Gavėjų ir tiekėjų valdymas

Kas yra gavėjai?

Gavėjai (taip pat vadinami tiekėjais) yra asmenys ir organizacijos, kuriems jūsų bažnyčia moka pinigus. Tai apima komunalinių paslaugų įmones, tiekėjus, rangovus, misionierius, konfesijos biurus ir bet ką kitą, gaunantį mokėjimus iš bažnyčios.

Gavėjų katalogo tvarkymas TimelyChurch sistemoje padeda:

• Greitai pasirinkti gavėjus registruojant operacijas ar sąskaitas.
• Sekti bendras išlaidas kiekvienam tiekėjui laikui bėgant.
• Nustatyti 1099 formos reikalaujančius tiekėjus mokesčių metu.
• Laikyti kontaktinę informaciją ir adresus vienoje vietoje.

Gavėjų tipai

TimelyChurch teikia kelis gavėjų tipus, padedančius sutvarkyti jūsų tiekėjų katalogą:

Gavėjų puslapio radimas

Puslapis Gavėjai ir tiekėjai yra Apskaitos modulyje, išskleidžiamajame meniu Apskaitos skirtukų juostos gale:

• Pilnos apskaitos režime išskleidžiamasis meniu pažymėtas Nustatymai ▾.
• Paprastos čekių knygelės režime tas pats meniu pažymėtas Daugiau ▾.

Atidarykite Nustatymai ▾ (arba Daugiau ▾) ir pasirinkite Gavėjai. Elementas Gavėjai ir tiekėjai prieinamas abiejuose apskaitos režimuose.

Naujo gavėjo pridėjimas

1. Atidarykite Apskaitos modulį ir eikite į Nustatymai ▾ (arba Daugiau ▾ Paprastos čekių knygelės režime) > Gavėjai.
2. Spustelėkite Naujas gavėjas.
3. Užpildykite duomenis:
   • Pavadinimas (privaloma) -- Gavėjo pavadinimas, koks jis turėtų būti rodomas čekiuose ir ataskaitose.
   • Tipas -- Pasirinkite gavėjo tipą iš išskleidžiamojo sąrašo.
   • Kontaktinis el. paštas -- Gavėjo el. pašto adresas.
   • Kontaktinis telefonas -- Telefono numeris.
   • Adresas -- Pašto adresas (svarbu 1099 tiekėjams).
   • Mokesčių mokėtojo kodas / EIN -- Tiekėjo EIN arba SSN (svarbu 1099 tiekėjams).
   • 1099 tiekėjas -- Pažymėkite šį langelį, jei šiam tiekėjui metų pabaigoje reikia 1099 formos.
   • Pastabos -- Bet kokios vidinės pastabos apie šį tiekėją.
4. Spustelėkite Pridėti gavėją.

Greitas gavėjo sukūrimas formoje

Registruodami operaciją galite bet kada pridėti trūkstamą gavėją, neišeidami iš formos. Gavėjo laukas yra paieškos langelis, pažymėtas Ieškoti arba pridėti gavėją.... Pradėkite rašyti gavėjo pavadinimą -- jei jis neatitinka jokio esamo gavėjo, išskleidžiamajame sąraše pasirodo mygtukas Pridėti „..." kaip naują gavėją. Spustelėkite jį, ir naujas gavėjas sukuriamas bei iškart pasirenkamas formoje, kad galėtumėte tęsti darbą.

Greitas sukūrimas užfiksuoja tik gavėjo pavadinimą. Naujas gavėjas išsaugomas jūsų kataloge, todėl vėliau galite jį redaguoti Gavėjų puslapyje, kad pridėtumėte tipą, adresą, Mokesčių mokėtojo kodą ar 1099 statusą.

Gavėjo redagavimas

1. Suraskite gavėją sąraše, atidarykite jo veiksmų meniu (mygtuką ⋮ eilutės dešinėje) ir pasirinkite Redaguoti.
2. Atnaujinkite reikiamus laukus.
3. Spustelėkite Išsaugoti pakeitimus.

Gavėjų paieška ir filtravimas

Gavėjų puslapyje yra:

• Paieška -- Įveskite pavadinimą, el. paštą ar telefono numerį, kad rastumėte konkretų gavėją.
• Tipo filtras -- Filtruoti pagal gavėjo tipą (Tiekėjas, Rangovas, Komunalinių paslaugų įmonė ir kt.).
• Rodyti archyvuotus -- Jungiklis, įtraukiantis archyvuotus gavėjus į sąrašą.

Sąrašas suskirstytas puslapiais (po 25 puslapyje) ir rikiuojamas abėcėlės tvarka pagal pavadinimą.

Gavėjo archyvavimas

Jei nebebendraujate su tiekėju, tačiau norite išsaugoti operacijų istoriją:

1. Atidarykite gavėjo veiksmų meniu (mygtuką ⋮) ir pasirinkite Archyvuoti.
2. Gavėjas bus paslėptas iš išskleidžiamųjų sąrašų ir aktyvaus gavėjų katalogo.
3. Visa susijusi operacijų istorija išsaugoma.

Norėdami peržiūrėti archyvuotus gavėjus, įjunkite Rodyti archyvuotus Gavėjų puslapyje. Archyvuotą gavėją galite atkurti bet kada.

Gavėjo ištrynimas

Galite ištrinti tik gavėją, kuris neturi jokių operacijų. Jei gavėjas turi susijusių operacijų, vietoj to jį archyvuokite.

1. Atidarykite gavėjo veiksmų meniu (mygtuką ⋮) ir pasirinkite Ištrinti.
2. Patvirtinkite ištrynimą.

Gavėjų sujungimas

Jei turite dubliuotų gavėjų įrašų (pvz., „City Electric" ir „City Electric Co."), galite juos sujungti:

1. Atidarykite veiksmų meniu (mygtuką ⋮) gavėjui, kurį norite pašalinti (šaltinis), ir pasirinkite Sujungti su....
2. Pasirinkite gavėją, kurį norite palikti (tikslas).
3. Spustelėkite Sujungti gavėją, kad patvirtintumėte.

Visos šaltinio gavėjo operacijos bus perpriskirtos tiksliniam gavėjui, o šaltinio gavėjas bus ištrintas.

1099 tiekėjų sekimas

Bažnyčios privalo pateikti IRS 1099-NEC formą nepriklausomiems rangovams ir tam tikriems tiekėjams, kuriems per kalendorinius metus sumokėta 600 USD ar daugiau. TimelyChurch padeda tai sekti automatiškai.

1099 tiekėjo nustatymas

1. Pridėdami ar redaguodami gavėją, pažymėkite langelį 1099 tiekėjas.
2. Įveskite tiekėjo Mokesčių mokėtojo kodą / EIN (EIN arba SSN). Tai būtina 1099 formos pateikimui.
3. Įveskite tiekėjo Adresą (būtina 1099 formoms).

1099 ataskaitos generavimas

Metų pabaigoje (arba bet kada per metus, norint patikrinti pažangą):

1. Apskaitos modulyje atidarykite skirtuką Ataskaitos ir eikite į 1099 tiekėjų ataskaita.
2. Pasirinkite mokestinius metus, tada spustelėkite Atnaujinti.
3. Ataskaitoje rodoma:
   • Visi tiekėjai, pažymėti kaip 1099 tiekėjai.
   • Bendra kiekvienam tiekėjui per metus sumokėta suma.
   • Ar tiekėjas pasiekia 600 USD ribą, reikalaujančią 1099 formos.
   • Žymą bet kuriam tiekėjui, kuriam trūksta Mokesčių mokėtojo kodo.

Spustelėkite Atsisiųsti PDF, kad išsaugotumėte ataskaitą savo įrašams ar pasidalytumėte su savo buhalteriu.

Patarimas: Tikrinkite 1099 ataskaitą periodiškai per visus metus, ne tik metų pabaigoje. Jei rangovas artėja prie 600 USD ribos, įsitikinkite, kad jo Mokesčių mokėtojo kodas ir adresas yra užregistruoti dar prieš reikiant pateikti 1099 formą.

Svarbu: TimelyChurch seka 1099 ataskaitai reikalingus duomenis, tačiau formų elektroniniu būdu IRS institucijai nepateikia. Ataskaitos duomenis turėsite panaudoti 1099 formoms pateikti per savo buhalterį, mokesčių konsultantą ar IRS patvirtintą elektroninio pateikimo paslaugą.