Duomenų importavimas ir eksportavimas

TimelyChurch leidžia lengvai atsinešti duomenis iš kitų sistemų ir eksportuoti savo įrašus, kai jų reikia. Nesvarbu, ar migruojate iš kitos bažnyčios valdymo platformos, dalinatės duomenimis su tarnystės komanda, ar kuriate atsarginę kopiją, šis vadovas apima viską, ką reikia žinoti.

Žmonių importavimas iš CSV failo

Kam tai skirta?

• Bažnyčioms, pereinančioms iš kitos bažnyčios valdymo sistemos
• Bet kam, turinčiam skaičiuoklę su pridėtinais žmonėmis (iš konferencijos, renginio, partnerinės bažnyčios ir kt.)
• Darbuotojams, gavusiems naujų narių ar svečių sąrašą skaičiuoklės formatu

Prieš pradedant

Įsitikinkite, kad jūsų CSV faile yra bent vardo ir pavardės stulpeliai kiekvienam asmeniui. Visi kiti laukai neprivalomi. Maksimalus failo dydis -- 10 MB.

Kur rasti importą

1. Kairiajame šoniniame meniu eikite į Žmonės.
2. Spustelėkite mygtuką Pridėti asmenį ▾ viršuje dešinėje.
3. Pasirinkite Importuoti iš failo. Atsiveria langas Importuoti žmones, kuris automatiškai aptinka jūsų failo formatą — stulpelių susiejimas nereikalingas.

A variantas: naudoti TimelyChurch importo šabloną

Jei pradedate nuo savo pačių skaičiuoklės duomenų, šablonas užtikrina, kad jūsų stulpeliai atitiktų tai, ko tikisi TimelyChurch.

1. Kairiajame šoniniame meniu eikite į Žmonės.
2. Spustelėkite Pridėti asmenį ▾, tada Atsisiųsti CSV šabloną (taip pat galite spustelėti Atsisiųsti šabloną iš lango Importuoti žmones vidaus).
3. Atidarykite atsisiųstą CSV failą programoje „Excel", „Google Sheets" arba kitoje skaičiuoklės programoje.
4. Užpildykite savo duomenis pagal šablono stulpelius:

1. Išsaugokite failą CSV formatu.

Patarimas: Jei paliksite membership_status stulpelį tuščią, importuoti žmonės pagal numatytuosius nustatymus taps „Svečiais." Jei eilutėje trūksta vardo ar pavardės, ji bus praleista.

B variantas: importuoti tiesiai iš kitos bažnyčios valdymo sistemos

TimelyChurch automatiškai atpažįsta CSV eksportus iš daugelio kitų platformų ir susieja jų stulpelius už jus. Atpažįstamos sistemos apima:

Net jei jūsų sistemos sąraše nėra, vis tiek galite įkelti bet kokį CSV failą -- TimelyChurch pereis prie bendro importo, kuris skaito standartinius stulpelių pavadinimus, tokius kaip first_name, last_name, email ir pan.

Norėdami importuoti iš vienos iš šių platformų:

1. Savo dabartinėje bažnyčios valdymo sistemoje eksportuokite žmonių sąrašą kaip CSV failą.
2. TimelyChurch atidarykite Žmonės > Pridėti asmenį ▾ > Importuoti iš failo.
3. Įkelkite CSV failą tiesiogiai -- performatuoti nereikia.
4. TimelyChurch aptinka šaltinio formatą ir pažymi tai rezultato pranešime (pvz., „Aptiktas Planning Center formatas").
5. Spustelėkite Importuoti žmones, kad baigtumėte.

Patarimas: Jei jūsų eksporte yra namų ūkio ar šeimos duomenų, TimelyChurch automatiškai sukurs šeimos įrašus ir susies žmones su jų šeimomis. Šeimų atskirai nustatyti nereikia.

Įkėlimas ir importavimas

1. Atidarykite Žmonės > Pridėti asmenį ▾ > Importuoti iš failo.
2. Nutempkite savo CSV failą į įkėlimo sritį arba spustelėkite jį, kad naršytumėte ir pasirinktumėte failą (CSV iki 10 MB).
3. Peržiūrėkite importo parinktis:
   • Praleisti dublikatus (rekomenduojama, pagal numatytuosius nustatymus įjungta) -- Jei asmuo su tuo pačiu vardu ar el. paštu jau egzistuoja jūsų kataloge, ta eilutė bus praleista, o ne sukurs dubliuotą įrašą.
4. Spustelėkite Importuoti žmones.
5. Palaukite, kol importas apdorojamas. Dideliems failams tai gali užtrukti šiek tiek laiko.

Importo rezultatų supratimas

Baigus importui, TimelyChurch puslapio viršuje parodo santraukos pranešimą, apibūdinantį, kas įvyko. Priklausomai nuo jūsų failo, tas pranešimas gali apimti:

Jei kai kurios eilutės buvo praleistos dėl klaidų, ištaisykite duomenis savo skaičiuoklėje ir iš naujo importuokite tik tas eilutes.

Žmonių eksportavimas į CSV

Eksportuokite savo žmonių duomenis, kai reikia:

• Sukurti skaičiuoklę renginiui ar tarnystės komandai
• Bendrinti narių sąrašą su vadovybe
• Sugeneruoti pašto sąrašą
• Sukurti atsarginę savo duomenų kopiją
• Migruoti į kitą sistemą

Kur rasti eksportą

Eksportas yra jūsų bažnyčios nustatymuose, ne Žmonių puslapyje.

1. Kairiajame šoniniame meniu eikite į Nustatymai (arba atidarykite Bažnyčios nustatymai).
2. Atidarykite skirtuką Eksportas.
3. Pamatysite atskiras korteles Eksportuoti žmones ir Eksportuoti šeimas.

Visų žmonių eksportavimas

1. Skirtuke Eksportas raskite kortelę Eksportuoti žmones.
2. Spustelėkite Eksportuoti CSV.
3. CSV failas su visais jūsų žmonių įrašais bus atsisiųstas į jūsų kompiuterį.

Eksportas apima visus jūsų kataloge esančius. Jei jums reikia nufiltruoto poaibio (pavyzdžiui, tik vienos klasės ar tik narių), eksportuokite pilną failą ir nufiltruokite jį savo skaičiuoklės programoje.

Kas įtraukta į žmonių eksportą

Eksportuotame CSV faile yra 19 stulpelių tiksliai šia tvarka:

Žinomas apribojimas: Keli stulpeliai -- konkrečiai Telefonas, Adresas, Pašto kodas, Šeimos rolė ir Pastabos -- eksportuotame faile gali būti tušti. Šie duomenys saugomi kiekvieno asmens profilyje, tačiau ne visada perkeliami į dabartinį eksportą. Jei jums reikia šių reikšmių, pažiūrėkite pagrindinius duomenis asmens profilyje arba sukurkite pagalbos užklausą, kad galėtume prioritetizuoti eksporto pataisymą.

Šeimų eksportavimas į CSV

Savo šeimos įrašus taip pat galite eksportuoti kaip atskirą failą.

1. Eikite į Nustatymai > skirtuką Eksportas.
2. Raskite kortelę Eksportuoti šeimas.
3. Spustelėkite Eksportuoti CSV.

Kas įtraukta į šeimų eksportą

Sėkmingo importo patarimai

1. Pirmiausia išvalykite duomenis -- Prieš importuodami peržiūrėkite savo skaičiuoklę dėl akivaizdžių klaidų: tuščių eilučių, klaidingai parašytų vardų, nenuoseklaus formatavimo.
2. Naudokite nuoseklius formatus -- Datoms naudokite YYYY-MM-DD. Telefono numeriams tinka bet koks formatas (TimelyChurch juos normalizuos). Lyčiai naudokite „male" arba „female".
3. Pradėkite nuo bandomojo importo -- Jei turite didelį failą (šimtus ar tūkstančius žmonių), pabandykite importuoti tik pirmas 10-20 eilučių, kad patikrintumėte, ar viskas teisingai susieta.
4. Palikite „Praleisti dublikatus" įjungtą -- Tai apsaugo nuo atsitiktinio dvigubo įvedimo. Vėliau žmones visada galite pridėti rankiniu būdu, jei jie buvo klaidingai pažymėti kaip dublikatai.
5. Patikrinkite rezultatus -- Importavę peržiūrėkite Žmonių katalogą ir patikrinkite kelis įrašus, kad įsitikintumėte, jog duomenys perkelti teisingai.
6. Importuokite ir šeimas -- Jei jūsų CSV faile yra namų ūkio duomenų (iš Planning Center, Breeze, ChurchTrac ir kt.), TimelyChurch automatiškai sukurs šeimas. Patikrinkite skirtuką Šeimos, kad įsitikintumėte.

Įprastų importo problemų sprendimas

Susiję straipsniai

• Žmonių pridėjimas
• Žmonių katalogo valdymas
• Šeimos valdymas
• Dublikatų aptikimas ir sujungimas