Pasikartojančios operacijos

Apžvalga

Daugelis bažnyčios išlaidų vyksta pagal reguliarų grafiką -- mėnesinės komunalinių paslaugų sąskaitos, savaitinės valymo paslaugos, ketvirtinės draudimo įmokos, metinės programinės įrangos prenumeratos. Užuot kaskart įvedę šias operacijas rankiniu būdu, galite jas nustatyti kaip pasikartojančias operacijas TimelyChurch sistemoje.

Pasikartojančias operacijas galima sukonfigūruoti taip, kad jos būtų registruojamos automatiškai, arba kad pasirodytų pagal grafiką rankinei peržiūrai prieš registruojant.

Pasikartojančios operacijos nustatymas

1. Eikite į Finansai > Apskaita > Pasikartojančios operacijos.
2. Spustelėkite Pridėti pasikartojančią operaciją.
3. Užpildykite duomenis:
   • Sąskaita (privaloma) -- Banko sąskaita, kuriai bus registruojama operacija.
   • Tipas (privaloma) -- Pajamos arba Išlaidos.
   • Suma (privaloma) -- Kiekvieno pasikartojimo suma doleriais.
   • Dažnumas (privaloma) -- Kaip dažnai operacija kartojasi:
     • Savaitinis
     • Kas dvi savaites
     • Mėnesinis
     • Ketvirtinis (kas tris mėnesius)
     • Metinis
   • Mėnesio diena -- Mėnesinėms pasikartojančioms operacijoms nurodykite, kurią mėnesio dieną (1-31). Jei mėnesyje mažiau dienų, sistema naudoja paskutinę to mėnesio dieną.
   • Kitas pasikartojimas (privaloma) -- Kito (arba pirmojo) pasikartojimo data. Turi būti šiandien arba ateityje.
   • Pabaigos data -- Neprivaloma. Jei nustatyta, pasikartojanti operacija automatiškai deaktyvuojama po šios datos.
   • Kategorija -- Pajamų ar išlaidų kategorija.
   • Gavėjas -- Tiekėjas ar šaltinis.
   • Fondas -- Neprivaloma priskirti fondui.
   • Aprašymas -- Už ką yra ši operacija. Šis tekstas taip pat nukopijuojamas į kiekvienos užregistruotos operacijos aprašymą, todėl rašykite jį taip, kaip norite, kad jis atrodytų didžiojoje knygoje.
   • Automatinis skelbimas -- Jei įjungta, operacija bus užregistruota automatiškai, kai ateis kito pasikartojimo data. Jei išjungta, ją reikės užregistruoti rankiniu būdu.

Pastaba: Pasikartojantys šablonai saugo vieną lauką Aprašymas, tačiau nesaugo atskirų reikšmių „Pastabos" ar „Nuorodos numeris" -- šie laukai yra atskirose užregistruotose operacijose, o ne pasikartojimo grafike. Bet kokį papildomą kontekstą, kurį norite perkelti į kiekvieną pasikartojimą, įtraukite tiesiai į Aprašymą.

1. Spustelėkite Išsaugoti.

Pasikartojančių operacijų peržiūra

Pasikartojančių operacijų puslapyje rodoma:

• Aktyvių pasikartojančių operacijų skaičius.
• Operacijų, numatytų šią savaitę, skaičius.
• Visų pasikartojančių operacijų sąrašas, rikiuojamas pagal kito pasikartojimo datą.

Kiekvienas sąrašo įrašas rodo:

• Aprašymą ir gavėją
• Sumą ir tipą (pajamos/išlaidos)
• Dažnumą
• Sąskaitą ir kategoriją
• Kito pasikartojimo datą
• Aktyvi/pristabdyta būseną
• Automatinio skelbimo būseną

Rankinis pasikartojančios operacijos registravimas

Jei automatinis skelbimas išjungtas (arba norite užregistruoti operaciją anksčiau):

1. Suraskite pasikartojančią operaciją sąraše.
2. Spustelėkite Skelbti dabar.
3. Apskaitos didžiojoje knygoje sukuriama įprasta operacija su šiandienos data.
4. Kito pasikartojimo data automatiškai pasislenka į kitą suplanuotą datą, pagal dažnumą.

Pasikartojimo praleidimas

Jei reikia praleisti konkretų pasikartojimą (pavyzdžiui, tiekėjas suteikė nemokamą mėnesį):

1. Spustelėkite Praleisti ties pasikartojančia operacija.
2. Jokia operacija nesukuriama.
3. Kito pasikartojimo data pasislenka į kitą suplanuotą datą.

Pristabdymas ir tęsimas

Galite laikinai pristabdyti pasikartojančią operaciją, jos neištrindami:

1. Spustelėkite jungiklį, kad pristabdytumėte pasikartojančią operaciją.
2. Kol pristabdyta, automatinis registravimas nevyks, o operacija nebus įtraukta į skaičių „numatyta šią savaitę".
3. Spustelėkite jungiklį dar kartą, kad tęstumėte. Kito pasikartojimo data lieka ta pati, todėl gali reikėti ją pakoreguoti, jei praėjo laiko.

Pasikartojančios operacijos redagavimas

1. Spustelėkite pasikartojančios operacijos redagavimo piktogramą.
2. Atnaujinkite reikiamus laukus: sumą, dažnumą, kategoriją, gavėją, datas, automatinio skelbimo nustatymą ir kt.
3. Spustelėkite Išsaugoti.

Pakeitimai taikomi tik būsimiems pasikartojimams. Jau užregistruotos operacijos nekeičiamos.

Pasikartojančios operacijos ištrynimas

1. Spustelėkite pasikartojančios operacijos ištrynimo parinktį.
2. Patvirtinkite ištrynimą.

Ištrinamas tik pasikartojančios operacijos grafikas. Bet kokios jau užregistruotos operacijos lieka didžiojoje knygoje.

Automatinio skelbimo elgsena

Kai Automatinis skelbimas įjungtas:

• Sistema tikrina, ar yra numatytų pasikartojančių operacijų, ir automatiškai sukuria atitinkamą apskaitos operaciją.
• Kito pasikartojimo data pasislenka į kitą suplanuotą datą.
• Jei nustatyta pabaigos data ir kitas pasikartojimas patektų po jos, pasikartojanti operacija automatiškai deaktyvuojama.

Kai Automatinis skelbimas išjungtas:

• Pasikartojanti operacija sąraše rodoma su savo terminu, tačiau jokia operacija nesukuriama, kol nespustelėsite Skelbti dabar.
• Tai naudinga sumoms, kurios gali šiek tiek skirtis (kaip komunalinių paslaugų sąskaitos) -- galite registruoti rankiniu būdu ir koreguoti sumą kiekvienam pasikartojimui.

Dažnumo detalės

Geriausia praktika

Naudokite automatinį skelbimą fiksuotos sumos operacijoms. Jei suma niekada nesikeičia (pvz., hipotekos mokėjimas, fiksuotas atlyginimas), automatinis skelbimas sutaupo laiko.

Naudokite rankinį registravimą kintamoms sumoms. Komunalinių paslaugų sąskaitoms ar kitoms išlaidoms, kurių suma kas mėnesį kinta, palikite automatinį skelbimą išjungtą. Pasikartojanti operacija veikia kaip priminimas jūsų skydelyje, o sumą galite pakoreguoti registruodami.

Nustatykite pabaigos datas laikiniems įsipareigojimams. Jei remiate misionierių 12 mėnesių ar mokate už trumpalaikę nuomą, nustatykite pabaigos datą, kad pasikartojanti operacija automatiškai sustotų.

Reguliariai peržiūrėkite Pasikartojančių operacijų puslapį. Patikrinkite skaičių „numatyta šią savaitę", kad įsitikintumėte, jog niekas nepraleista, ypač rankiniu būdu registruojamoms pasikartojančioms operacijoms.