Tolesni veiksmai

Tolesni veiksmai -- tai užduotys, padedančios jūsų komandai neatsilikti sielovados priežiūros, svečių pasiekimo ir kitų svarbių veiksmų srityse. Galite kurti tolesnius veiksmus atskiriems žmonėms, priskirti juos komandos nariams, nustatyti prioritetus ir terminus bei sekti iki jų užbaigimo.

Kodėl naudoti tolesnius veiksmus?

Be sistemos lengva pamesti net gerų ketinimų planus. Tolesni veiksmai užtikrina, kad:

• Svečiai gauna sveikinimo skambutį per pirmąją savaitę
• Vizitai į ligoninę suplanuojami ir įvykdomi
• Į maldos prašymus reaguojama
• Narystės užklausos sulaukia savalaikio atsako
• Niekas nepamirštamas -- kiekviena užduotis turi atsakingą asmenį ir terminą

Tolesnių veiksmų skydelis

TimelyChurch pateikia atskirą Tolesnių veiksmų puslapį, kuriame galite matyti ir valdyti visas tolesnių veiksmų užduotis visoje savo bažnyčioje.

1. Kairiajame šoniniame meniu spustelėkite Tolesni veiksmai.
2. Pamatysite visų aktyvių tolesnių veiksmų sąrašą, kurio viršuje -- patys skubiausi ir vėluojantys punktai.

Skydelio statistika

Puslapio viršuje matysite greitą statistiką:

• Iš viso atvirų -- Visi laukiantys ir vykdomi tolesni veiksmai
• Vėluojama -- Užduotys po termino, kurios dar nebaigtos
• Terminas šiandien -- Šiandien atliktinos užduotys
• Terminas šią savaitę -- Šią savaitę atliktinos užduotys

Tolesnių veiksmų filtravimas

Naudokite filtravimo parinktis, kad susiaurintumėte sąrašą:

Tolesnio veiksmo kūrimas

Iš Tolesnių veiksmų skydelio

1. Tolesnių veiksmų puslapyje spustelėkite Sukurti tolesnį veiksmą.
2. Užpildykite formą:
   • Asmuo (neprivaloma) -- Suraskite ir pasirinkite asmenį, su kuriuo susijęs šis tolesnis veiksmas. Bendroms užduotims šį lauką galite palikti tuščią.
   • Kategorija (privaloma) -- Pasirinkite tolesnio veiksmo tipą:
     • Bendra
     • Sielovados priežiūra
     • Vizitas į namus
     • Vizitas į ligoninę
     • Pirmą kartą apsilankęs svečias
     • Pasiruošimas krikštui
     • Maldos prašymas
     • Kvietimas į renginį
     • Savanorystės galimybė
     • Narystės atnaujinimas
     • Susitikimas
     • Skambutis telefonu
     • Įrangos remontas
     • Įrangos priežiūra
     • Įrangos problema
     • Patalpų priežiūra
   • Metodas (privaloma) -- Kaip turėtų būti atliktas šis tolesnis veiksmas?
     • Skambutis telefonu
     • Vizitas gyvai
     • Žinutė / el. paštas
     • Susitikimas
   • Apmokėjimo terminas (privaloma) -- Kada tai turėtų būti baigta?
   • Termino laikas (neprivaloma) -- Konkretus laikas, jei taikoma.
   • Priskirta kam (neprivaloma) -- Kuris komandos narys atsakingas? Jei paliksite tuščią, bus priskirta jums.
   • Prioritetas (privaloma) -- Kiek tai skubu?
     • Žemas
     • Normalus
     • Aukštas
     • Skubu
   • Aprašymas (neprivaloma) -- Papildomos pastabos ar kontekstas apie tai, ką reikia padaryti.
   • Įjungti priminimą (neprivaloma) -- Įjunkite priminimus, kad būtumėte informuoti prieš terminą.
3. Spustelėkite Sukurti.

Patarimas: Pavadinimas sugeneruojamas automatiškai pagal kategoriją ir asmens vardą. Pavyzdžiui, pasirinkus „Pirmą kartą apsilankęs svečias" asmeniui „Rūta Jonaitienė", bus sukurtas tolesnis veiksmas pavadinimu „Pirmą kartą apsilankęs svečias - Rūta Jonaitienė."

Iš asmens profilio

1. Atidarykite asmens profilį.
2. Eikite į skirtuką Tolesni veiksmai.
3. Spustelėkite Pridėti tolesnį veiksmą.
4. Užpildykite tuos pačius laukus kaip aukščiau (asmuo jau iš anksto pasirinktas).
5. Spustelėkite Sukurti.

Tolesnių veiksmų valdymas

Tolesnio veiksmo atnaujinimas

1. Skydelyje ar asmens profilyje raskite tolesnį veiksmą.
2. Spustelėkite tolesnį veiksmą, kad jį atidarytumėte.
3. Redaguokite bet kurį iš laukų: kategoriją, metodą, terminą, atsakingą asmenį, prioritetą, aprašymą ar būseną.
4. Spustelėkite Išsaugoti.

Būsenos keitimas

Tolesni veiksmai pereina per šias būsenas:

Norėdami pakeisti būseną, arba:

• Redaguokite tolesnį veiksmą ir pasirinkite naują būseną iš išskleidžiamojo meniu, arba
• Naudokite mygtuką Žymėti kaip atliktą greitam užbaigimui.

Tolesnio veiksmo užbaigimas

1. Raskite tolesnį veiksmą.
2. Spustelėkite Žymėti kaip atliktą (arba redaguokite ir pakeiskite būseną į „Užbaigta").
3. Pasirinktinai pridėkite Užbaigimo pastabas, kad įrašytumėte, kas buvo padaryta (pvz., „Paskambinau ir palikau balso žinutę. Bandysiu vėl ketvirtadienį.").
4. Spustelėkite Išsaugoti.

Užbaigimo data ir jį pažymėjęs asmuo įrašomi automatiškai.

Tolesnio veiksmo ištrynimas

1. Raskite tolesnį veiksmą.
2. Spustelėkite Ištrinti.
3. Patvirtinkite ištrynimą.

Patarimas: Vietoje ištrynimo apsvarstykite galimybę tolesnius veiksmus žymėti kaip „Atšaukta", jei jų nebereikia. Tai išsaugo įrašą apie tai, kas buvo suplanuota, o tai gali būti naudinga atskaitomybei ir ataskaitoms.

Tolesnių veiksmų prioriteto lygiai

Prioritetas padeda jūsų komandai sutelkti dėmesį į tai, kas svarbiausia:

Vėluojantys skubūs ir aukšto prioriteto punktai rodomi Tolesnių veiksmų skydelio viršuje.

Tolesnių veiksmų kategorijų paaiškinimas

Patarimas: Šios keturios įrangos/patalpų kategorijos paprastai sugeneruojamos automatiškai, kai darbuotojai palieka pastabą apie išteklių (pvz., garso pultą ar mikroautobusą). Jas taip pat galima sukurti rankiniu būdu ad hoc priežiūros užduotims.

Geriausia praktika

1. Kurkite tolesnius veiksmus kiekvienam pirmą kartą apsilankiusiam svečiui -- Savalaikis skambutis ar el. laiškas per pirmąją savaitę smarkiai padidina tikimybę, kad jie sugrįš.
2. Priskirkite konkretų asmenį -- Užduotys be atsakingo asmens dažnai pamirštamos. Visada kam nors priskirkite.
3. Nustatykite realistiškus terminus -- Nežymėkite visko kaip skubu. Skubų prioritetą palikite tikrai laiku kritiškoms situacijoms.
4. Pridėkite užbaigimo pastabas -- Žymėdami tolesnį veiksmą kaip atliktą, trumpai užsirašykite, kas įvyko. Tai sukuria vertingą įrašą komandai.
5. Peržiūrėkite vėluojančius punktus kas savaitę -- Įpraskite kiekvienos savaitės pradžioje patikrinti Tolesnių veiksmų skydelį ir spręsti bet ką pavėluotą.

Susiję straipsniai

• Asmens profilio apžvalga
• Žmonių katalogo valdymas