Biudžeto ataskaitos
TimelyChurch biudžeto modulis palaiko tris ataskaitas bet kuriam aktyviam ar uždarytam biudžetui: Nuokrypio ataskaitą, Mėnesinį suskirstymą ir spausdinamą Valdybos ataskaitos PDF. Visos trys paleidžiamos iš biudžeto detalių puslapio.
Dėl pagrindinės biudžeto sudarymo darbo eigos (biudžetų kūrimo, eilučių pridėjimo, susiejimo su fondu, būsenos perėjimų) žr. žinių bazės skyrių Apskaita. Šis straipsnis sutelktas į tris ataskaitas.
Kur jas rasti
- Eikite į Finansai > Biudžetai.
- Spustelėkite biudžetą, apie kurį norite ataskaitos.
- Veiksmų mygtukai biudžeto detalių puslapyje nuveda prie visų trijų ataskaitų:
- Nuokrypis -- ekrane rodomas nuokrypio skydelis
- Mėnesinis suskirstymas -- mėnesinis tinklelis
- Valdybos ataskaita (PDF) -- spausdinimui paruoštas PDF
Visoms trims reikia prieigos prie finansų, ir visos trys apribotos tik jūsų pačių bažnyčia.
Nuokrypio ataskaita
Naudokite šią ataskaitą, kai norite greito patikrinimo nuo viršaus iki apačios, kaip biudžetas šiuo metu sekasi.
Ką ji rodo
- Kiekvienos eilutės nuokrypį -- Kiekvienai biudžeto eilutei:
- Kategoriją ir fondą
- Tipą (pajamos vs. išlaidos)
- Suplanuotą sumą
- Faktinę sumą (visų atitinkančių operacijų suma)
- Nuokrypį (suplanuota minus faktinė, su ženklu)
- Nuokrypio procentą
- Statusą (palankus / nepalankus)
- Pažangos juostą, rodančią panaudotų suplanuotų išlaidų procentą
- Pajamų nuokrypio santrauką -- bendra suplanuota vs. faktinė pajamų eilutėms.
- Išlaidų nuokrypio santrauką -- bendra suplanuota vs. faktinė išlaidų eilutėms.
- Bendrą nuokrypį -- bendrą biudžeto būklę.
Metinis tempas nuo metų pradžios (tik metiniams biudžetams)
Metiniams biudžetams puslapis taip pat apskaičiuoja suplanuotą sumą nuo metų pradžios ir pajamoms, ir išlaidoms. Jis paima bendrą suplanuotą sumą, padalija ją tolygiai per 12 mėnesių ir padaugina iš praėjusių mėnesių skaičiaus nuo biudžeto pradžios datos iki šiandien (apribota iki 12). Eilutė nuo metų pradžios leidžia matyti, ar faktinės sumos lenkia ar atsilieka nuo tiesinio mėnesinio tempo -- kas svarbiausia praėjus keliems mėnesiams nuo metų pradžios, kol metinės netolygios išlaidos (pvz., draudimo atnaujinimai) dar neapsunkina vaizdo.
Jei šiandien nepatenka į biudžeto laikotarpį (prieš pradžios datą ar po pabaigos datos), joks skaičius nuo metų pradžios nerodomas.
Biudžeto įspėjimo juosta
Kai puslapis įkeliamas, taip pat patikrinama kiekviena išlaidų eilutė. Jei bet kuri išlaidų eilutė pasiekia 90% ar daugiau savo suplanuotos sumos, puslapio viršuje rodomas įspėjimas, išvardijantis paveiktas kategorijas. Tai pagauna „mes išnaudojome Biuro reikmenis dar prieš rugsėjį" anksčiau, nei tai nustebina valdybą.
Kaip tai skaityti
- Visos eilutės žalios: sveika. Peršokite prie santraukos skaičių.
- Viena ar dvi išlaidų eilutės ties 90%+ pažanga: ištirkite, kol jos neperžengė 100%. Nuokrypio procentas parodo, kiek liko vietos doleriais.
- Pajamos gerokai žemiau suplanuoto tempo nuo metų pradžios: aukojimas silpnas. Nelaukite metų pabaigos -- pradėkite pokalbį dabar.
- Pajamų nuokrypis palankus + išlaidų nuokrypis palankus: neišnaudotas biudžetas iš abiejų pusių, dažnai tai gerai, bet patikrinkite, ar tarnystės planai nebuvo sustabdyti.
Mėnesinis suskirstymas
Naudokite šią ataskaitą, kai jums reikia matyti laiką, ne tik bendras sumas.
Ką ji rodo
Tinklelis su viena eilute kiekvienam biudžeto elementui ir vienu stulpeliu kiekvienam biudžeto laikotarpio mėnesiui:
- Kiekvienas langelis rodo to mėnesio suplanuotą sumą ir faktinę sumą. Langeliai, kuriuose faktinė > suplanuota, pažymimi, kad viršbiudžetiniai mėnesiai išsiskirtų vizualiai.
- Suplanuota mėnesiui yra bendra suplanuota suma, padalyta tolygiai per biudžeto laikotarpio mėnesių skaičių. Tai paprastas tiesinis paskirstymas.
- Faktinė mėnesiui gaunama iš operacijų atitinkančioje kategorijoje (ir fonde, jei eilutė apribota fondu), datuotų tą mėnesį, sumos.
- Filtro išskleidžiamasis sąrašas viršuje: rodyti tik Pajamas, tik Išlaidas arba Abi (numatytasis).
- Santraukos eilutė tinklelio apačioje: mėnesinės sumos (suplanuota ir faktinė) visiems elementams.
- Bendros sumos dešiniajame krašte: bendra suplanuota ir bendra faktinė visam biudžeto laikotarpiui.
Kaip tai skaityti
- Išlaidų kategorija, kuri „karšta" ankstyvais mėnesiais: jei faktinės sumos jau viršijo tiesinį planą per pirmus tris mėnesius, tikėkitės vėlesnių mėnesių viršijimų, nebent pasikeis išlaidavimas.
- Netolygios išlaidos (draudimas, konferencijos, įranga): jos atrodys „virš" savo faktiniu mėnesiu ir „žemiau" likusią metų dalį. Tai tikėtina -- sutelkite dėmesį į bendrą faktinę sumą toms eilutėms.
- Pajamos nekintančios per mėnesius: jei pažadėtos aukos registruojamos, bet faktinės sumos nekinta per mėnesius, o planas auga, gali būti registravimo vėlavimas mėnesio pabaigoje.
- Naudokite filtrą: prieš finansų komiteto susirinkimą persijunkite į „tik Išlaidos" -- išlaidų viršijimai paprastai ir yra susirinkimo tema.
Patarimas: Mėnesinis suskirstymas yra geriausia ataskaita pinigų srautų planavimui. Nuokrypio ataskaita pasako, ar viršijate, ar ne; mėnesinis tinklelis pasako, kada ruoštis.
Valdybos ataskaitos PDF
Naudokite šią ataskaitą, kai jums reikia atspausdinti ar el. paštu išsiųsti švarią, valdybai paruoštą santrauką.
Paspaudus nuorodą, iš karto suveikia PDF atsisiuntimas -- ekrane peržiūros nėra.
Ką ji apima
- Pajamų elementų lentelę -- viena eilutė kiekvienai pajamų eilutei su kategorija, fondu, suplanuota, faktine, nuokrypiu, nuokrypio procentu.
- Išlaidų elementų lentelę -- tie patys stulpeliai.
- Santraukos blokus pajamoms, išlaidoms ir bendram nuokrypiui.
- Sugeneravimo laiko žymą, rodančią, kada PDF buvo sukurtas.
- Bažnyčios ženklodarą (bažnyčios pavadinimą).
Kaip ją naudoti
- Išplatinkite valdybai prieš susirinkimą, kad nariai galėtų iš anksto perskaityti.
- Archyvuokite kas mėnesį kartu su Iždininko ataskaita valdybos protokolams.
- Audito pėdsakas -- laiko žyma kiekviename PDF leidžia atkurti, kokie skaičiai buvo pristatyti tam tikrame susirinkime, net ir po to, kai vėlesnės operacijos pakeičia gyvus nuokrypio skaičius.
Patarimas: Valdybos ataskaitos PDF yra konkretaus momento momentinis vaizdas. Jei sugeneruosite jį iš naujo kitą savaitę, skaičiai gali skirtis, nes atsiras naujų operacijų. Štai kodėl faktinio PDF archyvavimas (o ne pakartotinis generavimas) yra teisingas žingsnis valdybos protokolams.
Leidimai
Visoms trims ataskaitoms reikia prieigos prie finansų. Iždininkai ir finansų komiteto nariai paprastai turi šią prieigą; kiti darbuotojai pagal numatytuosius nustatymus jos neturi.