Pavadavimo užklausos
Kai savanoris atsisako tarnavimo priskyrimo, labai svarbu greitai rasti pakaitalą. TimelyChurch pavadavimo užklausų sistema automatizuoja šį procesą, sukurdama užklausą, nustatydama tinkamus pakaitalus ir jiems pranešdama.
Kaip veikia pavadavimo užklausos
Automatinis kūrimas
Kai savanoris atsisako priskyrimo, sistema automatiškai patikrina, ar reikia sukurti pavadavimo užklausą:
- Savanoris atsisako priskyrimo (nurodydamas neprivalomą priežastį).
- Sistema patikrina, ar tarnavimo poreikis vis dar neužpildytas (t. y. ar nepakanka patvirtintų/laukiamų savanorių reikalingam skaičiui pasiekti).
- Sistema patikrina, ar renginys vis dar ateityje.
- Sistema patikrina, ar šiai pozicijai jau nėra atviros pavadavimo užklausos.
- Jei visos sąlygos tenkinamos, nauja pavadavimo užklausa sukuriama automatiškai.
Skubumo lygis nustatomas pagal tai, kaip greitai vyks renginys:
- Skubu -- Renginys per 3 dienas
- Normalus -- Iki renginio daugiau nei 3 dienos
Rankinis kūrimas
Administratoriai taip pat gali sukurti pavadavimo užklausas rankiniu būdu, jei savanoris atšaukia dalyvavimą ar tampa neprieinamas ne per įprastą atsisakymo eigą.
Pavadavimo užklausos duomenys
Kiekviena pavadavimo užklausa apima:
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Renginio tarnavimo poreikis | Pozicija, kurią reikia užpildyti |
| Pradinis savanoris | Asmuo, kuris iš pradžių buvo priskirtas ir atsisakė arba negali tarnauti |
| Užklausė | Administratorius, sukūręs užklausą (arba sistema, jei sukurta automatiškai) |
| Priežastis | Kodėl reikalingas pavaduotojas (pvz., „Savanoris atsisakė priskyrimo", „Šeimos avarinė situacija") |
| Skubumas | Žemas, Normalus arba Skubu |
| Būsena | Atviras, Įvykdyta arba Atšaukta |
| Pakviesti savanoriai | Žmonių, pakviestų užpildyti laisvą vietą, sąrašas |
| Pranešimų skaičius | Kiek kartų buvo išsiųsti priminimo pranešimai |
| Paskutinį kartą pranešta | Kada buvo išsiųstas paskutinis pranešimas |
Prieinamų pavaduotojų paieška
Kai sukuriama pavadavimo užklausa, sistema gali nustatyti tinkamus pakaitinius savanorius, patikrindama:
- Aktyvūs komandos nariai -- Tik tarnavimo komandos nariai, turintys atitinkamą poziciją
- Prieinamumas -- Nariai, kurie nepažymėti kaip neprieinami (blokuota) renginio dieną
- Jokių konfliktų -- Nariai, kurie dar nepriskirti šiam renginiui ar kitam renginiui persidengiančiu laiku
Šis filtravimas užtikrina, kad būtų kontaktuojama tik su tikrai prieinamais ir tinkamais savanoriais.
Savanorių kvietimas
Administratoriai gali pakviesti konkrečius savanorius užpildyti atvirą pavadavimo užklausą:
- Atidarykite pavadavimo užklausą.
- Peržiūrėkite prieinamų savanorių sąrašą.
- Pasirinkite savanorius, kuriuos norite pakviesti.
- Spustelėkite Siųsti kvietimus.
Sistema:
- Įrašo, kurie savanoriai buvo pakviesti
- Siunčia el. laiškų pranešimus pakviestiems savanoriams
- Atnaujina pranešimo laiko žymą ir skaičių
Pranešimo turinys
Pakviesti savanoriai gauna el. laišką su:
- Renginio pavadinimu ir data
- Pozicija, kurią reikia užpildyti
- Priežastimi, kodėl reikalingas pavaduotojas
- Nuoroda į narių portalą, kur jie gali priimti
Pavadavimo užklausos įvykdymas
Kai savanoris sutinka užimti laisvą vietą:
- Pavadavimo užklausa pažymima kaip Įvykdyta.
- Įrašomas pavaduojančio savanorio asmens ID.
- Išsaugoma laiko žyma, kada užklausa buvo įvykdyta.
- Automatiškai sukuriamas naujas pozicijos priskyrimas, susiejantis naują savanorį su tarnavimo poreikiu.
Pavadavimo užklausos atšaukimas
Jei pavaduotojo nebereikia (pvz., renginys buvo atšauktas arba pradinis savanoris persigalvojo), užklausą galima atšaukti:
- Atidarykite pavadavimo užklausą.
- Spustelėkite Atšaukti užklausą.
- Būsena pasikeičia į „Atšaukta".
Automatiniai priminimai
Sistema turi funkciją, skirtą rasti pavadavimo užklausas, kurioms reikia priminimų:
- Užklausa vis dar turi būti Atvira
- Susijęs renginys turi būti ateityje (prasideda >= šiandien)
- Arba pranešimas dar nebuvo siųstas, arba paskutinis pranešimas buvo išsiųstas daugiau nei prieš 24 valandas
Tai leidžia sistemai periodiškai siųsti priminimus pakviestiems savanoriams apie neužpildytas pavadavimo užklausas.
Skubumo lygiai
| Lygis | Spalva | Kada taikomas |
|---|---|---|
| Žemas | Pilka | Iki renginio dar daug laiko; nekritiška |
| Normalus | Gintarinė | Standartinis skubumas; iki renginio daugiau nei 3 dienos |
| Skubu | Raudona | Renginys per 3 dienas; reikia nedelsiant kreipti dėmesį |
Skubumo lygis automatiškai nustatomas, kai pavadavimo užklausa sukuriama automatiškai dėl atsisakymo, tačiau administratorius jį gali koreguoti rankiniu būdu.
Integracija su atsisakymo eiga
Pavadavimo užklausų sistema glaudžiai integruota su priskyrimo atsisakymo procesu:
- Savanoris gauna priskyrimo pranešimo el. laišką.
- Savanoris spusteli nuorodą Atsisakyti el. laiške (arba atsisako per portalą).
- Priskyrimo būsena pasikeičia į „Atsisakyta".
- Atsisakymo priežastis įrašoma.
- Jei pozicija vis dar nėra pilnai užpildyta ir renginys ateityje, pavadavimo užklausa sukuriama automatiškai.
- Sistema patikrina, ar šiam poreikiui jau egzistuoja ankstesnė atvira pavadavimo užklausa. Jei taip, dublikatas nekuriamas.
- Administratorius informuojamas apie atsisakymą ir atvirą pavadavimo užklausą.
Patarimas: Skubioms pavadavimo užklausoms naudokite kvietimo funkciją, kad tiesiogiai pakviestumėte 2-3 konkrečius savanorius, o ne lauktumėte, kol kas nors savanoriškai atsilieps. Tai gerokai padidina galimybę greitai užpildyti poziciją.
Patarimas: Skatinkite komandos narius nustatyti pageidavimą „Gali pavaduoti paskutinę minutę" savo portalo nustatymuose. Tai palengvina nustatymą, kas pasiruošęs prisijungti trumpu įspėjimu, kai iškyla skubios pavadavimo užklausos.