Įnašų paketai

Įnašų paketai padeda sugrupuoti grynųjų pinigų ir čekių aukas, kurias įnešate kartu į banką. Suskirstydami aukas į paketus, galite patikrinti, ar TimelyChurch užregistruotos sumos atitinka jūsų fizinį banko įnašą, palaikyti audito pėdsaką ir sukurti apskaitos operacijas, kai įnašas atliekamas.

Prieiga prie įnašų paketų

1. Aukojimo skydelyje spustelėkite meniu Daugiau veiksmų (trijų taškų piktograma).
2. Pasirinkite Įnašų paketai.

Arba eikite tiesiai į Finansai > Aukojimas > Paketai.

Įnašo paketo kūrimas

1. Spustelėkite Sukurti paketą.
2. Užpildykite paketo duomenis:

1. Spustelėkite Sukurti.

Paketui priskiriamas automatiškai sugeneruotas paketo numeris formatu DEP-NNNNN (pvz., DEP-00001). Paketų numeriai nuosekliai didėja kiekvienai bažnyčiai.

Paketo statusai

Aukų pridėjimas prie paketo

1. Atidarykite paketą, jį spustelėdami.
2. Paketo detalų puslapyje rodoma:
   • Aukos, jau esančios pakete.
   • Nesugrupuotos aukos, kurias galima pridėti (iki 50 naujausių).
3. Spustelėkite Pridėti šalia bet kurios nesugrupuotos aukos, kad įtrauktumėte ją į paketą.

Pastaba: Prieinamame sąraše rodomos tik neinternetinės aukos, kurios dar nėra kitame pakete. Internetinės/kortelės aukos apdorojamos per Stripe ir nereikalauja grupavimo į paketus.

Daugiau nei 50 nesugrupuotų aukų sugrupavimas

Galimų pridėti sąrašas sąmoningai apribotas iki 50 naujausių nesugrupuotų aukų, kad puslapis liktų greitas. Jei turite didesnį nei tai atsilikimą (pavyzdžiui, sekant duomenų įvedimo pavėlavimą), naudokite vieną iš šių sprendimų:

1. Apdorokite bangomis -- Pridėkite matomas 50, spustelėkite Išsaugoti, tada atnaujinkite paketo detalų puslapį. Dabar pasirodys kitos 50 seniausių nesugrupuotų aukų. Kartokite, kol išvalysite.
2. Naudokite kelis paketus -- Sukurkite antrą (ar trečią) įnašo paketą, kurio data atitiktų faktines įnašo datas, ir paskirstykite senesnes aukas tarp jų. Tai taip pat švaresnis audito pėdsakas, kai aukos apima daugiau nei vieną banko įnašą.
3. Sumažinkite atsilikimą prie šaltinio -- Jei tai matote dažnai, grupuokite kas savaitę, o ne kas mėnesį, kad nesugrupuotų aukų telkinys liktų mažiau nei 50.

Aukų pašalinimas iš paketo

1. Atidarykite paketą.
2. Spustelėkite Pašalinti šalia bet kurios aukos pakete.
3. Auka grįžta į nesugrupuotų aukų telkinį.

Aukas galima pridėti ar pašalinti tik tada, kai paketas turi statusą Atidaryti.

Paketo bendros sumos ir suderinimas

Kiekvienas paketas seka:

Kai faktinė bendra suma atitinka numatomą bendrą sumą, paketas laikomas „subalansuotu." Jei yra neatitikimas, skirtumas rodomas, kad galėtumėte jį ištirti prieš uždarydami.

Paketo uždarymas

1. Atidarykite paketą.
2. Spustelėkite Uždaryti paketą.
3. Paketo statusas pasikeičia į Uždaryta.

Uždarymo reikalavimai:

• Paketas turi turėti statusą Atidaryti.
• Pakete turi būti bent viena auka (tuščių paketų uždaryti negalima).

Kai paketas uždaromas:

• Bendros sumos perskaičiuojamos iš visų paketo aukų.
• Įrašomas uždaręs naudotojas ir laiko žyma.
• Tolesni pridėjimai ar pašalinimai nebeleidžiami.

Paketo atidarymas iš naujo

Jei po uždarymo reikia atlikti pakeitimus:

1. Atidarykite uždarytą paketą.
2. Spustelėkite Atidaryti paketą iš naujo.
3. Paketas grįžta į statusą Atidaryti, ir galite pridėti ar pašalinti aukas.

Pastaba: Iš naujo atidaryti galima tik Uždarytus paketus. Įneštų paketų atidaryti iš naujo negalima, nes apskaitos operacija jau sukurta.

Paketo pažymėjimas kaip įnešto

Fiziškai įnešę lėšas į savo banką:

1. Atidarykite uždarytą paketą.
2. Spustelėkite Pažymėti kaip įneštą.
3. Pasirinkite Banko sąskaitą (turto sąskaitą), į kurią atliktas įnašas.
4. Spustelėkite Patvirtinti.

Kai paketas įnešamas:

• Automatiškai sukuriama apskaitos operacija su:
  • Operacijos tipu: Pajamos
  • Suma: paketo faktine bendra suma
  • Data: paketo įnašo data
  • Aprašymu: „Įnašo paketas DEP-XXXXX -- N elementų"
  • Nuorodos numeriu: paketo numeriu
• Paketo statusas pasikeičia į Įnešta.
• Paketo nebegalima atidaryti iš naujo.

Įnašo kvito spausdinimas

1. Atidarykite bet kurį paketą (bet kurio statuso).
2. Spustelėkite Spausdinti įnašo kvitą.
3. Sugeneruojamas PDF su paketo duomenimis ir visomis išvardytomis aukomis, paruoštas jūsų banko įnašui.

Failas pavadintas deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Paketo ištrynimas

Ištrinti galima tik Atidarytus paketus:

1. Atidarykite paketą.
2. Spustelėkite Ištrinti paketą.
3. Patvirtinkite ištrynimą.

Kai paketas ištrinamas:

• Visoms paketo aukoms pašalinamas paketo priskyrimas (jos grįžta į nesugrupuotų telkinį).
• Paketo įrašas visam laikui ištrinamas.
• Apskaitos operacijoms tai įtakos neturi.

Uždarytų ar Įneštų paketų ištrinti negalima.

Geriausia praktika

Savaitinis įnašo darbo eigos ciklas

1. Po kiekvienų pamaldų: Užregistruokite visas grynųjų pinigų ir čekių aukas TimelyChurch sistemoje.
2. Prieš vykstant į banką: Sukurkite įnašo paketą su numatoma bendra suma pagal savo skaičiavimą.
3. Pridėkite aukas: Pridėkite visas šio įnašo aukas į paketą.
4. Patikrinkite: Palyginkite numatomą bendrą sumą su faktine bendra suma. Ištirkite bet kokius skirtumus.
5. Uždarykite paketą: Patikrinę, uždarykite paketą.
6. Po įnašo į banką: Pažymėkite paketą kaip įneštą, pasirinkdami banko sąskaitą.
7. Atsispausdinkite įnašo kvitą: Pasilikite kopiją savo įrašams.

Patarimai

• Kurkite atskirus paketus kiekvienai kelionei į banką, net jei jos vyksta tą pačią dieną.
• Naudokite numatomos bendros sumos lauką, kad prieš vykstant į banką pastebėtumėte duomenų įvedimo klaidas.
• Palikite pastabas paketuose apie bet kokius neįprastus elementus ar paaiškinimus.
• Uždaryti paketai tarnauja kaip audito pėdsakas -- jie įrašo, kas ir kada uždarė paketą.