Aukų ataskaitos

Aukų ataskaitos yra metų pabaigos kiekvieno aukotojo įnašų suvestinės, naudojamos mokesčių dokumentacijos tikslais. TimelyChurch gali generuoti, peržiūrėti, atsisiųsti ir siųsti el. paštu atskiras ar masines aukų ataskaitas kaip PDF failus.

Pastaba apie planą: Aukų ataskaitos yra Pro lygio funkcija. Jei jūsų bažnyčia naudoja „Starter" ar „Growth" planą, Ataskaitų puslapis užrakintas už raginimo atnaujinti planą. Atnaujinkite į Pro, kad generuotumėte ataskaitas.

Prieiga prie aukų ataskaitų

Ataskaitų puslapis yra jūsų finansinių ataskaitų dalis. Jį galite pasiekti dviem būdais:

1. Administratoriaus šoninėje juostoje eikite į Finansai > Apskaita > Ataskaitos, tada atidarykite kortelę Aukų ataskaitos.
2. Aukojimo puslapyje spustelėkite meniu Daugiau veiksmų (⋮) viršuje dešinėje ir pasirinkite Spausdinti išrašus. Atsidaro dialogo langas „Generuoti ataskaitą", kuriame pasirenkate, kam skirtos ataskaitos ir kokį laikotarpį; spustelėjus Generuoti, patenkate į Ataskaitų puslapį su pritaikytomis šiomis parinktimis.

Ataskaitų puslapyje rodomi visi aukotojai, aukoję pasirinktais metais. Puslapio viršuje esantis trupinių takelis rodo Skydelis / Apskaita / Ataskaitos / Aukų ataskaitos.

Metų pasirinkimas

Naudokite išskleidžiamąjį meniu Metai puslapio viršuje, kad pasirinktumėte, kurių metų ataskaitas peržiūrėti. TimelyChurch pateikia kiekvienus metus, kuriems yra aukų duomenų, apribotus iki paskutinių 2 metų.

Duomenų saugojimo politika: Aukų ataskaitos apribotos iki paskutinių 2 metų duomenų. Jei pasirenkate ar užklausiate senesnius nei tai metus, TimelyChurch ataskaitos negeneruos.

Aukotojų sąrašas

Ataskaitų puslapyje rodomi visi aukotojai, turintys asmens įrašą jūsų bažnyčios kataloge ir per pasirinktus metus davę ataskaitoms tinkamas aukas, surikiuoti pagal bendrą aukojimo sumą (didžiausia pirmiausia). Kiekvienam aukotojui matote:

• Aukotojas -- Aukotojo vardas ir, jei taikoma, jo šeima.
• El. paštas -- Ataskaitoms siųsti elektroniniu būdu.
• Iš viso (metai) -- Bendra suma, paaukota per pasirinktus metus.
• Veiksmai -- Peržiūrėti, Atsisiųsti PDF arba Siųsti el. paštu.

Sąraše rodomi tik aukotojai, susieti su asmens įrašu jūsų bažnyčios kataloge. Aukos be susieto asmens (pavyzdžiui, internetinės aukos iš neatpažinto el. pašto adreso) nerodomos, kol jų nesusiesite su asmeniu.

Puslapio viršuje trys suvestinės kortelės rodo Iš viso aukota per metus, Aukotojų skaičių ir Vidutinę auką.

Ataskaitos peržiūra

1. Spustelėkite piktogramą Peržiūra (akies) šalia aukotojo vardo.
2. Atsiveria žiniatinklio peržiūra ataskaitos, rodanti:
   • Bažnyčios pavadinimą, adresą ir telefoną.
   • Aukotojo vardą ir, jei prieinama, jo šeimos adresą.
   • Mokestinius metus ir bendrą atskaitomų iš mokesčių įnašų sumą.
   • Ketvirtinę suvestinę (I-IV ketv.).
   • Įnašų duomenis, sugrupuotus pagal mėnesį, kur kiekviena eilutė rodo:
     • Aukos datą
     • Fondą
     • Mokėjimo būdą
     • Sumą (grynąją, iš mokesčių atskaitomą sumą)
   • Kiekvieno mėnesio tarpinę sumą.
   • Langelį Suvestinė pagal fondą, rodomą tik tada, kai aukojimas apima daugiau nei vieną fondą.
   • IRS mokestinio atskleidimo bloką.

Iš peržiūros taip pat galite Spausdinti, Atsisiųsti PDF arba Siųsti ataskaitą el. paštu, naudodami mygtukus viršuje.

Ataskaitos atsisiuntimas PDF formatu

1. Spustelėkite piktogramą Atsisiųsti PDF šalia aukotojo vardo (taip pat prieinama iš peržiūros ekrano).
2. Sugeneruojamas ir atsisiunčiamas PDF failas.
3. Failas pavadintas [church-slug]-giving-statement-YYYY-PersonID.pdf.

PDF faile yra ta pati informacija kaip peržiūroje, suformatuota spausdinimui ar prisegimui prie el. laiško.

IRS mokestinis atskleidimas PDF faile

Kiekviena ataskaitos PDF byla baigiama juridiniu bloku, kuriame yra IRS reikalaujamas labdaros aukų atskleidimas. Formuluotė prisitaiko prie aukotojo aukų:

• Kai už jokią auką nebuvo gauta prekių ar paslaugų, blokas skamba taip:

Mokestinė informacija: Mainais už šiuos įnašus nebuvo suteikta jokių prekių ar paslaugų. [Bažnyčios pavadinimas] yra nuo mokesčių atleista organizacija pagal JAV Vidaus pajamų kodekso 501(c)(3) skirsnį. Ši ataskaita pateikiama jūsų mokestiniams įrašams. Mokesčių mokėtojo kodas: [Mokesčių mokėtojo kodas, jei nustatytas bažnyčios profilyje]. Prašome saugoti savo įrašuose.

• Kai viena ar daugiau aukų apėmė prekes ar paslaugas (mainų „quid pro quo" auka, pavyzdžiui, labdaros vakarienė), blokas vietoj to nurodo bendrą gautų prekių ar paslaugų vertę, grynąją iš mokesčių atskaitomą dalį ir nukreipia į eilučių išnašas ataskaitoje.

Mokesčių mokėtojo kodo eilutė rodoma tik tada, jei įvedėte savo bažnyčios federalinį mokesčių mokėtojo kodą (EIN) bažnyčios nustatymuose. Jei jūsų bažnyčia nėra 501(c)(3) organizacija, ši numatytoji formuluotė gali netikti -- prieš platindami ataskaitas pasitarkite su savo buhalteriu ar advokatu.

Ataskaitos siuntimas el. paštu

1. Spustelėkite piktogramą El. paštas šalia aukotojo vardo arba atidarykite aukotojo Peržiūrą ir spustelėkite Siųsti ataskaitą el. paštu.
2. Pasirinktinai pritaikykite:
   • Tema -- Pagal numatytuosius nustatymus „Jūsų YYYY metų aukų ataskaita iš [Bažnyčios pavadinimas]."
   • Žinutė -- Turtingo teksto redaktorius su numatytąja padėkos žinute, kurią galite redaguoti. (Tiek tema, tiek žinutė privalomos, siunčiant iš peržiūros ekrano.)
3. Spustelėkite Siųsti el. laišką.

El. laiške yra:

• Sveikinimas, naudojant aukotojo vardą.
• Ataskaitos metai.
• Padėkos žinutė.
• PDF ataskaita kaip priedas (pavadintas giving-statement-YYYY.pdf).

Reikalavimai:

• Aukotojas turi turėti el. pašto adresą įrašuose.
• Jei el. pašto nėra, el. laiško parinktis tam aukotojui išjungta.

Masinis ataskaitų generavimas

Norėdami sukurti ataskaitas visiems aukotojams vienu metu:

1. Ataskaitų puslapyje pasirinkite Metus.
2. Spustelėkite Atsisiųsti viską.

Atsisiunčiamas vienas PDF failas, kuriame po vieną ataskaitą kiekviename puslapyje yra kiekvienam tinkamam aukotojui. Failas pavadintas [church-slug]-giving-statements-YYYY-all.pdf.

Tai idealu spausdinant ir siunčiant paštu ataskaitas visiems aukotojams vienu metu. (Labai dideliems aukotojų sąrašams TimelyChurch apriboja vieną masinį atsisiuntimą iki 500 aukotojų ir paprašo generuoti ataskaitas atskirai.)

Ataskaitos duomenų detalės

Kas įtraukta

• Visos ataskaitoms tinkamos aukos, susietos su aukotojo asmens įrašu pasirinktais metais, įskaitant aukas, pažymėtas kaip anonimines (anonimiškumas yra tik viešos/lyderių lentos žyma -- paties aukotojo mokestiniame įraše atsispindi kiekviena jo duota auka).
• Fondo paskirstymai -- jei auka buvo padalyta keliems fondams, kiekvieno fondo dalis rodoma atskirai, nurodant grynąją atskaitomą sumą tam fondui.
• Kiekvienos aukos mokėjimo būdai.

Kas neįtraukta

• Visiškai grąžintos aukos -- Visiškai grąžinta auka ataskaitoje nerodoma. Dalinai grąžintos aukos įtraukiamos jų grynąja atskaitoma suma (grąžinimas atimamas automatiškai).
• Natūra / prekių aukos -- Ne piniginės (natūra) dovanos neįtraukiamos į piniginių įnašų ataskaitą.
• Prekių/paslaugų vertė -- Kai auka apėmė mainais gautas prekes ar paslaugas (quid pro quo), skaičiuojama tik grynoji iš mokesčių atskaitoma dalis; prekių/paslaugų vertė atimama.
• Nesusietos aukos -- Aukos be person_id (pvz., internetinės aukos iš neatpažintų el. pašto adresų) nerodomos jokioje ataskaitoje. Norėdami jas įtraukti, redaguokite auką ir susiekite ją su asmeniu.

Grupavimas pagal fondą

Ataskaitos detalėse aukos grupuojamos pagal mėnesį. Kai aukojimas apima daugiau nei vieną fondą, taip pat pasirodo langelis Suvestinė pagal fondą, rodantis kiekvieno fondo bendrą sumą. Jei auka buvo padalyta keliems fondams, kiekvieno fondo dalis paskirstoma proporcingai ir rodoma savo eilutėje.

Ketvirtinis suskirstymas

Ataskaitose yra ketvirtinė suvestinė:

• I ketv. (sausis -- kovas)
• II ketv. (balandis -- birželis)
• III ketv. (liepa -- rugsėjis)
• IV ketv. (spalis -- gruodis)

Tai padeda aukotojams patikrinti savo aukojimo modelius per visus metus.

Metų pabaigos ataskaitų darbo eiga

Štai rekomenduojama darbo eiga metų pabaigos aukų ataskaitoms parengti:

1. Patikrinkite duomenis -- Prieš generuodami ataskaitas, peržiūrėkite Aukojimo puslapį tiems metams, kad įsitikintumėte, jog visos aukos užregistruotos ir teisingai susietos su aukotojais.
2. Susiekite nesusietas aukas -- Patikrinkite, ar nėra internetinių aukų ar rankiniu būdu įvestų dovanų, nesusietų su asmens įrašu. Redaguokite jas, kad pridėtumėte teisingą asmenį.
3. Peržiūrėkite grąžinimus -- Įsitikinkite, kad visi grąžinimai buvo apdoroti TimelyChurch sistemoje, kad ataskaitos atspindėtų teisingas grynąsias atskaitomas sumas.
4. Sugeneruokite ir peržiūrėkite -- Peržiūrėkite kelias atskiras ataskaitas, kad patikrintumėte tikslumą.
5. Masiškai generuokite -- Naudokite Atsisiųsti viską, kad gautumėte masinį PDF spausdinimui, arba siųskite ataskaitas el. paštu atskirai.
6. Siųskite ataskaitas el. paštu -- Aukotojams su el. pašto adresais naudokite el. pašto funkciją, kad išsiųstumėte ataskaitas elektroniniu būdu.
7. Atsispausdinkite ir išsiųskite paštu -- Aukotojams be el. pašto atsispausdinkite masinį PDF ir išsiųskite fizines kopijas paštu.

Trikčių šalinimas

„Šis aukotojas neturi el. pašto adreso"

Aukotojo asmens įraše nėra užpildyto el. pašto lauko. Eikite į Žmonės > raskite asmenį > redaguokite jo įrašą > pridėkite jo el. pašto adresą.

Auka trūksta iš ataskaitos

Patikrinkite šiuos dalykus:

• Ar auka susieta su teisingu asmeniu? (Patikrinkite person_id lauką.)
• Ar auka buvo visiškai grąžinta? Visiškai grąžintos dovanos neįtraukiamos.
• Ar auka yra natūra (ne pinigais) dovana? Natūra dovanos neįtraukiamos į piniginių įnašų ataskaitas.
• Ar aukos data patenka į pasirinktus metus?

Ataskaitos bendros sumos nesutampa su Aukojimo skydeliu

Aukojimo skydelis rodo visas aukas, įskaitant nesusietas ir bruto sumas. Ataskaitose įtraukiamos tik ataskaitoms tinkamos aukos, susietos su asmens įrašu, rodomos jų grynąja iš mokesčių atskaitoma suma (atimant grąžinimus ir bet kokią prekių/paslaugų vertę). Skirtumas atsiranda dėl nesusietų aukų, visiškai grąžintų dovanų, natūra dovanų ir prekių/paslaugų koregavimų.