Asistento siūlomų pakeitimų patvirtinimas
Prie jūsų bažnyčios prijungtas DI asistentas niekada nieko nekeičia pats. Kiekvienas pakeitimas eina tais pačiais trimis žingsniais:
- Jis pasiūlo. Jūs ko nors paprašote („suskirstyk šias dvylika eilučių į Komunalines paslaugas“), o asistentas paruošia pakeitimą. Kol kas niekas neišsaugota.
- Jūs matote peržiūrą. Asistentas parodo, kas pasikeis -- eilutes, sumas, būklę prieš ir po.
- Kas nors patvirtina. Tik tada pakeitimas pritaikomas -- visas arba visai ne.
Dauguma pakeitimų patvirtinami pokalbyje, to, kas paprašė. Kai kurie tokie svarbūs, kad bažnyčios administratorius taip pat turi juos patvirtinti TimelyChurch svetainėje. Šiame straipsnyje paaiškinta abu atvejai.
Sąrašą, ką asistentas apskritai gali keisti, žr. Ką jūsų DI asistentas gali skaityti ir keisti.
Patvirtinimas pokalbyje
Kai asistentas paruošia pakeitimą, jis parodo maždaug tokį tekstą:
„Here is what I will do: … 12 rows will change. Reply ‘Approve’ to proceed, or tell me what to change.“
- Norėdami jį pritaikyti, atsakykite Approve. Aiškus „Approved“, „Yes“, „Confirm“, „Go ahead“ ar „Do it“ taip pat tinka, o taip pat atitinkami žodžiai ispanų, rusų, portugalų, vokiečių ir lietuvių kalba. Atsakykite savo kalba; jūsų žodžiai perduodami taip, kaip juos įvedėte.
- Norėdami jį atmesti, atsakykite „No“, „Cancel“, „Stop“ ar „Reject“. Pasiūlymas uždaromas galutinai; jei norite kažko kito, paprašykite naujo.
- Bet kas kita nėra patvirtinimas. Klausimas („approve?“), neaiškus „ok“ ar patvirtinimas su sąlyga („approve, but change the fund“) nieko nekeičia. Pasiūlymas lieka atidarytas aiškiam atsakymui arba galite pasakyti asistentui, ką pakeisti, ir gauti naują peržiūrą.
Verta žinoti: TimelyChurch tikrina atsakymo formuluotę; ji negali pasakyti, kas ją parašė. Asistentą prijunkite tik įrenginyje ir paskyroje, kuriais naudojatės tik jūs vienas.
Jūsų bažnyčios patvirtinimo nustatymas
Asmuo, galintis redaguoti Nustatymus, pasirenka, kada reikalingas atsakymas pokalbyje. Kairiosios šoninės juostos apačioje spustelėkite Bažnyčios nustatymas, atidarykite skirtuką Integracijos, o kortelėje MCP jungtis pasirinkite parinktį skiltyje Patvirtinimas pokalbyje, tada spustelėkite Išsaugoti. (Nustatymas atsiranda, kai įjungta Leisti DI įrankiams siūlyti pakeitimus.)
| Parinktis | Ką ji reiškia |
|---|---|
| Visi pakeitimai (rekomenduojama) | Kiekvienas pakeitimas laukia atsakymo. Tai numatytoji parinktis. |
| Tik pakeitimai, kurie įrašomi į didžiąją knygą | Atsakymo reikia pakeitimams, kurie įrašomi į jūsų knygas, ir kai kuriems panašios svarbos žingsniams: banko importo eilučių priėmimui; operacijų registravimui, redagavimui, trynimui ir atkūrimui; žurnalo įrašams; išlaidų grąžinimams; aukos registravimui; įnašų paketo pažymėjimui kaip įneštam; sąskaitos apmokėjimui ir sąskaitos mokėjimo anuliavimui; pasikartojančios operacijos užregistravimui ir tokios, kuri registruojama automatiškai, nustatymui; suderinimo pradėjimui ir atšaukimui; biudžeto aktyvavimui ir uždarymui; kvito pašalinimui. Paruošiamieji veiksmai taikomi be jo: peržiūros eilučių kategorizavimas, padalijimas ar neįtraukimas, neapmokėtos sąskaitos registravimas ar redagavimas, biudžeto juodraščio rengimas, suderinimo elementų žymėjimas, kvito pridėjimas, įnašų paketo uždarymas, gavėjo ar kategorijos pridėjimas bei renginiai ir tarnystė. |
| Nereikalauti | TimelyChurch nelaukia atsakymo. Asistentas vis tiek pirmiausia paruošia peržiūrą, bet gali pritaikyti pakeitimą be jūsų atsakymo. |
Nustatymas įsigalioja iškart kiekvienam prijungtam asmeniui.
Pakeitimai, kuriems reikia patvirtinimo svetainėje
Dviejų rūšių pakeitimų negalima pritaikyti vien pagal atsakymą pokalbyje, kad ir kurią parinktį jūsų bažnyčia pasirinko aukščiau:
| Pakeitimas | Kodėl |
|---|---|
| Banko suderinimo užbaigimas | Jis užrakina suderintą laikotarpį visam laikui. Iš naujo atidaryti nebegalima. |
| Užregistruotos operacijos sumos ar datos pataisymas | Jis keičia pinigus, kurie jau yra jūsų knygose, ir jūsų sąskaitų likučius. |
Šiais atvejais bažnyčios administratorius pirmiausia patvirtina pakeitimą puslapyje Laukiantys patvirtinimai, o paprašęs asmuo tada patvirtina jį pokalbyje.
Kas vyksta
- Asistentas parodo peržiūrą kaip įprasta ir priduria, kad pakeitimui reikia administratoriaus patvirtinimo TimelyChurch, su nuoroda į puslapį.
- Kiekvienam administratoriui, galinčiam jį patvirtinti, pranešama: pranešimas TimelyChurch pavadinimu „DI pakeitimui reikia jūsų patvirtinimo“ su mygtuku Peržiūrėti pasiūlymą, taip pat el. laiškas ir „Telegram“ žinutė pagal kiekvieno paties pranešimų nustatymus. „Telegram“ žinutėje siūloma Atmesti ir Peržiūrėti TimelyChurch -- patvirtinti galima tik svetainėje.
- Administratorius atidaro puslapį ir spustelėja Patvirtinti arba Atmesti.
- Po patvirtinimo asmuo grįžta į pokalbį ir atsako Approve. (Jei jūsų bažnyčia pasirinko Nereikalauti, jis paprašo asistento tęsti.) Pakeitimas pritaikomas.
Tą patį pakeitimą pasiūlius dukart, administratoriams antrą kartą nepranešama.
Puslapio Laukiantys patvirtinimai atidarymas
- Kairiosios šoninės juostos apačioje spustelėkite Bažnyčios nustatymas ir atidarykite skirtuką Integracijos.
- Kortelėje MCP jungtis raskite Laukiantys patvirtinimai ir spustelėkite Peržiūra. Šalia Peržiūra esantis skaičius rodo, kiek pakeitimų laukia jūsų.
Puslapiui atidaryti reikia leidimo redaguoti Nustatymus.
Kas gali patvirtinti
Norėdami patvirtinti ar atmesti pakeitimą, turite turėti visa tai:
- Leidimą redaguoti Nustatymus.
- Leidimą, kurio reikia pačiam pakeitimui -- Uždaryti jūsų rolės eilutėje Apskaita, kad užbaigtumėte suderinimą, Redaguoti Apskaitoje, kad pataisytumėte sumą ar datą. Niekada negalite patvirtinti to, ko patys negalėtumėte padaryti.
- Jei pakeitimą pasiūliusio asmens teisės leidžia matyti aukotojų vardus, jūs taip pat turite galėti juos matyti (Aukojimo lygis Buhalteris ar aukštesnis), nes peržiūroje jų gali būti.
Savo pasiūlymo patvirtinti negalite, kol tai gali padaryti kas nors kitas jūsų bažnyčioje. Jei esate vienintelis tinkamas asmuo, galite jį patvirtinti patys, ir veiklos istorijoje tai užfiksuojama. Savo pasiūlymą visada galite atmesti.
Puslapyje išvardyti tik tie pakeitimai, kuriuos galite matyti visiškai. Kas gali redaguoti Nustatymus, bet neturi jokio Apskaitos leidimo, puslapį randa tuščią: „Niekas nelaukia patvirtinimo.“ Kai pakeitimas nuo jūsų paslėptas tik todėl, kad jo peržiūroje yra aukotojų duomenų, puslapis tai pasako -- „Kai kuriuose patvirtinimo laukiančiuose pakeitimuose yra aukotojų duomenų. Juos turi peržiūrėti asmuo, turintis prieigą prie aukų (Buhalteris ar aukštesnis).“ -- nerodydamas pakeitimo ar kiek jų yra.
Ką mato tvirtinantysis
Kiekvienas laukiantis pakeitimas rodo:
- Žymą Reikia patvirtinimo ir trumpą nuorodos kodą.
- Vienos eilutės pakeitimo santrauką ir veiksmo rūšį paprastais žodžiais (pavyzdžiui, „Complete a bank reconciliation“), po kurios eina jo techninis pavadinimas.
- Pasiūlė -- kas paprašė, per kokią programą, kada ir iki kada pasiūlymas Galioja iki.
- Rodyti peržiūrą tiksliai taip, kaip ją matė pokalbis -- atidaro pilną peržiūrą, kurią matė asmuo, techniniu išdėstymu: suderinimui -- sąskaitą, išrašo datą ir likutį, elementus ir sumas; sumos ar datos pataisymui -- kiekvieną operaciją ir kiekvienos sąskaitos likutį prieš ir po.
Patvirtinti
Spustelėkite Patvirtinti ir patvirtinkite „Patvirtinti šį pakeitimą? Jis bus pritaikytas, kai asmuo jį patvirtins pokalbyje.“ Puslapis atsako „Patvirtinta. Pakeitimas bus pritaikytas, kai asmuo jį patvirtins pokalbyje žodžiu ‚Approve‘.“, o pakeitimas dabar turi žymą Patvirtinta „TimelyChurch“ su jūsų vardu. Kol kas niekas nepritaikyta -- tai įvyksta, kai asmuo patvirtina pokalbyje.
Persigalvojote iki tol? Spustelėkite Atšaukti patvirtinimą. Tai atmeta pakeitimą.
Patvirtinimas galioja tik tol, kol tvirtinantysis vis dar atitinka reikalavimus. Jei tas asmuo palieka bažnyčią, jo paskyra išjungiama arba jis netenka reikiamo leidimo, kol pakeitimas dar nepritaikytas, jį turi patvirtinti kitas administratorius.
Atmesti
Spustelėkite Atmesti, jei norite, įrašykite Priežastį („Pasakykite asmeniui, kodėl“) ir dar kartą spustelėkite Atmesti. Puslapis atsako „Atmesta. Niekas nepakeista, DI asistentui bus pranešta.“ Atmestas pakeitimas uždaromas galutinai; asmuo gali paprašyti asistento naujo pasiūlymo.
Naujausi sprendimai
Žemiau laukiančių pakeitimų Naujausi sprendimai išvardija naujausius, dėl kurių jau nuspręsta; kiekvienas pažymėtas Patvirtinta „TimelyChurch“, Pritaikyta, Atmesta „TimelyChurch“ arba Nebegalioja, su tuo, kas pasiūlė, kas patvirtino ar atmetė, kada, ir priežastimi, jei ji buvo nurodyta.
Kiek ilgai pasiūlymas lieka atidarytas
| Pasiūlymas | Lieka atidarytas |
|---|---|
| Patvirtinamas pokalbyje | 30 minučių |
| Reikia patvirtinimo svetainėje | 24 valandas -- patvirtinimui svetainėje ir patvirtinimui pokalbyje kartu |
Po to pasiūlymo galiojimas baigiasi, o asistentui pranešama „Proposal not found or no longer valid.“ Paprašykite jo pasiūlyti pakeitimą iš naujo.
Pasiūlymas baigiasi ir anksčiau, kai jį paprašęs asmuo pakeičia ar atkuria savo slaptažodį: kiekvieno jo dar atidaryto pasiūlymo galiojimas baigiasi iškart, o jo asistentą reikia prijungti iš naujo. Žr. DI asistento prijungimas (MCP jungtis).
Pasiūlymas taip pat susietas su įrašais tokiais, kokie jie buvo jį ruošiant. Jei kas nors tuo tarpu redaguoja vieną iš tų įrašų, asistentui pranešama „Records changed since proposed. Propose again.“ ir niekas nepritaikoma. Pakeitimui, kuriam reikėjo patvirtinimo svetainėje, naujam pasiūlymui reikia naujo patvirtinimo.
Pakeitimo pritaikymo akimirką TimelyChurch dar kartą patikrina viską: asmens leidimą, jūsų bažnyčios planą, jungiklį Leisti DI įrankiams siūlyti pakeitimus ir patvirtinimo nustatymą. Anksčiau paruoštas pasiūlymas niekada neapeina leidimo, kuris vėliau buvo atimtas.
Kiek gali apimti vienas pasiūlymas
| Veiksmas | Viename pasiūlyme |
|---|---|
| Banko importo eilučių kategorizavimas | Iki 500 eilučių, su iki 50 skirtingų kategorijos, gavėjo ar fondo priskyrimų |
| Pastabos, mokėjimo būdo ar anoniminės žymos nustatymas peržiūros eilutėms; peržiūros eilučių neįtraukimas ar grąžinimas | Iki 500 eilučių |
| Peržiūros eilučių tipo keitimas | Iki 200 eilučių |
| Peržiūros eilučių priėmimas į jūsų knygas | Iki 300 eilučių -- tas pats kaip Priimti suskirstytas svetainėje |
| Užregistruotų operacijų redagavimas | Iki 100 |
| Užregistruotų operacijų sumos ar datos pataisymas | Iki 20 |
| Užregistruotų operacijų trynimas ar atkūrimas | Iki 50 |
| Suderinimo elementų žymėjimas | Iki 200 |
| Žurnalo įrašas; peržiūros eilutės padalijimas | 2-20 eilučių |
| Biudžeto eilutės | Iki 100 eilučių |
| Auka | Viena auka, iki 10 fondų |
| Operacija, sąskaita, sąskaitos mokėjimas, grąžinimas, kvitas, biudžetas, pasikartojanti operacija, įnašų paketas, renginys, tarnystės priskyrimas | Po vieną |
Didesniam darbui asistentas dirba keliais pasiūlymais, kiekvienas su sava peržiūra ir patvirtinimu.
Taip pat yra ribos, kaip greitai ir kiek daug asistentas gali dirbti:
- Vienas asmuo vienu metu gali turėti iki 50 atidarytų pasiūlymų, o bažnyčia -- iki 10 pakeitimų, laukiančių patvirtinimo svetainėje.
- Vienas ryšys gali pritaikyti iki 10 pakeitimų per minutę.
- Bažnyčia per dieną per DI asistentus gali pritaikyti iki 200 pakeitimų. Po to asistentui pranešama „Daily limit for AI changes reached.“ -- tęskite kitą dieną arba atlikite pakeitimą tiesiogiai TimelyChurch.