Savanorių prieinamumo valdymas
TimelyChurch siūlo du prieinamumo valdymo tipus: bendruosius prieinamumo pageidavimus, apibūdinančius, kada savanoris paprastai gali tarnauti, ir konkrečias blokuotas datas dienoms, kai jo nebus. Ir administratorius, ir savanoris gali valdyti šiuos nustatymus.
Bendrasis prieinamumas (valdomas administratoriaus)
Prieinamumas nustatomas asmens narystėje komandoje. Administratoriaus pusėje jį tvarkote komandos puslapyje; savanorio pusėje jis pats jį tvarko Nario portale (žr. kitą skyrių).
Bendrojo prieinamumo nustatymas
- Šoninėje juostoje, skiltyje Žmonės, atidarykite Grupės.
- Atidarykite tarnavimo komandą, kuriai priklauso asmuo, tada atidarykite skirtuką Nariai.
- Nario eilutėje atidarykite Tarnavimo nuostatos. Galite nustatyti:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Kaip dažnai jie gali tarnauti? | Tiek kartų, kiek reikia (be mėnesio ribos), Iki karto per mėnesį, Iki dviejų kartų per mėnesį arba Iki trijų kartų per mėnesį. |
| Prieinamos dienos (palikite tuščią, jei visos dienos) | Pažymėkite savaitės dienas, kada narys paprastai gali tarnauti. Palikite visus langelius nepažymėtus, jei narys prieinamas kiekvieną dieną. |
- Išsaugokite pakeitimus.
Ši prieinamumo informacija saugoma nario narystėje komandoje ir naudojama planavimo įrankių priskiriant savanorius.
Konkrečios blokuotos datos (valdomos savanorio)
Blokuotos datos -- tai konkrečios dienos, kai tarnavimo komandos narys neprieinamas. Jas daugiausia tvarko patys savanoriai per narių portalą, nors administratoriai jas gali matyti.
Kaip savanoriai nustato blokuotas datas
Savanoriai, kurie yra tarnavimo komandos nariai, gali pažymėti datas kaip neprieinamas per narių portalą dviejose vietose:
Greitas būdas — Mano grafikas → Prieinamumas:
- Savanoris prisijungia prie Nario portalo ir atidaro Mano grafikas.
- Jis persijungia į vaizdą Prieinamumas („Mano pasiekiamumas").
- Jis bakstelėja bet kurį sekmadienį, kad perjungtų jį tarp Prieinamas ir Blokuota.
- Išvykstate ilgesniam laikui? Skiltyje Blokuoti datų intervalą jis pasirenka datas Nuo ir Kam ir bakstelėja Pažymėti kaip nepasiekiamą.
Pilnas puslapis — Tarnavimo prieinamumas:
- Iš Mano grafikas savanoris bakstelėja Grafiko sudarymo nuostatos. Atsidaro puslapis Tarnavimo prieinamumas („Pažymėkite datas, kada negalite tarnauti"), kuriame išvardytos Jūsų tarnavimo komandos ir Artėjančios nepasiekiamos datos.
- Jis spusteli Pridėti neprieinamą datą, tada:
- Pasirenka Pradžios data ir Pabaigos data (vienai dienai nustato abi datas vienodas)
- Neprivalomai įveda Priežastis (neprivaloma) (pvz., „Išvykęs", „Šeimos renginys")
- Spusteli Pridėti datą
Taip ar taip neprieinamumas taikomas visoms jo tarnavimo komandoms vienu metu. Jei kas nors yra ir Šlovinimo komandoje, ir Pasveikinimo komandoje, datos pažymėjimas neprieinama taikomas abiem komandoms.
Pasikartojantis neprieinamumas
Be vienkartinių datų, savanoriai gali nustatyti pasikartojančius šablonus (pavyzdžiui, reguliarų savaitinį konfliktą) skiltyje Pasikartojimo modeliai → Pridėti šabloną tame pačiame puslapyje Tarnavimo prieinamumas. Šie šablonai automatiškai blokuoja atitinkamas datas, todėl savanoriui nereikia pridėti kiekvienos rankiniu būdu. Žr. Pasikartojantis neprieinamumas.
Blokuotos datos pašalinimas
Jei planai pasikeičia ir savanoris vėl tampa prieinamas:
- Portalo puslapyje Tarnavimo prieinamumas raskite datą skiltyje Artėjančios nepasiekiamos datos (arba bakstelėkite Blokuotą sekmadienį skiltyje Mano grafikas → Prieinamumas, kad vėl taptų prieinamas).
- Spustelėkite pašalinimo valdiklį šalia datos. Pašalinti nepasiekiamą datą? prašo patvirtinti — „Vėl būsite pažymėtas kaip galintis tarnauti šią dieną." — spustelėkite Žymėti kaip laisvą.
- Data pašalinama iš neprieinamų sąrašo visoms komandoms.
Ką mato administratoriai
Kai administratorius priskiria savanorius per renginio skirtuką Tarnavimas:
- Savanoriai, pažymėti kaip neprieinami renginio dieną, rodomi grupėje Neprieinama lange Rasti savanorių.
- Sistema neleidžia administratoriams priskirti savanorio, kuris pažymėtas kaip neprieinamas. Jei administratorius bando priskirti neprieinamą asmenį, jis pamatys klaidos pranešimą: „[Vardas] pažymėtas kaip neprieinamas šią dieną."
- Grafiko tinklelyje jų langelyje rodoma – (Neprieinama).
- Komandos skirtuke Nariai vadovai mato ženkliuką Atostogose su artėjančių užblokuotų dienų skaičiumi ir artimiausia diena (pavyzdžiui, „Atostogose 5 dienų · kitas gegužės 15 d.").
Šis patikrinimas taikomas atliekant:
- Atskirus rankinius priskyrimus
- Priskyrimų kopijavimą iš ankstesnių renginių
- Automatinį planavimą
Savanorių planavimo pageidavimai
Be blokuotų datų, komandos nariai gali nustatyti išsamius planavimo pageidavimus portalo puslapio Tarnavimo prieinamumas skyriuje Grafiko sudarymo nuostatos („Nustatykite pageidaujamas dienas, laikus ir apribojimus automatiniam grafikų sudarymui"). Šie pageidavimai daro įtaką išmaniojo planavimo algoritmui.
Galimi pageidavimai
| Pageidavimas | Aprašymas |
|---|---|
| Pageidaujamos tarnavimo dienos | Savaitės dienos, kada savanoris pageidauja tarnauti (palikite tuščią, jei pageidavimo nėra) |
| Dienos, kurių vengti | Savaitės dienos, kada savanoris norėtų netarnauti |
| Pageidaujami laikai | Rytas, Popietė ir (arba) Vakaras |
| Maks. kartų per mėnesį | Didžiausias kartų skaičius, kiek savanoris nori būti suplanuotas per mėnesį (arba Be limito) |
| Min. dienų tarpas | Mažiausias dienų skaičius, kurio jis nori tarp tarnavimo priskyrimų (arba Be minimumo) |
| Galiu pavaduoti paskutinę minutę, kai reikia | Ar savanoris pasiruošęs pavaduoti gavęs trumpą pranešimą |
| Įtraukti mane į automatinį planavimą | Ar savanorį gali priskirti automatinis užpildymas (jei nepažymėta, jis gali būti priskirtas tik rankiniu būdu) |
Pakoregavęs šiuos nustatymus, savanoris spusteli Išsaugoti nuostatas.
Kaip pageidavimai veikia planavimą
Toliau pateiktos reikšmės taikomos automatiniam užpildymui pagal Sąžiningos rotacijos strategiją (viena pozicija, visas renginys, serija ar Grafiko tinklelis). Paprastesnis „Išmaniojo pasiūlymo" prioriteto balas, kuris valdo grupę Siūloma (įtraukti į rotaciją) lange Rasti savanorių, NEATSIŽVELGIA į dienos/laiko pageidavimus -- skirtumą rasite čia: 08-volunteer-reports.md.
- Dienos pageidavimai: Savanoriai, kurie pageidauja renginio savaitės dienos, gauna +5 balų priedą. Tie, kurie vengia tos dienos, gauna -20 baudą.
- Laiko pageidavimai: Savanoriai, kurie nepageidauja renginio paros laiko (ryto/popietės/vakaro), gauna -10 baudą.
- Dažnumo ribos: Jei savanoris pasiekė komandos arba asmeninę maksimalią ribą per mėnesį, jis gauna -100 baudą (faktiškai pašalinant jį iš automatinio planavimo).
- Min. dienų tarpas tarp tarnavimų: Jei savanoris tarnavo vėliau nei jo minimalus tarpas (komandos ar asmeninis nustatymas, kuris didesnis), jis gauna -50 baudą.
- Atsisakymas dalyvauti automatiniame planavime: Savanoriai, kurie nepažymėjo „Įtraukti mane į automatinį planavimą", visiškai pašalinami iš automatinio užpildymo.
Tarnavimo dažnumo nustatymai
Komandos nariai taip pat gali nustatyti savo tarnavimo dažnumo pageidavimą tiesiogiai savo narystėje komandoje (be aukščiau aprašytų išsamių pageidavimų):
| Parinktis | Aprašymas |
|---|---|
| Tiek kartų, kiek reikia | Jokio planavimo apribojimo |
| Iki karto per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 1 kartą per mėnesį |
| Iki dviejų kartų per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 2 kartus per mėnesį |
| Iki trijų kartų per mėnesį | Planuoti ne daugiau kaip 3 kartus per mėnesį |
Sistema stebi, kiek kartų kiekvienas narys tarnavo einamąjį mėnesį, ir laikosi šių ribų atliekant automatinį planavimą.
Prieinamos dienos (komandos nario nustatymas)
Kiekvienas komandos narys taip pat gali nurodyti, kuriomis savaitės dienomis jis paprastai prieinamas tarnauti. Tai saugoma kaip nustatymas Prieinamos dienos narystėje komandoje. Jei konkrečios dienos nenustatytos, narys laikomas prieinamu visomis dienomis.
Patarimas: Skatinkite savo savanorius nuolat atnaujinti savo blokuotas datas. Kai savanoriai iš anksto pažymi savo neprieinamas datas, tai apsaugo koordinatorius nuo priskyrimo žmogui, kuris neišvengiamai atsisakys, ir žymiai padidina automatinio planavimo tikslumą.
Patarimas: Jei savanoris bus išvykęs ilgą laiką (pvz., mėnesio trukmės kelionė), paprašykite jo užblokuoti visą laikotarpį iš karto naudojant Blokuoti datų intervalą skiltyje Mano grafikas → Prieinamumas arba vieną įrašą Pridėti neprieinamą datą su Pradžios data ir Pabaigos data, užuot pridėjus kiekvieną savaitę atskirai.