Žmonių pridėjimas į jūsų katalogą
„TimelyChurch“ suteikia tris būdus, kaip pridėti žmones į jūsų katalogą: greitąjį pridėjimą, kai svarbus greitis, pilną formą „Pridėti asmenį“, kai reikia išsamios informacijos, ir CSV importavimą, kai norite pridėti daug žmonių vienu metu. Visos trys parinktys yra išskleidžiamajame meniu Pridėti asmenį ▾, esančiame puslapio Žmonės viršutiniame dešiniajame kampe -- tiesiog pasirinkite jūsų situacijai tinkamiausią variantą.
Matote tik tas parinktis, kurias leidžia jūsų rolė: Pridėti asmenį ir Greitai pridėti keletą reikalauja leidimo kurti žmones, o Importuoti iš failo reikalauja modulio „Žmonės ir šeimos“ leidimo Importuoti.
1 būdas: greitasis pridėjimas (keli žmonės vienu metu)
Greitasis pridėjimas puikiai tinka, kai reikia greitai suvesti kelis žmones -- pavyzdžiui, po sekmadienio pamaldų, kai turite pluoštą svečių kortelių.
- Kairiojoje šoninėje juostoje atidarykite Žmonės ir spustelėkite Žmonės.
- Spustelėkite mygtuką Pridėti asmenį ▾, tada pasirinkite Greitai pridėti keletą.
- Atsidarys dialogo langas Greitai pridėti kelis žmones su keliomis tuščiomis eilutėmis.
- Kiekvienam asmeniui užpildykite:
- Vardas ir pavardė (privaloma) -- įveskite asmens vardą ir pavardę (pvz., „John Smith“). „TimelyChurch“ automatiškai padalys juos į atskirus vardo ir pavardės laukus.
- El. paštas (neprivaloma)
- Lytis (neprivaloma)
- Būsena (neprivaloma) -- pasirinkite Svečias, Įprastas arba Narys. Numatytoji reikšmė yra „Svečias“.
- Spustelėkite Pridėti kitą asmenį, kad pridėtumėte daugiau eilučių -- tiek, kiek reikia.
- Spustelėkite Pridėti žmones.
„TimelyChurch“ automatiškai tikrins, ar nėra dublikatų, pridėdama kiekvieną asmenį. Jei asmuo tokiu pačiu vardu ir pavarde arba el. pašto adresu jau yra, tas įrašas bus praleistas, ir pamatysite pranešimą, kuriame nurodoma, kiek dublikatų buvo rasta.
Naudojant greitąjį pridėjimą, pasveikinimo el. laiškai niekada nesiunčiami.
Patarimas: greitasis pridėjimas puikiai tinka pirmą kartą apsilankiusiems svečiams. Įveskite jų vardą, pavardę bei el. pašto adresą iš svečio kortelės, ir jie iškart atsiras jūsų sistemoje, paruošti tolimesniam bendravimui.
2 būdas: Pridėti asmenį (išsami informacija)
Naudokite formą „Pridėti asmenį“, kai norite suvesti informaciją apie vieną asmenį.
- Kairiojoje šoninėje juostoje atidarykite Žmonės ir spustelėkite Žmonės.
- Spustelėkite mygtuką Pridėti asmenį ▾, tada pasirinkite Pridėti asmenį.
- Atsidarys dialogo langas („Dabar pridėkite pagrindinę informaciją, daugiau detalių – vėliau“). Užpildykite galimus laukus:
- Vardas (privaloma)
- Pavardė (privaloma)
- El. paštas (neprivaloma)
- Telefonas (neprivaloma)
- Lytis (neprivaloma) -- Nenurodyta, Vyras arba Moteris. („TimelyChurch“ šiuo metu palaiko tik šias dvi reikšmes. Importuojant iš sistemų, kuriose naudojami papildomi lyties žymėjimai, juos reikės susieti arba palikti tuščius.)
- Būsena (neprivaloma) -- Svečias, Nuolatinis dalyvis, Narys arba Neaktyvus. Numatytoji reikšmė yra „Svečias“. (Daugiau narystės būsenų vėliau bus galima pasirinkti asmens profilyje.)
- Pridėti į šeimą (neprivaloma) -- pasirinkite esamą šeimą, į kurią norite pridėti šį asmenį.
- Nuspręskite, ar siųsti pasveikinimo el. laišką:
- Parinktis Siųsti pasveikinimo el. laišką yra pažymėta pagal numatytuosius nustatymus. El. laiške yra vieno spustelėjimo mygtukas, skirtas prisijungti prie „Telegram“, ir jis išsiunčiamas tik tuo atveju, jei įvedėte el. pašto adresą. Atžymėkite šią parinktį, jei kol kas nenorite siųsti el. laiško šiam asmeniui.
- Nuspręskite, ar tęsti duomenų pildymą:
- Palikite pažymėtą parinktį Išsaugoję atidarykite profilį, kad pridėtumėte daugiau informacijos (numatytasis nustatymas), kad iškart pereitumėte į naujojo asmens pilną profilį, kuriame galėsite pridėti adresą, gimimo datą, pasirinktinius laukus, nuotrauką ir daugiau.
- Atžymėkite ją, jei norite išsaugoti ir likti kataloge Žmonės.
- Spustelėkite Išsaugoti asmenį.
Jei supratote, kad reikia suvesti kelis žmones, dialogo lango apačioje spustelėkite Verčiau pridėti kelis, kad perjungtumėte į greitąjį pridėjimą.
Jei atitinkantis asmuo jau yra, dialogo langas lieka atidarytas su įspėjimu ir nuoroda į esamą profilį (Peržiūrėti vardas →):
- Tas pats el. pašto adresas -- asmuo neišsaugomas: „[Vardas] jau naudoja šį el. pašto adresą. Atidarykite jo profilį, o ne kurkite dublikatą.“ Du žmonės jūsų bažnyčioje negali dalytis tuo pačiu el. pašto adresu.
- Tas pats vardas ir pavardė -- jūsų prašoma patvirtinti, nes du skirtingi žmonės gali turėti tą patį vardą ir pavardę. Spustelėkite Vis tiek pridėti, kad išsaugotumėte jį kaip atskirą asmenį.
Patarimas: jei pridėdami asmenį pasirinksite šeimą, jis automatiškai bus susietas kaip tos šeimos narys. Jo rolę šeimoje vėliau galėsite pakeisti jo profilyje.
Profilio nuotraukos pridėjimas
Išsaugoję asmenį, atidarykite jo profilį, spustelėkite Redaguoti profilį ir ant nuotraukos pasinaudokite mygtuku Įkelti nuotrauką.
- Priimami formatai -- standartiniai vaizdo failai (JPEG, PNG, GIF, WebP). Įprasta telefonu daryta nuotrauka puikiai tinka; labai dideli failai atmetami.
- Nuotraukas bet kada galima pašalinti naudojant mygtuką Pašalinti nuotrauką toje pačioje vietoje.
Nariai taip pat gali įkelti savo nuotrauką narių portalo skiltyje Mano profilis.
3 būdas: CSV importavimas (masinis)
CSV importavimas yra greičiausias būdas įkelti didelį žmonių skaičių, ypač pereinant iš kitos bažnyčios programos. „TimelyChurch“ gali automatiškai atpažinti eksportuotus failus iš kelių bažnyčios programų.
Norėdami atidaryti importavimo įrankį, eikite į Žmonės, spustelėkite mygtuką Pridėti asmenį ▾ ir pasirinkite Importuoti iš failo. Atsidarys dialogo langas Importuoti žmones.
1 žingsnis: atsisiųskite šabloną (neprivaloma)
Dialogo lange „Importuoti žmones“ spustelėkite Atsisiųsti šabloną, kad gautumėte iš anksto suformatuotą CSV failą.
Šablone yra šie stulpeliai:
| Stulpelis | Privaloma | Pavyzdys |
|---|---|---|
| first_name | Taip | John |
| last_name | Taip | Smith |
| Ne | [email protected] | |
| phone_mobile | Ne | (555) 123-4567 |
| gender | Ne | male |
| membership_status | Ne | visitor |
| birthdate | Ne | 1990-05-15 |
| address_line_1 | Ne | 123 Main Street |
| city | Ne | Springfield |
| state | Ne | IL |
| postal_code | Ne | 62701 |
Patarimas: jums nebūtina naudoti „TimelyChurch“ šablono. Jei eksportuojate duomenis iš kitos sistemos, galite tiesiogiai įkelti tą failą. „TimelyChurch“ pabandys automatiškai susieti stulpelius.
2 žingsnis: paruoškite savo duomenis
- Atidarykite šabloną (arba eksportuotą failą) skaičiuoklės programoje, pvz., „Excel“ arba „Google Sheets“.
- Užpildykite duomenis. Kiekvienoje eilutėje privalo būti bent vardas ir pavardė.
- Lyties stulpelyje įveskite
malearbafemale(šiuo metu palaikomos tik šios dvi reikšmės). - Narystės būsenos stulpelyje įveskite būseną, pvz.,
visitor,memberarbaregular_attendee(naudokite mažąsias raides, atitinkančias norimą būseną; žmonėms, kurių laukelį paliksite tuščią, pagal numatytuosius nustatymus bus priskirta būsena Svečias). - Gimimo datos stulpelyje naudokite formatą
YYYY-MM-DD(pavyzdžiui,1990-05-15). - Išsaugokite failą CSV (kableliais atskirtų reikšmių) formatu.
3 žingsnis: įkelkite savo failą
- Dialogo lange Importuoti žmones (Žmonės → Pridėti asmenį ▾ → Importuoti iš failo) spustelėkite Spustelėkite, kad įkeltumėte arba nuvilkite savo CSV failą į įkėlimo sritį. Maksimalus failo dydis yra 10 MB.
- Palikite pažymėtą parinktį Praleisti dublikatus (rekomenduojama). Kai ji įjungta, visi asmenys, kurių vardas ir pavardė arba el. pašto adresas jau yra jūsų kataloge, bus praleisti, užuot kūrus dublikatą.
- Spustelėkite Importuoti žmones.
4 žingsnis: peržiūrėkite rezultatus
Kai importavimas bus baigtas, „TimelyChurch“ parodys patvirtinimo pranešimą, kuriame bus apibendrinta, kas įvyko -- pavyzdžiui, kiek žmonių buvo importuota, kiek šeimų buvo sukurta (jei jūsų faile buvo namų ūkio duomenų), kiek dublikatų buvo praleista ir kiek eilučių buvo praleista dėl klaidų.
Jei jūsų failas buvo gautas iš atpažintos bažnyčios programos, tame pačiame pranešime taip pat bus nurodyta, kokį formatą sistema aptiko (pavyzdžiui, „Aptiktas Planning Center formatas.“).
Plano limitai
Jūsų plane numatytas maksimalus žmonių skaičius (žr. Bažnyčios nustatymas → Atsiskaitymas ir planai). Jei jūsų katalogas jau pasiekė šį limitą, importavimas -- kaip ir asmens pridėjimas -- bus atmestas ir bus parodytas pranešimas, prašantis atnaujinti planą. Jei esate arti limito, importuojant žmonės bus pridėti tik iki nustatyto limito.
Automatinis kitų bažnyčios programų eksportuotų failų atpažinimas
Kai įkeliate failą, „TimelyChurch“ automatiškai atpažįsta CSV eksportuotus failus iš šių programų ir atitinkamai susieja jų stulpelius:
- Planning Center
- Breeze ChMS
- ChurchTrac
- Elvanto
- Tithely
- Realm (ACS)
- Pushpay ChMS (CCB)
- Servant Keeper
- Church Windows
Kai „TimelyChurch“ aptinka vieną iš šių formatų, ji susieja stulpelius automatiškai. Jums nieko nereikia performatuoti -- tiesiog eksportuokite iš senosios sistemos ir importuokite tiesiai į „TimelyChurch“. Tinka ir bet koks kitas CSV failas; „TimelyChurch“ pasistengs kuo geriau susieti atpažintus stulpelius.
Jei jūsų faile yra namų ūkio ar šeimos duomenų, „TimelyChurch“ taip pat automatiškai sukurs šeimos įrašus ir susies žmones su jų šeimomis.
Patarimas: pereidami iš kitos sistemos, eksportuokite visą žmonių sąrašą kaip CSV failą ir importuokite jį tiesiogiai. „TimelyChurch“ pasirūpins stulpelių susiejimu, todėl jums nereikės nieko performatuoti rankiniu būdu.
Kas nutinka pridėjus žmones
- Naujiems žmonėms pagal numatytuosius nustatymus priskiriama būsena „Aktyvus“ ir parinktis „Rodyti mane kataloge.“ Šiuos nustatymus galite pakeisti jų profilyje.
- Dublikatų tikrinimas vyksta automatiškai. Jei „TimelyChurch“ randa galimą atitikmenį, ji jus įspės, užuot tyliai sukūrusi dublikatus.
- Pasveikinimo el. laiškai siunčiami tik iš vieno asmens pridėjimo dialogo lango Pridėti asmenį ir tik tada, kai pažymėta parinktis Siųsti pasveikinimo el. laišką. Naudojant greitąjį pridėjimą ir importavimą, el. laiškai niekada niekam nesiunčiami.