Duomenų ištrynimo prašymai (BDAR 17 straipsnis)
Auditorija: Šis straipsnis skirtas bažnyčios administratoriams.
TimelyChurch palaiko teisę būti pamirštam pagal BDAR 17 straipsnį (taip pat vadinamą teise į duomenų ištrynimą). Kai narys paprašo ištrinti savo duomenis, TimelyChurch užregistruoja prašymą, taiko 30 dienų pereinamąjį laikotarpį, o tada anonimizuoja asmens įrašą. Šis vadovas paaiškina, kaip ši eiga veikia ir ką turėtų daryti administratorius.
Kaip veikia ištrynimo prašymas
- Pateikiamas prašymas. Narys paprašo ištrynimo (žr. žemiau) ir patvirtina jį per el. laišką.
- Laukiama peržiūros. Prašymas laukia patvirtinimo. Narys savo puslapyje Privatumas ir mano duomenys mato Laukiama administratoriaus peržiūros.
- Patvirtinta — 30 dienų pereinamasis laikotarpis. Kai prašymas patvirtinamas, prasideda 30 dienų pereinamasis laikotarpis. Narys mato Patvirtinta — vykdomas 30 dienų lengvatinis laikotarpis ir datą, kada numatytas anonimizavimas.
- Baigta. Pasibaigus pereinamajam laikotarpiui, asmens įrašas anonimizuojamas.
Prašymas taip pat gali būti atmestas (pavyzdžiui, dėl teisinio apribojimo -- niekas nekeičiama) arba atšauktas pereinamojo laikotarpio metu.
Kur prašymus galima pateikti
| Šaltinis | Prieinama? | Pastabos |
|---|---|---|
| Nario savitarna (Privatumas ir mano duomenys → Prašyti ištrinti paskyrą Narių portale) | Taip | Narys spustelėja Siųsti patvirtinimo laišką ir per 24 valandas turi atidaryti to laiško nuorodą, kad prašymas būtų pateiktas; žr. Jūsų profilio tvarkymas |
| Bažnyčios administratorius (nario vardu) | Administratoriaus panelėje puslapio nėra | Susisiekite su TimelyChurch pagalba, kuri pateiks prašymą už jus |
Praktiškai: Narys, galintis prisijungti prie Narių portalo, gali pats paprašyti ištrynimo skiltyje Privatumas ir mano duomenys (jo paskyros skirtukas Privatumas). Jei narys paprašo jūsų (arba negali prisijungti), el. paštu susisiekite su TimelyChurch pagalba, nurodydami žmogaus vardą, jo įrašą ir priežastį, ir pagalba sukurs prašymą jūsų vardu.
Prašymo atšaukimas: Nario puslapyje nurodoma kreiptis į savo bažnyčios administratorių dėl atšaukimo. Administratoriaus panelėje administratoriams atšaukimo mygtuko nėra -- susisiekite su TimelyChurch pagalba, nurodydami žmogaus vardą ir prašymą, ir pagalba jį atšauks pereinamojo laikotarpio metu.
Anonimizavimas (kas nutinka pasibaigus pereinamajam laikotarpiui)
Kai pereinamasis laikotarpis pasibaigia, asmens įrašas anonimizuojamas, o ne visiškai ištrinamas. Tai išsaugo:
- Klasių įrašus, lankomumą, grafiko istoriją (kad ataskaitos liktų tikslios)
- Aukų sumas (bažnyčios apskaitai)
Ši asmeninė informacija pašalinama arba pakeičiama:
- Vardas → „Deleted User“
- El. paštas, telefono numeriai ir adresas → pašalinami
- Nuotrauka ir pasirinktinių laukų reikšmės → pašalinamos
- Šeimos ryšys → pašalinamas
- Grupių narystės, maldos prašymai ir žinutės → anonimizuojami
Būsenų sąrašas
| Būsena | Reikšmė |
|---|---|
| Laukiama | Prašymas gautas ir patvirtintas, laukiama patvirtinimo |
| Patvirtinta | Skaičiuojamas 30 dienų pereinamasis laikotarpis |
| Atmesta | Atmestas (pvz., teisinis apribojimas, vykstantis tyrimas) -- duomenys nekeičiami |
| Baigta | Pereinamasis laikotarpis pasibaigė, ir įrašas anonimizuotas |
| Atšaukta | Prašymas buvo atšauktas pereinamojo laikotarpio metu |
Kiekvienas būsenos pakeitimas įrašo, kas ir kada jį padarė.
Vaiko registracijos istorijos prašymai
Atskirai nuo visos paskyros ištrynimo, globėjas gali paprašyti ištrinti vaiko registracijos istoriją savo puslapyje Privatumas ir mano duomenys (Prašyti ištrinti registracijos istoriją). Vaiko asmens profilis išsaugomas.
Kai taip nutinka, vaiko profilis administratoriaus panelėje skiltyje Registracijos rodo Globėjas paprašė ištrinti registracijos istoriją -- „Atsakykite per 45 dienas. Istorijos pašalinimas išsaugo asmens įrašą.“:
- Atidarykite vaiko profilį (Žmonės, tada spustelėkite vaiką).
- Skiltyje Registracijos spustelėkite Įvykdyti ištrynimo prašymą ir patvirtinkite.
Taip pat bet kada galite išvalyti asmens registracijos istoriją mygtuku Pašalinti registracijos istoriją toje pačioje skiltyje. Abu veiksmai išsaugo asmens įrašą ir jų negalima atšaukti.
Geriausia administratorių praktika
- Patvirtinkite, kad prašymas tikras. Prieš persiųsdami pagalbai, telefonu ar asmeniškai patvirtinkite, kad narys tikrai nori, jog jo duomenys būtų ištrinti. El. laiško prašymai gali būti suklastoti.
- Užfiksuokite priežastį. Pažymėkite, kodėl narys prašo ištrynimo. TimelyChurch tai saugo kartu su prašymu.
- Informuokite narį apie 30 dienų pereinamąjį laikotarpį. Šiuo laikotarpiu jis gali atšaukti prašymą.
- Neištrinkite žmonių rankiniu būdu. Vietoj to naudokite duomenų ištrynimo prašymo eigą, kad būtų gerbiamas prašymo įrašas ir pereinamasis laikotarpis.
- Komandos nariams (darbuotojams) pirmiausia panaikinkite prieigą. Prieš pateikdami ištrynimo prašymą, naudokite Komandos valdymo puslapį, kad pašalintumėte jų komandos prieigą.
- Darbuotojai gali ištrinti savo prisijungimo paskyrą. Darbuotojai ir administratoriai gali ištrinti savo paskyrą per Mano profilis > Ištrinti mano paskyrą (patvirtinimas el. paštu, tada 30 dienų atidėjimo laikotarpis). Vienintelis bažnyčios administratorius pirmiausia turi paskirti kitą administratorių. Žr. Jūsų paskyra -- savo paskyros ištrynimas.