Savanorių planavimas renginiams

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip pridėti tarnavimo pozicijas prie renginių ir priskirti jiems savanorius. TimelyChurch siūlo kelis būdus savanoriams planuoti -- nuo rankinio priskyrimo po vieną iki visiškai automatizuoto išmaniojo planavimo.

Mentalinis modelis. Savanorių planavimas organizuojamas aplink patį renginį. Kelių renginių tinklelis yra mygtukas Grafiko tinklelis puslapyje Renginiai. Penkių sąvokų modelį (Renginys, Serija, Komanda, Pozicija, Priskyrimas) rasite čia: Kaip organizuojamas savanorių planavimas. Didžiausią laiko taupymo priemonę -- pozicijų iš anksto įkėlimą kiekviename naujame renginyje -- rasite čia: Komandos grafiko šablonai.

Būtinos sąlygos

Prieš planuodami savanorius renginiui, įsitikinkite, kad turite:

• Sukūrę bent vieną Tarnavimo komandą su apibrėžtomis pozicijomis ir aktyviais nariais (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas)
• Įjungę galimybę Savanoriai renginyje (naudokite Pridėti galimybę renginio puslapyje) arba Savanoriai skiltyje Funkcijos renginio serijoje

Pozicijų pridėjimas prie renginio

Pozicija renginyje apibrėžia rolę, kurią reikia užpildyti konkrečiam renginiui, kartu su tuo, kiek žmonių reikia.

Žingsnis po žingsnio

1. Eikite į Renginiai ir atidarykite renginį, kurį norite sukomplektuoti.

2. Spustelėkite skirtuką Tarnavimas.

3. Spustelėkite Pridėti poziciją. Atsidaro langas Pridėti savanorio poziciją.

4. Pasirinkite pozicijos režimą:

   Iš komandos:

   • Pasirinkite Komandą iš išskleidžiamojo sąrašo.
   • Pasirinkite tos komandos Poziciją (pvz., „Garso technikas" iš „Technikos komandos").

   Pasirinktinis:

   • Įveskite Pozicijos pavadinimas (pvz., „Automobilių stovėjimo aikštelės prižiūrėtojas").
   • Sistema automatiškai prideda ją prie komandos „Custom Roles", todėl ji paruošta pakartotiniam naudojimui būsimuose renginiuose.

5. Nustatykite Kiek reikia? -- kiek savanorių reikia šiai pozicijai.

6. Neprivalomai pridėkite Pastabos (neprivaloma) apie specialius reikalavimus.

7. Sukonfigūruokite registravimosi nustatymus:

1. Spustelėkite Pridėti poziciją.

Patarimas: Prie vieno renginio galite pridėti kelias pozicijas. Sekmadienio ryto pamaldoms galite pridėti poreikius Garso technikui (reikia 1), Sveikintojams (reikia 3), Šlovinimo vadovui (reikia 1) ir Vaikų kambario darbuotojams (reikia 2).

Pozicijų atnaujinimas ir pašalinimas

Atidarykite pozicijos meniu Redaguoti poziciją (⋯):

• Norėdami atnaujinti, kiek žmonių reikia, pakeiskite Reikalingi žmonės ir spustelėkite Išsaugoti talpą.
• Norėdami leisti komandos nariams patiems užsiregistruoti, įjunkite Atvira registracijai.
• Norėdami pašalinti poziciją (ir visus jos priskyrimus) iš šio renginio, spustelėkite Pašalinti poziciją ir patvirtinkite.

Savanorių priskyrimas

Kai pozicijos jau nustatytos, savanorius galite priskirti keliais būdais.

1 metodas: rankinis priskyrimas

1. Renginio skirtuke Tarnavimas raskite poziciją, kurią norite užpildyti.
2. Spustelėkite mygtuką Priskirti šalia pozicijos. Atsidaro langas Rasti savanorių.
3. Naršykite Komandos nariai arba perjunkite į Visi žmonės, kad ieškotumėte pagal vardą, el. paštą ar telefoną.
4. Spustelėkite Priskirti šalia savanorio. (Baigę spustelėkite Atlikta.)

Asmuo prasideda kaip Laukiama, kol atsako -- arba iškart kaip Patvirtinta, kai jo komandai įjungta Automatiškai patvirtinti priskyrimus (praleisti laukiančio statuso etapą).

Prieš leisdama priskyrimą, sistema atlieka šiuos patikrinimus:

• Bažnyčios narystė -- Asmuo turi priklausyti jūsų bažnyčiai.
• Prieinamumas -- Asmuo negali būti pažymėtas kaip neprieinamas (blokuota data) renginio dieną.
• Dubliavimosi prevencija -- Asmuo negali būti priskirtas tai pačiai pozicijai du kartus.
• Konfliktų aptikimas -- Jei asmuo jau tarnauja sutampančiu laiku, jūsų paklausiama Vis tiek planuoti? ir galite pasirinkti Vis tiek priskirti.

Jei patikrinimas nepavyksta, pamatysite pranešimą, paaiškinantį kodėl.

2 metodas: išmanieji pasiūlymai

Kai atidarote langą Rasti savanorių konkrečiai pozicijai, TimelyChurch suskirsto komandos narius į grupes:

1. Siūloma (įtraukti į rotaciją) -- Nariai, kurie neseniai netarnavo (14+ dienų nuo paskutinio tarnavimo) ir yra prieinami. Jie rikiuojami pagal prioriteto balą, geriausi kandidatai rodomi pirmiausia („Niekada netarnavo" žmonės pažymimi).
2. Naujausi (neseniai tarnavo) -- Nariai, kurie yra prieinami, bet neseniai tarnavo. Jie rodomi tam, kad vis tiek galėtumėte juos priskirti, jei reikia.
3. Konfliktai -- Nariai, kurie jau priskirti kitai pozicijai šiame renginyje arba kitam persidengiančiam renginiui.
4. Neprieinama -- Nariai, kurie patys pažymėjo esą neprieinami renginio dieną.

Žmonės, jau esantys šioje pozicijoje, rodomi kaip Jau priskirta.

Pasiūlymo algoritmas atsižvelgia į:

• Kiek dienų praėjo nuo paskutinio savanorio tarnavimo (daugiau dienų = didesnis prioritetas)
• Kiek kartų tarnavo šį mėnesį (mažiau kartų = didesnis prioritetas)
• Ar savanoris niekada anksčiau netarnavo (aukščiausias prioritetas)
• Savaitės dienos ir paros laiko pageidavimus
• Asmeninius tarnavimo dažnumo apribojimus
• Visos komandos planavimo taisykles (maks. per mėnesį, min. dienų tarpas)
• Ar savanoris atsisakė automatinio planavimo

3 metodas: automatinis užpildymas (viena pozicija)

Vienai neužpildytai pozicijai:

1. Spustelėkite mygtuką Automatinis (Automatiškai užpildyti geriausiu kandidatu) šalia pozicijos.
2. Patvirtinkite „Užpildyti šią poziciją geriausiu galimu kandidatu automatiškai?" spustelėdami Užpildyti automatiškai.

Automatinio užpildymo algoritmas pasirenka savanorį su aukščiausiu prioriteto balu. Jei komandoje įjungta Automatiškai patvirtinti priskyrimus, priskyrimas patvirtinamas automatiškai. Priešingu atveju jis pradedamas kaip „laukiama". Tas pats komandos nustatymas taikomas, kai vadovas priskiria ką nors rankiniu būdu skirtuke Tarnavimas ar Grafiko tinklelyje.

4 metodas: automatinis užpildymas (visas renginys)

Norėdami vienu metu automatiškai užpildyti visas neužpildytas pozicijas:

1. Spustelėkite mygtuką Užpildyti visus automatiškai skirtuko Tarnavimas viršuje.
2. Patvirtinkite „Užpildyti visas laisvas pozicijas geriausiais galimais kandidatais automatiškai?" spustelėdami Užpildyti visus automatiškai.

Sistema užpildo pozicijas iš eilės ir užtikrina, kad nė vienas savanoris nebūtų dvigubai priskirtas skirtingoms pozicijoms.

5 metodas: visos serijos automatinis užpildymas

Jei jūsų renginys priklauso pasikartojančiai serijai (sekmadienio rytas, trečiadienio vakaras ir pan.), galite vienu paspaudimu automatiškai užpildyti kiekvieną būsimą serijos pasikartojimą, o ne atidarinėti kiekvieną renginį atskirai:

1. Puslapyje Renginiai atidarykite Daugiau → Renginių serija ir atidarykite seriją.
2. Serijos puslapyje spustelėkite Užpildyti visus renginius automatiškai ir patvirtinkite.
3. Sistema pereina per kiekvieną būsimą aktyvų serijos renginį, kiekvienam paleidžia automatinio užpildymo balų skaičiavimą ir priskiria geriausius prieinamus savanorius visoms atviroms pozicijoms.
4. Pamatysite santrauką, kiek pozicijų užpildyta kiek renginių (pvz., „Automatiškai užpildyta 24 iš 30 pozicijų 6 renginiuose").

Serijos lygmens automatinis užpildymas laikosi tų pačių taisyklių kaip ir vieno renginio automatinis užpildymas: jis praleidžia savanorius, kurie neprieinami konkrečią dieną, laikosi visos komandos taisyklių dėl maksimalaus kiekio per mėnesį ir minimalaus dienų tarpo tarp tarnavimų, vengia dvigubo priskyrimo persidengiantiems renginiams ir gerbia bet kurį savanorį, kuris atsisakė automatinio planavimo. Kadangi jis veikia keliomis savaitėmis vienu metu, jis natūraliai sąžiningai paskirsto priskyrimus per visą langą.

Pastaba: Kiekvienas automatinis užpildymas (3-5 metodai ir Užpildyti automatiškai Grafiko tinklelyje) praleidžia komandas, kurių Rotacijos strategija yra Tik rankiniu būdu arba kurių Įjungti automatinį planavimą išjungtas, ir niekada nepasirenka archyvuotų ar neaktyvių žmonių. Žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas.

Patarimas: Sujunkite Užpildyti visus renginius automatiškai su Tarnavimo pozicijomis renginio serijoje (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas), kad nauji pasikartojimai jau atsirastų su apibrėžtais pozicijų poreikiais. Tada vienas paspaudimas gali sukomplektuoti visą ketvirtį.

6 metodas: priskirti visą komandą

Jei norite vienu metu įtraukti visos komandos pozicijas į renginį:

1. Spustelėkite Priskirti komandą.
2. Lange Priskirti tarnavimo komandą pasirinkite komandą skiltyje Pasirinkti komandą ir (neprivalomai) Šabloną.
3. Spustelėkite Priskirti komandą.

Komandos pozicijos įtraukiamos į renginį. Niekas dar nėra priskirtas ar informuotas -- užpildykite pozicijas rankiniu būdu arba per Užpildyti automatiškai (3-5 metodai). Jei komanda dar neturi pozicijų, komandai pridedama pozicija pavadinimu Savanoris ir įtraukiama į renginį.

7 metodas: kopijuoti iš ankstesnio renginio

Pasikartojančioms pamaldoms, kuriose dažnai tarnauja tie patys savanoriai:

1. Atidarykite Daugiau veiksmų ir spustelėkite Kopijuoti iš renginio. Atsidaro langas Kopijuoti iš ankstesnio renginio.
2. Sistema parodo panašius praėjusius renginius (to paties renginio tipo), kuriuose buvo savanorių priskyrimų, kiekvieną su data ir laiku.
3. Pasirinkite šaltinio renginį.
4. Pasirinkite, ar norite:
   • Kopijuoti savanorių priskyrimus (ne tik pozicijas) -- palikite nepažymėtą, kad būtų nukopijuotos tik pozicijos; pažymėkite, kad būtų nukopijuoti ir žmonės
   • Siųsti pranešimus priskirtiems savanoriams
5. Spustelėkite Kopijuoti į šį renginį. Savanoriai, pažymėję naują datą kaip nepasiekiamą, praleidžiami automatiškai.

Priskyrimų būsenos

Kiekvienas savanorio priskyrimas turi vieną iš šių būsenų:

Patvirtinimas savanorio vardu

Jei savanoris asmeniškai pasakė, kad tarnaus, skirtuke Tarnavimas spustelėkite mygtuką Patvirtinti (✓) šalia jo laukiamo priskyrimo. Laukiančiam asmeniui taip pat galite spustelėti Paklausti dar kartą, kad užklausa būtų išsiųsta iš naujo; patvirtintam -- Priminti išsiunčia priminimą.

Masinis patvirtinimas

Norėdami vienu metu patvirtinti visus laukiamus priskyrimus:

1. Skirtuko Tarnavimas viršuje atidarykite Daugiau veiksmų ir spustelėkite Patvirtinti visus laukiančius.
2. Visi laukiami renginio priskyrimai pakeičiami į „patvirtinta".

Kai niekas neatsako. Kiekviena komanda gali nustatyti Priminti nepatvirtinusiems (dienomis iki renginio) (numatyta: 4 ir 2 dienos prieš) ir Atsakymo terminą -- įjungus Judėti toliau, jei kažkas neatsako, be atsakymo likęs kvietimas praranda galiojimą, o kitas rotacijoje esantis asmuo pakviečiamas automatiškai. Žr. Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai.

Kada savanoriams pranešama

Priskyrimas ne visada iškart išsiunčia žinutę. Kiekvienos komandos Grafiko sudarymo nustatymuose yra Kada žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti → Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą (numatyta 30 dienų):

• Datai, patenkančiai į tą langą, savanoriui pranešama iš karto (per Telegram, jei susieta, kitu atveju el. paštu).
• Tolimesnei datai žinutė „jūs suplanuoti" sulaikoma ir išsiunčiama ryte tą dieną, kai data patenka į langą. Galite suplanuoti visą semestrą ar metus iš karto, ir niekas nebus trukdomas, kol ateis jo eilė.
• Nustatykite 0, jei norite pranešti žmonėms tą akimirką, kai juos suplanuojate.

Kol jiems nepranešta, priskyrimas vis tiek rodomas kaip Laukiama skirtuke Tarnavimas ir Grafiko tinklelyje (arba kaip Patvirtinta, komandoje, kuri patvirtina automatiškai -- tas savanoris apie tai sužino su tarnavimo priminimu). Žr. Savanorių pranešimai.

Priskyrimo pašalinimas

Norėdami pašalinti savanorį iš pozicijos:

1. Raskite priskyrimą renginio skirtuke Tarnavimas.
2. Spustelėkite mygtuką Pašalinti (✕) šalia jo vardo.

Savanorio vardas bus pašalintas iš pozicijos, o vieta vėl bus pažymėta kaip laisva.

Pozicijų užpildymo būsena

Kiekviena pozicija rodo savo užpildymo eigą:

• Užpildyta -- Visos reikalingos vietos turi patvirtintus arba laukiamus savanorius
• X/Y užpildyta -- Rodo, kiek iš reikalingų vietų užpildyta (pvz., „2/4 užpildyta")
• Užpildymo procentas -- Vizualus eigos indikatorius

Pozicija laikoma „pilnai sukomplektuota", kai patvirtintų arba laukiamų priskyrimų skaičius atitinka arba viršija reikalingą kiekį.

Patarimas: Naudokite Kopijuoti iš renginio pasikartojančioms savaitinėms pamaldoms. Tai leidžia sutaupyti daug laiko ir užtikrina nuoseklumą savanorių priskyrimuose savaitė po savaitės.