Automatizacija ir suplanuotos užduotys

TimelyChurch paleidžia keturias suplanuotas fono užduotis, kurios palaiko savanorių sistemos sveikatą be administratoriaus įsikišimo. Jos atlieka nuobodžius, bet svarbius darbus -- priminimo el. laiškus, mėnesinius statistikos atstatymus ir pasikartojančių blokuotų datų generavimą -- kad galėtumėte susikoncentruoti į žmonių koordinavimą, o ne apskaitą.

Šiame straipsnyje aprašoma kiekviena su savanoriais susijusi suplanuota užduotis, ką ji daro, kada veikia ir kaip ją patikrinti ar pakeisti.

Su savanoriais susijusios užduotys trumpai

Kiekviena iš jų išsamiai aprašyta žemiau.

1. Kasdieniai savanorių priminimai (18:00)

Grafikas: Kiekvieną dieną 18:00 jūsų bažnyčios vietine laiko juosta (kiekviena bažnyčia turi savo atskirą paleidimą)

Ką ji daro

Kiekvieną vakarą užduotis peržiūri kiekvieną priskyrimą su būsena Patvirtinta, kurio renginys prasideda kitą dieną. Kiekvienam iš jų:

• Ji paima savanorio el. paštą iš jo asmens įrašo.
• Jei jis turi el. paštą, jam siunčiamas priminimas -- tas pats priminimo šablonas, kurį naudoja rankinis mygtukas „Siųsti priminimus".
• Ji įrašo laiką, kada savanoriui buvo priminta, kad administratoriai sąsajoje matytų, kada savanoriui paskutinį kartą buvo priminta.
• Jei siuntimas nepavyksta (blogas el. paštas, pašto serverio triktis), klaida pažymima, o užduotis tęsiasi su kitu savanoriu.

Laukiami ir atsisakyti priskyrimai praleidžiami. Savanoriai be įrašyto el. pašto adreso praleidžiami tyliai.

Kodėl 18:00?

Vakaro siuntimas maksimaliai padidina tikimybę, kad el. laiškas pasieks savanorio pašto dėžutę tuo pačiu metu, kai jis tikrina telefoną po vakarienės -- gerokai prieš miegą, bet pakankamai vėlai, kad galvoje vis dar būtų „rytoj". Jei norite siųsti priminimus kitu paros metu, bet kada naudokite rankinį mygtuką Siųsti priminimus renginio skirtuke Tarnavimas -- automatinis 18:00 paleidimas vis tiek įvyks.

Įspėjimo laiko koregavimas

Automatinis paleidimas taikomas renginiams, vykstantiems po 1 dienos -- t. y. rytoj. Koordinatoriai, norintys ilgesnio įspėjimo lango, gali naudoti rankinį mygtuką Siųsti priminimus tolimesniam renginiui, kad iš anksto paragintų visus, patvirtintus tam renginiui. Automatinis 18:00 paleidimas vis tiek bus taikomas tik rytojui.

Išjungimas

Įprastu veikimo režimu kasdienis paleidimas visada įjungtas. Jei kada nors jums reikės jį pristabdyti savo bažnyčiai, susisiekite su TimelyChurch pagalba, ir mes galime jį jums išjungti.

2. Mėnesinės tarnavimo statistikos atstatymas (kiekvieno mėnesio 1 d., 00:30)

Grafikas: Kiekvieno mėnesio 1 dieną 00:30

Ką ji daro

Kiekvienas grupės narys turi skaitiklį, kiek kartų jis tarnavo šį mėnesį -- skaitiklį, kurį automatinis planuotojas naudoja, kad įgyvendintų mėnesines tarnavimo ribas komandai ir asmeniui (žr. Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas, Grafiko sudarymo nustatymai). Kiekvieną kartą kam nors patarnavus, skaitiklis padidėja. Be atstatymo, skaitiklis augtų amžinai, o automatinis planuotojas manytų, kad visi pasiekė savo ribą.

Ši užduotis veikia ankstyvą 1 dienos valandą ir:

• Peržiūri kiekvieną grupės narį, kurio skaitiklis priklauso praėjusiam mėnesiui (arba niekada nebuvo nustatytas).
• Nustato skaitiklį „kartų tarnavo šį mėnesį" atgal į 0.
• Pažymi jį kaip priklausantį naujam mėnesiui, kad šio mėnesio tarnavimai būtų skaičiuojami iš naujo.

Kodėl reikia ir užduoties, ir automatinio atstatymo?

Sistema taip pat automatiškai atstato skaitiklį, kai tik automatinis planuotojas pastebi, kad nario skaitiklis vis dar priklauso praėjusiam mėnesiui. Suplanuota užduotis yra apsauginis tinklas dviem atvejais:

1. Bažnyčioje tam tikrą mėnesį labai maža savanorių veikla -- automatiniai atstatymai suveikia tik tada, kai paleidžiamas automatinis planuotojas, todėl tyli komanda niekada neatsinaujintų.
2. Nutrūkęs procesas palieka nario skaitiklį nesusinchronizuotą.

Kadangi užduotis atnaujina tik narius, kurių skaitiklis pasenęs, ją saugu kartoti ir pigu vykdyti. Jei visiems jau atstatyta, užduotis nieko neatnaujina ir baigia darbą.

Išjungimas / koregavimas

Dažnumas fiksuotas kiekvieno mėnesio 1 dienai 00:30. Jei kada nors jums reikės atstatyti statistiką mėnesio viduryje (pvz., ištaisius duomenų importo klaidą), susisiekite su TimelyChurch pagalba. Atstatymas mėnesio viduryje paveikia tik narius, kurių skaitiklis jau pasenęs, todėl neturi įtakos niekam, kurio skaitiklis yra aktualus.

3. Pasikartojančio neprieinamumo generavimas (kas savaitę, sekmadieniais)

Grafikas: Kas savaitę sekmadieniais 00:00

Ką ji daro

Savanoriai (arba administratoriai jų vardu) gali sukonfigūruoti pasikartojančius neprieinamumo šablonus, tokius kaip „kas antrą sekmadienį" ar „1-asis mėnesio sekmadienis" -- žr. Pasikartojantis neprieinamumas. Šie šablonai saugomi kaip taisyklės, o ne kaip konkrečios datos. Automatiniam planuotojui ir išmaniesiems pasiūlymams reikia konkrečių blokuotų datų, kurių reikia laikytis, todėl ši užduotis paverčia taisykles datomis.

Kiekvieną sekmadienį vidurnaktį:

• Užduotis įkelia kiekvieną aktyvų pasikartojantį šabloną kiekvienoje bažnyčioje.
• Kiekvienam šablonui ji apskaičiuoja, kurios datos per artimiausius 3 mėnesius atitinka taisyklę.
• Kiekvienai atitinkančiai datai ji prideda blokuotą datą, jei tokios dar nėra. Esamos datos paliekamos nepakeistos; įterpiamos tik iš tikrųjų naujos.
• Ji pažymi kiekvieną sugeneruotą datą šablono priežastimi (arba numatytąja, pvz., „Pasikartojantis: 1-asis mėnesio sekmadienis"), kad administratoriai žinotų, kodėl data blokuojama.

Kodėl kas savaitę sekmadieniais?

Sekmadienis vidurnaktį suteikia laiko naujai sugeneruotoms datoms nusistovėti prieš prasidedant darbo savaitei ir palaiko matomą blokuotų datų kalendorių visada 3 mėnesiais į priekį nuo „šiandien". Didžiausia daugelio bažnyčių automatinio planavimo ir priskyrimo veikla vyksta savaitės metu, todėl duomenys jau būna švieži, kai kas nors jų prireikia.

Išankstinio žvilgsnio koregavimas

Numatytasis 3 mėnesių langas yra protingas balansas tarp „pakankamai toli į priekį, kad būtų galima planuoti" ir „ne per toli, kad šablonai nenuklystų". Jei jums reikia, kad blokuotos datos būtų generuojamos toliau į priekį, galite redaguoti savanorio pasikartojantį šabloną, kad jį atnaujintumėte, arba susisiekti su TimelyChurch pagalba. Kito sekmadienio automatinis paleidimas tęsiasi su standartiniu 3 mėnesių langu.

Kada paleisti rankiniu būdu

• Iškart po to, kai savanoris prideda ar pakeičia savo pasikartojantį šabloną, jei nenorite laukti kito sekmadienio, kad pakeitimas įsigaliotų. Šablono redagavimas iškart atnaujina jo datas.
• Po duomenų atkūrimo, kad įsitikintumėte, jog blokuotų datų kalendorius atitinka šiuo metu išsaugotus šablonus.

4. Atsakymo politikos -- priminimai ir judėjimas toliau (10:00 pagal bažnyčios laiką)

Komanda: volunteers:process-response-policies Grafikas: Kiekvieną dieną 10:00 jūsų bažnyčios vietine laiko juosta

Pridėta v8.113 versijoje, ši užduotis padaro tylą nekenksmingą:

• Pakartotinai primena kiekvienam LAUKIANČIAM (nepatvirtinusiam) asmeniui jo komandos sukonfigūruotomis dienomis (Priminti nepatvirtinusiems asmenims komandos Grafiko sudarymo nustatymuose -- numatytoji reikšmė 4 ir 2 dienos prieš renginį; ne daugiau kaip vienas priminimas per dieną).
• Pažymi kaip nebegaliojančius kvietimus, kurie liko be atsakymo po komandos Atsakymo termino, kai įjungta Judėti toliau, jei kažkas neatsako -- nebegaliojantis kvietimas iškart paleidžia tą pačią kaskadą kaip ir atsisakymas, todėl kitas asmuo rotacijoje pakviečiamas tą pačią rytą.
• Uždaro užpildymo prašymus, kurių terminas praėjo niekam nepretendavus, ir praneša komandos vadovui, kad vieta vis dar laisva.

Ji sąmoningai veikia ryte: pasibaigus terminui kaskada tą pačią dieną perduodama KITAM asmeniui, suteikiant jam visą dieną atsakyti.

Veiklos tikrinimas

Sėkmingas kasdienių priminimų paleidimas išsiunčia priminimą kiekvienam patvirtintam savanoriui rytojaus renginiams (pavyzdžiui, 14 priminimų renginiams tam tikrą dieną).

Sėkmingas savaitinis neprieinamumo paleidimas sumaterializuoja aktyvius pasikartojančius šablonus į konkrečias blokuotas datas (pavyzdžiui, 27 neprieinamumo datos iš 9 šablonų).

Jei priminimo el. laiškai ar blokuotos datos nepasirodo, kai turėtų, susisiekite su TimelyChurch pagalba, kad galėtume patikrinti automatines užduotis jūsų bažnyčiai.

Susiję skaitiniai

• Savanorių pranešimai -- el. laiško turinys ir priėmimo/atsisakymo eiga, kurią naudoja kasdieniai priminimai
• Pasikartojantis neprieinamumas -- savanoriams skirta sąsaja šablonams, kuriuos skaito savaitinė užduotis, kurti
• Prieinamumo valdymas -- kaip mėnesinė statistika ir blokuotos datos patenka į automatinį planuotoją

Patarimas: Visos trys užduotys apsaugotos nuo persidengimo, todėl net jei ankstesnis paleidimas dar vyksta (pvz., lėtas pašto serveris kasdienio priminimo siuntimo metu), kitas suplanuotas paleidimas nepradės dublikato. Apsauga išsijungia pati, kai paleidimas baigiasi.