Finansinės ataskaitos

Apžvalga

TimelyChurch teikia kelias įmontuotas finansines ataskaitas, suteikiančias jums ir jūsų bažnyčios vadovybei aiškų vaizdą apie finansinę būklę. Visos ataskaitos duomenis ima tiesiai iš jūsų apskaitos operacijų, todėl jos visada atnaujintos -- nereikia laukti mėnesio pabaigos apdorojimo.

Prieiga prie ataskaitų

Atidarykite Finansai > Apskaita, tada apskaitos skirtukų juostoje spustelėkite skirtuką Ataskaitos (eilutė viršuje: Skydelis, Čekių registras, Operacijos, Aukojimas, Sąskaitos, Ataskaitos). Tai atidaro Ataskaitų centrą.

Centro viršuje pamatysite greitos statistikos korteles, apibendrinančias jūsų finansus, o po jomis -- ataskaitų kortelių tinklelį. Spustelėkite bet kurią kortelę, kad atidarytumėte tą ataskaitą.

Visame šiame straipsnyje, kai skiltyje rašoma „atidarykite Balanso ataskaitą", tai reiškia: eikite į skirtuką Ataskaitos ir spustelėkite kortelę Balanso ataskaita.

Paprastas režimas vs Išplėstinis režimas

Ataskaitų centras keičiasi priklausomai nuo to, kokį apskaitos režimą naudoja jūsų bažnyčia. Tai nustatote skiltyje Finansai > Apskaita > Nustatymai.

Išplėstiniame režime (numatytasis) centras rodo pilną statistikos kortelių rinkinį -- Iš viso turto, Iš viso įsipareigojimų, Grynoji vertė ir Grynosios pajamos nuo metų pradžios -- bei visas žemiau aprašytas ataskaitų korteles.

Paprastame režime centras supaprastintas savanoriui iždininkui. Kai kurios buhalteriams skirtos kortelės pervadinamos ar paslepiamos (detales žr. kiekvienos ataskaitos skiltyje), o Iždininko ataskaita iškeliama kaip didelė pagrindinė kortelė centro viršuje.

Paprastame režime taip pat pastebėsite keletą pervadinimų kitur apskaitos skirtukų juostoje: Operacijos rodomos kaip Įplaukos / išmokos, o meniu Nustatymai ▾ pažymėtas Daugiau ▾.

Balanso ataskaita

Balanso ataskaita rodo jūsų bažnyčios finansinės padėties momentinį vaizdą konkrečiu laiko momentu. Ji atsako į klausimą: „Kas priklauso bažnyčiai, ką ji skolinga ir kokia jos grynoji vertė?"

Pastaba: Kortelė Balanso ataskaita rodoma tik Išplėstiniame režime. Paprastame režime ji paslėpta, nes dauguma savanorių iždininkų vietoj to remiasi Iždininko ataskaita.

Skiltys

• Turtas -- Visos turto sąskaitos (einamoji, taupomoji, nekilnojamasis turtas, įranga ir kt.) su dabartiniais likučiais.
• Įsipareigojimai -- Visos įsipareigojimų sąskaitos (mokėtinos sumos, paskolos, kreditinės kortelės ir kt.) su dabartiniais likučiais.
• Nuosavas kapitalas -- Grynojo turto sąskaitos (neapribotos ir laikinai apribotos).
• Grynasis turtas -- Iš viso turto atėmus iš viso įsipareigojimų.

Balanso ataskaitos generavimas

1. Skirtuke Ataskaitos spustelėkite kortelę Balanso ataskaita.
2. Pagal numatytuosius nustatymus ataskaitoje rodomi likučiai šios dienos būsenai.
3. Norėdami peržiūrėti ankstesnio laikotarpio balanso ataskaitą, pasirinkite Datą ir spustelėkite Atnaujinti.

Pastaba: Peržiūrint ankstesnę datą, TimelyChurch perskaičiuoja kiekvienos sąskaitos likutį, pradėdama nuo pradinio likučio ir susumuodama visas operacijas iki pasirinktos datos. Tai suteikia tikslų to momento vaizdą.

Balanso ataskaitos naudojimas

• Pristatykite Balanso ataskaitą valdybos susirinkimuose, kad parodytumėte bendrą bažnyčios finansinę padėtį.
• Lyginkite mėnesį su mėnesiu ar metus su metais, generuodami ataskaitą kiekvieno laikotarpio paskutinei dienai.
• Patikrinkite, ar jūsų bendras turtas pagrįstai atitinka banko išrašus ir žinomas turto vertes.

Pajamų ataskaita (Pelno ir nuostolio ataskaita)

Pajamų ataskaita rodo jūsų bažnyčios finansinę veiklą per laikotarpį. Ji atsako į klausimą: „Kiek pinigų įplaukė, kiek išėjo ir koks yra grynasis rezultatas?"

Pastaba: Paprastame režime ši kortelė pažymėta Įplaukos vs Išmokos (skaičiai kortelėje rodomi kaip „Įplaukos nuo metų pradžios" ir „Išmokos nuo metų pradžios"). Tai ta pati ataskaita -- keičiasi tik formuluotė, draugiškesnė asmenims be apskaitos žinių.

Skiltys

• Pajamos pagal kategoriją -- Visos pajamų operacijos, sugrupuotos pagal kategoriją (pvz., Dešimtinės ir aukos, Paskirtosios dovanos, Lėšų rinkimas, Palūkanų pajamos), su kiekvienos kategorijos sumomis.
• Išlaidos pagal kategoriją -- Visos išlaidų operacijos, sugrupuotos pagal kategoriją (pvz., Darbo užmokestis, Komunalinės paslaugos, Pastato priežiūra, Misijos), su kiekvienos kategorijos sumomis.
• Iš viso pajamų -- Visų pajamų kategorijų suma.
• Iš viso išlaidų -- Visų išlaidų kategorijų suma.
• Grynosios pajamos -- Iš viso pajamų atėmus iš viso išlaidų. Teigiamas skaičius reiškia, kad bažnyčia gavo daugiau, nei išleido; neigiamas -- kad išleido daugiau, nei gavo.

Pajamų ataskaitos generavimas

1. Skirtuke Ataskaitos spustelėkite kortelę Pajamų ataskaita (Paprastame režime -- kortelę Įplaukos vs Išmokos).
2. Pagal numatytuosius nustatymus ataskaitoje rodomi einami metai (nuo sausio 1 d. iki šiandien).
3. Pakoreguokite Pradžios datą ir Pabaigos datą, kad peržiūrėtumėte bet kurį laikotarpį.
4. Spustelėkite Atnaujinti.

Pajamų ataskaitos naudojimas

• Generuokite kas mėnesį finansų komiteto susirinkimams (nustatykite datas į mėnesio pirmą ir paskutinę dieną).
• Generuokite kas ketvirtį valdybos ataskaitoms.
• Generuokite kasmet metų pabaigos peržiūrai ir mokesčių paruošimui.
• Palyginkite su tuo pačiu praėjusių metų laikotarpiu, kad nustatytumėte tendencijas.

Bandomasis balansas

Bandomasis balansas išvardija visas sąskaitas viename puslapyje su debeto (D) ir kredito (K) stulpeliais. Tai klasikinis pirmasis buhalterio patikrinimas -- jei bendras debetas lygus bendram kreditui, jūsų knygos subalansuotos.

Tai buhalteriams skirta ataskaita. Jos kortelė Ataskaitų centre rodoma tik Išplėstiniame režime, tačiau ją taip pat galite pasiekti bet kuriame režime per meniu Nustatymai ▾ (Paprastame režime pažymėtą Daugiau ▾), pasirinkę Bandomasis balansas.

Norėdami ją sugeneruoti, spustelėkite kortelę Bandomasis balansas skirtuke Ataskaitos (arba pasirinkite ją iš meniu Nustatymai ▾ / Daugiau ▾). Naudokite ją, kad patvirtintumėte savo sąskaitų balansą prieš generuodami kitas ataskaitas ar perduodami knygas CPA.

Didžioji knyga

Didžioji knyga leidžia pasirinkti vieną sąskaitą ir pamatyti kiekvieną jai užregistruotą operaciją, kartu su kaupiamuoju likučiu po kiekvieno įrašo. Šią ataskaitą naudokite, kai reikia tiksliai atsekti, kaip sąskaita pasiekė dabartinį likutį.

Kaip ir Bandomasis balansas, Didžiosios knygos kortelė Ataskaitų centre rodoma Išplėstiniame režime, o abiejuose režimuose pasiekiama per meniu Nustatymai ▾ / Daugiau ▾, pasirinkus Didžioji knyga.

Norėdami ją sugeneruoti, spustelėkite kortelę Didžioji knyga skirtuke Ataskaitos (arba pasirinkite ją iš meniu Nustatymai ▾ / Daugiau ▾), tada pasirinkite sąskaitą, kurią norite peržiūrėti.

Iždininko ataskaita

Iždininko ataskaita yra vieno puslapio suvestinė, skirta specialiai valdybos ir bažnyčios verslo susirinkimams. Ji pateikia svarbiausią finansinę informaciją aiškiu, asmenims be apskaitos žinių patogiu formatu.

Patarimas: Paprastame režime Iždininko ataskaita yra pagrindinė ataskaita -- ji rodoma kaip didelė kortelė Ataskaitų centro viršuje, nes tai ataskaita, kurios dažniausiai reikia daugumai savanorių iždininkų.

Turinys

• Ataskaitos mėnuo ir parengimo duomenys.
• Pradinis likutis -- Bendri banko sąskaitų likučiai mėnesio pradžioje.
• Pajamos pagal kategoriją -- Kiek įplaukė ir iš kur.
• Išlaidos pagal kategoriją -- Kiek išėjo ir kur.
• Iš viso pajamų ir iš viso išlaidų per mėnesį.
• Grynasis pokytis -- Bendras grynųjų pinigų padidėjimas ar sumažėjimas.
• Galutinis likutis -- Bendri banko sąskaitų likučiai mėnesio pabaigoje.
• Fondų likučiai -- Kiekvieno fondo likutis ataskaitos mėnesio pabaigoje.
• Banko sąskaitų likučiai -- Atskiri kiekvienos banko sąskaitos likučiai.

Iždininko ataskaitos generavimas

1. Skirtuke Ataskaitos spustelėkite kortelę Iždininko ataskaita (Paprastame režime -- pagrindinę kortelę centro viršuje).
2. Pasirinkite mėnesį, apie kurį norite teikti ataskaitą.
3. Peržiūrėkite ataskaitą ekrane.
4. Spustelėkite Atsisiųsti PDF, kad sugeneruotumėte suformatuotą PDF, tinkamą spausdinti ar siųsti el. paštu.

Iždininko ataskaitos naudojimas

• Generuokite kas mėnesį ir pristatykite valdybos ar verslo susirinkimuose.
• Siųskite PDF el. paštu valdybos nariams, kurie negali dalyvauti asmeniškai.
• Laikykite spausdintas kopijas jūsų bažnyčios finansiniuose įrašuose audito tikslais.

Patarimas: Iždininko ataskaita apskaičiuoja pradinį ir galutinį likutį iš faktinių operacijų duomenų, o ne vien iš dabartinių sąskaitų likučių. Tai reiškia, kad galite sugeneruoti tikslias ataskaitas bet kuriam praėjusiam mėnesiui.

1099 tiekėjų ataskaita

1099 tiekėjų ataskaita padeda nustatyti tiekėjus, kuriems metų pabaigoje reikia pateikti IRS 1099 formą. Detales apie 1099 sekimo nustatymą žr. straipsnyje Gavėjų ir tiekėjų valdymas.

Turinys

• Tiekėjai, kuriems reikalinga 1099 forma -- Visi kaip 1099 pažymėti tiekėjai, per pasirinktus mokestinius metus gavę 600 USD ar daugiau.
• Tiekėjai žemiau ribos -- Kaip 1099 pažymėti tiekėjai, gavę mažiau nei 600 USD.
• Įspėjimai apie trūkstamą Mokesčių mokėtojo kodą -- Žymos bet kuriam 1099 formos reikalaujančiam tiekėjui, kuriam neužregistruotas Mokesčių mokėtojo kodas.
• Iš viso deklaruotinų mokėjimų -- Visų mokėjimų tiekėjams, viršijantiems ribą, suma.

1099 ataskaitos generavimas

1. Atidarykite 1099 tiekėjų ataskaitą. Ji yra Ataskaitų srities dalis; jei nematote jos Ataskaitų centre, pirmiausia nustatykite savo 1099 tiekėjus ekrane Gavėjai (meniu Nustatymai ▾ / Daugiau ▾) -- ataskaita apima gavėjus, pažymėtus kaip 1099 tiekėjai.
2. Pasirinkite mokestinius metus.
3. Peržiūrėkite ataskaitą ekrane.
4. Spustelėkite Atsisiųsti PDF savo įrašams.

Biudžeto ataskaitos

Jei turite aktyvų biudžetą, biudžeto detalių puslapyje prieinamos trys ataskaitos:

• Nuokrypio ataskaita -- Lygina suplanuotas sumas su faktinėmis operacijomis kiekvienai eilutei, su tarpinėmis sumomis pagal pajamas/išlaidas.
• Mėnesinis suskirstymas -- Rodo faktines pajamas ir išlaidas pagal kategoriją kiekvieną biudžeto laikotarpio mėnesį. Naudinga pastebint sezoninius modelius.
• Valdybos ataskaita (PDF) -- Spausdinimui paruoštas PDF apibendrinimas, skirtas valdybos susirinkimams, atskiras nuo detalios nuokrypio ataskaitos.

Pilnas kiekvienos ataskaitos detales žr. Biudžeto valdymas.

Operacijų eksportas (CSV)

Nors tai nėra formali ataskaita, CSV eksporto funkcija leidžia išgauti operacijų duomenis naudojimui skaičiuoklėse ar išorinėse priemonėse.

1. Eikite į Finansai > Apskaita ir atidarykite skirtuką Operacijos (Paprastame režime pažymėtą Įplaukos / išmokos).
2. Pritaikykite norimus filtrus (datos intervalą, sąskaitą, kategoriją, tipą).
3. Atidarykite padalyto mygtuko Nauja operacija meniu ir pasirinkite Eksportuoti CSV (atsisiunčiamas filtruotas sąrašas).

Eksportas apima: Datą, Tipą, Aprašymą, Sąskaitą, Kategoriją, Gavėją, Fondą, Sumą, Čekio numerį, Nuorodos numerį ir Suderinimo būseną.

Patarimas: Naudokite CSV eksportą, kad kurtumėte pasirinktines ataskaitas skaičiuoklėje, dalintumėtės duomenimis su išoriniu buhalteriu ar importuotumėte į mokesčių paruošimo programinę įrangą.

Suderinimo ataskaita (PDF)

Kiekvienam baigtam banko suderinimui galite atsisiųsti PDF ataskaitą, kurioje rodoma:

• Sąskaitos pavadinimas ir išrašo data.
• Pradinis likutis, patvirtinti banke įnašai, patvirtinti banke mokėjimai ir galutinis likutis.
• Visų patvirtintų banke operacijų sąrašas.

Detales žr. straipsnyje Banko suderinimas.

Patarimai finansinei atskaitomybei

Generuokite ataskaitas bent kas mėnesį. Net jei jūsų valdyba renkasi tik kas ketvirtį, mėnesinių ataskaitų generavimas padeda anksti pastebėti problemas.

Naudokite nuoseklius datos intervalus. Lygindami laikotarpius, naudokite tas pačias datos ribas (pvz., visada naudokite pirmą ir paskutinę mėnesio dieną, o ne atsitiktines datas).

Pristatykite Iždininko ataskaitą savo valdybai. Ji sukurta taip, kad būtų suprantama asmenims be apskaitos žinių. Ji apima esminę informaciją, kurios bažnyčios valdybai reikia finansinei priežiūrai vykdyti.

Saugokite PDF kopijas. Kas mėnesį atsisiųskite ir archyvuokite PDF ataskaitas. Tai sukuria popierinį pėdsaką, vertingą audito, draudimo pretenzijų ar vadovybės pasikeitimo atvejais.

Suderinkite prieš teikdami ataskaitas. Prieš generuodami laikotarpio ataskaitas, atlikite banko suderinimą. Suderinimas pastebi klaidas, kurios kitu atveju pasirodytų jūsų ataskaitose.