Savanorių registracija ir atsiėmimas

Savanoriai (mokytojai, klasės padėjėjai, sveikintojai, apsauga, koridorių prižiūrėtojai) gali registruotis ir atsiimti taip pat, kaip vaikai, kuriems jie tarnauja, todėl turite kiekvieno suaugusiojo, buvusio kambaryje, įrašą.

Šis straipsnis apima visą savanorio eigą: kaip registruoti savanorį, kaip jį atsiimti, kaip įrašomos praeities patikros ir kur rodomos savanorių registracijos.

Kodėl sekti savanorių registracijas

Sekant, kas budi (ir kuriame kambaryje jie tarnauja), gaunate:

1. Atskaitomybė. Jei kambaryje kas nors nutinka, turite kiekvieno registruoto suaugusiojo įrašą.
2. Kambarių skaičiai. Vaikų tarnystės vadovai gali matyti, kas yra kiekvienoje klasėje, šeimoms atvykstant, todėl aprūpinimo darbuotojais trūkumas gali būti pastebėtas.
3. Atitiktis. Daugelis vaikų saugumo politikų reikalauja minimalaus suaugusiojo ir vaiko santykio (paprastai 1:5 3-5 metų amžiui ir 1:8 6-12 metų amžiui). Tikslių savanorių registracijų palaikymas leidžia lengvai suskaičiuoti šiuos skaičius.

Kas gali registruoti savanorius

Bet kas, kurio rolė turi Registracijos leidimą Naudoti, gali registruoti ar atsiimti savanorį -- tai nėra apribota tik administratoriams. Įprasti modeliai:

• Registracija stotelėje. Savanoris atvyksta anksti, o stotelės padėjėjas suranda jį pagal vardą ir užregistruoja.
• Koridoriaus prižiūrėtojo registracija. Paskirtas koridoriaus prižiūrėtojas apeina kiekvieną klasę pamaldų pradžioje ir registruoja kiekvieną savanorį jam priskirtam kambariui.
• Vadovaujančio savanorio registracija. Vaikų tarnystės vadovas registruoja kiekvieną savanorį iš planšetės pamaldų pradžioje.

Pasirinkite modelį, tinkantį jūsų komandai. Daugelis bažnyčių naudoja derinį.

Patarimas apie leidimus: Prieiga prie Registracijos nustatoma kiekvienai rolei skiltyje Administravimas > Rolės ir leidimai. Modulyje Registracija pažymėkite Peržiūrėti ir Naudoti kiekvienam, kuris valdo stotelę. Tvarkyti reikia tik nustatymams ir saugumo veiksmams (žr. Registracijos nustatymai).

Matyti, kas suplanuota tarnauti

Kai aktyvi sesija susieta su renginiu, Registracijos stotelėje rodoma kortelė Priskirti savanoriai su renginio pavadinimu ir žmonėmis, suplanuotais tarnauti tame renginyje (su jų role). Naudokite ją kaip dienos registracijos sąrašą.

Savanorio registravimas

Savanoriai registruojami Registracijos stotelėje per tą pačią eigą kaip visi kiti -- jūs jų ieškote, pasirenkate ir registruojate į klasę, kuriai jie tarnauja. Atskiro „savanorio" režimo nėra. Savanoris jau turi egzistuoti kaip Asmuo jūsų Žmonių kataloge.

1. Atidarykite Planavimas > Registracija, kad atidarytumėte Registracijos stotelę, ir įsitikinkite, kad sesija aktyvi.
2. Naudokite skirtuką Telefono numeris arba Vardo paieška, kad rastumėte savanorį.
3. Skirtuke Vardo paieška spustelėkite Registruotis šalia savanorio, skiltyje Priskirti klasei (neprivaloma) pasirinkite klasę, kuriai jis šiandien tarnauja, ir spustelėkite Baigti registraciją. Skirtuke Telefono numeris pasirinkite savanorį ir spustelėkite Registruotis (mygtukas rodo pasirinktų žmonių skaičių, pvz., „Registruoti 1 asmenį").

Sistema sukuria registracijos įrašą, sugeneruoja jam apsaugos kodą ir užregistruoja asmenį prie jūsų pasirinktos klasės, kad klasės sąrašas atspindėtų, kas dalyvauja. Suaugusieji skaičiuojami po Suaugusieji sesijos puslapyje.

Jau registruoto apsauga

Jei asmuo jau registruotas toje pačioje sesijoje, sistema nesukurs dublikato. Norėdami jį perkelti į kitą klasę, pirmiausia atsiimkite jį, tada vėl registruokite į teisingą klasę.

Praeities patikros

TimelyChurch gali saugoti praeities patikros statusą kiekvienam asmeniui, kad iš karto matytumėte, kam leidžiama tarnauti su vaikais.

Praeities patikros įrašymas (tik administratoriams)

Praeities patikra įrašoma asmens profilyje, ir tai gali padaryti tik administratorius.

1. Atidarykite Žmonės ir atidarykite asmens profilį.
2. Atidarykite skirtuką Įsitraukimas. (Skirtukas Įsitraukimas pasirodo bet kam, kas yra vaikas arba priklauso grupei, klasei ar tarnavimo komandai, arba turi tarnavimo priskyrimų.)
3. Raskite kortelę Praeities patikra.
4. Pažymėkite Praeities patikra atlikta.
5. Pasirinktinai nustatykite Galioja iki (neprivaloma) datą -- naudinga politikoms, kurios pakartotinai atlieka patikras kas metus ar dvejus.
6. Spustelėkite Išsaugoti. Pamatysite patvirtinimą „Praeities patikra atnaujinta."

Jei nesate administratorius, kortelė vietoje formos rodo eilutę „Praeities patikrą gali įrašyti tik administratoriai."

Pastaba: Nuėmus žymą „Praeities patikra atlikta" išvaloma tiek įrašyta data, tiek galiojimo pabaiga, todėl statusas atstatomas į „Nėra įrašo."

Statuso žyma

Praeities patikros kortelė rodo spalvotą žymą, kad galėtumėte iš karto matyti statusą:

Kai nustatyta galiojimo pabaigos data, šalia žymos pasirodo patarimas gal. iki [data]. Patikra galioja iki jos galiojimo pabaigos datos imtinai -- kažkas, kurio patikra baigiasi 30-ą dieną, vis dar patvirtintas 30-ą dieną ir nebegalioja 1-ą dieną. Datos lyginamos jūsų bažnyčios vietine diena.

Pastaba: Savanorio registravimas Registracijos stotelėje nežiūri į jo praeities patikrą. Peržiūrėkite savanorio profilyje esančią žymą (ir savo įrašus) kaip savanorių atrankos dalį.

Savanorių ženkleliai

Savanoriai gali dėvėti savanorio ženklelį su savo vardu, klase ir bažnyčios prekės ženklu. Ženkleliai kuriami kaip etikečių šablonas Savanorio ženklelis (žr. Etikečių šablonai).

1. Savanorio ženklelio šablonas automatiškai nesukuriamas. „Sukurti numatytuosius šablonus" sugeneruoja tik du šablonus -- Klasikinę vaiko etiketę ir Klasikinę apsaugos etiketę. Norėdami gauti savanorio ženklelį, sukurkite šabloną su tipu Savanorio ženklelis (arba dubliuokite esamą šabloną ir pakeiskite jo tipą).
2. Savanorių šablonus kurkite ir redaguokite skiltyje Registracijos nustatymai > Etikečių kūrimo įrankis (atidarykite krumpliaračio piktogramą Registracijos stotelės antraštėje, tada skirtuką Etikečių kūrimo įrankis). Etikečių kūrimo įrankis sugrupuoja šablonus pagal tipą, įskaitant skiltį Savanorių ženkleliai.
3. Norėdami spausdinti ženklelius, Registracijos stotelėje spustelėkite Spausdinti viską ir spausdinimo puslapio viršuje esančiame meniu Šablonas: pasirinkite savo savanorių šabloną.

Patarimas: Nuoseklus, aiškiai pažymėtas savanorio ženklelis padeda šeimoms iš karto atpažinti, kas „dirba" vaikų srityje. Tai vienas paprasčiausių vaikų saugumo patobulinimų, kuriuos galite padaryti.

Kambarių skaičių skaitymas

TimelyChurch neapskaičiuoja savanorių ir vaikų santykio už jus. Norėdami palyginti kambarį su savo tikslais, atidarykite Registracijos stotelės rodinį Kambariai arba Klasės sąrašo skirtuką Čia ir suskaičiuokite tos klasės vaikus ir suaugusiuosius.

Praktiniai tikslai

Tai įprasti tikslai, naudojami bažnyčių ir vaikų saugumo standartų. Koreguokite pagal savo draudimo bendrovės rekomendacijas ir vietinius įstatymus.

Jei kambarys viršija tikslą, perskirkite savanorį iš mažiau apkrauto kambario arba perkelkite vaiką į kitą klasę.

Savanorio atsiėmimas

Savanorio atsiėmimas yra paprastesnis nei vaiko atsiėmimas: apsaugos kodo nereikia, ir įgalioto atsiėmimo asmens rinktis nereikia.

1. Raskite savanorį užregistruotų žmonių sąraše (Registracijos stotelėje, sesijos puslapyje arba Klasės sąraše).
2. Spustelėkite mygtuką Atsiimti šalia jo vardo.
3. Sistema iškart užregistruoja atsiėmimo laiką -- jokio kodo raginimo, jokio atsiėmimo pasirinkiklio.

Tai sąmoninga. Suaugusiam savanoriui nėra vaiko atsiėmimo rizikos, todėl nėra poreikio tikrinti kodą ar atsiėmimo asmenį.

Pastaba: Atsiėmimai blokuojami blokuotės metu visiems -- sistema grąžina „Atsiėmimai sustabdyti dėl blokuotės. Susisiekite su bažnyčios administratoriumi." Savanoris negali būti atsiimtas iš kambario, kol blokuotė nepanaikinama. Žr. Blokuotės režimas.

Kur rodomos savanorių registracijos

• Sesijos puslapis. Savanoriai yra suaugusieji, todėl jie skaičiuojami po Suaugusieji sesijos kortelėse ir, kaip ir visi kiti, pasirodo sesijos Lankomumo sąraše.
• Lankomumo ataskaitos. Registracijos patenka į lankomumo ataskaitas skiltyje Ataskaitos > Visos ataskaitos, todėl savanorių registracijos yra jūsų bendros lankomumo istorijos dalis.

Pastaba: TimelyChurch taip pat turi atskirą Savanorių ataskaitą ir tarnavimo tvarkaraščius. Tai valdo renginio savanorių priskyrimai ir planavimas, kas yra kitokia funkcija nei savanorio registravimas prie durų. Kažkieno registravimas čia savaime neatnaujina jo tarnavimo istorijos.

Įprastos problemos

Asmuo jau registruotas

Kažkas juos anksčiau registravo. Raskite esamą registraciją sąraše; arba leiskite jai likti, arba atsiimkite juos ir vėl registruokite į teisingą klasę.

Savanoris buvo registruotas į netinkamą klasę

Atsiimkite jį, tada vėl registruokite pasirinkę teisingą klasę. Originalus registracijos įrašas išsaugomas (su registracijos ir atsiėmimo laiko žymomis), todėl audito pėdsakas nepažeidžiamas.

Savanoris dar neegzistuoja kaip Asmuo

Savanoriai turi turėti Asmens įrašą. Sukurkite jį skiltyje Žmonės > Pridėti asmenį, bent jau su vardu, pavarde ir telefono numeriu. Tada jie gali būti iškart registruojami.

Reikia atspausdinti etiketę vėliau

Raskite asmenį Registracijos stotelės užregistruotų žmonių sąraše ir spustelėkite spausdintuvo piktogramą šalia jo vardo, kad iš naujo atspausdintumėte jo etiketę.

Mygtukas „Atsiimti" pilkas

Sesija blokuotės režime. Atsiėmimai (įskaitant savanorius) sustabdyti, kol administratorius nedeaktyvuoja blokuotės. Žr. Blokuotės režimas.

Susiję straipsniai

• Registracijos procesas -- Šeimos / vaiko registracijos eiga.
• Etikečių šablonai -- Savanorio ženklelio kūrimas.
• Blokuotės režimas -- Kodėl atsiėmimai blokuojami blokuotės metu.
• Kambario užimtumas -- Skaičiai kiekvienai klasei.