Registracijos procesas

Šis straipsnis apžvelgia visus metodus, kuriuos šeimos gali naudoti registruotis, nesvarbu, ar jos savitarnos kioske, ar joms padeda administratorius Registracijos stotyje.

Registracijos sesijos pradžia

Prieš kam nors galint registruotis, turi būti aktyvi sesija.

1. Atidarykite Registraciją iš administratoriaus panelės šoninės juostos.
2. Spustelėkite Pradėti sesiją.
3. Lange Pradėti registracijos sesiją pasirinktinai pasirinkite renginį ar klasę iš išskleidžiamojo meniu Susieti su renginiu/klase (arba palikite „Be renginio -- savarankiška sesija") ir suteikite sesijai pasirinktinį pavadinimą (arba palikite tuščią numatytajam).
4. Spustelėkite Pradėti sesiją, kad ją aktyvuotumėte.

Sesija taip pat gali būti sukurta automatiškai, kai atidarote Registraciją iš renginio Renginių modulyje, kuris perduoda renginį, kad naujoji sesija būtų su juo susieta.

Pastaba: Tuo pačiu metu galite vykdyti kelias sesijas skirtingiems renginiams ar klasėms. Kiekviena sesija nepriklausomai seka savo sąrašą.

1 būdas: paieška pagal telefono numerį (rekomenduojama)

Tai greičiausias metodas šeimoms, kurios jau yra sistemoje.

Kioske

1. Šeima įveda savo telefono numerį naudodama ekrano skaičių klaviatūrą. Reikia tik paskutinių 4 ar daugiau skaitmenų.
2. Jie paliečia Rasti mano šeimą.
3. Sistema ieško mobiliojo, namų ir darbo telefono numerių tarp visų bažnyčios duomenų bazės žmonių.
4. Pasirodo atitinkančios šeimos, sugrupuotos pagal namų ūkį. Kiekvienas šeimos narys išvardytas su savo vardu, amžiumi, nuotrauka, alergijų informacija ir įtraukta klase.
5. Šeima paliečia kiekvieną asmenį, kuris šiandien registruojasi. Šalia pasirinktų narių pasirodo žalias varnelė.
6. Jie paliečia Registruotis, kad užbaigtų procesą.
7. Rodomi apsaugos kodai, ir galima spausdinti etiketes.

Administratoriaus skydelyje

1. Registracijos stoties puslapyje pasirinkite skirtuką Telefono numeris. Tai skirtukas, kuris jau pasirinktas atidarius stotį, todėl paprastai galite iš karto pradėti rašyti.
2. Įveskite telefono numerį paieškos lauke (vietos rezervavimo tekstas „Įveskite telefoną (paskutinius 4+ skaitmenis)...").
3. Šeimos rezultatai pasirodo savaime. Spustelėkite kiekvieną asmenį, kad jį pasirinktumėte.
4. Spustelėkite Registruoti [N] asmenį(-is).

Patarimas: Įtrauktos klasės informacija užpildoma automatiškai. Jei vaikas įtrauktas į „Darželio grupę", ta klasė bus iš anksto pasirinkta -- tėvui nereikia jos rinktis rankiniu būdu.

Telefono numerio įvedimas arba nuskaitymas

Telefono laukas skirtuke Telefono numeris yra standartinis telefono įvedimo laukas, ir jis priima numerį dviem būdais:

• Įveskite skaitmenis savo klaviatūra ar ekrano skaičių klaviatūra, arba
• Nuskaitykite numerį USB ar „Bluetooth" brūkšninių kodų/ženklelio skeneriu. Skeneris tiesiog „įveda" simbolius į bet kurį lauką, kuriame yra fokusas, todėl nėra atskiro skenerio režimo, kurį reikėtų įjungti -- spustelėkite telefono lauką ir nuskaitykite.

Administratoriaus stotyje nėra atskiro mygtuko „Ieškoti". Jums įvedant skaitmenis, paieška automatiškai paleidžiama po trumpos pauzės (apie trečdalį sekundės), o rezultatai susiaurėja, jums pridedant daugiau skaitmenų.

Pastaba: Jums reikia tik paskutinių 4 ar daugiau skaitmenų. Mažiau nei 4 skaitmenys rezultatų negrąžina. Paieška tikrina mobiliojo, namų ir darbo numerius tarp aktyvių jūsų bažnyčios žmonių.

Patarimas: Atitikimas visiškai ignoruoja skyrybos ženklus. Skliaustai, tarpai, brūkšneliai, taškai ir pasvirieji brūkšniai pašalinami tiek iš to, ką įvedate, tiek iš to, kas saugoma, prieš lyginant numerius -- todėl numeris, išsaugotas kaip (360) 903-5828, randamas nepriklausomai nuo to, ar įvedate 3609035828, 903-5828, ar tiesiog 5828. (Tai anksčiau kliudavo bažnyčioms: numeriai, saugomi su skliaustais ar pasviraisiais brūkšniais, tyliai niekada nesutapdavo. Dabar tai ištaisyta.)

(Ekrano nuotrauka bus vėliau.)

2 būdas: paieška pagal vardą

Naudinga, kai šeimos telefono numerio nėra įrašuose arba šeima neprisimena, kokį numerį registravo.

Kioske

1. Telefono įvedimo ekrane paliesti Ieškoti pagal vardą.
2. Įveskite asmens vardą ar pavardę.
3. Pasirodo atitinkantys rezultatai su nuotraukomis, amžiumi ir alergijų įspėjimais.
4. Pasirinkite asmenį ir tęskite registraciją.

Administratoriaus skydelyje

1. Pasirinkite skirtuką Vardo paieška.
2. Įveskite bent 2 simbolius. Rezultatai pasirodo iš karto.
3. Spustelėkite Registruotis šalia asmens.
4. Pasirinktinai priskirkite klasę iš išskleidžiamojo meniu.
5. Spustelėkite Užbaigti registraciją.

3 būdas: QR kodas / išankstinės registracijos kodas

Šeimoms, kurios iš anksto užsiregistravo narių portale (žr. straipsnį Registracija iš anksto).

Kioske

1. Telefono įvedimo ekrane paliesti Turite išankstinės registracijos kodą? arba Nuskaityti QR kodą kamera.
2. Nuskaitykite QR kodą iš šeimos telefono arba įveskite 8 simbolių kodą rankiniu būdu, naudodami ekrano klaviatūrą.
3. Sistema patikrina kodą, patikrina, ar jis skirtas šiandienai ir dar nebuvo panaudotas, ir automatiškai registruoja visus iš anksto pasirinktus šeimos narius.
4. Apsaugos kodai ir etiketės sugeneruojamos akimirksniu.

„Bluetooth" ar USB brūkšninių kodų skeneris taip pat gali bet kada nuskaityti QR kodą, nepereinant į konkretų ekraną.

4 būdas: svečio registracija be išankstinio pranešimo

Pirmą kartą apsilankiusiems svečiams, kurių dar nėra sistemoje.

Kioske

1. Paliesti Pridėti svečią kiosko antraštės juostoje.
2. Įveskite vardą, pavardę ir pasirinktinai telefono numerį kiekvienam šeimos nariui.
3. Pažymėkite, ar kiekvienas asmuo yra vaikas, ar suaugęs.
4. Vaikams pasirinktinai įveskite jų klasės lygį ir alergijų informaciją.
5. Pateikite formą. Visai šeimai sugeneruojamas vienas bendras apsaugos kodas.
6. Sistema sukuria naujus Asmens įrašus ir, jei įvesta kelis žmones, naują Šeimos įrašą, susiejantį juos kartu.

Administratoriaus skydelyje

Svečio registracija taip pat prieinama iš kiosko antraštės. Svečio langas priima iki 7 šeimos narių vienu metu.

5 būdas: savanorio registracija

Savanoriai (mokytojai, padėjėjai, sveikintojai) registruojasi atskirai nuo vaikų, kuriems jie tarnauja. Tai palengvina žinojimą, kas budi konkrečiose pamaldose, ir savanorių bei vaikų santykio užtikrinimą kiekviename kambaryje.

Iš administratoriaus Registracijos stoties

1. Atidarykite Registraciją administratoriaus panelėje.
2. Raskite savanorį paieškos skydelyje (telefono ar vardo paieška).
3. Pasirinkite klasę/grupę, kuriai jie tarnauja tą dieną.
4. Palieskite Registruoti kaip savanorį.

Savanoris pridedamas prie sesijos su volunteer registracijos tipu. Jie pasirodo kambario peržiūroje ir sesijos ataskaitos savanorių skydelyje.

Savanorio atsiėmimas

Savanoriams atsiėmimo metu apsaugos kodo nereikia. Palieskite mygtuką Išeiti šalia jų vardo sąraše -- sistema užregistruoja atsiėmimo laiką ir sumažina gyvą savanorių skaičių tame kambaryje.

Patarimas: Savanorių registracijos įrašai taip pat maitina jūsų tarnavimo statistiką. Sistema seka, kaip dažnai kiekvienas asmuo tarnauja, kas padeda metų pabaigos pripažinimui ir tarnavimo rotacijos ataskaitoms.

Savanorių ir vaikų santykis

Kiekvienai klasei su registruotais vaikais TimelyChurch apskaičiuoja gyvą budinčių savanorių ir dalyvaujančių vaikų santykį. Santykis yra:

• Savanoriai -- Šiandien tai grupei skirtų, dar neatsiimtų savanorių registracijų skaičius.
• Vaikai -- Šiandien tai pačiai grupei skirtų, dar neatsiimtų vaikų registracijų skaičius.
• Santykis -- Vaikai, padalyti iš savanorių (suapvalinta iki vieno skaičiaus po kablelio). Rodomas tik tada, kai registruotas bent vienas savanoris.

Pavyzdžiui, jei „Darželio grupėje" registruoti 3 savanoriai ir 12 vaikų, santykis yra 4,0 (vienas savanoris keturiems vaikams).

Šį skaičių galite naudoti:

• Atitikčiai -- Daugelis vaikų saugumo politikų reikalauja minimalaus suaugusiojo ir vaiko santykio (paprastai 1:5 3-5 metų amžiui, 1:8 6-12 metų amžiui). Skydelis leidžia iš karto matyti dabartinį santykį.
• Aprūpinimui darbuotojais -- Pastebėkite kambarius, kuriems trūksta darbuotojų, ir perskirkite savanorį prieš atvykstant vaikams.
• Ataskaitoms -- Po pamaldų peržiūroms naudojami tie patys duomenys.

Visą darbo eigą žr. Savanorių registracija.

Kas nutinka registracijos metu

Kai asmuo sėkmingai užregistruojamas, įvyksta šie dalykai:

1. Sukuriamas registracijos įrašas su asmens vardu, alergijomis, specialiomis pastabomis ir unikaliu apsaugos kodu.
2. Tas pats registracijos įrašas taip pat tarnauja kaip asmens tos dienos lankomumas, pažymėtas „dalyvavo." Jei asmuo priskirtas klasei, lankomumas registruojamas tai klasei. (Registracija ir Lankomumas yra viena vieninga sistema -- nėra atskiro lankomumo žingsnio, kurį reikėtų atlikti.)
3. Registracija pasirodo gyvame sąraše administratoriaus Registracijos stotyje, matoma tiek sąrašo vaizde, tiek kambario vaizde.
4. Jei įjungtas automatinis spausdinimas, etiketės iškart siunčiamos į spausdintuvą.

Kelių žmonių registravimas (šeimos registracija)

Naudodami telefono paiešką, galite pasirinkti kelis šeimos narius ir vienu veiksmu juos visus užregistruoti. Kiekvienas asmuo gauna savo apsaugos kodą. Sėkmės langas rodo visus kodus ir pateikia mygtuką Spausdinti etiketes, kad iš karto atspausdintumėte visas etiketes.

Atsiėmimas

Atsiėmimui reikalingas apsaugos kodas, kad būtų apsaugotas vaikų saugumas.

Kodu patvirtintas atsiėmimas

1. Administratoriaus Registracijos stotyje raskite skydelį Patvirtinti ir atsiimti (darbastalyje tai dešiniojoje šoninėje juostoje; mobiliajame įrenginyje palieskite išskleidžiamą skiltį „Patvirtinti ir atsiimti").
2. Įveskite 6 simbolių apsaugos kodą.
3. Spustelėkite Patvirtinti kodą.
4. Sistema rodo asmens vardą, registracijos laiką ir bet kokias alergijų pastabas.
5. Vaikui: pasirodo šeimos įgaliotų atsiėmimo suaugusiųjų sąrašas „Kas atsiima?". Pasirinkite asmenį, kuris atsiima vaiką. Mygtukas Patvirtinti atsiėmimą lieka neaktyvus, kol nepasirenkamas atsiėmimo asmuo.
6. Spustelėkite Patvirtinti atsiėmimą, kad užbaigtumėte atsiėmimą.

Administratoriaus pakeitimas: Jei esate prisijungę kaip administratorius, o teisingo suaugusiojo nėra įgaliotų atsiėmimo asmenų sąraše, pažymėkite skydelyje Pakeisti atsiėmimo įgaliojimą (tik administratoriui). Tai leidžia užbaigti atsiėmimą, o pakeitimas įrašomas registracijos pastabose jūsų įrašams.

Greitas atsiėmimas (mygtukas „Išeiti")

Mygtukas Išeiti šalia kiekvieno registruoto asmens sąraše atsiima juos neįvedant apsaugos kodo -- naudinga, kai tėvas pametė savo kvitą.

• Suaugusiesiems ir savanoriams mygtukas Išeiti atsiima juos vienu palietimu.
• Vaikui mygtukas Išeiti atveria langą „Kas atsiima?", išvardijantį šeimos įgaliotus atsiėmimo suaugusiuosius. Prieš užbaigiant atsiėmimą, turite vieną pasirinkti. Jei įrašuose nėra įgaliotų suaugusiųjų, vietoj to naudokite Patvirtinti ir atsiimti su administratoriaus pakeitimu.

Vaikų saugumas: Vaikas niekada negali būti paleistas, nenurodžius įgalioto atsiėmimo suaugusiojo (arba administratoriui to nepakeitus skydelyje Patvirtinti ir atsiimti). Greitas vaikų atsiėmimas vis tiek įgyvendina šią apsaugą -- jis praleidžia tik apsaugos kodo žingsnį, o ne atsiėmimo patikrą.

Kas atsiima? (atsiėmimo pasirinkiklis)

Kai atsiimate vaiką -- per Patvirtinti ir atsiimti arba greitą mygtuką Išeiti -- pasirodo sąrašas „Kas atsiima?". Jame rodomi vaiko šeimos nariai, pažymėti kaip įgalioti atsiėmimo asmenys, kiekvienas su nuotrauka (arba jų inicialu) ir, kur taikoma, žyma Globėjas teisėtiems globėjams.

Pasirinkite asmenį, kuris iš tikrųjų atsiima vaiką, tada spauskite Patvirtinti atsiėmimą (arba Atsiimti). Mygtukas lieka pilkas, kol ką nors nepasirenkate. Kad ir ką pasirinktumėte, tai įrašoma registracijoje ir rodoma sąraše kaip „Atsiėmė ...", todėl turite aiškų įrašą, kas su kuo išėjo. Serveris dar kartą patikrina jūsų pasirinkimą pagal vaiko įgaliotų atsiėmimo asmenų sąrašą prieš paleidžiant.

Keletas dalykų, kuriuos verta žinoti:

• Nuotrauka skirta patikrinti veidą, ne tik kodą. Kiekvienas įgaliotas atsiėmimo asmuo rodomas su savo profilio nuotrauka šalia vardo (jei nuotraukos nėra, rodomas inicialų avataras), kad savanoris, atiduodantis vaiką, galėtų sulyginti asmenį priešais save, o ne tik pasitikėti, kad buvo pateiktas teisingas apsaugos kodas. Ta pati atsiėmimo nuotrauka rodoma visur, kur vyksta atsiėmimas -- Greito atsiėmimo lange, Registracijos rodyklėje, klasės Sąraše ir Kioske.
• Sąrašas sudaromas iš žymos „Gali atsiimti". Šeimos narys čia pasirodo tik tada, kai jo įraše pažymėta Gali atsiimti. Nustatykite tai skiltyje Žmonės → Šeimos: atidarykite šeimą ir pažymėkite Gali atsiimti kiekvienam tėvui ar globėjui, kuriam leidžiama atsiimti vaikus.
• Globėjo žyma nesuteikia teisės atsiimti. Ji skirta padėti atpažinti teisėtą globėją, tačiau pati savaime nesuteikia leidimo paleisti vaiką. Leidimas kyla vien iš žymos Gali atsiimti. Tai reiškia, kad galite uždrausti konkrečiam globėjui atsiimti vaiką (pavyzdžiui, dėl globos apribojimo), tiesiog palikdami jam nepažymėtą Gali atsiimti.
• Asmuo turi būti vaiko sąraše. Jei nurodote ką nors, kas nėra įgaliotas atsiėmimo asmuo, paleidimas blokuojamas su pranešimu „Šis asmuo neįgaliotas atsiimti [vardas]." Administratorius vis tiek gali tai pakeisti skydelyje Patvirtinti ir atsiimti (žr. aukščiau); greitas mygtukas Išeiti pakeitimo galimybės neturi.
• Dar niekas nenustatytas? Jei vaikas neturi įrašytų įgaliotų atsiėmimo asmenų, pasirinkiklis rodo gintaro spalvos pastabą -- „Šiam vaikui dar nenustatytas joks įgaliotas atsiėmimo asmuo." -- su priminimu atidaryti Žmonės → Šeimos ir pažymėti Gali atsiimti tėvui ar globėjui.

(Ekrano nuotrauka bus vėliau.)

Globos pastabos

Jei vaikas turi globos pastabą savo šeimos įraše (teismo nutartį ar atsiėmimo apribojimą), ji iškeliama kaip raudonas įspėjimas „Globos pastaba:" greito atsiėmimo lango viršuje -- rodomas prieš paleidžiant vaiką, kad savanoris prie durų tai pamatytų laiku ir galėtų atitinkamai veikti. Jei vaikas priklauso daugiau nei vienai šeimai, pastabos sujungiamos, kad niekas nepraslystų.

Pastaba: Globos įspėjimas pasirodo greitame lange Atsiimti vaiką (mobiliojo / sesijos puslapio kelias). Darbastalio šoninė juosta Patvirtinti ir atsiimti rodo atsiėmimo pasirinkiklį, bet nekartoja globos pastabos, todėl vaikams su globos apribojimais greitas mygtukas Išeiti yra saugesnė vieta atsiėmimui.

Dubliuotos registracijos prevencija

Sistema neleidžia tam pačiam asmeniui būti užregistruotam du kartus toje pačioje sesijoje. Jei kažkas jau registruotas, sistema parodys klaidos pranešimą ir praleis tą asmenį šeimos registracijos metu.