Tarnavimo komandų ir pozicijų kūrimas

Prieš pradedant planuoti savanorius renginiams, reikia nustatyti tarnavimo komandas ir apibrėžti kiekvienos komandos pozicijas. Šiame straipsnyje aprašoma, kaip sukurti komandas, pridėti pozicijas ir sukonfigūruoti komandos narius.

Struktūros supratimas

TimelyChurch savanorių organizavimui naudoja trijų lygių hierarchiją:

1. Tarnavimo komanda -- Grupė, kurios tipas „komanda" (pvz., Šlovinimo komanda, Pasveikinimo komanda, Technikos komanda)
2. Pozicijos -- Rolės komandoje (pvz., Garso technikas, Vokalistas, Sveikintojas)
3. Komandos nariai -- Žmonės, priskirti kiekvienai komandai, kiekvienas su paskirta pozicija

1 žingsnis: Sukurkite tarnavimo komandą

1. Šoninėje juostoje (skiltyje Žmonės) atidarykite Grupės.
2. Spustelėkite Pridėti grupę.
3. Žingsnyje „Kokio tipo ši grupė?" pasirinkite Komanda („Savanoriams ir tarnavimui. Kurkite pozicijas renginių planavimui.").
4. Įveskite komandos Pavadinimą (pvz., „Šlovinimo komanda", „Svetingumo komanda", „AV/technikos komanda").
5. Pridėkite neprivalomą Aprašymą.
6. Spustelėkite Sukurti, kad išsaugotumėte.

Sukūrus, jūsų tarnavimo komandos pasirodys skirtuke Komandos puslapyje Grupės.

Patarimas: TimelyChurch skiria „komandas" (tarnavimui / savanorystei) nuo kitų grupių tipų, tokių kaip „klasės" ar „mažos grupelės". Savanorių planavimo sistemoje rodomos tik grupės, kurių tipas yra Komanda.

2 žingsnis: Pridėkite pozicijas komandai

Pozicijos apibrėžia konkrečias roles, kurias reikia užpildyti kiekviename renginyje. Kad jas pridėtumėte:

1. Atidarykite naujai sukurtą komandą.
2. Skirtuke Informacija raskite kortelę Pozicijos ir spustelėkite + Pridėti (arba veiksmų meniu naudokite Pridėti poziciją).
3. Lange Pridėti poziciją užpildykite duomenis:

Spustelėkite Pridėti poziciją, kad ją išsaugotumėte. Poziciją vėliau galite redaguoti arba pašalinti iš tos pačios kortelės Pozicijos.

Fiksuotų pozicijų priskyrimas

Kai komanda turi pozicijų, kortelėje Pozicijos rodomas jungiklis Priskirti fiksuotas pozicijas, nusprendžiantis, kiek griežtai pozicijos naudojamos:

• Įjungta -- Kiekvienas narys priskirtas konkrečioms pozicijoms. Sudarant grafiką, narius galima priskirti tik jų fiksuotoms pozicijoms. Geriausiai tinka technikos komandoms, garbinimo komandoms arba vaidmenims, reikalaujantiems specifinių įgūdžių.
• Išjungta -- Nariai gali tarnauti bet kurioje pozicijoje. Sudarant grafiką, bet kurį komandos narį galima priskirti bet kuriam vaidmeniui. Geriausiai tinka sutvarkytojams, pasitinkantiesiems arba komandoms, kuriose nariai vaidmenimis keičiasi tarpusavyje.

Kiek jų reikia kiekviename renginyje? Reikalingą žmonių skaičių pozicijai nustatote pridėdami ją prie renginio (lauke „Kiek reikia?" formoje Pridėti savanorio poziciją), o ne pačioje pozicijoje. Taip ta pati pozicija skirtinguose renginiuose gali reikalauti skirtingo savanorių skaičiaus.

Patarimas: Nežinote, nuo ko pradėti? Tipinės pozicijos yra Šlovinimo vadovas, Vokalistas, Garso technikas, Projekcija, Sveikintojas, Palydovas, Vaikų kambarys ir Kava/svetingumas. Pridėkite tik tas, kurias jūsų bažnyčia iš tikrųjų naudoja.

Komanda dar neturi pozicijų? Jei renginyje spustelėsite Priskirti komandą komandai, neturinčiai pozicijų (dažna svetingumo ar virtuvės komandoms), TimelyChurch prideda komandai vieną poziciją pavadinimu Savanoris ir įtraukia ją į renginį. Pervadinkite ją čia, kortelėje Pozicijos, jei norite.

Pozicijos renginių serijoje

Jei jūsų bažnyčia rengia tas pačias pamaldas savaitę po savaitės (sekmadienio rytą, trečiadienio vakarą ir pan.), galite suteikti renginio serijai savo pozicijų sąrašą, o ne kaskart pridėti tas pačias pozicijas prie kiekvieno renginio.

Kaip tai veikia:

1. Atidarykite puslapį Renginiai, spustelėkite meniu Daugiau, pasirinkite Renginių serija, tada atidarykite savo seriją.
2. Įsitikinkite, kad serijoje skiltyje Funkcijos įjungti Savanoriai (jei ne, spustelėkite Redaguoti).
3. Serijos puslapio skiltyje Tarnavimo pozicijos įveskite Pozicijos pavadinimas, nustatykite, kiek vietų reikia, ir spustelėkite Pridėti poziciją. (Serijos formoje Redaguoti skiltyje Savanorių pozicijos taip pat galite pasirinkti komandą kiekvienai pozicijai.)
4. Kiekvieną kartą, kai serija sugeneruoja naują pasikartojimą, tos pozicijos pridedamos automatiškai.

Tai reiškia, kad nauji pasikartojimai atsiranda jau su tinkama struktūra, paruošti, kad galėtumėte priskirti savanorius, automatiškai užpildyti arba kopijuoti iš ankstesnės savaitės. Priskyrimo metodus, kurie gerai veikia su šablonais paremtomis serijomis, įskaitant Užpildyti visus renginius automatiškai ir Kopijuoti į priekį, rasite čia: Savanorių planavimas renginiams.

Patarimas -- Komandos grafiko šablonai. Aukščiau aprašytas serijos lygmens metodas puikiai tinka vienai konkrečiai serijai, tačiau taip pat galite išsaugoti daugkartinio naudojimo pozicijų rinkinį pačioje komandoje. Atidarykite komandą, eikite į jos skirtuką Šablonai (skiltis Grafiko šablonai) ir spustelėkite Naujas šablonas. Nustatykite jį vieną kartą ir naudokite kaskart planuodami tą komandą. Visą aprašymą rasite čia: Komandos grafiko šablonai.

3 žingsnis: Pridėkite narius į komandą

Kai komanda ir pozicijos jau sukurtos, pridėkite į komandą žmones:

1. Atidarykite komandą.
2. Eikite į skirtuką Nariai.
3. Spustelėkite Pridėti narį(-ius), ieškokite savo bažnyčios kataloge ir pasirinkite asmenį. Jie pridedami kaip paprasti Nariai.
4. Norėdami pridėti ką nors kaip vadovą, naudokite Pridėti vadovą ir pasirinkite jo Rolę (Vadovas, Bendravadovas arba Vedėjas).

Kai asmuo jau yra komandoje, naudokite veiksmus jo eilutėje skirtuke Nariai, kad tiksliau nustatytumėte, kaip jis planuojamas:

Įgūdžių lygių paaiškinimas

TimelyChurch stebi komandos narių įgūdžių lygius, kurie yra viena iš išmaniojo planavimo algoritmo sudedamųjų dalių:

• Pradedantysis (1) -- Naujas šioje rolėje
• Vidutinis (2) -- Turi šiek tiek patirties
• Išplėstinis (3) -- Patyręs ir patikimas
• Ekspertas (4) -- Labai įgudęs, pasirengęs bet kokiai situacijai

Sistema taip pat turi automatinius įgūdžių lygio kėlimo pasiūlymus. Kai komandos narys nuolat priima priskyrimus, sistema pasiūlys pakelti jo įgūdžių lygį:

Komandos vadovai gali patvirtinti arba atmesti šiuos pasiūlymus.

4 žingsnis: Sukonfigūruokite planavimo nustatymus

Tarnavimo komandos turi papildomus nustatymus, valdančius automatinio planavimo elgseną. Juos rasite kortelėje Grafiko sudarymo nustatymai komandos skirtuke Informacija. Pakoreguokite juos ir spustelėkite Išsaugoti grafiko nustatymus.

Rotacijos strategija

• Sąžininga rotacija (numatytoji) -- Paskirsto priskyrimus pagal tai, kas seniausiai tarnavo
• Ratu -- Vadovaujasi fiksuota tvarka
• Tik rankiniu būdu -- Išjungia automatinį užpildymą; visi priskyrimai atliekami rankiniu būdu

Kiti planavimo nustatymai

Priminimai ir kvietimo laikas

Kaip šios žinutės pasiekia savanorius, žr. Savanorių pranešimai.

Tik rankiniu būdu ir išjungtas automatinis planavimas reiškia būtent tai. Jei Įjungti automatinį planavimą išjungtas arba Rotacijos strategija yra Tik rankiniu būdu, kiekvienas automatinis užpildymas šią komandą praleidžia: Užpildyti automatiškai Grafiko tinklelyje, renginyje ar visoje serijoje, vienos pozicijos automatinis užpildymas ir automatinis pakaitas po atsisakymo. Tinklelis nurodo, kurias komandas praleido -- pavyzdžiui, „Tik rankiniu būdu: automatinis užpildymas praleido 1 komandą (Worship)." -- o viena pozicija sako „Tik rankiniu būdu: automatinis užpildymas komandai Worship išjungtas." Šias komandas vis tiek galite planuoti rankiniu būdu.

Automatinis užpildymas ir kiekvienas kitas savanorių parinkiklis (tinklelio pasiūlymai, atvirų vietų sąrašai, kvietimai, užpildymo užklausos) niekada nepasirenka archyvuotų ar neaktyvių žmonių.

Papildomos (ad hoc) pozicijos

Jei jums reikia tarnavimo pozicijos vienkartiniam renginiui, kuri nepriklauso jokiai esamai komandai, TimelyChurch palaiko pasirenkamas pozicijas. Renginio formoje Pridėti savanorio poziciją perjunkite iš Iš komandos į Pasirinktinis ir įveskite Pozicijos pavadinimą. Sistema automatiškai sukuria komandą „Custom Roles" ir prie jos prideda poziciją, todėl ji jau paruošta pakartotiniam naudojimui būsimuose renginiuose.

Tarnystės kategorijos

Be pozicijomis pagrįstų priskyrimų, TimelyChurch taip pat palaiko tarnystės srities priskyrimus savanoriams. Įmontuotos tarnystės kategorijos yra:

• Vaikų tarnystė
• Jaunimo tarnystė
• Šlovinimo komanda
• Pasveikinimas / svetingumas
• Automobilių stovėjimo komanda
• Technika / garsas ir vaizdas
• Vaikų kambarys
• Sauga
• Virtuvė / maitinimas
• Valymas / patalpos
• Biuras / administracija
• Pagalba / misijos
• Maldos komanda
• Mažos grupės vadovas
• Kita

Šie tarnystės priskyrimai rodomi savanorio profilyje ir gali būti naudojami savanoriams filtruoti bei ieškoti.

Patarimas: Geriausiems rezultatams kurkite tarnavimo komandas, atspindinčias jūsų realią tarnystės struktūrą. Jei jūsų Šlovinimo komandoje yra 15 žmonių su skirtingais instrumentais, sukurkite vieną grupę „Šlovinimo komanda" su pozicijomis, tokiomis kaip „Klavišiniai", „Gitara", „Būgnai", „Bosinė gitara" ir „Vokalistas", o ne atskiras grupes kiekvienam instrumentui.