Savanorių registracija ir atsiėmimas

Savanoriai (mokytojai, klasės padėjėjai, sveikintojai, apsauga, koridorių prižiūrėtojai) registruojasi ir atsiima taip pat, kaip vaikai, kuriems jie tarnauja. Jų registracijos įrašai pažymėti kaip volunteer, todėl jie gali būti skaičiuojami atskirai nuo vaikų skaičių jūsų statistikoje ir ataskaitose.

Šis straipsnis apima visą savanorio eigą: kaip registruoti savanorį, kaip jį atsiimti ir kaip savanorių įrašai patenka į ataskaitas.

Kodėl sekti savanorių registracijas

Sekant, kas budi (ir kuriame kambaryje jie tarnauja), gaunate kelis privalumus:

1. Atskaitomybė. Jei kambaryje kas nors nutinka, turite kiekvieno registruoto suaugusiojo įrašą.
2. Gyvi kambario skaičiai. Vaikų tarnystės vadovai gali matyti, kiek žmonių (įskaitant savanorius) yra kiekviename kambaryje, šeimoms atvykstant, todėl aprūpinimo darbuotojais trūkumas gali būti pastebėtas.
3. Tarnavimo skaičiai. Savanorių registracijos skaičiuojamos jūsų ataskaitose (pavyzdžiui, „šio mėnesio savanoriai" rodiklis), kas naudinga metų pabaigos pripažinimui ir bendram vaizdui, kas tarnauja.
4. Atitiktis. Daugelis vaikų saugumo politikų reikalauja minimalaus suaugusiojo ir vaiko santykio (paprastai 1:5 3-5 metų amžiui ir 1:8 6-12 metų amžiui). Tikslių savanorių registracijų palaikymas leidžia lengvai suskaičiuoti šiuos skaičius rankiniu būdu.

Kas gali registruoti savanorius

Bet kas su prieiga prie Registracijos (Peržiūros/Redagavimo/Pilnas leidimas Registracijos moduliui) gali registruoti ar atsiimti savanorį -- tai nėra apribota tik administratoriams. Įprasti modeliai:

• Savarankiška registracija. Savanoris atvyksta anksti, randa save stoties vardo paieškoje, ir stoties padėjėjas jį registruoja.
• Koridoriaus prižiūrėtojo registracija. Paskirtas koridoriaus prižiūrėtojas apeina kiekvieną klasę pamaldų pradžioje ir registruoja kiekvieną savanorį jam priskirtam kambariui.
• Vadovaujančio savanorio registracija. Vaikų tarnystės vadovas registruoja kiekvieną savanorį iš planšetės pamaldų pradžioje.

Pasirinkite modelį, tinkantį jūsų komandai. Daugelis bažnyčių naudoja derinį -- anksti atvykstantys registruojami pirmiausia, o vėluojančius pagauna koridoriaus prižiūrėtojas.

Patarimas apie leidimus: Prieiga prie Registracijos nustatoma kiekvienai rolei skiltyje Komanda ir rolės, kur kiekvienam moduliui suteikiama Nėra, Peržiūra, Redagavimas arba Pilnas. Savanoris, kuriam reikia valdyti stotį, turėtų turėti bent Redagavimo lygį Registracijai.

Savanorio registravimas

Savanorio registracija vyksta iš administratoriaus Registracijos stoties (ne iš savitarnos kiosko). Savanoris jau turi egzistuoti kaip Asmuo jūsų Žmonių kataloge.

Savanoriai registruojami per tą pačią eigą kaip visi kiti -- jūs jų ieškote, pasirenkate ir registruojate į klasę/grupę, kuriai jie tarnauja. Registracija pažymima kaip savanorio įrašas pagal jūsų priskirtą klasę ir tai, kaip asmuo sukonfigūruotas; nėra atskiro režimo „Registruoti kaip savanorį", į kurį reikėtų perjungti.

1. Kairiajame šoniniame meniu atidarykite Registraciją, kad atidarytumėte Registracijos stotį.
2. Naudokite skirtuką Telefono paieška arba Vardo paieška, kad rastumėte savanorį.
3. Pasirinkite savanorį iš rezultatų.
4. Priskirkite klasę/grupę, kuriai jie tarnauja šiandien (pvz., „Darželio grupė," „Koridoriaus prižiūrėtojas," „Šlovinimo komanda"). Čia prieinamos grupės yra jūsų klasės tipo grupės.
5. Jei sesija jau susieta su renginiu, registracija automatiškai užregistruojama tai sesijai.
6. Palieskite Registruotis (mygtukas rodo pasirinktų žmonių skaičių, pvz., „Registruoti 1 asmenį(-is)").

Sistema sukuria registracijos įrašą ir:

• Sugeneruoja 6 simbolių apsaugos kodą registracijai.
• Užregistruoja asmenį prie jūsų priskirtos klasės/grupės (kad klasės sąrašas atspindėtų, kas dalyvauja).
• Atnaujina tos grupės gyvus skaičius.

Jei šiandien nėra aktyvios sesijos, sistema ją sukuria automatiškai, kai registruojate asmenį. Sesija paveldi susietą renginį, jei toks pasirinktas.

Jau registruoto apsauga

Jei asmuo jau registruotas toje pačioje sesijoje, sistema nesukurs dublikato -- jis pasirodo sąraše „jau registruota" ir praleidžiamas. Norėdami jį perkelti į kitą grupę, pirmiausia atsiimkite jį, tada vėl registruokite į teisingą grupę.

Praeities patikros

TimelyChurch gali saugoti praeities patikros statusą kiekvienam asmeniui ir naudoti jį, kad ribotų, kam leidžiama tarnauti su vaikais. Kai registruojate savanorį, sistema perskaito jo statusą ir arba praleidžia, įspėja, arba blokuoja.

Praeities patikros įrašymas (tik administratoriams)

Praeities patikra įrašoma asmens profilyje, ir tai gali padaryti tik administratorius. Patikros išvalymas gali pašalinti vaikų saugumo blokavimą, todėl tai sąmoningai nėra kažkas, ką gali atlikti įprastas Žmonių redagavimo leidimas.

1. Atidarykite Žmones administratoriaus šoninėje juostoje ir atidarykite asmens profilį.
2. Atidarykite skirtuką Įsitraukimas. (Skirtukas Įsitraukimas pasirodo bet kam, kas yra vaikas arba priklauso grupei, klasei, tarnavimo komandai ar narystei.)
3. Raskite kortelę Praeities patikra.
4. Pažymėkite Praeities patikra atlikta.
5. Pasirinktinai nustatykite Galioja iki (neprivaloma) datą -- naudinga politikoms, kurios pakartotinai atlieka patikras kas metus ar dvejus.
6. Spustelėkite Išsaugoti. Pamatysite patvirtinimą „Praeities patikra atnaujinta."

Jei nesate administratorius, kortelė vietoje formos rodo eilutę „Praeities patikrą gali įrašyti tik administratoriai."

Pastaba: Nuėmus žymą „Praeities patikra atlikta" išvaloma tiek įrašyta data, tiek galiojimo pabaiga, todėl statusas atstatomas į „Nėra įrašo."

(Ekrano nuotrauka bus vėliau: Praeities patikros kortelė asmens skirtuke Įsitraukimas, rodanti statuso žymą ir žymimąjį langelį „Praeities patikra atlikta" su neprivaloma galiojimo pabaigos data.)

Statuso žyma

Praeities patikros kortelė rodo spalvotą žymą, kad galėtumėte iš karto matyti statusą:

Terminologijos pastaba: Šis žalias žymos pavadinimas ateina tiesiai iš programos sąsajos vertimo, ir jis rodo „Patvirtinta banke" -- tai frazė, sukurta banko sąskaitos suderinimo kontekstui, ne praeities patikrai. Tai žinomas programos vertimo neatitikimas, aprašytas šio darbo ataskaitoje; žinių bazės straipsnis jį atkartoja tiksliai, kad atitiktų tai, ką iš tikrųjų matote ekrane.

Kai nustatyta galiojimo pabaigos data, šalia žymos pasirodo patarimas gal. iki . Patikra galioja iki jos galiojimo pabaigos datos imtinai -- kažkas, kurio patikra baigiasi 30-ą dieną, vis dar patvirtintas 30-ą dieną ir nebegalioja 1-ą dieną. Datos lyginamos jūsų bažnyčios vietine diena.

Kaip veikia patikrinimas savanorio registracijos metu

Kai registruojate savanorį (žr. Savanorio registravimas aukščiau), jo praeities patikros statusas nusprendžia, kas nutinka:

• Patvirtinta banke -- Savanoris registruojamas įprastai.
• Nėra įrašo -- Savanoris vis tiek registruojamas, o patvirtinime rodomas įspėjimas: „Įspėjimas: [vardas] neturi praeities patikros įrašo." Niekas neblokuojama.
• Nebegalioja -- Savanoris neregistruojamas. Pamatysite: „[vardo] praeities patikra baigėsi [data]. Administratorius turi ją atnaujinti prieš jam leidžiant tarnauti su vaikais." Atnaujinkite patikrą asmens skirtuke Įsitraukimas ir bandykite dar kartą.

Pastaba: „Nėra įrašo" tik įspėja; „Nebegalioja" visiškai blokuoja. Skirtumas sąmoningas. Pasibaigusi patikra yra stipresnis signalas nei niekada nepradėta, todėl pasibaigusi patikra sustabdo savanorį, kol ji atnaujinama -- tuo tarpu bažnyčios, kurios TimelyChurch sistemoje nesekas praeities patikrų, vis tiek gali registruoti savanorius be trukdžių.

Administratoriaus pakeitimas pasibaigusiai patikrai

Kartais reikia leisti savanoriui tarnauti šiandien, kol vyksta jo atnaujinimas. Administratorius -- ir tik administratorius; ne administratorius niekada negali apeiti šio blokavimo -- gali pakeisti pasibaigusios patikros blokavimą. Kai administratorius jį pakeičia:

• Savanoris yra registruojamas.
• Patvirtinime rodoma „Įspėjimas: [vardo] praeities patikra baigėsi."
• Registracijos įraše įrašoma nuolatinė audito pastaba: „Pasibaigusios praeities patikros pakeitimas: [administratorius] dėl [asmuo], [laikas]." Ji įrašo, kas pakeitė patikrą, kam ir kada, todėl sprendimas niekada nelieka nepastebėtas.

Atnaujinkite patikrą asmens skirtuke Įsitraukimas, kai gaunate naują, kad kitą kartą pakeitimo nebereikėtų.

Savanorių ženkleliai

Savanoriai gali dėvėti savanorio ženklelį su savo vardu, role/grupe ir apsaugos kodu. Ženkleliai spausdinami iš Savanorio tipo etikečių šablono (žr. 5 straipsnį apie etikečių kūrimo įrankio detales).

1. Po registracijos savanoris pasirodo gyvame sąraše ir gali būti atspausdintas kaip bet kuri kita registracija.
2. Savanorio tipo šablonas automatiškai nesukuriamas. „Sukurti numatytuosius šablonus" sugeneruoja tik du šablonus -- Klasikinę vaiko etiketę ir Klasikinę apsaugos etiketę. Norėdami gauti savanorio ženklelį, sukurkite Savanorio tipo šabloną (arba dubliuokite esamą šabloną, pakeisdami jo tipą į Savanoris) ir nustatykite jį kaip numatytąjį tam tipui.
3. Savanorių šablonus galite kurti ir redaguoti skiltyje Registracijos nustatymai > Etikečių kūrimo įrankis (atidarykite Nustatymų krumpliaračio piktogramą Registracijos stoties antraštėje, tada skirtuką Etikečių kūrimo įrankis). Etikečių kūrimo įrankis sugrupuoja šablonus pagal tipą, įskaitant skiltį Savanorių ženkleliai.

Patarimas: Nuoseklus, aiškiai pažymėtas savanorio ženklelis padeda šeimoms iš karto atpažinti, kas „dirba" vaikų srityje. Tai vienas paprasčiausių vaikų saugumo patobulinimų, kuriuos galite padaryti.

Savanorių ir vaikų skaičiai

Kai registruojate žmones į klasę, sistema seka, kiek žmonių yra toje grupėje ir (kur duomenys prieinami) kiek jų yra savanoriai.

Kur pasirodo skaičiai

• Kambario užimtumo duomenys. Gyvo kambario užimtumo galutinis taškas praneša dabartinį registruotų skaičių kambariui (ir savanorių skaičių kambariui) kartu su kambario talpa ir užimtumo procentu. Žr. 12 straipsnį, kaip tai naudojama.
• Klasės sąrašas. Sąrašo skirtukai Laukiama / Čia / Atsiimta ir Kambario filtras leidžia matyti, kas dalyvauja kiekvienoje klasėje.

Pastaba: Gyvas, automatiškai apskaičiuojamas savanorių ir vaikų santykis šiuo metu nerodomas kaip skydelio rodiklis Registracijos stotyje. Galite perskaityti savanorių skaičių ir vaikų skaičių kambariui ir palyginti juos su savo tikslais rankiniu būdu.

Praktiniai tikslai

Tai įprasti tikslai, naudojami bažnyčių ir vaikų saugumo standartų. Koreguokite pagal savo draudimo bendrovės rekomendacijas ir vietinius įstatymus.

Jei kambarys viršija tikslą, perskirkite savanorį iš mažiau apkrauto kambario arba perkelkite vaiką į kitą grupę.

Savanorio atsiėmimas

Savanorio atsiėmimas yra paprastesnis nei vaiko atsiėmimas: apsaugos kodo nereikia, ir įgalioto atsiėmimo asmens rinktis nereikia. (Vaikų atsiėmimui dabar reikia abiejų -- kodas patvirtinamas, ir prieš užbaigiant atsiėmimą turi būti pasirinktas įgaliotas atsiėmimo asmuo.)

1. Raskite savanorį gyvame sąraše (Registracijos stotyje arba Klasės sąrašo puslapyje).
2. Palieskite mygtuką Išeiti / Atsiimti šalia jo vardo.
3. Sistema iškart užregistruoja atsiėmimo laiką -- jokio kodo raginimo, jokio atsiėmimo pasirinkiklio.

Tai sąmoninga. Suaugusiam savanoriui nėra vaiko atsiėmimo rizikos, todėl nėra poreikio tikrinti kodą ar atsiėmimo asmenį.

Užkulisiuose:

• Registracijos įrašas gauna checked_out_at laiko žymą.
• Gyvas skaičius sumažėja.

Pastaba: Atsiėmimai blokuojami blokuotės metu visiems -- mygtukas Atsiimti neaktyvus, o sistema grąžina „Atsiėmimai sustabdyti dėl blokuotės. Susisiekite su bažnyčios administratoriumi." Savanoris negali būti atsiimtas iš kambario, kol blokuotė nepanaikinama. Žr. 9 straipsnį dėl detalių.

Savanorių ataskaitos

Savanorių registracijos įrašai maitina kelias vietas:

Sesijos detalių puslapis

• Sesijos detalių statistikos plytelės rodo Iš viso užregistruota, Šiuo metu dalyvauja, Atsiimta, Vaikai, Suaugusieji ir Pirmą kartą apsilankę svečiai. Savanoriai (kurie yra suaugusieji) šiose plytelėse skaičiuojami po Suaugusieji.
• Kiekvienas, kuris registravosi -- įskaitant savanorius -- pasirodo sesijos sąraše.

Ataskaitų apžvalga

• Ataskaitų apžvalgoje yra rodiklis šio mėnesio savanoriai, skaičiuojamas iš registracijos įrašų, pažymėtų volunteer.

Lankomumo ataskaitos

• Registracijos įrašai patenka į lankomumo ataskaitas skiltyje Ataskaitos (Registracija/Lankomumas), todėl savanorių registracijos yra jūsų bendros lankomumo istorijos dalis.

Pastaba: TimelyChurch taip pat turi atskirą Savanorių ataskaitą ir renginiais pagrįstą tarnavimo/planavimo statistiką (rotacija, tarnavimo skaičiai grupės nariams). Tai valdo renginio savanorių priskyrimai ir planavimas, kas yra kitokia funkcija nei savanorio registravimas prie durų. Kažkieno registravimas čia savaime neatnaujina jo renginio tarnavimo rotacijos statistikos.

Įprastos problemos

Asmuo jau registruotas

Kažkas juos anksčiau registravo. Raskite esamą registraciją sąraše; arba leiskite jai likti, arba atsiimkite juos ir vėl registruokite į teisingą grupę.

Savanoris buvo registruotas į netinkamą grupę

Atsiimkite jį, tada vėl registruokite pasirinkę teisingą grupę. Originalus registracijos įrašas išsaugomas (su registracijos ir atsiėmimo laiko žymomis), todėl audito pėdsakas nepažeidžiamas.

Savanoris dar neegzistuoja kaip Asmuo

Savanoriai turi turėti Asmens įrašą. Sukurkite jį skiltyje Žmonės > Pridėti asmenį, bent jau su vardu, pavarde ir telefonu. Tada jie gali būti iškart registruojami.

Reikia atspausdinti etiketę vėliau

Raskite asmenį Registracijos stoties registruotų sąraše ir palieskite spausdintuvo piktogramą šalia jo vardo, kad iš naujo atspausdintumėte jo etiketę. Jei nustatėte numatytąjį Savanorio tipo šabloną, savanorių ženkleliai jį naudoja; kitu atveju etiketė naudoja taikomą numatytąjį šabloną.

Mygtukas „Atsiimti" pilkas

Sesija blokuotės režime. Atsiėmimai (įskaitant savanorius) sustabdyti, kol administratorius nedeaktyvuoja blokuotės. Žr. 9 straipsnį.

Susiję straipsniai

• Registracijos procesas -- Šeimos / vaiko registracijos eiga.
• Etikečių šablonai -- Savanorio ženklelio kūrimas.
• Blokuotės režimas -- Kodėl atsiėmimai blokuojami blokuotės metu.
• Kambario užimtumas -- Gyvas užimtumas ir skaičiai kiekvienam kambariui.