Ką jūsų DI asistentas gali skaityti ir keisti
Kai DI asistentas, pavyzdžiui, Claude ar ChatGPT, prijungtas prie jūsų bažnyčios (žr. DI asistento prijungimas (MCP jungtis)), jis gali kartu su jumis atlikti didžiąją dalį kasdienio buhalterio darbo: peržiūrėti banko importą, rasti ir taisyti operacijas, derinti banko sąskaitas, apmokėti sąskaitas, tvarkyti biudžetą, užregistruoti sekmadienio aukas ir paruošti ataskaitas. Šiame straipsnyje pagal sritis išvardyta, ką jis gali skaityti, ką gali keisti ir kas lieka TimelyChurch svetainėje.
Trys taisyklės galioja viskam, kas parašyta žemiau:
- Skaitymui pakanka, kad jungtis būtų įjungta. Keitimui taip pat reikia, kad jūsų bažnyčiai būtų įjungta Leisti DI įrankiams siūlyti pakeitimus.
- Asistentas dirba su jį prijungusio asmens leidimais ir su sritimis, kurias apima jūsų planas -- žr. DI asistento leidimai, privatumas ir planai.
- Nieko nepakeičiama be patvirtinimo. Asistentas parodo tiksliai, ką ketina daryti. Dauguma pakeitimų pritaikomi, kai patvirtinate pokalbyje; kai kuriems pirmiausia reikia administratoriaus patvirtinimo svetainėje. Jie pažymėti žemiau. Žr. Asistento siūlomų pakeitimų patvirtinimas.
Banko importo peržiūra
Peržiūros eilė yra vieta, kur įkelto banko failo eilutės laukia, kol patenka į jūsų knygas (žr. Banko CSV importas).
Asistentas gali skaityti
- Peržiūros laukiančias eilutes su siūloma ar pasirinkta kategorija ir gavėju, suma, data, banko pastaba, mokesčiu, tipu, padalytomis eilutėmis, pastabomis, fondu ir banko sąskaita. Jis gali susiaurinti sąrašą: tik eilutės, kurioms dar reikia kategorijos, eilutės, kurių pastaboje yra tam tikras žodis, vienas gavėjas, viena siūloma kategorija, įplaukos ar išmokos, viena sąskaita arba eilutės, pasikeitusios nuo jo paskutinio žvilgsnio.
- Likusių eilučių suvestinę -- kiek eilučių ir kiek pinigų kiekvienai siūlomai kategorijai, gavėjui, pastabai ar mėnesiui.
- Ką sudaro Stripe išmokos įnašas: už jo esančius mokėjimus, mokesčius, grąžinimus ir ginčus bei sumas pagal fondą. Aukų eilutės su aukotojų vardais rodomos tik tada, kai prijungtas asmuo gali matyti aukotojus.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje)
| Ką | Pastabos |
|---|---|
| Nustatyti kategoriją, gavėją, aukotoją, fondą, sekimo klasę ar mokesčio kategoriją | Daug eilučių ir keli laukai viename pasiūlyme -- pavyzdžiui, 12 eilučių į „Komunalinės paslaugos“ ir 30 eilučių į „Nuoma“ vienu metu. |
| Pakeisti eilutės tipą | Pajamos, išlaida, pervedimas tarp dviejų jūsų sąskaitų arba ankstesnės išlaidos grąžinimas. |
| Padalyti eilutę | Į 2-20 kategorijos eilučių, kurių suma lygi eilutės sumai -- arba pašalinti padalijimą. |
| Nustatyti pastabą, mokėjimo būdą arba ar auka anoniminė | Po vieną iš šių. |
| Neįtraukti eilučių arba grąžinti neįtrauktas | Neįtraukta eilutė niekada nepatenka į jūsų knygas. |
| Priimti eilutes į jūsų knygas | Priimamos visos pasiūlyme esančios eilutės arba nė viena. Kiekviena eilutė jau turi turėti tinkamo tipo kategoriją (pajamų kategoriją įplaukoms, išlaidų kategoriją išmokoms) arba būti pervedimas su pasirinkta kita sąskaita. |
Kategorizavimas pats niekada nieko neregistruoja -- priėmimas visada yra atskiras žingsnis su savo peržiūra.
Operacijos jūsų knygose
Asistentas gali skaityti
- Užregistruotų operacijų paiešką -- įvestų rankiniu būdu, priimtų banko eilučių, aukų, sąskaitų mokėjimų, grąžinimų, mokesčių eilučių ir žurnalo įrašų -- pagal datą, sąskaitą, kategoriją, gavėją, fondą, sekimo klasę, tipą, sumą, ar suderinta, ar žodį aprašyme, nuorodoje ar čekio numeryje. Paieška apima paskutinius tris mėnesius, nebent paprašysite kitų datų, ir daugiausia 24 mėnesius vienu metu.
- Vieną operaciją visa apimtimi: jos pastabas, padalytas eilutes, su kuo ji susieta (kita pervedimo pusė, grąžinimas, mokesčio eilutė, sąskaita, banko eilutė, auka), jos kvitų pavadinimus ir naujausią pakeitimų istoriją.
Asistentas gali keisti
| Ką | Patvirtinimas |
|---|---|
| Užregistruoti pajamų, išlaidų ar pervedimo operaciją | Pokalbyje |
| Pakeisti užregistruotų operacijų kategoriją, gavėją, fondą ar sekimo klasę arba aprašymą, pastabas, nuorodos numerį ar čekio numerį | Pokalbyje |
| Perkelti rankiniu būdu įvestas operacijas į kitą sąskaitą; pažymėti operaciją kaip pervedimą tarp jūsų sąskaitų arba tai atšaukti | Pokalbyje |
| Ištrinti užregistruotas operacijas (priimta banko eilutė grįžta į peržiūros eilę) ir atkurti ištrintas | Pokalbyje |
| Sukurti 2-20 eilučių žurnalo įrašą (tik kai prijungtas asmuo naudoja Pilnos apskaitos vaizdą) | Pokalbyje |
| Užregistruoti išlaidos grąžinimą, visą ar dalinį | Pokalbyje |
| Pataisyti rankiniu būdu įvestos operacijos sumą ar datą | Svetainėje, tada pokalbyje |
Jūsų knygos čia apsisaugo taip pat kaip svetainėje, o kai kur ir griežčiau. Asistentui atsisakoma -- ir jis pasako kodėl --, kai pakeitimas paliestų pinigus operacijoje, kuri yra suderinta, priklauso uždarytiems finansiniams metams arba yra susieta su auka, sąskaitos mokėjimu, grąžinimu ar padalijimu. (Tekstą, pavyzdžiui, aprašymą ar pastabą, vis tiek galima taisyti suderintoje operacijoje.) Auka tokiu būdu niekada netrinama ir negrąžinama (žr. Kas lieka svetainėje), o išlaidos, kuri yra sąskaitos mokėjimas, grąžinti negalima: vietoj to anuliuokite mokėjimą.
Banko suderinimas
Asistentas gali skaityti, kokia yra kiekvienos banko sąskaitos padėtis: paskutinį užbaigtą suderinimą, vykdomą suderinimą su jo skirtumu ir kiek įplaukų bei išmokų dar nesuderinta.
Asistentas gali keisti
| Ką | Patvirtinimas |
|---|---|
| Pradėti suderinimą (išrašo data ir galutinis likutis) | Pokalbyje |
| Pažymėti elementus kaip suderintus arba nuimti žymą | Pokalbyje |
| Atšaukti vykdomą suderinimą | Pokalbyje |
| Užbaigti suderinimą | Svetainėje, tada pokalbyje |
Užbaigimas užrakina laikotarpį visam laikui -- iš naujo atidaryti nebegalima --, todėl administratorius turi jį patvirtinti svetainėje. Kaip ir svetainėje, skirtumas turi būti lygiai 0,00 USD, o laikotarpyje neturi likti nė vieno nepažymėto elemento. Žr. Banko suderinimas.
Sąskaitos
Asistentas gali skaityti jūsų sąskaitas: gavėją, sąskaitos numerį, datas, sumą, kas apmokėta, kiek dar reikia sumokėti ir kurios pavėluotos.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje)
- Užregistruoti naują sąskaitą.
- Redaguoti neapmokėtą ar iš dalies apmokėtą sąskaitą.
- Apmokėti sąskaitą, visą ar iš dalies, iš vienos iš jūsų banko sąskaitų. Išlaida sukuriama už jus, kaip ir svetainėje.
- Anuliuoti sąskaitos mokėjimą nurodžius priežastį. Tam reikia leidimo Anuliuoti prijungto asmens rolės eilutėje Apskaita.
Sąskaitos ištrynimas ir pasikartojančios sąskaitos kartojimo nustatymai lieka svetainėje. Žr. Sąskaitos ir mokėjimai.
Biudžetai
Asistentas gali skaityti jūsų biudžetus su planuotomis sumomis, aktyvaus biudžeto išlaidų eilutes, pasiekusias 90 % planuotos sumos, ir pilną ataskaitą Biudžetas vs faktinės išlaidos.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje)
- Sukurti biudžeto juodraštį -- tuščią, nukopijuotą iš ankstesnio biudžeto arba su viena eilute kiekvienai kategorijai pagal tai, ką iš tikrųjų gavote ir išleidote laikotarpiu.
- Nustatyti planuojamas sumas biudžeto eilutėms. Eilutės pridedamos ar atnaujinamos, niekada nešalinamos.
- Aktyvuoti biudžeto juodraštį.
- Uždaryti aktyvų biudžetą. Uždaryto biudžeto vėl atidaryti ar redaguoti negalima; peržiūroje tai nurodoma.
Biudžetas niekada nejudina pinigų. Eilutės pašalinimas ir biudžeto ištrynimas lieka svetainėje. Žr. Biudžeto valdymas.
Pasikartojančios operacijos
Asistentas gali išvardyti jūsų pasikartojančias operacijas, nustatyti naujas, jas redaguoti, užregistruoti ar praleisti kitą bei jas pristabdyti ar tęsti. Tos, kurioms įjungta Registruoti automatiškai, užregistruojamos už jus numatytą dieną. Ištrynimas atliekamas puslapyje Pasikartojančios operacijos. Žr. Pasikartojančios operacijos ir automatinis registravimas per DI asistentą ir Pasikartojančios operacijos.
Kvitai ir sąskaitos faktūros
Asistentas gali skaityti, kokie kvitai pridėti prie operacijos -- failo pavadinimą, dydį, tipą, kada ir kas pridėjo. Paties failo jis niekada negauna; norėdami jį peržiūrėti, atidarykite operaciją TimelyChurch.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje)
- Pridėti kvitą iš Drive. Failas jau turi būti jūsų bažnyčios Drive, jį turi galėti ten atidaryti prijungtas asmuo, o failas turi būti PDF, JPEG, PNG ar HEIC ir ne didesnis kaip 10 MB. Prie operacijos galima pridėti iki 5 kvitų. Asistentas negali naršyti Drive ir negali paimti failo iš interneto adreso ar iš pokalbio.
- Pašalinti kvitą. Saugomas failas ištrinamas visam laikui.
Nei vieno, nei kito negalima daryti operacijoje, datuotoje uždarytais finansiniais metais.
Aukojimas
Asistentas gali skaityti aukų sumas, aukas pagal fondą, pažadų kampanijų eigą, nepavykusias ir kartojamas internetines aukas, jūsų įnašų paketus ir ar paruoštos jūsų metų pabaigos aukų ataskaitos (kiek aukotojų, kiek be el. pašto adreso, kiek aukų nesusieta su asmeniu). Ataskaitų paruošties informacija yra tik skaičiai ir jai reikia Buhalterio lygio.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje)
- Užregistruoti auką, duotą grynaisiais, čekiu, vokelyje, tiesioginiu įnašu, per „Cash App“, „Zelle“, „Venmo“, „PayPal“ ar kitu neprisijungusiu būdu -- iš vieno asmens ar anonimiškai, 1-10 fondų. Tai tas pats kaip Užregistruoti auką svetainėje: auka gauna kvito numerį, įrašoma į jūsų knygas ir rodoma aukotojo aukų ataskaitoje. Aukotojui rasti asistentas ieško žmonių pagal vardą ir gauna tik vardus.
- Uždaryti atidarytą įnašų paketą.
- Pažymėti uždarytą įnašų paketą kaip įneštą į vieną iš jūsų banko sąskaitų -- tas pats kaip Žymėti kaip įneštą svetainėje. Pajamos nepridedamos: paketo aukos jau įskaitytos kaip pajamos, o paketo pažymėjimas kaip įnešto perkelia jas į banko sąskaitą, todėl ta sąskaita padidėja paketo suma. Kiekviena auka išlaiko savo datą, fondą ir nuorodą. Peržiūroje rodomas paketas, banko sąskaita, kiek aukų perkeliama ir kiek padidėja sąskaita -- tik sumos ir skaičiai, niekada aukotojas. Tam reikia Aukojimo lygio Administratorius.
Asistentui atsisakoma, nurodant priežastį, kai paketo auka jau įnešta į kitą banko sąskaitą, dar nėra jūsų knygose, patenka į uždarytus finansinius metus, jau suderinta ar pažymėta vykdomame suderinime arba datuota užbaigto suderinimo laikotarpyje. Įneštą paketą iš naujo atidaryti reikia svetainėje, o tai grąžina aukas atgal. Žr. Įnašų paketai.
Kas mato aukotojų vardus, paaiškinta DI asistento leidimai, privatumas ir planai.
Apskaitos sąrašai ir ataskaitos
Asistentas gali skaityti
- Jūsų sąskaitas su likučiais ir jūsų kategorijas, gavėjus, fondus ir sekimo klases.
- Finansinę padėtį, iždininko ataskaitą ir Biudžetas vs faktinės išlaidos.
- Metų 1099 tiekėjų ataskaitą -- kam kiek sumokėta ir ar pateiktas mokesčių mokėtojo kodas. Pats kodas niekada nerodomas.
- Ar metai paruošti uždaryti: nesuderintos operacijos, atidaryti įnašų paketai ir neapmokėtos sąskaitos, kurios dar trukdo.
- Finansų audito žurnalą -- kas ką pakeitė, su reikšmėmis prieš ir po.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje): pridėti gavėją, kategoriją, fondą ar sekimo klasę, kai jos trūksta. Jei tokiu pačiu pavadinimu jau yra, nieko naujo nesukuriama.
Renginiai ir tarnystė
Asistentas gali skaityti artėjančius renginius ir jų informaciją, kas tarnauja, atviras tarnystės reikmes bei jūsų tarnystės komandas ir jų sudėtis.
Asistentas gali keisti (jums patvirtinus pokalbyje): sukurti pavienį renginį ir priskirti savanorį atvirai tarnystės pozicijai.
Kas lieka svetainėje
| Tik svetainėje | Kodėl |
|---|---|
| Aukos grąžinimas, aukos redagavimas ar ištrynimas | Grąžinimas grįžta aukotojui per jūsų mokėjimų apdorojimo paslaugą ir pakeičia jo aukų ataskaitą. Naudokite aukos grąžinimo parinktį. |
| Kortelės ir internetinės aukos, pažadai ir kampanijos | Internetinės aukos ateina per jūsų aukojimo puslapį, o pažadai ir kampanijos tvarkomi svetainėje. Asistentas registruoja tik neprisijungusias aukas. |
| Paketo atidarymas iš naujo, paketo atidarymas ir aukų pridėjimas į jį | Asistentas gali išvardyti paketus, uždaryti atidarytą ir pažymėti uždarytą kaip įneštą. |
| Uždaryti finansinius metus | Metų uždarymo atšaukti negalima. Asistentas gali tik patikrinti, ar metai paruošti. |
| Aukų ataskaitų kūrimas ir siuntimas el. paštu | Ataskaitos siunčiamos jūsų aukotojams. Asistentas gali tik patikrinti paruoštį. |
| Banko failo įkėlimas | Failą įkeliate jūs; asistentas vėliau dirba su eilutėmis. |
| Sąskaitos, biudžeto ar pasikartojančios operacijos ištrynimas; pasikartojančių sąskaitų nustatymai | -- |
| Sąskaitų pridėjimas ar archyvavimas, pradiniai likučiai | Asistentas gali pridėti tik gavėjus, kategorijas, fondus ir sekimo klases. |
Žmonės, šeimos, grupės, registracija, bendravimas ir kitos TimelyChurch sritys asistentui nepasiekiamos.
Susiję straipsniai
- DI asistento prijungimas (MCP jungtis)
- Asistento siūlomų pakeitimų patvirtinimas
- DI asistento leidimai, privatumas ir planai
- Pasikartojančios operacijos ir automatinis registravimas per DI asistentą
- Banko CSV importas
- Operacijų registravimas
- Aukų registravimas
- Įnašų paketai
- Pasikartojančios operacijos