Pasikartojančios operacijos

Apžvalga

Daugelis bažnyčios išlaidų ir dalis pajamų vyksta pagal reguliarų grafiką -- nuoma, mėnesinė interneto sąskaita, ketvirtinis draudimas, mėnesinė parama misionieriui, nuolatinės nuomos pajamos. Užuot kiekvieną įvedę rankiniu būdu, galite jį vieną kartą išsaugoti kaip pasikartojančią operaciją: sąskaita, suma, kaip dažnai ir kita data.

Kiekviena pasikartojanti operacija arba pati užsiregistruoja numatytą dieną (Registruoti automatiškai), arba laukia sąraše, kol kas nors spustelės Registruoti dabar. Bet kuriuo atveju užregistruota operacija yra įprasta jūsų knygų operacija.

Kur rasti pasikartojančias operacijas

1. Atidarykite Apskaitą iš Finansų srities.
2. Skirtukų juostoje atidarykite išskleidžiamąjį meniu pabaigoje -- Nustatymas ▾ Pilnoje apskaitoje, Daugiau ▾ Paprastoje čekių knygelėje.
3. Spustelėkite Pasikartojantis.

Atsidaro puslapis Pasikartojančios operacijos („Automatizuokite reguliarias pajamas ir išlaidas“). Puslapis yra Apskaitos modulio dalis abiem režimais.

Ką galite daryti, priklauso nuo jūsų rolės eilutės Apskaita:

Pasikartojančių operacijų puslapis

Viršuje yra dvi kortelės:

• Aktyvus -- kiek pasikartojančių operacijų veikia (pristabdytos neskaičiuojamos).
• Terminas šią savaitę -- kiek aktyvių turi kitą datą per artimiausias septynias dienas. Vėluojančios čia neskaičiuojamos; ieškokite raudonos žymos Vėluojama sąraše.

Sąrašas rikiuojamas pagal kitą datą, anksčiausia pirma. Kiekvienoje eilutėje rodoma:

Telefone ta pati informacija rodoma kaip viena kortelė kiekvienai pasikartojančiai operacijai.

Pasikartojančios operacijos nustatymas

1. Spustelėkite Pridėti pasikartojantį (tuščiame puslapyje -- Sukurkite savo pirmąją pasikartojančią operaciją).
2. Lange Sukurti pasikartojančią operaciją užpildykite:

1. Spustelėkite Sukurti pasikartojantį.

Nustatymas dar nieko neužregistruoja. Pirmoji operacija įrašoma pirmo pasikartojimo dieną -- automatiškai, jei įjungtas automatinis registravimas, arba kai spustelėsite Registruoti dabar.

Pastaba: Pasikartojanti operacija saugo vieną Aprašymą. Ji neturi atskirų pastabų ar nuorodos numerio; jie priklauso atskiroms užregistruotoms operacijoms. Bet kokį kontekstą, kurį norite matyti kiekviename pasikartojime, įrašykite į aprašymą.

Kaip veikia automatinis registravimas

Kartą per dieną TimelyChurch patikrina kiekvieną aktyvią pasikartojančią operaciją, kuriai įjungtas automatinis registravimas, ir užregistruoja tas, kurių laikas atėjo:

• Laikas atėjo reiškia šiandien arba anksčiau pagal jūsų bažnyčios kalendorių. Operacija, numatyta 1 d., užregistruojama 1 d. pagal jūsų bažnyčios laiko juostą, niekada ne anksčiau.
• Operacija datuojama suplanuota data, o ne įrašymo momentu.
• Daugiausia viena operacija vienai pasikartojančiai operacijai per dieną. Po užregistravimo kita data pasislenka vienu laikotarpiu.
• Niekas neįrašoma du kartus. Jei kas nors tuo pačiu metu spustelės Registruoti dabar, bus įrašyta tik viena operacija.

Praleistos datos vėliau neužpildomos

Jei pasikartojanti operacija atsiliko -- pavyzdžiui, buvo pristabdyta šešiems mėnesiams, o paskui tęsiama -- automatinis registravimas įrašo tik naujausią praėjusią datą ir praeina pro senesnes jų neužregistravęs. Mėnesinė nuoma, atnaujinta po šešių mėnesių, užregistruoja šio mėnesio nuomą, o ne septynias. Jei norite turėti praleistas knygose, įrašykite jas kaip įprastas operacijas.

Kad to išvengtumėte, prieš tęsdami ilgai pristabdytą operaciją spustelėkite Redaguoti ir nustatykite Kitą pasikartojimą į kitą datą, kurią iš tikrųjų norite užregistruoti.

Kai datos užregistruoti negalima

Automatinis registravimas datą praleidžia ir pereina prie kitos, kai:

• data patenka į uždarytus finansinius metus;
• data patenka į užbaigtą banko suderinimą pasikartojančios operacijos sąskaitai;
• jos banko sąskaita suarchyvuota;
• jos kategorija, gavėjas ar fondas nebeaktyvūs arba jos kategorija nebeatitinka tipo.

Niekas niekada neįrašoma į jūsų uždarytą laikotarpį ar sąskaitą. Spustelėkite Redaguoti ir ištaisykite sąskaitą ar kategoriją, kad kitos datos vėl būtų registruojamos.

Kaip patikrinti, kas užregistruota

• Užregistruotos operacijos rodomos skirtuke Operacijos (Įplaukos / išmokos Paprastoje čekių knygelėje) kaip ir bet kurios kitos bei Audito žurnale.
• Kiekvienas automatinis užregistravimas, kiekviena praleista ir kiekviena užregistruoti nepavykusi data taip pat įrašoma skirtuke Veikla skiltyje Bažnyčios nustatymas (matoma bažnyčios administratoriams).
• Dėl automatinių užregistravimų el. laiškai nesiunčiami. Retkarčiais peržiūrėkite šį puslapį: Vėluojama data eilutėje su automatiniu registravimu reiškia, kad kažkas jį sustabdė.

Rankinis pasikartojančios operacijos registravimas

Pasikartojančiai operacijai, kurios automatinis registravimas išjungtas -- arba norint užregistruoti anksčiau:

1. Suraskite ją sąraše.
2. Spustelėkite Registruoti dabar.
3. Įrašoma viena operacija, datuota šiandien pagal jūsų bažnyčios kalendorių, o puslapis patvirtina: „Operacija sėkmingai užregistruota. Kitas pasikartojimas atnaujintas.“
4. Kita data pasislenka vienu laikotarpiu.

Registruoti dabar atmetama su pranešimu, kai šiandien patenka į uždarytus finansinius metus („Negalima užregistruoti: … finansiniai metai uždaryti.“) arba į užbaigtą sąskaitos banko suderinimą („Negalima užregistruoti: ši data patenka į užbaigtą banko suderinimą.“).

Pasikartojimo praleidimas

Jei vieno pasikartojimo registruoti nereikia -- pavyzdžiui, tiekėjas suteikė nemokamą mėnesį:

1. Spustelėkite Praleisti („Praleisti šį pasikartojimą“).
2. Jokia operacija nesukuriama. Puslapis patvirtina „Pasikartojimas praleistas. Kita data atnaujinta.“, o kita data pasislenka vienu laikotarpiu.

Pristabdymas ir tęsimas

Spustelėkite Pristabdyti, kad sustabdytumėte pasikartojančią operaciją jos neištrindami. Kol ji pristabdyta, niekada neregistruojama, Registruoti dabar ir Praleisti paslėpti, jos Kita data rodo Pristabdyta, o skaičiuose Aktyvus ir Terminas šią savaitę ji neįtraukiama.

Spustelėkite Tęsti, kad ją vėl paleistumėte. Kita data lieka ta pati -- jei dabar ji praeityje, žr. Praleistos datos vėliau neužpildomos.

Pasikartojančios operacijos redagavimas

1. Spustelėkite Redaguoti.
2. Lange Redaguoti pasikartojančią operaciją pakeiskite, ką reikia: tipą, sumą, sąskaitą, dažnumą, mėnesio dieną, Kitą pasikartojimą, pabaigos datą, gavėją, kategoriją, fondą, aprašymą, Registruoti automatiškai arba Aktyvus (nuimkite žymę, kad pristabdytumėte).
3. Spustelėkite Atnaujinti.

Nauja Kito pasikartojimo data turi būti šiandien arba vėliau („Kita data turi būti šiandien arba vėliau.“). Jei vėluojančios datos nekeisite, kiti jūsų pakeitimai vis tiek išsaugomi.

Pakeitimai taikomi tik būsimiems pasikartojimams. Jau užregistruotos operacijos lieka tokios, kokios yra; prireikus redaguokite jas skirtuke Operacijos.

Pasikartojančios operacijos užbaigimas ar ištrynimas

• Pabaigos data: kai grafikas pereina Pabaigos datą, pasikartojanti operacija pati pristabdoma. Jos istorija lieka.
• Ištrynimas: spustelėkite Ištrinti ir patvirtinkite dialoge Ištrinti pasikartojančią operaciją („Ar tikrai norite ištrinti šią pasikartojančią operaciją? Šio veiksmo anuliuoti negalėsite.“). Ištrinamas tik grafikas -- kiekviena jau užregistruota operacija lieka jūsų knygose.

Dažnumo detalės

Patarimas: Mėnesiniam grafikui, patenkančiam į mėnesio pabaigą, užpildykite Mėnesio dieną. Be jos grafikas, kartą patekęs į vasario 28 d., toliau eina 28 d.; nustačius Mėnesio dieną 31, jis grįžta į paskutinę kiekvieno mėnesio dieną.

DI asistento naudojimas

Jei jūsų bažnyčia prijungė DI asistentą, jis gali išvardyti jūsų pasikartojančias operacijas, nustatyti naujas, jas redaguoti, užregistruoti ar praleisti kitą bei jas pristabdyti ar tęsti -- kiekvieną kartą jums patvirtinus. Ištrynimas atliekamas šiame puslapyje. Žr. Pasikartojančios operacijos ir automatinis registravimas per DI asistentą.

Geriausia praktika

Naudokite automatinį registravimą fiksuotoms sumoms. Jei suma niekada nesikeičia (nuoma, fiksuota prenumerata, nustatyta parama misionieriui), automatinis registravimas sutaupo žingsnį.

Kintamas sumas registruokite rankiniu būdu. Komunalinėms paslaugoms ar kitoms sąskaitoms, kurių suma keičiasi, palikite automatinį registravimą išjungtą. Pasikartojanti operacija primena apie save šiame puslapyje, o tikrąją sumą galėsite įrašyti, kai sąskaita ateis.

Neįrašykite to paties mokėjimo du kartus. Jei tas pats mokėjimas ateina ir per jūsų banko importą, peržiūrėdami tą banko eilutę ją atmeskite arba tai pasikartojančiai operacijai palikite automatinį registravimą išjungtą.

Laikiniems įsipareigojimams nustatykite pabaigos datas. Jei remiate misionierių 12 mėnesių ar nuomojate patalpas sezonui, nustatykite Pabaigos datą, kad grafikas sustotų pats.

Peržiūrėkite prieš derindami. Kiekvieną mėnesį peržiūrėkite šį puslapį -- ypač eilutes su Vėluojama ir skaičių Terminas šią savaitę -- ir palyginkite su banko išrašu.

Susiję straipsniai

• Operacijų registravimas
• Banko suderinimas
• Sąskaitos ir mokėjimai
• Metų pabaigos uždarymas
• Paprastas vs. išplėstinis apskaitos režimas
• Audito žurnalas
• Pasikartojančios operacijos ir automatinis registravimas per DI asistentą