Kambarių ir įrangos rezervacija

TimelyChurch apima kambarių ir įrangos rezervavimo sistemą, kuri tiesiogiai integruojasi su jūsų renginiais. Rezervuokite kambarius pamaldoms ir susitikimams, užsisakykite įrangą, tokią kaip projektoriai ir garso sistemos, ir leiskite sistemai automatiškai tikrinti tvarkaraščio konfliktus.

Kambarių rezervavimas

Kambario priskyrimas renginiui

1. Kurdami ar redaguodami renginį, raskite išskleidžiamąjį meniu Kambarys.
2. Pasirinkite kambarį iš jūsų bažnyčiai sukonfigūruotų aktyvių kambarių sąrašo.
3. Jei jūsų renginys turi tiek pradžios, tiek pabaigos laiką, kambario rezervacija sukuriama automatiškai, kai išsaugote renginį.

Pastaba: Kambario išskleidžiamajame meniu rodomas kiekvieno kambario pavadinimas ir talpa (pvz., „Bendrystės salė (talpa: 150)"). Tai padeda pasirinkti tinkamą erdvę pagal numatomą lankytojų skaičių.

Automatinis konfliktų aptikimas

TimelyChurch automatiškai tikrina tvarkaraščio konfliktus, kai priskiriate kambarį:

• Jei pasirinktame kambaryje jau yra rezervacija, kuri sutampa su jūsų renginio laiku, pamatysite klaidą: „Pasirinktas kambarys šiuo metu turi rezervacijos konfliktą."
• Konfliktų aptikimas atsižvelgia į paruošimo ir sutvarkymo laiką, sukonfigūruotą kambarių rezervacijose, todėl atsarginis laikas įtraukiamas.
• Redaguojant renginį, sistema neįtraukia paties renginio esamos rezervacijos į konfliktų patikrą, kad ji nepažymėtų pati savęs.

Kambario rezervacijos informacija

Kiekviena kambario rezervacija seka:

Kai kambarys priskiriamas per renginį, rezervacijos būsena automatiškai nustatoma kaip Patvirtinta.

Kambario savybės

Kiekvienas TimelyChurch kambarys gali turėti šias savybes:

• Pavadinimas -- Kambario rodomas pavadinimas.
• Talpa -- Didžiausias žmonių skaičius.
• Pastatas -- Kuriame pastate yra kambarys.
• Aukštas -- Kuriame aukšte.
• Išdėstymas / išplanavimas -- Numatytasis kambario išplanavimas:
  • Šventovės išdėstymas
  • Klasės stiliaus
  • Bendrystės stalai
  • U raidės formos (diskusijoms)
  • Maldos ratas
  • Scenos pristatymo
  • Teatro stiliaus
  • Valdybos posėdžių salė
  • Jaunimo poilsio zonos išdėstymas
  • Vaikų kambario išdėstymas
  • Lankstus / atviros erdvės
• Patogumai -- Prieinama įranga ir savybės:
  • Projektorius, ekranas, baltoji lenta
  • Garso sistema, mikrofonas, pianinas
  • Stalai, kėdės
  • Prieiga prie virtuvės, vaikų kambario langas
  • Pritaikyta neįgaliesiems, oro kondicionavimas
• Spalva -- Spalva kalendoriaus rodymui.

Kambario pastabos, nuotraukos ir priedai

Be rezervacijų, kiekvienas kambarys turi savo veiklos žurnalą, nuotraukų galeriją ir dokumentų saugyklą. Tai padeda ūkio komandoms sekti priežiūrą, dalintis išplanavimo schemomis ir saugoti nuomos sutartis vienoje vietoje.

Kambario pastabos -- Laiko žyma pažymėtas kambario veiklos žurnalas (pvz., „Suplanuotas oro kondicionieriaus remontas", „Įrengtas naujas pianinas").

• Peržiūrėkite kambario pastabų sąrašą.
• Pridėkite pastabą. Prie pastabos gali būti pridėta viena ar kelios nuotraukos.
• Ištrinkite pastabą. Ištrynus pastabą, pašalinamos ir prie jos pridėtos nuotraukos.

Kambario nuotraukos -- Atskira kambario nuotraukų galerija (skirtinga nuo pastabų nuotraukų). Naudinga išplanavimo schemoms, „kaip pastatyta" nuorodinėms nuotraukoms arba rinkodaros nuotraukoms.

• Įkelkite nuotraukas į galeriją.

Kambario priedai -- Dokumentai, susieti su kambariu, tokie kaip aukštų planai, įrangos vadovai, tiekėjų sutartys ar draudimo pažymėjimai.

• Įkelkite dokumentus, kad būtų saugomi kartu su kambariu.

Patarimas: Naudokite kambario pastabas laikui jautriai veiklai (remontams, patikrinimams), nuotraukų galeriją vizualinei nuorodai, o priedus -- nuolatiniams nuorodos dokumentams.

Kambario rezervavimas su pasikartojančiais renginiais

Kuriant pasikartojančius renginius su priskirtu kambariu:

• Kiekvienas sugeneruotas pasikartojimas gauna savo kambario rezervaciją.
• Konfliktų aptikimas vykdomas kiekvienam pasikartojimui atskirai.
• Jei konkretus pasikartojimas turi kambario konfliktą, tas pasikartojimas praleidžiamas, o likusieji sukuriami. Santraukos pranešimas praneša, kiek buvo praleista dėl konfliktų.

Kambario keitimas ar pašalinimas

• Kambario keitimas: Redaguokite renginį, pasirinkite kitą kambarį ir išsaugokite. Sena rezervacija pakeičiama nauja.
• Kambario pašalinimas: Redaguokite renginį, išvalykite kambario pasirinkimą ir išsaugokite. Kambario rezervacija ištrinama.

Įrangos ir išteklių rezervavimas

TimelyChurch taip pat palaiko įrangos ir išteklių rezervavimą renginiams.

Galimos išteklių kategorijos

Ištekliai suskirstyti į kategorijas:

Išteklių savybės

Kiekvienas išteklius turi:

• Pavadinimas -- Kas yra šis išteklius.
• Aprašymas -- Išsami informacija apie išteklių.
• Kategorija -- Iš aukščiau esančių kategorijų.
• Kiekis -- Kiek vienetų yra prieinama. Tai leidžia dalinį rezervavimą (pvz., 10 sulankstomų stalų, o renginys rezervuoja 4).
• Vieta -- Kur laikomas išteklius.
• Rezervuojamas -- Ar išteklių galima rezervuoti.
• Reikalingas patvirtinimas -- Ar rezervacijoms reikia administratoriaus patvirtinimo prieš jas patvirtinant.

Išteklių rezervavimas renginiui

Iš renginio informacijos puslapio galite rezervuoti išteklius:

1. Pereikite į renginio informacijos vaizdą.
2. Išteklių rezervacijos rodomos renginio apžvalgoje, nurodant, kurie ištekliai priskirti.
3. Kiekviena rezervacija seka išteklių, kiekį, laiko intervalą, būseną ir bet kokias pastabas.

Išteklių rezervacijos būsenos

Prieinamumo tikrinimas

Sistema seka išteklių prieinamumą pagal kiekį:

• Jei ištekliaus kiekis yra 10, o 6 jau rezervuoti sutampančiam laikui, liks prieinami tik 4.
• Rezervacijos užklausos, viršijančios prieinamą kiekį, pažymimos kaip konfliktai.

Patarimas: Ištekliai su žyma Reikalingas patvirtinimas suteikia administratoriams galimybę peržiūrėti rezervacijas prieš jas patvirtinant, o tai naudinga brangiai ar ribotai įrangai.