Pamoka: „Reikia dėmesio" pavaduotojo kvietimo vadovas

Auditorija: Bažnyčios administratorius ar komandos vadovas, užpildantis tarnavimo vietą, kai savanoris pasitraukia Reikalingas laikas: apie 5 minutes (gyvenime -- tikrą šeštadienio vakarą) Jums reikės: leidimo redaguoti renginius -- jei jūsų rolė apima tik jūsų pačių komandas, tai galite daryti komandose, kurioms vadovaujate

Kuris tai įrankis? Kai kas nors iš tarnavimo komandos (šlovinimo, garso, sveikintojų, vaikų registracijos...) pasitraukia, vietą užpildote renginio skirtuke Tarnavimas su užpildymo prašymu -- apie tai ir yra šis vadovas. Sąrašas Atviros pavadavimo užklausos puslapyje Reikia dėmesio skirtas klasių mokytojams, kuriems reikia pavaduotojo; tą eigą žr. Mokytojų pavadavimo užklausos.

Ką išmoksite

Baigę šį vadovą, žinosite, kaip:

• Atpažinti pranešimą, kurį gaunate, kai savanoris atsisako
• Patikrinti, ar sistema jau rado pakaitalą
• Išsiųsti vieną užpildymo prašymą keliems komandos draugams vienu metu -- kas pirmas paima vietą, tas ją gauna
• Sekti prašymą, jį atšaukti arba užpildyti vietą kitu būdu

Tai pamoka, už kurios perskaitymą padėkosite sau pirmą šeštadienio vakarą, kai gausite žinutę „rytoj negalėsiu ateiti". Penkios minutės nuo pradžios iki pabaigos.

1 žingsnis: pastebėkite atsisakymą

Laikas: 30 sekundžių

Kai savanoris atsisako, kiekvienas tos komandos vadovas gauna pranešimą pavadinimu Tarnavimo atsisakymas · [komanda], pavyzdžiui:

„Sarah Miller atsisakė pozicijos Vokalistas renginyje Sekmadienio šlovinimas 2026 m. rugpjūčio 11 d. 10:00 (Šeimos avarinė situacija)."

Jis rodomas po varpeliu (Pranešimai) jūsų administravimo skydelyje ir „Telegram", jei jį prijungėte (kitu atveju -- el. paštu). Jei komanda neturi vadovų, pranešimą vietoj jų gauna bažnyčios administratoriai.

Patarimas: Skliaustuose esanti priežastis -- tai, ką savanoris įvedė atsisakydamas. Nėra priežasties? Jis paliko laukelį tuščią.

2 žingsnis: atidarykite renginio skirtuką Tarnavimas

Laikas: 1 minutė

1. Šoninėje juostoje išplėskite Planavimas ir spustelėkite Renginiai, tada atidarykite renginį.
2. Spustelėkite skirtuką Tarnavimas.
3. Viršuje esanti suvestinė rodo, kiek pozicijų užpildyta (pavyzdžiui, užpildyta 7 iš 8 pozicijų), su patvirtintų, laukiančių, atsisakytų ir laisvų vietų skaičiais. Po ja esanti geltona juosta nurodo, kiek pozicijų dar reikia savanorių.
4. Raskite trūkstamą poziciją po jos komanda.

Jau sutvarkyta? Jei komandoje įjungta Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako, sistema jau galėjo priskirti kitą žmogų iš rotacijos -- matysite jį prie tos pozicijos kaip laukiantį. Jei taip, daugiau nieko daryti nereikia, nebent ir jis atsisakys. (Po trijų bandymų automatinis parinkimas sustoja, ir vieta laukia jūsų.)

3 žingsnis: išsiųskite užpildymo prašymą

Laikas: 1 minutė

Užpildymo prašymas kreipiasi į kelis komandos draugus vienu metu. Kiekvienas gauna asmeninę nuorodą; pirmasis, kuris paima vietą, yra suplanuojamas, o visiems kitiems pranešama, kad ji užpildyta.

1. Prie trūkstamos pozicijos spustelėkite meniu ⋮ (Redaguoti poziciją).
2. Pasirinkite Siųsti užpildymo prašymą. (Jis yra, kai pozicija turi laisvą vietą, o jos komanda turi narių.)
3. Atsidaro langas Siųsti užpildymo prašymą su pozicijos pavadinimu. Skiltyje Pakviesti šiuos narius pažymėkite kiekvieną komandos draugą, kurio norite paprašyti. Galite pasirinkti daugiau nei vieną.
4. Neprivalomai pridėkite Žinutė (neprivaloma) -- vienas ar du sakiniai puikiai tinka: „Sarah rytoj negalės -- ar kas nors gali pavaduoti vokalą 10 val.? Pirmas taip laimi. Ačiū!"
5. Palikite Galioja iki ties Kai prasideda renginys (be išankstinio galiojimo pabaigos), jei tai paskutinės minutės prašymas, arba pasirinkite Po 1 dienos, Po 2 dienų, Po 3 dienų ar Po 1 savaitės.
6. Spustelėkite Siųsti užpildymo prašymą.

Patarimas: 2-3 žmonių pasirinkimas -- tobula pusiausvyra. Pasirinkus tik 1, rizikuojate, kad jis to nepamatys laiku. Pasirinkus 8, be reikalo suvibruoja visų telefonai.

Pastaba: Sąraše Pakviesti šiuos narius rodomas kiekvienas komandos narys -- jis neišfiltruoja žmonių, kurių nėra arba kurie tą dieną jau tarnauja kitur. Prieš pasirinkdami pažvelkite į ženkliukus Atostogose komandos skirtuke Nariai arba į Grafiko tinklelį.

4 žingsnis: ką gauna jūsų komandos draugai

Laikas: 30 sekundžių

• Komandos draugai, prijungę „Telegram", gauna žinutę su klausimu, ar gali užimti poziciją, su vieno palietimo mygtuku ✋ Galiu paimti.
• Visi kiti gauna el. laišką su savo paties nuoroda vietai paimti -- prisijungti nereikia.
• Pirmasis, kuris paima vietą, iškart suplanuojamas kaip Patvirtinta. Kas paliečia po to, kai vieta užimta, mato, kad visos vietos užpildytos.
• Kai užpildoma paskutinė vieta, prašymas užsidaro pats, visiems kitiems, kurių buvo paprašyta, pranešama, kad vieta užpildyta, o komandos vadovai gauna žinutę, kas ją paėmė.

Išsamų vaizdą žr. Užpildymo prašymai: siūlykite atviras vietas, kas pirmas, tas laimi.

5 žingsnis: sekite eigą -- arba atšaukite

Laikas: įvairuoja

Kol užpildymo prašymas išsiųstas, pozicijos meniu ⋮ vietoj Siųsti užpildymo prašymą rodo Atšaukti užpildymo prašymą (pakviesta: N) -- pozicija vienu metu gali turėti tik vieną atvirą užpildymo prašymą.

Jei niekas neatsiliepia, turite kelias galimybes:

1. Praplėskite tinklą. Spustelėkite Atšaukti užpildymo prašymą (pakviesta: N), tada dar kartą Siųsti užpildymo prašymą ir pasirinkite dar keletą žmonių.
2. Paprašykite kažko tiesiogiai. Paskambinkite tikėtinam kandidatui. Kai jis sutinka, spustelėkite Priskirti prie pozicijos ir pasirinkite jį skydelyje Rasti savanorių.
3. Leiskite sistemai pasirinkti. Spustelėkite Automatinis prie pozicijos, kad būtų priskirtas geriausias prieinamas komandos draugas iš jūsų rotacijos.
4. Atverkite ją visiems. Pozicijos meniu ⋮ įjunkite Atvira registracijai, kad bet kas iš komandos galėtų užimti vietą iš savo portalo.

Jei nustatėte galiojimo pabaigą ir niekas nepaėmė iki jos, prašymas užsidaro, o komandos vadovams pranešama „Niekas nepaėmė jūsų užpildymo prašymo iki jo galiojimo pabaigos — vieta vis dar laisva."

Jei pozicijos šią savaitę tikrai neįmanoma užpildyti, sumažinkite Reikalingi žmonės meniu ⋮ ir spustelėkite Išsaugoti talpą (negalite nusileisti žemiau jau priskirtų žmonių skaičiaus) arba naudokite Pašalinti poziciją, jei renginys gali vykti be jos.

Ką daryti toliau

• Praveskite savo komandų vadovus per šią pamoką taip pat -- jie gali siųsti užpildymo prašymus komandose, kurioms vadovauja. (02 pamoka: valdykite savo komandą)
• Įsitikinkite, kad kiekvienas savanoris nustatė savo prieinamumą, kad ženkliukai Atostogose ir automatinis parinkimas turėtų su kuo dirbti. (03 pamoka: nustatykite savo prieinamumą)
• Perskaitykite Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai, kad sužinotumėte, kaip atsisakymai tvarkomi automatiškai.
• Sukonfigūruokite Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako kiekvienoje komandoje, kad dauguma atsisakymų būtų užpildyti sistemos dar prieš jums tenkant įsikišti. (01 pamoka, 4 žingsnis)

Svajonė -- šeštadienio vakaras be jokių pranešimų. Dabar žinote, kaip iki jo prieiti.