Savanorių planavimas renginiams

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip pridėti tarnavimo poreikius prie renginių ir priskirti savanorius toms pozicijoms. TimelyChurch siūlo kelis būdus savanoriams planuoti -- nuo rankinio priskyrimo po vieną iki visiškai automatizuoto išmaniojo planavimo.

Mentalinis modelis. Savanorių planavimas organizuojamas aplink patį renginį. Kelių renginių tinklelis yra mygtukas Grafiko tinklelis puslapyje Renginiai. Penkių sąvokų modelį (Renginys, Serija, Komanda, Pozicija, Priskyrimas) rasite čia: Kaip organizuojamas savanorių planavimas. Didžiausią laiko taupymo priemonę -- pozicijų iš anksto įkėlimą kiekviename naujame renginyje -- rasite čia: Komandos grafiko šablonai.

Būtinos sąlygos

Prieš planuodami savanorius renginiui, įsitikinkite, kad turite:

• Sukūrę bent vieną Tarnavimo komandą su apibrėžtomis pozicijomis ir aktyviais nariais (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas)
• Įjungę Savanorių planavimą renginyje ar renginio serijoje (per renginio funkcijų nustatymus)

Tarnavimo poreikių pridėjimas prie renginio

„Tarnavimo poreikis" apibrėžia poziciją, kurią reikia užpildyti konkrečiam renginiui, kartu su tuo, kiek žmonių reikia.

Žingsnis po žingsnio

1. Eikite į Renginiai ir atidarykite renginį, kurį norite sukomplektuoti.

2. Spustelėkite skirtuką Tarnavimas.

3. Spustelėkite Pridėti tarnavimo poreikį.

4. Pasirinkite pozicijos režimą:

   Pasirinkti iš esamų pozicijų:

   • Pasirinkite tarnavimo komandą iš išskleidžiamojo sąrašo.
   • Pasirinkite tos komandos poziciją (pvz., „Garso technikas" iš „Technikos komandos").

   Sukurti pasirinktinę poziciją:

   • Perjunkite į režimą „Pasirinktinis".
   • Įveskite pozicijos pavadinimą (pvz., „Automobilių stovėjimo aikštelės prižiūrėtojas").
   • Sistema automatiškai sukurs komandą „Ad-Hoc Events", jei reikės.

5. Nustatykite Reikalingą skaičių -- kiek savanorių reikia šiai pozicijai.

6. Neprivalomai pridėkite Pastabas apie specialius reikalavimus.

7. Sukonfigūruokite registravimosi nustatymus:

1. Spustelėkite Išsaugoti.

Patarimas: Prie vieno renginio galite pridėti kelis tarnavimo poreikius. Sekmadienio ryto pamaldoms galite pridėti poreikius Garso technikui (reikia 1), Sveikintojams (reikia 3), Šlovinimo vadovui (reikia 1) ir Vaikų kambario darbuotojams (reikia 2).

Tarnavimo poreikių atnaujinimas ir pašalinimas

• Norėdami atnaujinti tarnavimo poreikį, spustelėkite redagavimo piktogramą tarnavimo poreikio eilutėje ir pakeiskite reikalingą skaičių ar pastabas.
• Norėdami pašalinti tarnavimo poreikį (ir visus jo priskyrimus), spustelėkite trynimo piktogramą.

Savanorių priskyrimas

Kai tarnavimo poreikiai jau nustatyti, savanorius galite priskirti keliais būdais.

1 metodas: rankinis priskyrimas

1. Renginio skirtuke Tarnavimas raskite poziciją, kurią norite užpildyti.
2. Spustelėkite mygtuką Priskirti šalia pozicijos.
3. Pasirodys langas su galimais savanoriais.
4. Ieškokite pagal vardą, kad rastumėte konkretų asmenį.
5. Spustelėkite savanorio vardą, kad jį priskirtumėte.

Prieš leisdama priskyrimą, sistema atlieka šiuos patikrinimus:

• Bažnyčios narystė -- Asmuo turi priklausyti jūsų bažnyčiai.
• Prieinamumas -- Asmuo negali būti pažymėtas kaip neprieinamas (blokuota data) renginio dieną.
• Dubliavimosi prevencija -- Asmuo negali būti priskirtas tai pačiai pozicijai du kartus.
• Konfliktų aptikimas -- Asmuo negali būti priskirtas kitam renginiui, kuris sutampa laike.

Jei bet kuris patikrinimas nepavyksta, pamatysite klaidos pranešimą, paaiškinantį, kodėl priskyrimo atlikti negalima.

2 metodas: išmanieji pasiūlymai

Kai atidarote priskyrimo langą konkrečiai pozicijai, TimelyChurch suskirsto galimus komandos narius į keturias grupes:

1. Siūloma (žalia) -- Nariai, kurie neseniai netarnavo (14+ dienų nuo paskutinio tarnavimo) ir yra prieinami. Jie rikiuojami pagal prioriteto balą, geriausi kandidatai rodomi pirmiausia.
2. Neseniai tarnavo (neutralu) -- Nariai, kurie yra prieinami, bet neseniai tarnavo. Jie rodomi tam, kad vis tiek galėtumėte juos priskirti, jei reikia.
3. Neprieinami (pilka) -- Nariai, kurie patys pažymėjo esą neprieinami renginio dieną. Rodoma neprieinamumo priežastis.
4. Konfliktai (oranžinė) -- Nariai, kurie jau priskirti kitai pozicijai šiame renginyje arba kitam persidengiančiam renginiui.

Pasiūlymo algoritmas atsižvelgia į:

• Kiek dienų praėjo nuo paskutinio savanorio tarnavimo (daugiau dienų = didesnis prioritetas)
• Kiek kartų tarnavo šį mėnesį (mažiau kartų = didesnis prioritetas)
• Ar savanoris niekada anksčiau netarnavo (aukščiausias prioritetas)
• Savaitės dienos ir paros laiko pageidavimus
• Asmeninius tarnavimo dažnumo apribojimus
• Visos komandos planavimo taisykles (maks. per mėnesį, min. dienų tarpas)
• Ar savanoris atsisakė automatinio planavimo

3 metodas: automatinis užpildymas (viena pozicija)

Vienai neužpildytai pozicijai:

1. Spustelėkite mygtuką Užpildyti automatiškai šalia pozicijos.
2. Galite spustelėti Peržiūra, kad pamatytumėte, kas būtų priskirtas prieš patvirtinant.
3. Spustelėkite Patvirtinti, kad automatiškai priskirtumėte geriausią(-ius) kandidatą(-us).

Automatinio užpildymo algoritmas pasirenka savanorį su aukščiausiu prioriteto balu. Jei komandoje įjungtas Automatinis patvirtinimas, priskyrimas patvirtinamas automatiškai. Priešingu atveju jis pradedamas kaip „laukiama".

4 metodas: automatinis užpildymas (visas renginys)

Norėdami vienu metu automatiškai užpildyti visas neužpildytas pozicijas:

1. Spustelėkite mygtuką Užpildyti visus automatiškai skirtuko Tarnavimas viršuje.
2. Peržiūrėkite siūlomus priskyrimus.
3. Patvirtinkite, kad priskirtumėte savanorius visoms atviroms pozicijoms.

Sistema užpildo pozicijas iš eilės ir užtikrina, kad nė vienas savanoris nebūtų dvigubai priskirtas skirtingoms pozicijoms.

5 metodas: automatinis serijos užpildymas

Jei jūsų renginys priklauso pasikartojančiai serijai (sekmadienio rytas, trečiadienio vakaras ir pan.), galite vienu paspaudimu automatiškai užpildyti kiekvieną būsimą serijos pasikartojimą, o ne atidarinėti kiekvieną renginį atskirai:

1. Eikite į Renginiai > Serija ir atidarykite seriją.
2. Serijos puslapyje spustelėkite Užpildyti visus automatiškai.
3. Sistema pereina per kiekvieną būsimą aktyvų serijos renginį, kiekvienam paleidžia automatinio užpildymo balų skaičiavimą ir priskiria geriausius prieinamus savanorius visoms atviroms pozicijoms.
4. Pamatysite santrauką, kiek pozicijų užpildyta kiek renginių (pvz., „Automatiškai užpildyta 24 iš 30 pozicijų 6 renginiuose").

Serijos lygmens automatinis užpildymas laikosi tų pačių taisyklių kaip ir vieno renginio automatinis užpildymas: jis praleidžia savanorius, kurie neprieinami konkrečią dieną, laikosi visos komandos taisyklių dėl maksimalaus kiekio per mėnesį ir minimalaus dienų tarpo tarp tarnavimų, vengia dvigubo priskyrimo persidengiantiems renginiams ir gerbia bet kurį savanorį, kuris atsisakė automatinio planavimo. Kadangi jis veikia keliomis savaitėmis vienu metu, jis natūraliai sąžiningai paskirsto priskyrimus per visą langą.

Patarimas: Sujunkite Automatinį serijos užpildymą su Tarnavimo pozicijų šablonu renginio serijoje (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas), kad nauji pasikartojimai jau atsirastų su apibrėžtais pozicijų poreikiais. Tada vienas paspaudimas gali sukomplektuoti visą ketvirtį.

6 metodas: priskirti visą komandą

Jei norite vienu metu priskirti visą komandą:

1. Spustelėkite Priskirti komandą.
2. Pasirinkite tarnavimo komandą iš išskleidžiamojo sąrašo.
3. Neprivalomai pasirinkite Sukurti poreikius, kad automatiškai sukurtumėte tarnavimo poreikius pagal komandos pozicijas.
4. Sistema priskiria komandos narius jų paskirtoms pozicijoms, tikrindama prieinamumą ir konfliktus.

7 metodas: kopijuoti iš ankstesnio renginio

Pasikartojančioms pamaldoms, kuriose dažnai tarnauja tie patys savanoriai:

1. Spustelėkite Kopijuoti iš ankstesnio.
2. Sistema parodo panašius praėjusius renginius (to paties renginio tipo ar priimančios grupės), kuriuose buvo savanorių priskyrimų.
3. Pasirinkite šaltinio renginį.
4. Pasirinkite, ar norite:
   • Kopijuoti tik pozicijas -- Sukuria tuos pačius tarnavimo poreikius nieko nepriskiriant
   • Kopijuoti pozicijas ir priskyrimus -- Nukopijuoja ir pozicijas, ir savanorių priskyrimus
   • Pranešti savanoriams -- Siunčia pranešimus naujai priskirtiems savanoriams
5. Sistema praleidžia visus savanorius, kurie neprieinami naujo renginio dieną.

8 metodas: masinis priskyrimas

Norint vienu metu priskirti kelis savanorius:

1. Naudokite masinio priskyrimo sąsają skirtuke Tarnavimas.
2. Pasirinkite kelis savanorius ir jų tikslines pozicijas.
3. Pateikite visus priskyrimus vienu metu.

Sistema patvirtina kiekvieną priskyrimą atskirai, pranešdama, kiek priskirta ir kiek praleista (su priežastimis).

Priskyrimų būsenos

Kiekvienas savanorio priskyrimas turi vieną iš trijų būsenų:

Priskyrimo būsenos keitimas

Administratoriai gali rankiniu būdu pakeisti priskyrimo būseną:

1. Raskite priskyrimą renginio skirtuke Tarnavimas.
2. Spustelėkite būsenos ženkliuką arba redagavimo mygtuką.
3. Pasirinkite naują būseną: Laukiama, Patvirtinta arba Atsisakyta.

Masinis patvirtinimas

Norėdami vienu metu patvirtinti visus laukiamus priskyrimus:

1. Spustelėkite Patvirtinti visus skirtuko Tarnavimas viršuje.
2. Visi laukiami renginio priskyrimai pakeičiami į „patvirtinta".

Tyla dabar tvarkoma (v8.113). Kiekviena komanda gali nustatyti pakartotinio priminimo dienas nepatvirtinusiems asmenims (numatytoji reikšmė: 4 ir 2 dienos prieš renginį) ir atsakymo terminą -- įjungus Judėti toliau, jei kažkas neatsako, be atsakymo likęs kvietimas praranda galiojimą, o kaskada automatiškai pakviečia kitą asmenį. Žr. Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir Užpildymo prašymai.

Priskyrimo pašalinimas

Norėdami pašalinti savanorį iš pozicijos:

1. Raskite priskyrimą renginio skirtuke Tarnavimas.
2. Spustelėkite mygtuką Pašalinti (X) šalia jo vardo.
3. Patvirtinkite pašalinimą.

Savanorio vardas bus pašalintas iš pozicijos, o vieta vėl bus pažymėta kaip laisva.

Tarnavimo poreikių užpildymo būsena

Kiekvienas tarnavimo poreikis rodo savo užpildymo eigą:

• Užpildyta -- Visos reikalingos vietos turi patvirtintus arba laukiamus savanorius
• X/Y užpildyta -- Rodo, kiek iš reikalingų vietų užpildyta (pvz., „2/4 užpildyta")
• Užpildymo procentas -- Vizualus eigos indikatorius

Tarnavimo poreikis laikomas „pilnai sukomplektuotu", kai patvirtintų arba laukiamų priskyrimų skaičius atitinka arba viršija reikalingą kiekį.

Patarimas: Naudokite funkciją „Kopijuoti iš ankstesnio renginio" pasikartojančioms savaitinėms pamaldoms. Tai leidžia sutaupyti daug laiko ir užtikrina nuoseklumą savanorių priskyrimuose savaitė po savaitės.