Apsaugos kodai, etiketės ir vaikų saugumas

Vaikų saugumas yra TimelyChurch Registracijos sistemos pagrindas. Šis straipsnis paaiškina, kaip veikia apsaugos kodai, kaip spausdinamos etiketės ir kaip alergijų bei medicininė informacija iškeliama viso registracijos proceso metu.

Apsaugos kodai

Kaip jie veikia

Kiekvieną kartą, kai asmuo registruojamas kioske, sistema sugeneruoja unikalų 6 simbolių raidinį-skaitmeninį apsaugos kodą (pavyzdžiui, AB12CD arba 7KN3PR). Kode naudojamos didžiosios raidės ir skaitmenys, išskyrus lengvai supainiojamus simbolius (tokius kaip O/0 ir I/1).

Apsaugos kodas tarnauja kaip atitikimo žetonas:

• Jis pasirodo vaiko vardo etiketėje.
• Jis pasirodo tėvo apsaugos kvite.
• Jis rodomas Registracijos stoties sąraše šalia registruoto asmens.
• Jo reikia norint atsiimti vaiką.

Pastaba: Apsaugos kodai generuojami kiosko (savitarnos) registracijoms. Žmonės, tiesiogiai pridėti per klasės ar renginio sesiją, neturi atsiėmimo ceremonijos, todėl jie gali neturėti kodo.

Kodo patikrinimas

Atsiėmimo metu:

1. Tėvas pateikia savo apsaugos kvitą.
2. Administratorius įveda 6 simbolių kodą skydelyje Patvirtinti ir atsiimti.
3. Sistema ieško aktyvios registracijos, atitinkančios tą kodą.
4. Jei rastas, rodomas asmens vardas, registracijos laikas ir bet kokie alergijų įspėjimai.
5. Vaikui: pasirodo šeimos įgaliotų atsiėmimo suaugusiųjų sąrašas „Kas atsiima?". Administratorius pasirenka, kas atsiima vaiką. Mygtukas Patvirtinti atsiėmimą lieka neaktyvus, kol nepasirenkamas atsiėmimo asmuo.
6. Administratorius spustelėja Patvirtinti atsiėmimą, kad užbaigtų atsiėmimą.

Jei kodas neatitinka jokios aktyvios registracijos, sistema grąžina „Nerasta aktyvios registracijos su šiuo kodu."

Administratoriaus pakeitimas: Jei nė vienas iš išvardytų atsiėmimo asmenų netinka (arba šeima neturi įrašytų įgaliotų atsiėmimo asmenų), administratorius gali pažymėti Pakeisti atsiėmimo įgaliojimą (tik administratoriui), kad paleistų vaiką nepasirinkdamas vardo. Ši parinktis pasirodo tik administratorių naudotojams.

Šeimos registracijos

Kai svečių šeima registruojama per svečių registracijos eigą (mygtukas Pridėti svečią kioske), apsaugos kodai priskiriami turint omenyje vaikų saugumą:

• Suaugusieji toje pačioje svečių grupėje dalinasi vienu šeimos kodu, todėl jie gali patogiai atsiimti save vienu kvitu.
• Kiekvienas vaikas gauna savo unikalų apsaugos kodą.

Kiekvienam vaikui priskirti atskirą kodą yra sąmoningas sprendimas: tai užtikrina, kad kiekvieno nepilnamečio paleidimas būtų atskiras, kodu patvirtintas veiksmas. Pavyzdžiui, jei vieną vaiką atsiima močiutė, o kitą -- tėtis, kiekvieno vaiko atsiėmimas patvirtinamas nepriklausomai, o ne vienas nutekėjęs kodas paleidžia visus vaikus vienu metu.

Esamoms šeimoms, naudojančioms standartinę telefono paiešką, kiekvienas asmuo taip pat gauna savo individualų kodą (po vieną kodą kiekvienam registracijos įrašui).

Etikečių spausdinimas

Vienos etiketės spausdinimas

1. Registruotų asmenų sąraše spustelėkite spausdintuvo piktogramą šalia asmens vardo.
2. Naujame skirtuke atsidaro spausdinimo peržiūra, rodanti vaiko etiketę ir (pasirinktinai) tėvo apsaugos etiketę.
3. Spustelėkite Spausdinti arba paspauskite Ctrl+P / Cmd+P.

Visų etikečių spausdinimas vienu metu

1. Registruotų asmenų sąraše antraštėje spustelėkite Spausdinti viską.
2. Atsidaro spausdinimo peržiūra su visų šiuo metu registruotų žmonių etiketėmis.
3. Atspausdinkite jas visas vienu paketu.

Spausdinimas po šeimos registracijos

Baigus šeimos registraciją, pasirodo sėkmės langas, rodantis visus apsaugos kodus. Spustelėkite Spausdinti etiketes, kad atidarytumėte spausdinimo peržiūrą visiems ką tik registruotiems žmonėms. Ši spausdinimo peržiūra automatiškai atveria naršyklės spausdinimo langą, kad etiketes būtų galima iškart siųsti į spausdintuvą.

Kas rodoma etiketėse

Vaiko vardo etiketė (numatytasis šablonas)

• Bažnyčios logotipas (viršuje kairėje)
• Vaiko vardas (didelis, centruotas, pastorintas)
• Klasės/grupės pavadinimas (pvz., „Darželio grupė")
• Kambario pavadinimas (jei klasei priskirtas kambarys)
• Apsaugos kodas (apačioje dešinėje, apvestame langelyje)

Tėvo apsaugos etiketė (numatytasis šablonas)

• Antraštė „APSAUGOS ETIKETĖ" su skydo piktograma (raudonas tekstas matomumui)
• Vaiko vardas
• Apsaugos kodas (didelis, ryškus, su raudonu apvadu)
• Klasės pavadinimas
• Registracijos data
• Bažnyčios pavadinimas

Medicininio įspėjimo šablonas

Vaikams su alergijomis ar medicininėmis būklėmis Etikečių kūrimo įrankyje prieinamas specialus Medicininio įspėjimo šablonas:

• Ryški antraštė „MEDICININIS ĮSPĖJIMAS" raudonai
• Pilnas vardas
• Klasės pavadinimas
• Alergijos, rodomos paryškintame raudoname langelyje
• Specialios pastabos
• Apsaugos kodas

Alergijų ir medicininė informacija

Iš kur ateina alergijų duomenys

Alergijų ir medicininė informacija paimama iš asmens profilio Žmonių kataloge. Susiję profilio laukai:

• Alergijos (pvz., „Žemės riešutai, medžių riešutai") -- profilyje įrašyti dietos apribojimai taip pat sujungiami į tai.
• Medicininės / specialios pastabos (pvz., „Serga astma -- inhaliatorius krepšyje")

Kur pasirodo alergijų informacija

1. Telefono/vardo paieškos metu -- Alergijų ženkliukai pasirodo šalia asmens vardo paieškos rezultatuose, kad registracijos savanoris iš karto apie tai žinotų.
2. Registruotų asmenų sąraše -- Ir sąrašo, ir kambario vaizdas rodo alergijų informaciją raudonu tekstu.
3. Ant atspausdintų etikečių -- Jei nustatymuose įjungta „Rodyti alergijas etiketėse", alergijų informacija atspausdinama vardo etiketėje.
4. Kodo patvirtinimo metu atsiėmime -- Alergijos pasirodo, kai apsaugos kodas surandamas.
5. Kiosko šeimos pasirinkimo ekrane -- Alergijos paryškinamos raudonai po kiekvieno šeimos nario vardu.

Alergijų duomenų atnaujinimas

Alergijų informacija saugoma Asmens įraše ir nukopijuojama į registracijos įrašą registracijos akimirką. Norėdami atnaujinti asmens alergijų informaciją:

1. Eikite į Žmonės administratoriaus panelėje.
2. Raskite asmenį ir redaguokite jo profilį.
3. Atnaujinkite alergijų ir medicininių/specialių pastabų laukus.
4. Atnaujinta informacija bus naudojama kitoje registracijoje.

Svarbu: Alergijų informacijos pakeitimai retroaktyviai neatnaujina praėjusių sesijų registracijos įrašų. Informacija užfiksuojama registracijos momentu.

Įgalioti atsiėmimai ir kontaktai skubiam atvejui

TimelyChurch šeimos įrašai gali nurodyti, kurie suaugusieji įgalioti atsiimti vaikus ir su kuo susisiekti skubiu atveju.

Registracijos metu

Kai šeima surandama pagal telefono numerį, sistema įkelia:

• Įgaliotus atsiėmimo asmenis -- Šeimos suaugusiuosius, pažymėtus kaip „gali atsiimti." Jų vardai, telefono numeriai ir nuotraukos prieinami registracijos savanoriui peržiūrėti.
• Kontaktus skubiam atvejui -- Šeimos narius, pažymėtus kaip kontaktus skubiam atvejui, surikiuotus pagal prioritetą.

Atsiėmimo metu

Kai patvirtinate vaiko apsaugos kodą atsiėmimo metu, šeimos įgalioti atsiėmimo asmenys pasirodo skydelyje Patvirtinti ir atsiimti kaip sąrašas „Kas atsiima?", ir prieš patvirtinant atsiėmimą vienas turi būti pasirinktas (nebent administratorius naudoja pakeitimą). Tai apsauga, susiejanti kiekvieno vaiko paleidimą su atpažintu suaugusiuoju.

Atsiėmimo metu per QR/išankstinę registraciją

Kai nuskaitomas išankstinės registracijos QR kodas, šeimos įgalioti atsiėmimo asmenys ir kontaktai skubiam atvejui įtraukiami į atsaką, suteikiant savanoriams greitą prieigą prie šios svarbios informacijos.

Patarimas: Įsitikinkite, kad šeimų įgaliotų atsiėmimo asmenų sąrašas ir kontaktai skubiam atvejui atnaujinti. Tai gali padaryti pati šeima per narių portalą arba administratorius per Žmonių skiltį.

Kambario vaizdas vaikų saugumui

Administratoriaus Registracijos stotis siūlo Kambarių vaizdą (perjungiklis tarp Sąrašo ir Kambarių virš sąrašo), kuris sugrupuoja visus registruotus vaikus pagal klasę. Kiekviena kambario kortelė rodo:

• Kambario/klasės pavadinimą
• Kambaryje šiuo metu esančių vaikų skaičių
• Kiekvieno vaiko vardą, nuotrauką, amžių, registracijos laiką, apsaugos kodą ir alergijų įspėjimus
• Greito atsiėmimo mygtuką

Vaikai, nepriskirti kambariui, pasirodo atskiroje „Nėra kambario" skiltyje su įspėjimo indikatoriumi, raginančiu priskirti.

Šis vaizdas suteikia vaikų tarnystės vadovams akimirksniu matomą vaizdą, kas šiuo metu yra kiekviename kambaryje.