Pamoka: komandos vadovo „Valdykite savo komandą" vadovas

Auditorija: Šlovinimo komandos vadovas (ar bet kurios tarnavimo komandos vadovas), atsakingas už sekmadienio pozicijų užpildymą Reikalingas laikas: apie 15 minučių Jums reikės: komandos vadovo leidimo bent vienoje tarnavimo komandoje -- jei nesate tikri, paklauskite savo bažnyčios administratoriaus

Ką išmoksite

Baigę šį vadovą, žinosite, kaip:

• Rasti savo komandos puslapį ir suprasti, kas jame yra
• Skaityti Nepasiekiamumo ženkliukus savo narių sąraše, kad netyčia nesuplanuotumėte žmogaus, kurio nebus
• Suprasti, kaip sistema rotuoja per jūsų komandą (Sąžininga rotacija, Ratu ar Tik rankiniu būdu)
• Redaguoti komandos grafiko šabloną -- pozicijų sąrašą, kurį nauji renginiai gali automatiškai užpildyti
• Atidaryti Grafiko tinklelį, kad vienu žvilgsniu pamatytumėte savo komandos pasiskirstymą per artėjančias savaites

Daugumai šių veiksmų jums nereikia pilnos administratoriaus prieigos. Komandos vadovo leidimo pakanka, kad valdytumėte savo narius ir šablonus. Keli nustatymai (komandos planavimo rotacija) yra tik administratoriams skirtame skirtuke -- juos pažymėsime eigoje.

1 žingsnis: raskite savo komandos puslapį

Laikas: 1 minutė

1. Prisijunkite prie savo TimelyChurch administratoriaus panelės.
2. Šoninėje juostoje išplėskite Žmonės ir spustelėkite Grupės.
3. Puslapyje išvardytos visos jūsų bažnyčios grupės. Spustelėkite filtro skirtuką Komandos viršuje, kad susiaurintumėte sąrašą iki tarnavimo komandų.
4. Spustelėkite savo komandos pavadinimą -- pavyzdžiui, Šlovinimo komanda arba Garso komanda.

Atsidursite komandos išsamios informacijos puslapyje. Viršuje esanti nuorodų juosta rodo Grupės -- [jūsų komanda], o per pagrindinį skydelį eina skirtukų eilutė: Grupės duomenys, Nariai, Šablonai (ir dar keli, priklausomai nuo to, kaip jūsų komanda sukonfigūruota).

Patarimas: Kai kurie skirtukai skirti tik administratoriams. Jei esate komandos vadovas be pilnos Grupių administratoriaus prieigos, nematysite skirtuko Grupės duomenys -- vietoj to atsidursite skirtuke Šablonai (arba Nariai). Tai normalu. Jei visai nematote savo komandos, galbūt dar neturite jai vadovo teisių. Paprašykite savo bažnyčios administratoriaus pridėti jus kaip vadovą skirtuke Grupės duomenys.

2 žingsnis: perskaitykite savo narių sąrašą (ir Nepasiekiamumo ženkliukus)

Laikas: 3 minutės

1. Spustelėkite skirtuką Nariai.
2. Pamatysite kiekvieną narį, išvardytą su jam priskirtomis pozicijomis.
3. Ieškokite gintarinio ženkliuko Nepasiekiamas N dienų · kitas [data] šalia vardų -- jie automatiškai pasirodo, kai narys pažymėjo nepasiekiamumą per artimiausias 60 dienų. Ženkliukas rodo būsimų blokuotų datų skaičių plius artimiausią iš jų.
4. Užveskite žymeklį ant pozicijos žymos nario eilutėje, kad pamatytumėte, kurias pozicijas jis tiksliai atlieka.

Gintarinis ženkliukas skaičiuoja:

• Vienkartines nepasiekiamas datas, kurias narys pridėjo savo portale
• Datas, blokuojamas aktyvaus pasikartojančio nepasiekiamumo šablono
• Datas bet kuriame pridėtame atostogų datų intervale

Narys be būsimų blokuočių ženkliuko neturi -- jis visiškai prieinamas artimiausias 60 dienų.

Patarimas: Skatinkite savo komandą iš anksto nustatyti savo prieinamumą. Nepasiekiamumo ženkliukai pasirodo tik tada, kai jie tai įveda sistemoje -- o tai jums gerokai palengvina gyvenimą.

Daugiau apie tai, kaip nariai tai valdo, žr. Pasikartojantis neprieinamumas.

3 žingsnis: supraskite rotaciją (Sąžininga rotacija, Ratu ar Tik rankiniu būdu)

Laikas: 3 minutės

Rotacijos strategija valdo, ką sistema pirmiausia siūlo -- ir ką automatiškai priskiria -- užpildant poziciją.

Svarbu žinoti: Rotacijos nustatymai yra kortelėje Grafiko sudarymo nustatymai skirtuke Grupės duomenys, kuris skirtas tik administratoriams. Jei esate naudotojas, turintis tik komandos vadovo teises, šio skirtuko nematysite. Paprašykite savo bažnyčios administratoriaus nustatyti jūsų komandos rotaciją arba suteikti jums Grupių administratoriaus prieigą. Toliau aprašytos parinktys yra tai, ką matys jūsų administratorius.

1. Atidarykite skirtuką Grupės duomenys.
2. Slinkite iki kortelės Grafiko sudarymo nustatymai.
3. Pasirinkite Rotacijos strategiją:
   • Sąžininga rotacija (rekomenduojama) -- TimelyChurch stebi, kas seniausiai tarnavo, ir pirmiausia siūlo juos. Kiekvienas laikui bėgant gauna vienodai galimybių.
   • Ratu (fiksuota tvarka) -- sistema sukasi per komandą nustatyta tvarka.
   • Tik rankiniu būdu (išjungti automatinį užpildymą) -- išjungia automatinį užpildymą, kad viską priskirtumėte rankiniu būdu. Naudokite tai labai mažoms komandoms, kur rotacija nesvarbi.
4. Nustatykite Min. dienų tarpą tarp tarnavimų (numatytoji reikšmė 7), kad tas pats žmogus nebūtų planuojamas per dažnai.
5. Nustatykite Maks. kartų per mėnesį -- švelnią ribą, kad niekas netarnautų kiekvieną savaitę. Palikite 0 neribotam kiekiui.
6. Neprivalomai įjunkite Įjungti automatinį planavimą ir susijusius žymimuosius langelius (pranešti automatiškai priskiriant, automatiškai patvirtinti, automatiškai parinkti pakaitą atsisakius).
7. Spustelėkite Išsaugoti grafiko sudarymo nustatymus.

4 žingsnis: redaguokite savo komandos grafiko šabloną

Laikas: 4 minutės

Grafiko šablonas -- tai daugkartinio naudojimo pozicijų sąrašas, kurį galite pritaikyti nustatydami renginius, kad nekurtumėte tos pačios sudėties kiekvieną savaitę iš naujo. Šablonai taip pat gali būti nustatyti automatiškai taikytis konkretiems renginio tipams.

1. Spustelėkite skirtuką Šablonai. Antraštėje rašoma Grafiko šablonai.
2. Turėtumėte matyti savo komandos esamą (-us) šabloną (-us). Tas, kuris pažymėtas Numatytasis, siūlomas pirmiausia kuriant renginius. Jei nė vieno nėra, spustelėkite Naujas šablonas ir jį sukurkite.
3. Spustelėkite rodyklę (⌄) šablono eilutėje, kad ją išskleistumėte ir pamatytumėte jame esančias pozicijas.
4. Norėdami redaguoti šablono pavadinimą, aprašymą, numatytojo statusą ar tai, kuriems renginio tipams jis automatiškai taikomas, spustelėkite eilutės meniu ⋮ ir pasirinkite Redaguoti šabloną, atlikite pakeitimus, tada spustelėkite Išsaugoti pakeitimus.
5. Išskleistame vaizde tvarkykite pozicijas:
   • Spustelėkite Pridėti poziciją, kad pridėtumėte vaidmenį. Pasirinkite poziciją, nustatykite Reikalingą skaičių (pvz., 2 dviem vokalistams), pridėkite neprivalomą pastabą ir spustelėkite Pridėti poziciją.
   • Spustelėkite ✕ šalia bet kurios pozicijos eilutės, kad ją pašalintumėte.
6. Meniu ⋮ taip pat leidžia Dubliuoti šabloną, Nustatyti kaip numatytąjį arba jį Ištrinti.

Esami renginiai, kuriems šablonas jau buvo pritaikytas, neatsinaujins retroaktyviai -- šablonas taikomas tik vėliau sukurtiems ar atnaujintiems renginiams.

5 žingsnis: peržiūrėkite Grafiko tinklelį

Laikas: 4 minutės

Grafiko tinklelis -- tai jūsų „viskas vienu žvilgsniu" vaizdas. Jis rodo, kas tarnauja per artimiausias kelias savaites, kad galėtumėte pastebėti spragas dar prieš sekmadienio rytą.

1. Šoninėje juostoje išplėskite Planavimas ir spustelėkite Renginiai.
2. Renginių puslapio antraštėje spustelėkite mygtuką Grafiko tinklelis. Atsidaro Renginių planavimo centras skirtuke Grafiko tinklelis. (Telefone mygtukas sulankstomas į meniu Daugiau (⋮); taip pat galite jį pasiekti tiesiogiai iš Planavimas → Grafiko tinklelis šoninėje juostoje.)
3. Tinklelis įkeliamas su:
   • Eilutėmis: kiekvienas komandos narys, sugrupuotas pagal komandą
   • Stulpeliais: artėjančios savaitės (perjunkite langą tarp 4, 8 ar 12 savaičių)
   • Langeliais: būsenos apskritimas kiekvienai savaitei -- ✓ Patvirtinta, ? Laukiama, ✕ Atsisakyta, -- Nepasiekiamas, arba blankus taškas prieinamai, nepriskirtai vietai. Apačioje esanti legenda paaiškina kiekvieną.
4. Naudokite datos rodykles ir pasirinkiklį 4 / 8 / 12 sav., kad perkeltumėte ir pakeistumėte lango dydį.
5. Naudokite filtro mygtuką Komanda, kad susiaurintumėte tinklelį iki vienos komandos, jei vadovaujate daugiau nei vienai.
6. Spustelėkite Užpildyti automatiškai N atvirų viršuje dešinėje, kad sistema užpildytų prieinamas vietas iš jūsų rotacijos (jos bus išsiųstos kaip laukiančios, kad savanoriai patvirtintų), ir Priminti, kad paragintumėte kiekvieną, kurio atsakymas laukiamas.
7. Spustelėkite Eksportuoti PDF, jei norite atsispausdinti ar pasidalinti momentine nuotrauka su bendravadovu.

Patarimas: Atidarykite tinklelį kiekvieną antradienio rytą. Pastebėti plyšį savaitę antradienį duoda penkias dienas jam ištaisyti. Pastebėti jį šeštadienį 21 val. -- ne.

Išsamesnę informaciją rasite Grafiko tinklelis ir narių sąrašo vaizdas.

Ką daryti toliau

• Išsiųskite 03 pamoką: nustatykite savo prieinamumą kiekvienam savo komandos nariui, kad Nepasiekiamumo ženkliukai užsipildytų.
• Įsiminkite 04 pamoką: reikia dėmesio -- pavaduotojo kvietimas savaitėms, kai kas nors paskutinę minutę pasitraukia.
• Perskaitykite Savanorių pasikeitimo ir perleidimo prašymai, kad žinotumėte, kaip tvarkyti tarpusavio mainus, kai komandos nariai keičiasi tarpusavyje.

Jums pavyks. Jūsų komandai patiks, kaip organizuotai viskas jausis.