Žurnalo įrašai ir korekcijos

Kas yra žurnalo įrašai?

Apskaitoje žurnalo įrašas yra finansinės operacijos įrašas. TimelyChurch sistemoje dauguma kasdienių įrašų, kuriuos kuriate -- per Operacijų puslapį, Čekių registrą, sąskaitos apmokėjimą, auką ar pasikartojantį registravimą -- už jus registruojami automatiškai. Užkulisiuose kiekvienas iš jų palaiko jūsų knygas subalansuotas.

Retkarčiais pasitaikančioms korekcijoms, kurios netelpa į įprastas pajamas, išlaidas ar pervedimą, TimelyChurch suteikia specialų įrankį Žurnalo įrašas. Šiame straipsnyje aptariama, kada juo naudotis ir kaip jis veikia.

Pastaba: Rankiniai žurnalo įrašai yra Pilnos apskaitos funkcija. Jei jūsų bažnyčia Apskaitą vykdo Paprastame režime, Žurnalo įrašų įrankis yra paslėptas, o korekcijas vietoj to registruojate kaip įprastas Įplaukų / Išmokų operacijas (žr. „Korekcijos paprastame režime" žemiau). Režimus galite pakeisti skiltyje Nustatymai.

Kada naudoti žurnalo įrašą

Rankiniai žurnalo įrašai naudingi tokiose situacijose:

• Klaidų taisymas -- Sumos, užregistruotos ne toje sąskaitoje, perklasifikavimas ar ištaisymas.
• Nusidėvėjimo registravimas -- Įrangos ar nekilnojamojo turto vertės mažinimas laikui bėgant.
• Metų pabaigos korekcijos -- Kaupimai, iš anksto apmokėtų išlaidų paskirstymai ar uždarymo įrašai.
• Perklasifikavimai -- Sumos perkėlimas iš vienos sąskaitos į kitą po fakto.
• Ne grynųjų pinigų operacijų registravimas -- Padovanotos prekės, natūra teikiami įnašai ar nurašymai.
• Pradinio likučio pataisymai -- Nustatant įvestų likučių koregavimas (nors daugumai pradinio likučio darbų geriau naudoti specialų Pradinių likučių vedlį -- žr. žemiau).

Patarimas: Prieš griebdamiesi rankinio žurnalo įrašo, patikrinkite, ar problemą neišsprendžia padalyta operacija. Jei bandote paskirstyti vieną įnašą ar čekį keliomis kategorijomis ar fondais, padalijimai paprastai yra tvarkingesnis sprendimas nei rankinis žurnalo įrašas.

Kur rasti žurnalo įrašus

Pilnos apskaitos režime yra du būdai ten patekti:

• Iš Operacijų: atidarykite Finansai > Apskaita > Operacijos, spustelėkite mygtuką Nauja operacija (atsidaro meniu) ir pasirinkite Naujas žurnalo įrašas.
• Iš meniu Nustatymai: apskaitos skirtukų juostoje atidarykite išskleidžiamąjį meniu Nustatymai ▾ ir pasirinkite Žurnalo įrašai. Tai atidaro Žurnalo įrašų sąrašą, kuriame galite peržiūrėti ankstesnius įrašus ir spustelėti Naujas žurnalo įrašas, kad pridėtumėte kitą.

Pastaba apie Paprastą režimą: Paprastame režime išskleidžiamasis meniu Nustatymai ▾ pažymėtas Daugiau ▾ ir Žurnalo įrašų nerodo, o skirtukas Operacijos pažymėtas Įplaukos / išmokos. Jei atidarysite Žurnalo įrašo nuorodą būdami Paprastame režime, TimelyChurch nukreips jus atgal į operacijų puslapį su priminimu, kad Žurnalo įrašai yra Pilnos apskaitos funkcija.

Žurnalo įrašo kūrimas

Žurnalo įrašas yra dvejybinės apskaitos įrašas: jį sudaro dvi ar daugiau eilučių, o prieš jį registruojant bendra debeto suma turi būti lygi bendrai kredito sumai.

Kaip užregistruoti žurnalo įrašą

1. Eikite į Finansai > Apskaita > Operacijos ir pasirinkite Nauja operacija > Naujas žurnalo įrašas (arba atidarykite Nustatymai ▾ > Žurnalo įrašai > Naujas žurnalo įrašas).
2. Užpildykite antraštę:
   • Data -- Data, nuo kada įrašas turėtų įsigalioti.
   • Nuoroda -- Neprivalomas nuorodos numeris (pavyzdžiui, JE-001).
   • Aprašymas -- Trumpa pastaba, apibūdinanti, už ką yra įrašas.
3. Užpildykite lentelę Padalijimai. Kiekviena eilutė registruoja vieną įrašo pusę:
   • Sąskaita -- Sąskaita, kurią paveikia ši eilutė (privaloma).
   • Fondas -- Neprivaloma pažymėti eilutę fondu arba palikti „— bendra —".
   • Pastaba -- Neprivaloma pastaba kiekvienai eilutei.
   • Debetas arba Kreditas -- Įveskite sumą tiksliai viename iš šių stulpelių. Kiekviena eilutė yra arba debetas, arba kreditas, bet ne abu.
4. Naudokite Pridėti eilutę, kad pridėtumėte daugiau eilučių pagal poreikį (reikalingos mažiausiai dvi eilutės), o eilutės pašalinimo mygtuką -- eilutei ištrinti.
5. Stebėkite kaupiamąsias sumas apačioje. Skirtumas (D − K) turi pasiekti nulį -- kai debetas lygus kreditui, žaliai rodoma Suderinta, o iki tol raudonai rodoma Nesubalansuota. Mygtukas Užregistruoti žurnalo įrašą lieka neaktyvus, kol įrašas nesubalansuotas.
6. Spustelėkite Užregistruoti žurnalo įrašą.

Patarimas: Užregistruoti žurnalo įrašai yra tik skaitomi -- jų vėliau redaguoti negalima. Jei reikia ką nors pakeisti, ištrinkite jį (žr. žemiau) ir užregistruokite pataisytą įrašą, arba užregistruokite antrą, priešpriešinį įrašą. Taip išsaugomas švarus audito pėdsakas.

Žurnalo įrašo peržiūra ir ištrynimas

Žurnalo įrašų sąraše (Nustatymai ▾ > Žurnalo įrašai) rodomas kiekvienas jūsų užregistruotas įrašas, su data, nuoroda ir aprašymu. Spustelėkite įrašą, kad atidarytumėte jo tik skaitomą detalų vaizdą, kuriame rodoma kiekviena padalijimo eilutė su savo sąskaita, fondu, pastaba, debetu ir kreditu, taip pat kas jį užregistravo.

Norėdami pašalinti žurnalo įrašą, atidarykite jį ir naudokite Ištrinti. Tai minkštai ištrina įrašą ir perskaičiuoja jūsų sąskaitų likučius; įrašą vis dar galima atkurti iš Audito žurnalo.

Pastaba: Kad apsaugotų jūsų uždarytas knygas, TimelyChurch neleis jums registruoti ar ištrinti žurnalo įrašo, datuoto vieno iš jo sąskaitų baigto suderinimo laikotarpiu, arba uždarytais fiskaliniais metais. Jei jums tikrai reikia atlikti tokį pakeitimą, pirmiausia atidarykite iš naujo susijusį suderinimą (arba fiskalinius metus).

Korekcijos paprastame režime

Jei jūsų bažnyčia Apskaitą vykdo Paprastame režime, Žurnalo įrašų įrankio nenaudojate. Vietoj to korekcijas registruokite kaip įprastas operacijas:

1. Eikite į Finansai > Apskaita > Įplaukos / išmokos.
2. Spustelėkite Nauja operacija ir pasirinkite tinkamą tipą:
   • Naujos pajamos -- Jei korekcija padidina sąskaitos likutį (pavyzdžiui, registruojant gautas palūkanas ar taisant per mažai nurodytą įnašą).
   • Naujos išlaidos -- Jei korekcija sumažina sąskaitos likutį (pavyzdžiui, registruojant banko mokestį ar taisant per didelį nurodytą įnašą).
   • Naujas pervedimas -- Jei korekcija perkelia pinigus tarp sąskaitų.
3. Užpildykite sąskaitą, sumą, datą, kategoriją ir aiškų aprašymą -- pradėkite jį priešdėliu, tokiu kaip „KOREKCIJA:" arba „PATAISYMAS:", kad vėliau būtų lengva identifikuoti.
4. Naudokite lauką Pastabos, kad dokumentuotumėte korekcijos priežastį. Būsimi iždininkai bus dėkingi, žinodami, kodėl įrašas buvo padarytas.
5. Išsaugokite operaciją.

Operacijos poveikio panaikinimas priešpriešiniu įrašu

Jei operacija buvo užregistruota per klaidą, tačiau jau suderinta (todėl jos ištrinti nereikėtų), vietoj to užregistruokite priešpriešinį įrašą.

• Pilnos apskaitos režime užregistruokite žurnalo įrašą, kuris panaikina originalo poveikį (sukeiskite debeto ir kredito puses toms pačioms sąskaitoms ir sumai), su aprašymu, tokiu kaip „PRIEŠPRIEŠINIS ĮRAŠAS:" plius nuoroda į originalią operaciją.
• Paprastame režime sukurkite naują priešingo tipo operaciją tai pačiai sumai, sąskaitai, kategorijai ir gavėjui:
  • Norėdami panaikinti pajamų įrašo poveikį, sukurkite išlaidų įrašą.
  • Norėdami panaikinti išlaidų įrašo poveikį, sukurkite pajamų įrašą.

Bet kuriuo atveju pastabose paaiškinkite, kodėl reikėjo panaikinti operacijos poveikį.

Patarimas: Sąskaitos anuliavimo funkcija tai atlieka automatiškai. Kai anuliuojate apmokėtą sąskaitą, kurios mokėjimo operacija buvo suderinta, TimelyChurch sukuria priešpriešinį įrašą su „ANULIUOTA:" aprašyme.

Fondų pervedimų registravimas

Norėdami perkelti pinigus tarp banko sąskaitų, naudokite operacijos tipą Naujas pervedimas, kuris abi puses sutvarko viename įraše.

Norėdami perskirstyti sumą tarp fondų, turite dvi galimybes:

• Pilnos apskaitos režime užregistruokite žurnalo įrašą su šaltinio fondu vienoje pusėje ir paskirties fondu kitoje.
• Paprastame režime užregistruokite operacijų porą -- išlaidą šaltinio fondo kategorijoje ir pajamą paskirties fondo kategorijoje -- naudodami tą pačią sumą, datą ir sąskaitą, su sutampančiais aprašymais (pavyzdžiui, „Fondo pervedimas iš Statybos fondo į Bendrąjį fondą").

Pradinio likučio koregavimas

Norėdami nustatyti ar pataisyti sąskaitos pradinį likutį, naudokite specialų vedlį Pradiniai likučiai, o ne žurnalo įrašą. Jį galite pasiekti iš Apskaitos skydelio arba iš Sąskaitų plano puslapio (meniu Nustatymai ▾).

Vedlys (Pilname režime pažymėtas Pradiniai likučiai, Paprastame režime -- tuo pačiu pavadinimu Pradiniai likučiai) leidžia nustatyti pereinamąją datą ir įvesti likutį, buvusį kiekvienoje sąskaitoje tą dieną. Jį saugu paleisti iš naujo bet kada, norint ištaisyti klaidą -- kiekvienas išsaugojimas iš karto perskaičiuoja jūsų likučius ir atnaujina ataskaitas, o jokie duomenys neištrinami.

Jei reikia smulkesnio pataisymo, kurio vedlys neapima, galite užregistruoti balansuojantį žurnalo įrašą (Pilname režime) arba koreguojančią operaciją (Paprastame režime), datuotą sąskaitos atidarymo data.

Geriausia praktika žurnalo įrašams

Visada dokumentuokite priežastį. Naudokite laukus Aprašymas ir kiekvienos eilutės Pastaba, kad paaiškintumėte, kodėl įrašas buvo padarytas. Nurodykite jį patvirtinusio asmens vardą ir bet kokius susijusius nuorodos numerius.

Naudokite aiškius aprašymus. Korekcijų aprašymus pradėkite žodžiais „KOREKCIJA:", „PATAISYMAS:", „PRIEŠPRIEŠINIS ĮRAŠAS:" arba „PERKLASIFIKAVIMAS:", kad vėliau peržiūrint įrašus juos būtų iškart galima atpažinti.

Ribokite korekcijų kiekį. Jei pastebite, kad korekcijas darote dažnai, peržiūrėkite savo procesus ir patikrinkite, ar galima pašalinti pagrindinę priežastį (pavyzdžiui, nustatyti pasikartojančias operacijas reguliarioms išlaidoms ar apmokyti darbuotojus tinkamo kategorizavimo).

Peržiūrėkite korekcijas suderinimo metu. Suderindami banko sąskaitą, atkreipkite dėmesį į korekcijų įrašus. Jie turėtų būti aiškiai dokumentuoti ir pagrįsti.

Naudokite tinkamą datą. Korekcijos paprastai turėtų būti datuojamos laikotarpiu, kuriam jos taikomos, o ne data, kada darote įrašą (nebent tas laikotarpis jau suderintas arba fiskaliniai metai uždaryti).