Mokytojų sertifikatai
TimelyChurch stebi saugumo ir tarnystės sertifikatus visiems, kas moko, vadovauja ar dirba su vaikais ir jaunimu. Sertifikavimo sistema fiksuoja išdavimo datas, galiojimo pabaigos datas ir patvirtinimo būseną -- ir iškelia baigiančius galioti ar pasibaigusius sertifikatus administratoriaus eilėje „Reikia dėmesio", kad niekas nepraslystų.
Sertifikatų tipai
Sistema pagal numatymą palaiko septynis sertifikatų tipus:
| Sertifikatas |
|---|
| Patikimumo patikrinimas |
| Pirmosios pagalbos (PGRV) sertifikatas |
| Pirmoji pagalba |
| Vaikų saugumo mokymai |
| Vaikų apsaugos mokymai |
| Privalomo pranešimo mokymai |
| Kita (pasirinktinis) |
Tipas Kita leidžia jūsų bažnyčiai užregistruoti bet kokį papildomą sertifikatą, kurio nėra standartiniame sąraše (pvz., „Gelbėtojas", „AED naudojimas", „Specialiojo ugdymo pažymėjimas"). Pasirinkę Kita, lauke Pavadinimas įrašykite aprašomąjį pavadinimą.
Sertifikato pridėjimas
Sertifikatus gali pridėti pats mokytojas (per portalą) arba administratorius (per mokytojo profilį administratoriaus skydelyje).
Iš mokytojo portalo
- Prisijunkite prie portalo ir eikite į Profilis.
- Slinkite iki skilties Sertifikatai.
- Spustelėkite Pridėti sertifikatą.
- Užpildykite formą:
- Tipas -- Pasirinkite iš aukščiau pateikto sąrašo.
- Pavadinimas -- Privalomas tik jei Tipas yra „Kita"; kitu atveju užpildomas automatiškai.
- Išdavimo data -- Data, kada sertifikatas buvo gautas.
- Galiojimo pabaigos data -- Data, kada sertifikatas nustoja galioti (nebūtina sertifikatams, kurie negalioja, pvz., vienkartiniams mokymams).
- Patvirtinamasis dokumentas -- Įkelkite sertifikato PDF ar nuotrauką (nebūtina, bet rekomenduojama).
- Pateikite. Sertifikatas išsaugomas su būsena laukiama patvirtinimo.
Iš administratoriaus skydelio
Administratoriai gali pridėti ar redaguoti sertifikatus bet kurio mokytojo profilyje, taip pat gali tiesiogiai nustatyti patvirtinimo būseną (praleidžiant laukimo būseną, jei administratorius jau fiziškai peržiūrėjo dokumentą).
Patvirtinimo būsenos
Kiekvienas sertifikatas turi patvirtinimo būseną:
| Būsena | Reikšmė |
|---|---|
| laukiama | Mokytojas įkėlė sertifikatą, bet nė vienas administratorius jo dar neperžiūrėjo. |
| patvirtinta | Administratorius peržiūrėjo dokumentą ir patvirtino, kad jis galiojantis. Fiksuojamas patvirtinantis administratorius ir patvirtinimo data. |
| atmesta | Administratorius peržiūrėjo ir atmetė dokumentą (pvz., pasibaigęs anksčiau nei išdavimo data, neįskaitomas, netinkamas dokumentas). Mokytojui paprastai pranešama įkelti pakaitinį dokumentą. |
| pasibaigęs | Sertifikato galiojimo pabaigos data praėjo. Sistema šią būseną apskaičiuoja automatiškai pagal datą. |
Patvirtinti sertifikatai audito tikslais fiksuoja patvirtinantį administratorių ir laiko žymą.
Galiojimo pabaigos stebėjimas
Sistema stebi dvi išvestines būsenas, pagrįstas galiojimo pabaigos data:
Pasibaigęs
Sertifikatas laikomas pasibaigusiu, kai jo galiojimo pabaigos data yra praeityje (šiandien arba anksčiau). Pasibaigę sertifikatai sąsajoje rodomi su raudonu įspėjimo indikatoriumi.
Netrukus pasibaigsiantis
Sertifikatas laikomas netrukus pasibaigsiančiu, kai jo galiojimo pabaigos data yra per artimiausias 30 dienų (nuo dabar iki 30 dienų nuo šiandien). Netrukus pasibaigsiantys sertifikatai rodomi su geltonu įspėjimo indikatoriumi.
Sertifikatai be galiojimo pabaigos datos (pvz., vienkartiniai mokymai, kurie niekada nesibaigia) niekada nežymimi kaip pasibaigę ar netrukus pasibaigsiantys.
Galiojimo pabaigos įspėjimai
Pasibaigę ir netrukus pasibaigsiantys sertifikatai pasirodo dviejose vietose:
1. Mokytojo profilis
Ir paties mokytojo portalo profilis, ir administratoriaus mokytojo vaizdas rodo spalvotus įspėjimo indikatorius šalia kiekvieno sertifikato:
- Žalia -- Patvirtinta ir dar nesibaigia netrukus.
- Geltona -- Baigsis per 30 dienų.
- Raudona -- Pasibaigęs arba atmestas.
2. Administratoriaus eilė „Reikia dėmesio"
Administratoriaus skydelio valdiklis „Reikia dėmesio" įtraukia netrukus pasibaigsiančius ir pasibaigusius sertifikatus. Iš čia administratorius gali:
- Spustelėti mokytojo profilį, kad atnaujintų sertifikatą.
- Patvirtinti įspėjimą, kad pašalintų jį iš „Reikia dėmesio", neatnaujinant sertifikato. Naudokite tai, kai jau susisiekėte su mokytoju ir nenorite, kad įspėjimas kamuotų jus dar 30 dienų.
- Vėliau išvalyti patvirtinimą, kad įspėjimas vėl pasirodytų (pvz., jei mokytojas laiku neatnaujino sertifikato).
Patvirtinti įspėjimai audito istorijai fiksuojami su patvirtinusiu administratoriumi, laiku ir pasirenkama pastaba.
3. Kasdienė pranešimų užduotis
Galiojimo pabaigos priminimai yra to paties kasdienio pranešimų paketo dalis kaip ir pamokų bei pavadavimo užklausų priminimai -- jie siunčiami 08:00 val. serverio laiku. Kasdienių priminimų dažnumo nuorodą žr. Mokytojų pavadavimo užklausos.
Ataskaitos apie baigiančius galioti sertifikatus
Norėdami gauti greitą ataskaitą, kas netrukus praras sertifikatą:
- Filtruokite mokytojų sąrašą pagal sertifikato būseną.
- Rikiuokite pagal Galiojimo pabaigos datą didėjančia tvarka.
- Mokytojai, kuriems artimiausia galiojimo pabaiga, atsiranda viršuje.
Valdybos ataskaitoms ar atitikties auditams eksportuodami šį vaizdą į CSV gaunate visų aktyvių mokytojų, jų sertifikatų ir kiekvieno artimiausios galiojimo pabaigos datos sąrašą -- naudinga įrodant, kad kiekvienas su vaikais dirbantis savanoris turi galiojantį patikimumo patikrinimą.
Geriausios praktikos
- Patvirtinkite per 7 dienas. Neleiskite laukiantiems sertifikatams gulėti -- kuo ilgiau jie guli, tuo labiau jie kaupiasi.
- Nustatykite pasikartojantį kalendoriaus priminimą kas savaitę peržiūrėti eilę „Reikia dėmesio".
- Skatinkite mokytojus įkelti patvirtinamuosius dokumentus. Nuskenuotas sertifikatas paspartina patvirtinimą (ir sukuria dokumentų pėdsaką auditams).
- Nepasitikėkite vien atmintimi dėl atnaujinimo datų. Sistema apskaičiuoja pati -- pasitikėkite geltonais/raudonais indikatoriais.
- Atmetimo priežastį formuluokite maloniai ir aiškiai. Mokytojai turėtų tiksliai žinoti, ką taisyti, kai sertifikatas atmetamas.
Susiję straipsniai
- Mokytojo portalas -- kur mokytojai valdo savo pačių sertifikatus.
- Mokytojų pavadavimo užklausos -- kitas kasdienių pranešimų naudojimo atvejis.