Renginio dalyvių registracija ir lankomumas

TimelyChurch seka, kas buvo jūsų renginiuose, trimis būdais. Skirtukas Registracija valdo realaus laiko atvykimo sekimą sesijomis, apsaugos kodais ir kiosku, taip pat yra variklis, veikiantis jūsų klasės sąrašą Mokiniai. Susitikimo skirtukas Dalyviai yra kvietimų sąrašas: jūs pakviečiate žmones, jie atsako Taip, Ne arba Galbūt, o jūs pažymite, kas atvyko. Kiekvienas renginys atsidaro kaip Renginio centras, o šie įrankiai rodomi kaip skirtukai to puslapio viršuje (Registracija, Mokiniai arba Dalyviai, priklausomai nuo renginio tipo).

Renginio dalyvių registracija

Renginio dalyvių registracija skirta realaus laiko į renginį atvykstančių žmonių sekimui. Ji veikia per registracijos sesijas, kurias pradedate ir baigiate pagal poreikį. Renginys gali turėti kelias vienu metu veikiančias sesijas — po vieną kiekvienam kambariui ar klasei.

Renginio dalyvių registracijos įjungimas

Renginio dalyvių registracija pagal numatytuosius nustatymus įjungta Šlovinimo pamaldų, Klasė / studijos ir Renginio tipams. Susitikimų renginiams arba norint įjungti ją rankiniu būdu bet kuriam renginiui:

1. Atidarykite renginį (Renginio centrą).
2. Spustelėkite mygtuką Pridėti (arba Pridėti galimybę) skirtukų juostoje.
3. Įjunkite Renginio dalyvių registraciją grupėje Žmonės.
4. Skirtukas Renginio dalyvių registracija pasirodo Renginio centro skirtukų juostoje.

Registracijos sesijos pradėjimas

1. Atidarykite renginį ir spustelėkite skirtuką Registracija. Kortelė Registracijos sesijos išvardija visas šio renginio sesijas („Šiam renginiui dar nėra registracijos sesijų. Pradėkite po vieną sesiją kiekvienam kambariui ar klasei — jos visos veikia vienu metu.").
2. Spustelėkite Pradėti sesiją. Atsidaro langas Pradėti registracijos sesiją.
3. Įveskite kambario ar klasės pavadinimą (siūlomi „Kambarys 1", „Kambarys 2" ir t. t.) ir spustelėkite Pradėti sesiją.
4. Sesija atsiranda sąraše su žyma Tiesiogiai ir registruotų žmonių skaičiumi.

Pakartokite kiekvienam kambariui ar klasei, kurie registruoja žmones atskirai. Jei jau veikia kitos sesijos, langas praneša, kiek jų; nauja veiks kartu su jomis.

Sesijų tvarkymas

Kiekviena sesija sąraše Registracijos sesijos turi savo mygtukus:

• Pervadinti -- Pakeisti sesijos pavadinimą.
• Atidaryti kioską -- Atidaryti šios sesijos savitarnos kioską (tik tiesioginėms sesijoms).
• Sąrašas -- Peržiūrėti pilną sesijos registracijų sąrašą.
• Pabaiga -- Uždaryti tiesioginę sesiją. Baigtos sesijos pažymimos Pasibaigė.
• Tęsti -- Vėl atidaryti baigtą sesiją, kad galėtumėte toliau registruoti žmones.
• Eksportuoti CSV -- Atsisiųsti sesijos registracijų sąrašą kaip CSV failą.
• Ištrinti sesiją -- Pašalinti sesiją.

Žmonių registravimas

Kai sesija veikia (Tiesiogiai), galite registruoti žmones naudodami paiešką Greita registracija:

1. Jei veikia daugiau nei viena sesija, pasirinkite tinkamą laukelyje Registruojama į.
2. Įveskite asmens vardą ar telefono numerį paieškos laukelyje (mažiausiai 2 simboliai).
3. Rezultatuose pasirodo atitinkantys žmonės iš jūsų bažnyčios duomenų bazės.
4. Spustelėkite mygtuką Registruoti šalia asmens vardo.
5. Pasirodo patvirtinimo pranešimas su asmens vardu ir apsaugos kodu.

Patarimas: Apsaugos kodas naudingas vaikų tarnystės registracijai, kur tėvai gauna kodą, kuris turi sutapti atsiėmimo metu.

Apsaugos kodai ir atsiėmimo eiga

Kiekvienas registracijos įrašas sugeneruoja unikalų apsaugos kodą, kuris susieja vaiką su suaugusiuoju, kuris jį atvedė. Standartinis vaikų tarnystės modelis yra toks:

1. Atvedimas: Tėvas ar globėjas registruoja vaiką. Sistema priskiria apsaugos kodą (matomą kiosko patvirtinime, tėvo etiketėje ir vaiko etiketėje).
2. Atspausdinamos etiketės: Etiketė su apsaugos kodu atspausdinama vaiko vardo lentelei, o atitinkama etiketė įteikiama tėvui.
3. Atsiėmimas: Sesijos pabaigoje tėvas pateikia savo kopiją. Savanoris palygina ją su vaiko etikete ir paleidžia vaiką tik tada, kai kodai sutampa.

Tai apsaugo nuo vaiko perdavimo ne tam suaugusiajam ir sukuria audito pėdsaką, susietą su registracijos įrašu.

Spausdinamos registracijos etiketės

TimelyChurch palaiko individualių spausdinamų etikečių išdėstymų kūrimą naudojant etikečių šablonus. Etiketės šablonas apibrėžia fizinius etiketės matmenis (plotį, aukštį, matavimo vienetą, orientaciją) ir duomenų elementus, kurie ant jos spausdinami.

Įmontuoti šablonų tipai:

• Vaikas -- Vaikų vardų lentelėms tarnystės renginių metu.
• Tėvas -- Atitinkamam atsiėmimo kvitui, kurį pasilieka tėvas.
• Savanoris -- Personalo ir savanorių ženkleliams.
• Individualus -- Bet kokiam kitam etiketės naudojimo atvejui (svečias, vardo lentelė ir t. t.).

Galimi etiketės laukai apima asmens duomenis (vardas, pavardė, pilnas vardas, slapyvardis, amžius, gimimo data, klasė), registracijos duomenis (apsaugos kodas, registracijos laikas, klasės/grupės pavadinimas, kambario pavadinimas, sesijos pavadinimas), medicininius įspėjimus (alergijos, specialios pastabos, medicininės pastabos), bažnyčios prekės ženklą (bažnyčios pavadinimas, bažnyčios logotipas) ir statinius elementus (individualus tekstas, individualus paveikslėlis, horizontali linija, QR kodas, apsaugos skydo piktograma).

Šablonai gali būti pažymėti kaip numatytieji (automatiškai pasirenkami savo tipui), aktyvūs arba sistemos (įmontuoti, netrinami). Šablonus galima sukurti kartą ir pakartotinai naudoti visuose renginiuose, kuriuose įjungta registracija.

Registruotų žmonių peržiūra

Po paieškos srities skiltis Registruoti rodo visus, kas registruoti pasirinktoje sesijoje, įskaitant:

• Jų vardą ir inicialus.
• Kada jie užsiregistravo (pvz., „prieš 5 minutes").
• Jų apsaugos kodą (jei taikoma).

Kiosko režimas

Savitarnos registracijai galite atidaryti specialų kiosko vaizdą:

1. Kol sesija veikia (Tiesiogiai), toje sesijoje spustelėkite Atidaryti kioską.
2. Atsidaro naujas naršyklės skirtukas su pilno ekrano kiosko sąsaja.
3. Padėkite tai ant planšetės ar monitoriaus prie sutikimo stoties.

Kioskas leidžia dalyviams ar sutikėjams ieškoti ir registruoti žmones neprisijungiant prie pilnos administratoriaus sąsajos.

Sesijos baigimas

Kai renginys pasibaigia arba registracija baigta:

1. Sąraše Registracijos sesijos spustelėkite Pabaiga prie sesijos.
2. Sesija pažymima Pasibaigė. Vėliau ją galite Tęsti, jei žmonės dar atvyksta.
3. Visi registracijos įrašai išsaugomi ataskaitoms, ir juos galite atsisiųsti su Eksportuoti CSV.

Renginio dalyvių registracija renginių serijai

Kai registracija įjungta pasikartojančiai renginių serijai, kiekvienas pasikartojimas gali turėti savo registracijos sesiją. Sesija susieta su konkrečiu to renginio pasikartojimu, todėl registracijų skaičius sekamas kiekvienam pasikartojimui atskirai.

Klasės ir susitikimo lankomumas

Du renginio tipui būdingi Renginio centro skirtukai seka lankomumą mažesniems susibūrimams: skirtukas Mokiniai klasės/studijų renginiams (Registracijos sistemos dalis) ir skirtukas Dalyviai susitikimams (kvietimų ir atsakymų sąrašas).

Skirtukas Mokiniai (klasės)

Klasės / studijų renginiams Renginio centre pasirodo skirtukas Mokiniai. Jame rodomas klasės sąrašas ir leidžiama registruoti mokinius sesijos metu.

1. Atidarykite renginį ir spustelėkite skirtuką Mokiniai.
2. Pamatysite į klasę įtrauktų mokinių sąrašą (paprastai priimančios grupės narius).
3. Antraštėje rodoma, kiek įtraukta ir kiek dalyvauja, kai sesija aktyvi.

Kai registracijos sesija aktyvi, kiekvienas mokinys turi mygtuką Registruoti, o antraštėje siūlomas mygtukas Registruoti visus, kad visą sąrašą pažymėtumėte dalyvaujančiu vienu metu. Registruoti mokiniai rodomi su ženkleliu Viduje su laiku ir bet kokiu apsaugos kodu, ir juos galima išregistruoti mygtuku Atsiimti.

Pastaba: Skirtukui Mokiniai reikia, kad renginys būtų susietas su klase (priimančia grupe). Jei grupė nesusieta, redaguokite renginį ir pasirinkite priimančią grupę, kad įjungtumėte mokinių sekimą.

Mokinio pridėjimas

Norėdami pridėti ką nors į klasės sąrašą:

1. Skirtuke Mokiniai spustelėkite Pridėti mokinį.
2. Ieškokite esamo asmens pagal vardą.
3. Rezultatuose spustelėkite Pridėti šalia asmens. Jis įtraukiamas į klasės sąrašą.

Jau įtraukti žmonės rodomi su ženkleliu Įtraukta, kad jų nepridėtumėte du kartus.

Skirtukas Dalyviai (susitikimai)

Susitikimo renginiams (ir bet kuriam ne klasės renginiui su įjungtu lankomumo sekimu) vietoj Mokinių pasirodo skirtukas Dalyviai. Jis veikia kaip kvietimų sąrašas, o ne registracijos sesija: jūs pakviečiate žmones, jie atsako, o vėliau pažymite, kas iš tikrųjų atvyko.

1. Atidarykite renginį ir spustelėkite skirtuką Dalyviai.
2. Antraštėje rodoma, kiek patvirtinta iš visų pakviestųjų, su skaičiais Pakviesta, Patvirtinta, Atsisakyta ir Dalyvavo. Žmonės sugrupuoti pagal komandą.

Kiekvienas asmuo rodo vieną iš šių būsenų:

Asmuo, atsakęs Galbūt, rodomas kaip Tentative.

Šalia kiekvieno asmens matysite Gali atsakyti „Telegram" programėlėje (jis susiejo „Telegram") arba Nesusietas su „Telegram".

Žmonių kvietimas

• Pakviesti komandą -- Pasirinkite komandą ar grupę laukelyje Pasirinkite komandą arba grupę ir spustelėkite Siųsti kvietimus. Visi jos aktyvūs nariai pakviečiami iš karto.
• Pridėti dalyvį -- Ieškokite pagal vardą (bent 2 simboliai) ir spustelėkite Pakviesti, kad pridėtumėte vieną asmenį.

Kiekvienas, kurį pakviečiate, automatiškai informuojamas:

• Nariai, susiejusieji „Telegram", gauna „Telegram" žinutę su mygtukais Taip, Ne ir Galbūt — vienu palietimu atsakoma.
• Visi kiti, turintys el. pašto adresą, gauna kvietimą el. paštu su tais pačiais mygtukais Taip, Galbūt ir Ne. Jiems nereikia prisijungti, o savo atsakymą vėliau gali pakeisti patvirtinimo puslapyje.

Jų atsakymas iš karto atnaujina skirtuką Dalyviai. Pakviesti žmonės taip pat įtraukiami į dienos prieš renginį priminimą (žr. Renginių priminimai ir pranešimai).

Sąrašo tvarkymas

• Kai žmonės dar neatsakė, juosta rodo, kiek laukia atsakymo, su Patvirtinti visus, kad kiekvienas pakviestasis būtų pažymėtas kaip patvirtintas.
• Žymėti lankomumą -- Įjunkite tai, kad šalia kiekvieno asmens atsirastų žymimasis langelis, pažymėkite, kas dalyvavo, ir spustelėkite Žymėti dalyvavusiu, kad visi vienu metu taptų Dalyvavo. Baigę spustelėkite Atlikta.
• Spustelėkite Pašalinti (× šalia asmens), kad pašalintumėte jį iš kvietimų sąrašo.

Skirtumo supratimas

Registracija ir Mokiniai veikia ta pačia registracijos sistema; skirtukas Dalyviai yra atskiras kvietimų ir atsakymų sąrašas.

Patarimas: Didelėms pamaldoms naudokite skirtuką Registracija su kiosku. Sekmadienio mokyklos klasėms naudokite skirtuką Mokiniai sąrašui sudaryti ir mokiniams registruoti. Susitikimams naudokite skirtuką Dalyviai, kad pakviestumėte komandą ir sektumėte atsakymus. Registraciją galite įjungti tame pačiame renginyje, kuriame yra skirtukas Mokiniai arba Dalyviai.