Automatizacija ir suplanuotos užduotys
TimelyChurch kiekvieną dieną pasirūpina keliais savanorių darbais be jokio mygtuko spaudimo — praneša žmonėms, kad jie suplanuoti, primena prieš jiems tarnaujant, seka tuos, kurie neatsakė, ir palaiko prieinamumo bei tarnavimo skaičių naujumą. Šiame straipsnyje paaiškinama kiekviena automatinė užduotis, kada ji vyksta ir kurie komandos nustatymai ją valdo.
Visi laikai nurodyti jūsų bažnyčios laiko juosta.
Automatinės užduotys trumpai
| Užduotis | Kada | Ką ji daro |
|---|---|---|
| Kvietimai „Jūs suplanuoti" | Kasdien, apie 9:00 | Išsiunčia sulaikytus kvietimus datoms, kurios ką tik pateko į kiekvienos komandos pranešimo langą |
| Įspėjimas vadovams apie laisvas vietas | Kasdien, apie 9:00 | Praneša komandų vadovams apie tarnavimo pozicijas, kurios vis dar neužpildytos renginiuose per artimiausias 3 dienas |
| Tolesni veiksmai dėl neatsakytų kvietimų | Kasdien, apie 10:00 | Dar kartą paragina neatsakiusius žmones, pereina toliau, kai kvietimas nustoja galioti, ir uždaro pasibaigusius užpildymo prašymus |
| Tarnavimo priminimai | Kasdien, apie 18:00 | Primena laukiantiems ir patvirtintiems savanoriams jų komandos priminimo dieną |
| Patikra „Pasiruošta sekmadieniui" | Šeštadieniais, apie 18:00 | Nusiunčia jūsų bažnyčios administratoriams trumpą suvestinę „pasiruošę sekmadieniui?" |
| Mėnesio tarnavimo skaičiaus atstatymas | Kiekvieno mėnesio 1 d., ką tik po vidurnakčio | Pradeda kiekvieno „kartų tarnauta šį mėnesį" skaičių iš naujo |
| Pasikartojantis neprieinamumas | Sekmadieniais vidurnaktį | Paverčia pasikartojančio neprieinamumo šablonus užblokuotomis datomis kitiems 3 mėnesiams |
Kiekviena aprašyta žemiau.
1. Kvietimai „Jūs suplanuoti" (rytą)
Kai suplanuojate ką nors datai, tolimesnei nei jo komandos pranešimo langas, kvietimas sulaikomas, o ne išsiunčiamas. Kiekvieną rytą TimelyChurch išsiunčia sulaikytus kvietimus datoms, kurios ką tik pateko į langą.
- Valdoma: Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą skiltyje Kada žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti komandos Grafiko sudarymo nustatymuose (numatyta 30 dienų; 0 = pranešti žmonėms tą akimirką, kai jie suplanuojami).
- Kodėl rytą: tai pirmas kartas, kai savanoris išgirsta apie tą datą, todėl žinutė ateina tada, kai jis dar gali susitvarkyti pavadavimą.
- Datos, patenkančios į langą, niekada nesulaikomos — suplanavus ką nors šiam sekmadieniui, jam vis tiek pranešama iškart.
2. Įspėjimas vadovams apie laisvas vietas (rytą)
Kiekvieną rytą TimelyChurch peržiūri renginius per artimiausias 3 dienas, kuriuose vis dar yra neužpildytų tarnavimo pozicijų, ir praneša atitinkamos komandos vadovams (programoje ir el. paštu ar per Telegram), daugiausia kartą per dieną vienam renginiui. Taip laisva vieta tyliai neliks laisva iki sekmadienio ryto.
3. Tolesni veiksmai dėl neatsakytų kvietimų (vidurytį)
Tai paverčia tylą nekenksminga:
- Dar kartą paragina kiekvieną, kuris vis dar Laukiama, tomis dienomis, kurias komanda pasirinko skiltyje Priminti nepatvirtinusiems (dienomis iki renginio) — numatyta 4 ir 2 dienos prieš renginį; daugiausia vienas paraginimas per dieną.
- Nutraukia galiojimą kvietimams, likusiems be atsakymo po komandos Atsakymo termino (dienomis po kvietimo), kai įjungta Judėti toliau, jei kažkas neatsako. Pasibaigęs kvietimas traktuojamas kaip atsisakymas, todėl kitas rotacijoje esantis asmuo pakviečiamas tą patį rytą.
- Uždaro užpildymo prašymus, kurių galiojimas baigėsi, niekam jų neužėmus, ir praneša komandos vadovui, kad vieta vis dar laisva.
Ji vyksta rytą sąmoningai: kai kvietimas nustoja galioti ir pereina toliau, kitas asmuo turi visą dieną atsakyti.
4. Tarnavimo priminimai (vakare)
Kiekvieną vakarą TimelyChurch primena Laukiama arba Patvirtinta savanoriams apie artėjančią datą — vieną kartą, jų komandos priminimo dieną.
- Valdoma: Siųsti šiai komandai tarnavimo priminimus (pagal numatytuosius nustatymus įjungta) ir Siųsti priminimą tiek dienų prieš (numatyta 2; 0 = renginio rytą) komandos Grafiko sudarymo nustatymuose.
- Kai priminimo diena yra likus 2 ar daugiau dienų, savanoriai taip pat gauna vieną galutinį priminimą prieš dieną.
- Kas suplanuotas priminimo lange (pavyzdžiui, penktadienį sekmadieniui), primenama per kitą vakarinį paleidimą.
- Priminimai siunčiami per Telegram, jei savanoris jį susiejo, kitu atveju el. paštu.
- Atsisakytiems priskyrimams niekada nepriminama, ir niekas negauna dviejų priminimų tą pačią dieną.
Norite priminti kitu metu? Bet kada naudokite Daugiau veiksmų → Siųsti priminimus renginio skirtuke Tarnavimas arba Priminti N Grafiko tinklelyje. Automatinis priminimas vis tiek išsiunčiamas.
5. Patikra „Pasiruošta sekmadieniui" (šeštadienio vakarą)
Šeštadienio vakarą jūsų bažnyčios administratoriai gauna vieną trumpą sekmadienio suvestinę: arba „✅ Esate pasiruošę sekmadieniui", kai viskas sutvarkyta, arba „Beveik pasiruošta — keli dalykai, į kuriuos verta pažvelgti" su konkrečiais punktais ir nuorodomis jiems ištaisyti. Ji siunčiama per Telegram, jei administratorius jį susiejo, kitu atveju el. paštu. Bažnyčios, neturinčios sekmadienio renginių tą savaitę, negauna nieko.
6. Mėnesio tarnavimo skaičiaus atstatymas (mėnesio 1 d.)
Kiekvienas komandos narys turi skaitiklį „kartų tarnauta šį mėnesį", kurį automatinis užpildymas naudoja mėnesio ribų laikymuisi (komandos Maks. kartų per mėnesį ir kiekvieno savanorio asmeninė riba). Kiekvieną kartą, kai kas nors tarnauja, skaitiklis padidėja — renginio mėnesį, todėl šiandien patvirtinus ką nors kitam mėnesiui, tai skaičiuojama kitam mėnesiui.
Ką tik po vidurnakčio 1 dieną TimelyChurch grąžina į 0 kiekvieną skaitiklį, kuris vis dar priklauso ankstesniam mėnesiui. (Automatinis užpildymas taip pat atstato pasenusį skaitiklį, kai tik jį pastebi, todėl ir tylios komandos išlieka tikslios.) Tie, kurių skaitiklis jau aktualus, paliekami ramybėje.
7. Pasikartojantis neprieinamumas (sekmadienį vidurnaktį)
Savanoriai gali nustatyti pasikartojančio neprieinamumo šablonus, pavyzdžiui, „kas antrą sekmadienį" ar „1-asis mėnesio sekmadienis" — žr. Pasikartojantis neprieinamumas. Kiekvieną sekmadienį vidurnaktį TimelyChurch paverčia kiekvieną aktyvų šabloną konkrečiomis užblokuotomis datomis kitiems 3 mėnesiams:
- Pridedamos tik datos, kurios dar neužblokuotos; esamos datos paliekamos ramybėje.
- Kiekviena sugeneruota data turi šablono priežastį (arba numatytąją, pvz., „Pasikartojantis: 1-asis mėnesio sekmadienis"), kad vadovai žinotų, kodėl ji užblokuota.
Šablono redagavimas datas atnaujina iškart, todėl savanoriui nereikia laukti iki sekmadienio, kad pakeitimas įsigaliotų.
Jei žinutės neateina
- Patikrinkite, ar komanda neišjungė Siųsti šiai komandai tarnavimo priminimus.
- Patikrinkite komandos Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą — tolimesnė nei tai data dar nepaskelbta.
- Patikrinkite, ar savanoris turi įrašytą el. pašto adresą arba susiejo Telegram. Žmogus, neturintis nei vieno, nepasiekiamas.
- Atminkite, kad atsisakytiems ir pašalintiems priskyrimams niekada nepriminama.
Susijusi medžiaga
- Savanorių pranešimai -- žinutės, kurias siunčia šios užduotys, ir priėmimo/atsisakymo eiga
- Pasikartojantis neprieinamumas -- savanoriams matomi šablonai, kuriuos skaito sekmadienio užduotis
- Savanorių prieinamumo valdymas -- kaip mėnesio skaičiai ir užblokuotos datos patenka į automatinį užpildymą
- Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai -- kas nutinka po atsisakymo ar pasibaigusio kvietimo