
• Visi bažnyčios mokytojai gauna pranešimą apie atvirą pavadavimo užklausą.
• Pranešime nurodomas prašantis mokytojas, klasės pavadinimas, data ir skubumo lygis.

Pavadavimo užklausos priėmimas (savanorio perspektyva)

Kai kitas mokytojas mato atvirą pavadavimo užklausą ir yra laisvas:

1. Portale eikite į Mano grafikas.
2. Atviros pavadavimo užklausos rodomos specialioje grafiko puslapio skiltyje.
3. Užklausos, į kurias jūs buvote asmeniškai pakviestas, viršuje paryškinamos atskirai.
4. Peržiūrėkite užklausos duomenis:
   • Kuriai klasei reikia pavaduotojo.
   • Datą.
   • Pamoką, kuri bus mokoma (jei priskirta).
   • Kas iš pradžių paprašė pavaduotojo.
   • Skubumo lygį.
5. Spustelėkite Padėsiu (bendrai atvirai užklausai) arba Priimti (užklausai, į kurią buvote asmeniškai pakviestas), kad savanoriškai prisiimtumėte priskyrimą.
6. Dabar esate priskirtas kaip to grafiko įrašo mokytojas.

Po priėmimo

• Pavadavimo užklausos būsena pasikeičia į Įvykdyta.
• Grafikas atnaujinamas su nauju mokytoju, o būsena pasikeičia į Patvirtinta.
• Pirminis mokytojas informuojamas, kad jo užklausa įvykdyta.
• Jei grafikas turėjo reikmenų prašymo pokalbius (pvz., prašymus dėl rankdarbių medžiagos), šie pokalbiai automatiškai perduodami naujam mokytojui. Į kiekvieną pokalbį įtraukiama sisteminė žinutė, pažyminti perdavimą.

Užklausos atsisakymas

Jei buvote asmeniškai pakviestas į pavadavimo užklausą, bet negalite padėti, galite spustelėti Atsisakyti. Atsisakymas tiesiog pašalina užklausą iš jūsų sąrašo -- ji lieka atvira kitiems mokytojams priimti.

Kviestinės pavadavimo užklausos

Be pavadavimo užklausų transliavimo visiems mokytojams, sistema palaiko ir tikslinius kvietimus:

• Administratoriai gali pakviesti konkrečius mokytojus į pavadavimo užklausą, pasirinkdami juos iš mokytojų sąrašo.
• Pakviesti mokytojai šias užklausas mato atskiroje savo grafiko puslapio skiltyje „Pakviesti", todėl jos labiau išsiskiria nei bendros atviros užklausos.
• Kvietimų stebėjimas fiksuoja, kurie mokytojai buvo pakviesti ir kada buvo išsiųsti pranešimai.

Pavadavimo užklausų valdymas (administratoriaus perspektyva)

Atvirų užklausų peržiūra

Administratoriai gali matyti atviras pavadavimo užklausas per:

• Grafikų valdymo sąsają, kurioje pažymimi grafikai su būsena „Reikia pavaduotojo".
• Sistemą „Reikia dėmesio", kuri paryškina grafikus be mokytojo.

Tiesioginis pavaduotojo priskyrimas

Jei joks mokytojas nepasisiūlo, administratorius gali tiesiogiai priskirti pavaduotoją:

1. Raskite grafiko įrašą, kuriam reikia pavaduotojo.
2. Pakeiskite priskirtą mokytoją į pavaduotoją.
3. Grafiko būsena grįžta į „Suplanuota".

Pavadavimo užklausos atšaukimas

Jei pirminio mokytojo planai pasikeičia ir jis vis dėlto gali mokyti:

1. Pavadavimo užklausą galima atšaukti.
2. Grafiko būsena grįžta į „Suplanuota".
3. Dėl šios užklausos daugiau pranešimų nesiunčiama.

Skubumo lygiai

Skubios užklausos teikiamos pirmenybe pranešimų siuntime ir gali sukelti papildomus tolesnius priminimus.

Automatiniai priminimai

Sistema automatiškai siunčia tolesnius priminimus dėl atvirų pavadavimo užklausų:

• Priminimai siunčiami dėl užklausų, kurios buvo atviros ilgiau nei 24 valandas.
• Priminimus gauna tik užklausos dėl artėjančių (būsimų) datų.
• Kiekvienas priminimas stebimas, kad būtų išvengta pasikartojančių pranešimų.
• Pranešimų skaičius fiksuojamas, kad administratoriai galėtų matyti, kiek kartų užklausa buvo transliuota.

Siuntimo grafikas

Pavadavimo užklausų priminimai siunčiami kaip TimelyChurch kasdienių pranešimų dalis:

• Kada jie siunčiami: Kiekvieną rytą 8:00 val. jūsų bažnyčios vietiniu laiku, kad kiekviena bažnyčia gautų priminimus tinkamu vietiniu laiku.
• Kas įtraukiama: TimelyChurch suranda kiekvieną atvirą pavadavimo užklausą, kurios klasės data vis dar būsima ir kuri jau 24+ valandas neturi atsakymo, tada iš naujo išsiunčia kvietimus ir įspėja jūsų bažnyčios administratorius.

Jei priminimai nesiunčiami, patikrinkite, ar atitinkama pavadavimo užklausa senesnė nei 24 valandos ir ar klasės data vis dar būsima.

Ryšys su mokytojo patvirtinimu

Ši pavadavimo užklausų sistema ir mokytojo patvirtinimo darbo eiga (žr. Mokytojų grafiko sudarymas) apima du skirtingus momentus:

• Prieš mokytojui patvirtinant: neatsakytą ar atmestą kvietimą tvarko pati planavimo sistema -- ji automatiškai kviečia kitą tinkamą asmenį, ir pavadavimo užklausa nedalyvauja, nebent ta rotacija baigiasi.
• Mokytojui jau patvirtinus: čia įsijungia šiame puslapyje aprašyta pavadavimo užklausų sistema. Mokytojas spustelėja Reikia pavaduotojo?, ir grafikas pereina į būseną „Reikia pavaduotojo", kol kas nors jį priima.

Jei matote grafiką, pažymėtą „Reikia pavaduotojo", tai reiškia, kad patvirtintas mokytojas (arba administratorius jo vardu) atidarė užklausą -- tai nėra ženklas, kad iš pradžių niekas nebuvo suplanuotas.

Pavadavimo užklausos būsenos

Patarimai pavaduotojų valdymui

• Skatinkite ankstyvas užklausas -- Kuo greičiau mokytojas sužino, kad negalės dalyvauti, tuo daugiau laiko lieka surasti pavaduotoją.
• Naudokite skubumo lygius -- Tinkamo skubumo nustatymas padeda kitiems mokytojams nustatyti prioritetus, kurioms užklausoms reikia neatidėliotino dėmesio.
• Pasinaudokite tiksliniais kvietimais -- Jei žinote, kurie mokytojai laisvi, kvieskite juos tiesiogiai, užuot laukę savanorio.
• Stebėkite atviras užklausas -- Reguliariai tikrinkite, ar užklausos lieka atviros artėjant datai. Jei per kelias dienas niekas nepriėmė užklausos, apsvarstykite galimybę tiesiogiai priskirti pavaduotoją.
• Nurodykite priežastį -- Prašydami pavaduotojo, mokytojai turėtų nurodyti priežastį. Tai padeda kitiems mokytojams suprasti situaciją ir gali paskatinti juos pasisiūlyti.