Savanorių prieinamumo valdymas
TimelyChurch siūlo du prieinamumo valdymo tipus: bendruosius prieinamumo pageidavimus, apibūdinančius, kada savanoris paprastai gali tarnauti, ir konkrečias blokuotas datas dienoms, kai jo nebus. Ir administratorius, ir savanoris gali valdyti šiuos nustatymus.
Bendrasis prieinamumas (valdomas administratoriaus)
Prieinamumas nustatomas asmens narystėje komandoje. Administratoriaus pusėje jį tvarkote komandos puslapyje; savanorio pusėje jis pats jį tvarko Nario portale (žr. kitą skyrių).
Bendrojo prieinamumo nustatymas
- Šoninėje juostoje, skiltyje Žmonės, atidarykite Grupės.
- Atidarykite tarnavimo komandą, kuriai priklauso asmuo, tada atidarykite skirtuką Nariai.
- Spustelėkite narį, kad atidarytumėte jo narystės skydelį. Galite nustatyti:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Prieinamos dienos | Pažymėkite savaitės dienas, kada narys paprastai gali tarnauti (nuo sekmadienio iki šeštadienio). Palikite visus langelius nepažymėtus, jei narys prieinamas kiekvieną dieną. |
| Tarnavimo dažnumas | Kaip dažnai narys nori būti suplanuotas: Tiek kartų, kiek reikia, Iki karto per mėnesį, Iki dviejų kartų per mėnesį arba Iki trijų kartų per mėnesį. |
- Spustelėkite, kad išsaugotumėte narystės pakeitimus.
Ši prieinamumo informacija saugoma nario narystėje komandoje ir naudojama planavimo įrankių priskiriant savanorius.
Konkrečios blokuotos datos (valdomos savanorio)
Blokuotos datos -- tai konkrečios dienos, kai tarnavimo komandos narys neprieinamas. Jas daugiausia tvarko patys savanoriai per narių portalą, nors administratoriai jas gali matyti.
Kaip savanoriai nustato blokuotas datas
Savanoriai, kurie yra tarnavimo komandos nariai, gali pažymėti konkrečias datas kaip neprieinamas per narių portalą:
- Savanoris prisijungia prie Nario portalo.
- Jis eina į Tarnavimo prieinamumas (pasiekiama iš jo tarnavimo grafiko puslapio).
- Jis mato:
- Savo dabartinių narysčių komandose sąrašą
- Savo esamas neprieinamas datas (nuo dabartinio mėnesio ir toliau)
- Norėdamas pridėti naują neprieinamą datą, jis spusteli Pridėti neprieinamą datą, tada:
- Pasirenka datą (turi būti šiandien arba ateityje)
- Neprivalomai įveda priežastį (pvz., „Šeimos atostogos", „Išvykęs", „Vizitas pas gydytoją")
- Išsaugo įrašą
- Neprieinamumas taikomas visoms jo tarnavimo komandoms vienu metu. Jei kas nors yra ir Šlovinimo komandoje, ir Pasveikinimo komandoje, datos pažymėjimas neprieinama taikomas abiem komandoms.
Pasikartojantis neprieinamumas
Be vienkartinių datų, savanoriai gali nustatyti pasikartojančius šablonus (pavyzdžiui, reguliarų savaitinį konfliktą) tame pačiame puslapyje Tarnavimo prieinamumas. Šie šablonai automatiškai blokuoja atitinkamas datas, todėl savanoriui nereikia pridėti kiekvienos rankiniu būdu.
Blokuotos datos pašalinimas
Jei planai pasikeičia ir savanoris vėl tampa prieinamas:
- Portalo puslapyje Tarnavimo prieinamumas raskite datą sąraše.
- Spustelėkite pašalinimo valdiklį šalia datos ir patvirtinkite.
- Data pašalinama iš neprieinamų sąrašo visoms komandoms.
Ką mato administratoriai
Kai administratorius priskiria savanorius per renginio skirtuką Tarnavimas:
- Savanoriai, pažymėti kaip neprieinami renginio dieną, rodomi kategorijoje Neprieinami priskyrimo lange.
- Neprieinamumo priežastis (jei nurodyta) rodoma šalia jų vardo.
- Sistema neleidžia administratoriams priskirti savanorio, kuris pažymėtas kaip neprieinamas. Jei administratorius bando priskirti neprieinamą asmenį, jis pamatys klaidos pranešimą: „[Vardas] pažymėtas kaip neprieinamas šią dieną."
Šis patikrinimas taikomas atliekant:
- Atskirus rankinius priskyrimus
- Masinius priskyrimus
- Priskyrimų kopijavimą iš ankstesnių renginių
- Automatinį planavimą
Savanorių planavimo pageidavimai
Be blokuotų datų, komandos nariai gali per portalą nustatyti išsamius planavimo pageidavimus. Šie pageidavimai daro įtaką išmaniojo planavimo algoritmui.
Galimi pageidavimai
| Pageidavimas | Aprašymas |
|---|---|
| Pageidaujamos dienos | Savaitės dienos, kada savanoris pageidauja tarnauti (nuo sekmadienio iki šeštadienio) |
| Vengiamos dienos | Savaitės dienos, kada savanoris norėtų netarnauti |
| Pageidauja ryto | Ar savanoris pageidauja ryto pamaldų/renginių |
| Pageidauja popietės | Ar savanoris pageidauja popietės pamaldų/renginių |
| Pageidauja vakaro | Ar savanoris pageidauja vakaro pamaldų/renginių |
| Maks. kartų per mėnesį | Didžiausias kartų skaičius, kiek savanoris nori būti suplanuotas per mėnesį |
| Min. dienų tarpas | Mažiausias dienų skaičius, kurio jis nori tarp tarnavimo priskyrimų |
| Gali pavaduoti paskutinę minutę | Ar savanoris pasiruošęs pavaduoti gavęs trumpą pranešimą |
| Prieinamas automatiniam planavimui | Ar savanorį gali priskirti automatinio planavimo sistema (jei išjungta, jis gali būti priskirtas tik rankiniu būdu) |
Pakoregavęs šiuos nustatymus, savanoris spusteli Išsaugoti nuostatas.
Kaip pageidavimai veikia planavimą
Toliau pateiktos reikšmės taikomos automatinio planuotojo Sąžiningos rotacijos strategijai (Automatinis pozicijos užpildymas / Automatinis serijos užpildymas). Paprastesnis „Išmaniojo pasiūlymo" prioriteto balas, kuris valdo žalią ženkliuką Siūloma, NEATSIŽVELGIA į dienos/laiko pageidavimus -- skirtumą rasite čia: 08-volunteer-reports.md.
- Dienos pageidavimai: Savanoriai, kurie pageidauja renginio savaitės dienos, gauna +5 balų priedą. Tie, kurie vengia tos dienos, gauna -20 baudą.
- Laiko pageidavimai: Savanoriai, kurie nepageidauja renginio paros laiko (ryto/popietės/vakaro), gauna -10 baudą.
- Dažnumo ribos: Jei savanoris pasiekė komandos arba asmeninę maksimalią ribą per mėnesį, jis gauna -100 baudą (faktiškai pašalinant jį iš automatinio planavimo).
- Min. dienų tarpas tarp tarnavimų: Jei savanoris tarnavo vėliau nei jo minimalus tarpas (komandos ar asmeninis nustatymas, kuris didesnis), jis gauna -50 baudą.
- Atsisakymas dalyvauti automatiniame planavime: Savanoriai, kurie išjungė „Prieinamas automatiniam planavimui", visiškai pašalinami iš automatinio užpildymo.
Tarnavimo dažnumo nustatymai
Komandos nariai taip pat gali nustatyti savo tarnavimo dažnumo pageidavimą tiesiogiai savo narystėje komandoje (be aukščiau aprašytų išsamių pageidavimų):
| Parinktis | Aprašymas |
|---|---|
| Tiek kartų, kiek reikia | Jokio planavimo apribojimo |
| Iki karto per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 1 kartą per mėnesį |
| Iki dviejų kartų per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 2 kartus per mėnesį |
| Iki trijų kartų per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 3 kartus per mėnesį |
Sistema stebi, kiek kartų kiekvienas narys tarnavo einamąjį mėnesį, ir laikosi šių ribų atliekant automatinį planavimą.
Prieinamos dienos (komandos nario nustatymas)
Kiekvienas komandos narys taip pat gali nurodyti, kuriomis savaitės dienomis jis paprastai prieinamas tarnauti. Tai saugoma kaip nustatymas Prieinamos dienos narystėje komandoje. Jei konkrečios dienos nenustatytos, narys laikomas prieinamu visomis dienomis.
Patarimas: Skatinkite savo savanorius nuolat atnaujinti savo blokuotas datas. Kai savanoriai iš anksto pažymi savo neprieinamas datas, tai apsaugo koordinatorius nuo priskyrimo žmogui, kuris neišvengiamai atsisakys, ir žymiai padidina automatinio planavimo tikslumą.
Patarimas: Jei savanoris bus išvykęs ilgą laiką (pvz., mėnesio trukmės kelionė), galite pakeisti jo narystės komandoje būseną į „Atostogose", užuot pridėję atskiras blokuotas datas kiekvienai savaitei. Grįžus pakeiskite atgal į „Aktyvus".