Savanorių ataskaitos ir stebėjimas
TimelyChurch stebi išsamius savanorių dalyvavimo duomenis, padedančius bažnyčios vadovams suprasti tarnavimo modelius, nustatyti perdegimo riziką ir užtikrinti sąžiningą rotaciją. Šiame straipsnyje aprašomos savanorių valdymui prieinamos statistikos, stebėjimo ir ataskaitų funkcijos.
Savanorių sąrašo statistika
Atidarykite šoninės juostos skiltį Ataskaitos, spustelėkite Visos ataskaitos, tada pasirinkite Savanoriai, kad atidarytumėte Savanorių ataskaitą. Naudokite laikotarpio pasirinkiklį viršuje, kad nustatytumėte norimą peržiūrėti laikotarpį. Ataskaitoje rodomos trys santraukos kortelės:
| Statistika | Aprašymas |
|---|---|
| Iš viso savanorių | Skirtingų žmonių, turėjusių renginio savanorių priskyrimų pasirinktu laikotarpiu, skaičius |
| Aktyvūs savanoriai | Žmonės, kurie buvo aktyviai priskirti tarnauti pasirinktu laikotarpiu |
| Nauji per laikotarpį | Žmonės, kurie tarnavo pirmą kartą pasirinktu laikotarpiu (be ankstesnių priskyrimų) |
Šie skaičiai suteikia greitą jūsų savanorių bazės vaizdą pasirinktam laikotarpiui.
Individualūs savanorių profiliai
Asmens tarnavimo informacija yra jo skirtuke Tarnavimas. Atidarykite Žmonės, spustelėkite asmenį, kad atidarytumėte jo profilį, tada pasirinkite skirtuką Tarnavimas. Viršuje pamatysite keturis santraukos langelius:
- Komandos -- Kiek tarnavimo komandų priklauso šiam asmeniui
- Būsimi -- Kiek jis turi būsimų renginio priskyrimų
- Laukiama -- Kiek iš tų būsimų priskyrimų dar laukia atsakymo
- Praeitis -- Kiek praėjusių renginių, į kuriuos jis buvo priskirtas (jo tarnavimo istorija)
Žemiau langelių skirtukas Tarnavimas išvardija jo Būsimus priskyrimus ir Tarnavimo istoriją (kiekvienas rodo renginį, poziciją, datą ir atsakymo/registracijos būseną). Jei asmuo turi senesnių tarnystės Savanorių rolių ar Neprieinamų datų įraše, tos skiltys taip pat pasirodo.
Komandos narių tarnavimo statistika
Komandos nariams (renginiais pagrįstoje planavimo sistemoje) TimelyChurch stebi daug detalesnius duomenis:
Statistika kiekvienam nariui
| Rodiklis | Aprašymas |
|---|---|
| Paskutinį kartą tarnavo | Data, kada narys paskutinį kartą tarnavo renginyje |
| Dienų nuo paskutinio tarnavimo | Automatiškai apskaičiuojama nuo paskutinio tarnavimo datos |
| Iš viso kartų tarnavo | Bendras kartų, kiek šis narys tarnavo, skaičius |
| Kartų tarnavo šį mėnesį | Kiek kartų tarnavo einamąjį kalendorinį mėnesį (automatiškai atstatoma kiekvieną mėnesį) |
| Statistikos mėnuo | Mėnuo, kuriam taikomas mėnesinis skaitiklis (formatas: MMMM-MM) |
Tekstas „Paskutinį kartą tarnavo" rodomas žmogui suprantamu formatu:
- „Šiandien" / „Vakar" / „prieš 3 dienas" / „prieš 2 savaites" arba faktinė data, jei praėjo daugiau nei 30 dienų
- „Niekada netarnavo", jei narys niekada nebuvo priskirtas renginiui
Priėmimo statistika
TimelyChurch stebi, kaip patikimai kiekvienas komandos narys reaguoja į priskyrimus:
| Rodiklis | Aprašymas |
|---|---|
| Iš viso priskyrimų | Kiek kartų narys buvo priskirtas tarnauti |
| Iš viso priimta | Kiek priskyrimų narys patvirtino |
| Iš viso atsisakyta | Kiek priskyrimų narys atsisakė |
| Priėmimo dažnis | Apskaičiuojamas kaip: (Iš viso priimta / (Iš viso priimta + Iš viso atsisakyta)) x 100 |
Ši statistika atnaujinama realiuoju laiku, kai savanoriai priima ar atsisako priskyrimų.
Įgūdžių augimas
Sistema naudoja priėmimo statistiką, kad pasiūlytų įgūdžių lygio kėlimą:
| Dabartinis lygis | Kelti į | Reikalavimai |
|---|---|---|
| Nenustatytas | Pradedantysis | 3+ priimti priskyrimai |
| Pradedantysis | Vidutinis | 8+ priimti, 75%+ priėmimo dažnis |
| Vidutinis | Išplėstinis | 15+ priimti, 80%+ priėmimo dažnis |
| Išplėstinis | Ekspertas | 25+ priimti, 90%+ priėmimo dažnis |
Kai komandos narys atitinka kriterijus, sukuriamas įgūdžių pasiūlymas. Komandų vadovai gali:
- Patvirtinti pasiūlymą -- Nario įgūdžių lygis pakeliamas
- Atmesti pasiūlymą -- Pasiūlymas pažymimas kaip atmestas (jis vėl pasirodys, jei kriterijai vėl bus įvykdyti po tolesnės pažangos)
Pasiūlyme pateikiama priežasties eilutė (pvz., „15 priimtų priskyrimų, 82,3% priėmimo dažnis"), kad vadovai galėtų priimti pagrįstą sprendimą.
Perdegimo aptikimas
TimelyChurch pateikia kelis rodiklius, padedančius nustatyti savanorius, kuriems gali grėsti perdegimas:
Didelio dažnumo tarnautojo žyma
Komandos narys pažymimas kaip „didelio dažnumo tarnautojas", kai jis tarnavo 3 ar daugiau kartų einamąjį mėnesį. Ši žyma pasirodo išmaniojo pasiūlymo sąsajoje, kad įspėtų administratorius prieš vėl jį priskiriant.
Planavimo prioriteto balas (Išmaniojo pasiūlymo reitingavimas)
Tai paprastas prioriteto balas, naudojamas kandidatams reitinguoti žalioje Siūloma kategorijoje, kai administratoriai priskiria savanorius rankiniu būdu iš renginio skirtuko Tarnavimas. Jis naudoja tik tris veiksnius:
- +100 balų -- Niekada netarnavo (aukščiausias prioritetas naujiems savanoriams)
- +1 balas per dieną nuo paskutinio tarnavimo (iki +50 maks.)
- -10 balų už kiekvieną kartą, tarnavo šį mėnesį
Balas apribojamas iki minimalios reikšmės 0. Aukštas balas reiškia, kad nariui seniai laikas rotuoti; 0 reiškia, kad jis tarnavo dažnai ir jam reikėtų pertraukos.
Dvi balų sistemos, du tikslai. Aukščiau pateiktas balas reitinguoja žalią sąrašą Siūloma rankinio priskyrimo metu. Jis NEĮTRAUKIA dienos/laiko pageidavimų, dažnumo ribų ar minimalaus dienų taisyklių. Automatinio planuotojo Sąžiningos rotacijos algoritmas (žr. „Balų skaičiavimo algoritmo supratimas" žemiau) yra išsamesnis ir atsižvelgia į pageidavimus bei ribas, kai vykdomas Automatinis užpildymas.
Reikia rotacijos žyma
Nariui „reikia rotacijos", jei jis netarnavo pastarąsias 14 dienų (arba niekada netarnavo). Tai naudoja išmaniojo pasiūlymo sistema, skirstydama savanorius į „Siūloma" (reikia rotacijos) ir „Neseniai tarnavo".
Renginio lygio tarnavimo ataskaitos
Skirtuko Tarnavimas statistika
Kiekvieno renginio skirtuke Tarnavimas matote:
- Užpildymo būseną kiekvienai pozicijai -- Kiek iš reikalingų vietų užpildyta (pvz., „2/4 užpildyta")
- Užpildymo procentą -- Vizualią eigos juostą, rodančią užbaigtumą
- Priskyrimų būsenų suskirstymą -- Kiek yra Laukiama, Patvirtinta ar Atsisakyta
- Pilnai sukomplektuoto indikatorių -- Ar visos pozicijos turi pakankamai savanorių
Priskyrimo duomenys
Kiekvienam priskyrimui galite matyti:
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Savanorio vardas | Priskirto asmens vardas |
| Pozicija | Kurią poziciją jis užima |
| Būsena | Laukiama, Patvirtinta arba Atsisakyta |
| Priskyrė | Kas atliko priskyrimą (administratoriaus vardas arba tuščia savarankiškiems registravimuisi) |
| Pranešta | Kada buvo išsiųstas priskyrimo pranešimas |
| Atsakyta | Kada savanoris priėmė ar atsisakė |
| Registruota | Kada savanoris registravosi (jei taikoma) |
| Atsisakymo priežastis | Nurodyta atsisakymo priežastis (jei taikoma) |
Renginio tarnavimo istorija
Pasikartojantiems renginiams galite peržiūrėti panašius praėjusius renginius ir jų savanorių duomenis per funkciją „Kopijuoti iš ankstesnio renginio". Tai faktiškai veikia kaip tarnavimo istorijos rodinys, rodantis:
- Praėjusių renginių datas
- Kiek pozicijų buvo apibrėžta
- Kiek savanorių buvo priskirta
- Suskirstymą pagal poziciją (pozicijos pavadinimas, priskirtas skaičius, reikalingas skaičius)
Filtravimas ir paieška
Savanorių ataskaitos laikotarpis
Savanorių ataskaita (Ataskaitos → Visos ataskaitos → Savanoriai) filtruojama pagal laikotarpio pasirinkiklį puslapio viršuje. Pasirinkite iš anksto nustatytą laikotarpį arba nustatykite pasirinktinę pradžios ir pabaigos datą, ir kiekviena santraukos kortelė bei savanorių lentelė žemiau atsinaujins, rodydamos tik žmones, turėjusius renginio savanorių priskyrimų tuo laikotarpiu. Taip pat galite spustelėti Eksportuoti CSV, kad atsisiųstumėte sąrašą (Vardas, El. paštas, Telefonas, Priskyrimai, Paskutinį kartą tarnavo) komandos koordinavimui ar padėkos planavimui.
Išmaniojo pasiūlymo kategorijos
Priskiriant savanorius per renginio skirtuką Tarnavimas, išmaniojo pasiūlymo sistema suskirsto komandos narius į:
- Siūloma -- Netarnavo 14+ dienų, prieinami, surikiuoti pagal prioriteto balą
- Neseniai tarnavo -- Prieinami, bet neseniai tarnavo, surikiuoti pagal naujausią datą
- Neprieinami -- Pažymėti kaip neprieinami renginio dieną (rodoma priežastis)
- Konfliktai -- Jau priskirti kitai pozicijai arba persidengiančiam renginiui
Balų skaičiavimo algoritmo supratimas (automatinis planuotojas)
Automatinis planuotojas naudoja turtingesnį balų skaičiavimo algoritmą nei aukščiau aprašytas Išmaniojo pasiūlymo reitingavimas. Tai algoritmas, kuris veikia, kai spustelėjate Automatinis pozicijos užpildymas, Automatinis serijos užpildymas arba bet kokį komandos šablono automatinį priskyrimą. Jis palaiko dvi strategijas (Sąžininga rotacija ir Ratu).
Štai kaip Sąžiningos rotacijos strategija vertina kandidatus:
| Veiksnys | Balai | Sąlyga |
|---|---|---|
| Bazinis balas | +50 | Visi kandidatai pradeda nuo šito |
| Niekada netarnavo | +20 | Pirmą kartą tarnaujantys savanoriai |
| Dienų nuo paskutinio tarnavimo | +1 iki +30 | 1 balas už dieną (maks. 30) |
| Kartų tarnavo šį mėnesį | -5 už kartą | Atgraso nuo per dažno planavimo |
| Pasiekė komandos maksimumą | -100 | Faktiškai pašalintas |
| Pasiekė asmeninį maksimumą | -100 | Faktiškai pašalintas |
| Per anksti (min. dienų tarpas) | -50 | Žemiau minimalaus tarpo |
| Pageidauja šios dienos | +5 | Atitinka savanorio pageidaujamas dienas |
| Vengia šios dienos | -20 | Prieštarauja savanorio vengiamoms dienoms |
| Nepageidauja šio laiko | -10 | Ryto/popietės/vakaro neatitikimas |
| Jau šiame renginyje | -30 | Priskirtas kitai pozicijai tame pačiame renginyje |
| Priskyrimas tą pačią dieną | -15 | Turi priskyrimą kitame renginyje tą pačią dieną |
Ratu strategijai balai skaičiuojami išimtinai pagal vietą rotacijos eilėje. Kitas eilėje esantis žmogus gauna aukščiausią balą.
Tarnavimo statistikos atnaujinimai
Tarnavimo statistika automatiškai atnaujinama konkrečiais momentais:
- Kai priskyrimas patvirtinamas -- Sistema įrašo tarnavimo datą, prideda prie nario bendro tarnavimo kartų skaičiaus ir prideda prie jo einamojo mėnesio skaičiaus
- Mėnesinis atstatymas -- Skaitiklis „kartų tarnavo šį mėnesį" automatiškai atstatomas prasidėjus naujam mėnesiui
- Kai sukuriamas naujas priskyrimas -- Padidėja nario bendras priskyrimų skaičius
- Kai priskyrimas priimamas -- Padidėja priimtų skaičius, ir sistema patikrina, ar reikėtų pasiūlyti įgūdžių lygio kėlimą
- Kai priskyrimas atsisakomas -- Padidėja atsisakytų skaičius
Patarimas: Peržiūrėkite savo savanorių tarnavimo statistiką kas mėnesį, kad nustatytumėte savanorius, kurie gali pertarnauti ar nepakankamai tarnauti. Planavimo prioriteto balas leidžia lengvai pastebėti disbalansą -- nariams su labai aukštais balais seniai laikas tarnauti, o nariams su žemais balais gali reikėti pertraukos.
Patarimas: Atkreipkite dėmesį į priėmimo dažnį. Mažėjantis komandos nario priėmimo dažnis gali reikšti, kad jis planuojamas per dažnai arba nepatogiu laiku. Apsvarstykite galimybę pakoreguoti jo tarnavimo dažnumo pageidavimą arba pasikalbėti apie jo prieinamumą.
Patarimas: Naudokite įgūdžių augimo pasiūlymus kaip būdą pripažinti ir paskatinti savo savanorius. Kai sistema pasiūlo įgūdžių lygio kėlimą, skirkite akimirką asmeniškai pripažinti savanorio ištikimybę ir augimą.