Pamoka: „Reikia dėmesio" pavaduotojo kvietimo vadovas

Auditorija: Bažnyčios administratorius ar komandos vadovas, tvarkantis paskutinės minutės pavadavimo prašymą Reikalingas laikas: apie 5 minutes (gyvenime -- tikrą šeštadienio vakarą) Jums reikės: administratoriaus ar komandos vadovo leidimų komandoje, kuriai trūksta savanorio

Ką išmoksite

Baigę šį vadovą, žinosite, kaip:

• Atidaryti skydelį Reikia dėmesio ir rasti Atviras pavadavimo užklausas
• Naudoti langą Pakviesti mokytojus, kad vienu metu išsiųstumėte pavadavimo kvietimą keliems galimiems pavaduotojams
• Pasitikėti automatiniu filtru, kuris paslepia visus, jau suplanuotus tą dieną (jokio dvigubo priskyrimo)
• Patvirtinti, kad kvietimai išsiųsti ir el. paštu, ir pranešimais programoje

Tai pamoka, už kurios perskaitymą padėkosite sau pirmą šeštadienio vakarą, kai gausite žinutę „rytoj negalėsiu ateiti". Penkios minutės nuo pradžios iki pabaigos.

1 žingsnis: atidarykite skydelį Reikia dėmesio

Laikas: 30 sekundžių

1. Prisijunkite prie savo TimelyChurch administratoriaus panelės.
2. Šoninėje juostoje spustelėkite Reikia dėmesio. (Paprastai jis turi mažą ženkliuką su skaičiumi, rodantį, kiek elementų reikia žmogaus dėmesio.)

Skydelis suskirstytas į skyrius, įskaitant Atviros pavadavimo užklausos, Neužpildytos pozicijos, Laukiantys kvietimai ir Pasiruošimo užduotys. Viso šio puslapio tikslas -- būti jūsų vieninteliu „ko man reikia dabar" vaizdu -- nieko daugiau.

Patarimas: Įsiminkite šį URL savo telefone. Pirmas dalykas, kurį reikia patikrinti kiekvieną šeštadienio rytą. Daugumą savaičių jis bus tuščias -- tai ir yra tikslas.

Pilną funkcijos aprašymą rasite Reikia dėmesio apžvalga.

2 žingsnis: raskite atvirą pavadavimo užklausą

Laikas: 30 sekundžių

1. Slinkite iki skyriaus Atviros pavadavimo užklausos. (Jei jo nematote, spustelėkite krumpliaratį Nustatymai skydelio viršuje ir įsitikinkite, kad Rodyti atviras pavadavimo užklausas įjungta.)
2. Skyriuje išvardyta kiekviena aktyvi pavadavimo užklausa su:
   • Kas paprašė pavaduotojo (pvz., Sarah M., Vokalistė)
   • Kokiam renginiui jie suplanuoti (pvz., Sekmadienio šlovinimas, rugpjūčio 11 d., 10:00)
   • Kada jie pateikė užklausą
   • Priežastį, kurią jie nurodė (pvz., „Šeimos avarinė situacija")
3. Raskite eilutę pozicijai, kurią reikia užpildyti. Spustelėkite eilutę, kad išskleistumėte duomenis.

Patarimas: Pavadavimo užklausos kilsta iš dviejų šaltinių -- savanoris paspaudžia Atsisakyti savo priskyrimui arba komandos vadovas pažymi poziciją kaip atvirą. Abi atsiduria čia.

3 žingsnis: spustelėkite „Pakviesti mokytojus"

Laikas: 15 sekundžių

1. Išskleistoje pavadavimo užklausos eilutėje spustelėkite mygtuką Pakviesti mokytojus (jis taip pavadintas ir mokymo komandoms, ir tarnavimo komandoms -- funkcija identiška).
2. Langas įslenka iš dešinės.

Pastaba: Mygtukas pavadintas „Pakviesti mokytojus", tačiau taikomas kiekvienam komandos tipui -- šlovinimo, garso, vaikų, sveikintojų ir t. t. Funkcija identiška, nepaisant pavadinimo.

4 žingsnis: peržiūrėkite automatiškai filtruotą prieinamų sąrašą

Laikas: 1-2 minutės

Langas atlieka sunkiausią darbą už jus. Jis rodo kiekvieną tos pačios komandos narį išskyrus:

• Žmones, jau suplanuotus tarnauti kitur tą pačią dieną (jokio dvigubo priskyrimo)
• Žmones, pažymėjusius save neprieinamus tai datai (taikoma ir Nepasiekiamumas, ir pasikartojantys šablonai)
• Žmones, jau atsisakiusius šios konkrečios užklausos (kad jų vėl nekamuotumėte)
• Žmones, pasiekusius savo Maks. kartų per mėnesį ribą

Kas lieka -- tai teisėtų, prieinamų pavaduotojų sąrašas.

Kiekviena kandidato eilutė rodo:

• Jo vardą ir pagrindines pozicijas
• Žalią tašką, jei jis stipriai tinka (atlieka būtent šią poziciją)
• Mažą laiko žymą „Paskutinį kartą tarnavo: [data]", kad galėtumėte pirmenybę teikti tam, kuris netarnavo neseniai
• Nuorodą su telefono piktograma, jei norite pirma parašyti jam žinutę tiesiogiai

Rikiuokite sąrašą pagal Paskutinį kartą tarnavo (seniausiai pirmiausia), jei norite sąžiningai paskirstyti krūvį.

5 žingsnis: pasirinkite pavaduotojus ir siųskite

Laikas: 1 minutė

1. Pažymėkite langelį šalia kiekvieno žmogaus, kurį norite pakviesti. Galite pasirinkti daugiau nei vieną. Laimi tas, kuris atsiliepia pirmas -- kas priima pirmas, gauna vietą, o likusieji gauna mandagų pranešimą „nebereikalinga".
2. Neprivalomai pridėkite asmeninę pastabą lauke Žinutė -- vienas ar du sakiniai puikiai tinka: „Sveiki, komanda, Sarah rytoj negalės. Pirmas taip laimi. Ačiū!"
3. Spustelėkite Siųsti kvietimus.
4. Langas užsidaro, ir pasirodo žalia patvirtinimo juosta: Kvietimai išsiųsti N žmonių.

Patarimas: 2-3 žmonių pasirinkimas -- tobula pusiausvyra. Pasirinkus tik 1, rizikuojate, kad jis to nepamatys laiku. Pasirinkus 8, be reikalo suvibruoja visų telefonai.

6 žingsnis: patvirtinkite, kad pranešimai išsiųsti

Laikas: 30 sekundžių

Sistema pristato kiekvieną kvietimą dviem būdais vienu metu:

• El. paštu -- adresu, nurodytu jo profilyje, su vieno paspaudimo mygtuku Priimti
• Pranešimu programoje -- varpelio piktograma jo portalo antraštėje, su tuo pačiu mygtuku Priimti

Norėdami patikrinti, ar tai veikia:

1. Atnaujinkite puslapį Reikia dėmesio.
2. Pavadavimo užklausa dabar rodo N laukiančių kvietimų vietoj „Atvira".
3. Spustelėkite eilutę, kad ją išskleistumėte -- pamatysite kiekvieno pakviestojo būseną (Laukiama, Priimta, Atsisakyta).
4. Žmonėms atsakant, būsena atsinaujina realiu laiku. Pirmasis Priėmimas užfiksuoja pavaduotoją ir automatiškai atšaukia visų kitų kvietimus.

Jūs pats gausite pranešimą tą pačią akimirką, kai kas nors sutiks -- tad galėsite nustoti atnaujinėti puslapį.

Išsamesnę informaciją rasite Savanorių pranešimai.

7 žingsnis: o kas, jei niekas nesutinka?

Laikas: Įvairuoja

Jei praėjo 6 valandos ir niekas nesutiko, turite dvi galimybes:

1. Praplėskite tinklą. Vėl atidarykite užklausą, dar kartą spustelėkite Pakviesti mokytojus ir pasirinkite dar keletą žmonių.
2. Skambinkite asmeniškai. Spustelėkite telefono piktogramą šalia tikėtino kandidato ir paskambinkite jam tiesiogiai. Kai jis žodžiu sutinka, spustelėkite Pažymėti kaip patvirtintą lange, kad tai užfiksuotumėte rankiniu būdu.

Jei pozicijos iš tikrųjų negalima užpildyti, spustelėkite Pažymėti poziciją kaip neužpildytą, kad ją pašalintumėte iš Reikia dėmesio -- renginys rodys aprėptį „1 iš 2" vietoj to, kad amžinai liktų pažymėtas.

Ką daryti toliau

• Praveskite savo komandų vadovus per šią pamoką taip pat -- jie turi tas pačias Pakviesti mokytojus galias savo komandose. (02 pamoka: valdykite savo komandą)
• Įsitikinkite, kad kiekvienas savanoris nustatė savo prieinamumą, kad automatinis filtras iš tikrųjų veiktų. (03 pamoka: nustatykite savo prieinamumą)
• Perskaitykite Pavadavimo užklausos, kad gautumėte pilną kiekvienos šios eigos parinkties aprašą.
• Sukonfigūruokite Automatiškai parinkti pakaitą kiekvienoje komandoje, kad dauguma atsisakymų būtų užpildyti sistemos dar prieš pasiekiant jūsų Reikia dėmesio puslapį. (01 pamoka, 4 žingsnis)

Svajonė -- Reikia dėmesio skydelis, kuris dažniausiai tuščias. Dabar žinote, kaip iki jo prieiti.