Kambarių ir įrangos rezervacija
TimelyChurch apima kambarių ir įrangos rezervavimo sistemą, kuri tiesiogiai integruojasi su jūsų renginiais. Rezervuokite kambarius pamaldoms ir susitikimams, užsisakykite įrangą, tokią kaip projektoriai ir garso sistemos, ir leiskite sistemai automatiškai tikrinti tvarkaraščio konfliktus.
Kur rasti kambarius ir įrangą
Jūsų bažnyčios kambariai ir įranga nustatomi kairiajame šoniniame meniu skiltyje Patalpos: Patalpos → Kambariai ir Patalpos → Įranga. Pirmiausia ten pridėkite savo kambarius ir įrangą — tada jie atsiranda išskleidžiamajame meniu Kambarys kuriant renginį ir kiekvieno renginio skirtuke Ištekliai.
Patarimas: Kambarys gali turėti savininką — asmenį ar grupę, kuri patvirtina, kai kambarys rezervuojamas per renginio užklausą. Žr. Renginių tipų ir patvirtinimo taisyklių nustatymas.
Kambarių rezervavimas
Kambario priskyrimas renginiui
- Kurdami ar redaguodami renginį, raskite išskleidžiamąjį meniu Kambarys.
- Pasirinkite kambarį iš jūsų bažnyčiai sukonfigūruotų aktyvių kambarių sąrašo.
- Jei jūsų renginys turi tiek pradžios, tiek pabaigos laiką, kambario rezervacija sukuriama automatiškai, kai išsaugote renginį.
Kambarį taip pat galite rezervuoti ar pakeisti vėliau renginio skirtuke Ištekliai: spustelėkite Rezervuoti patalpą (arba Keisti), suraskite kambarį ir pasirinkite jį. Kambariai, tuo pačiu metu rezervuoti kitiems renginiams, rodomi kaip Šiuo metu užsakyta ir jų pasirinkti negalima.
Pastaba: Kambario išskleidžiamajame meniu rodomas kiekvieno kambario pavadinimas ir talpa (pvz., „Bendrystės salė (talpa: 150)"). Tai padeda pasirinkti tinkamą erdvę pagal numatomą lankytojų skaičių.
Automatinis konfliktų aptikimas
TimelyChurch automatiškai tikrina tvarkaraščio konfliktus, kai priskiriate kambarį:
- Jei pasirinktame kambaryje jau yra rezervacija, kuri sutampa su jūsų renginio laiku, pamatysite klaidą: „Pasirinktas kambarys šiuo metu turi rezervacijos konfliktą."
- Konfliktų aptikimas atsižvelgia į paruošimo ir sutvarkymo laiką, sukonfigūruotą kambarių rezervacijose, todėl atsarginis laikas įtraukiamas.
- Redaguojant renginį, sistema neįtraukia paties renginio esamos rezervacijos į konfliktų patikrą, kad ji nepažymėtų pati savęs.
Kambario rezervacijos informacija
Kiekviena kambario rezervacija seka:
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Kambarys | Kuris kambarys rezervuotas. |
| Pradžios laikas | Kada kambario reikia. |
| Pabaigos laikas | Kada kambarys bus atlaisvintas. |
| Paruošimo minutės | Atsarginis laikas prieš renginį kambariui paruošti. |
| Sutvarkymo minutės | Atsarginis laikas po renginio sutvarkymui. |
| Būsena | Laukiama, Patvirtinta arba Atšaukta. |
| Rezervavo | Naudotojas, sukūręs rezervaciją. |
| Pastabos | Bet kokie specialūs nurodymai kambario paruošimui. |
Kai kambarys priskiriamas per renginį, rezervacijos būsena automatiškai nustatoma kaip Patvirtinta.
Kambario savybės
Kiekvienas TimelyChurch kambarys gali turėti šias savybes:
- Pavadinimas -- Kambario rodomas pavadinimas.
- Talpa -- Didžiausias žmonių skaičius.
- Pastatas -- Kuriame pastate yra kambarys.
- Aukštas -- Kuriame aukšte.
- Išdėstymas / išplanavimas -- Numatytasis kambario išplanavimas:
- Šventovės išdėstymas
- Klasės stiliaus
- Bendrystės stalai
- U raidės formos (diskusijoms)
- Maldos ratas
- Scenos pristatymo
- Teatro stiliaus
- Valdybos posėdžių salė
- Jaunimo poilsio zonos išdėstymas
- Vaikų kambario išdėstymas
- Lankstus / atviros erdvės
- Patogumai -- Prieinama įranga ir savybės:
- Projektorius, ekranas, baltoji lenta
- Garso sistema, mikrofonas, pianinas
- Stalai, kėdės
- Prieiga prie virtuvės, vaikų kambario langas
- Pritaikyta neįgaliesiems, oro kondicionavimas
- Spalva -- Spalva kalendoriaus rodymui.
Kambario pastabos, nuotraukos ir priedai
Be rezervacijų, kiekvienas kambarys turi savo veiklos žurnalą, nuotraukų galeriją ir dokumentų saugyklą. Tai padeda ūkio komandoms sekti priežiūrą, dalintis išplanavimo schemomis ir saugoti nuomos sutartis vienoje vietoje.
Kambario pastabos -- Laiko žyma pažymėtas kambario veiklos žurnalas (pvz., „Suplanuotas oro kondicionieriaus remontas", „Įrengtas naujas pianinas").
- Peržiūrėkite kambario pastabų sąrašą.
- Pridėkite pastabą. Prie pastabos gali būti pridėta viena ar kelios nuotraukos.
- Ištrinkite pastabą. Ištrynus pastabą, pašalinamos ir prie jos pridėtos nuotraukos.
Kambario nuotraukos -- Atskira kambario nuotraukų galerija (skirtinga nuo pastabų nuotraukų). Naudinga išplanavimo schemoms, „kaip pastatyta" nuorodinėms nuotraukoms arba rinkodaros nuotraukoms.
- Įkelkite nuotraukas į galeriją.
Kambario priedai -- Dokumentai, susieti su kambariu, tokie kaip aukštų planai, įrangos vadovai, tiekėjų sutartys ar draudimo pažymėjimai.
- Įkelkite dokumentus, kad būtų saugomi kartu su kambariu.
Patarimas: Naudokite kambario pastabas laikui jautriai veiklai (remontams, patikrinimams), nuotraukų galeriją vizualinei nuorodai, o priedus -- nuolatiniams nuorodos dokumentams.
Kambario rezervavimas su pasikartojančiais renginiais
Kai kuriate pasikartojantį renginį su priskirtu kambariu, kambarys patikrinamas kiekvienai datai, kol dar niekas neišsaugota:
- Nė vienoje datoje konflikto nėra -- Pasikartojantis renginys sukuriamas, o kiekviena išsaugant sukurta data gauna savo kambario rezervaciją.
- Konfliktas net vienoje datoje -- Nesukuriama nieko: nei serija, nei datos. Matote pranešimą „Pasirinktas kambarys turi rezervacijos konfliktą su vienu ar keliais šio ciklo pasikartojimais." Tai, ką įvedėte, išlieka, todėl galite pataisyti ir išsaugoti iš naujo.
Kad išspręstumėte konfliktą, pasirinkite kitą kambarį, pakeiskite laiką arba kol kas palikite Kambarys tuščią ir kambarį rezervuokite atskiroms datoms vėliau. Datos nekuriamos po vieną aplink konfliktą, ir jūsų vardu nė viena data nepraleidžiama.
Tai vienodai galioja naudojant Kartojasi skydelyje Sukurti renginį ir formą Sukurti renginių seriją.
Kambario keitimas ar pašalinimas
- Kambario keitimas: Redaguokite renginį, pasirinkite kitą kambarį ir išsaugokite. Sena rezervacija pakeičiama nauja.
- Kambario pašalinimas: Redaguokite renginį, išvalykite kambario pasirinkimą ir išsaugokite. Kambario rezervacija ištrinama.
Įrangos ir išteklių rezervavimas
TimelyChurch taip pat palaiko įrangos ir išteklių rezervavimą renginiams.
Galimos išteklių kategorijos
Ištekliai suskirstyti į kategorijas:
| Kategorija | Pavyzdžiai |
|---|---|
| A/V įranga | Projektoriai, ekranai, nešiojami kompiuteriai |
| Garso įranga | Garsiakalbiai, mikšeriai, mikrofonai |
| Apšvietimas | Scenos šviestuvai, prožektoriai |
| Baldai | Papildomi stalai, kėdės, tribūnos |
| Reikmenys | Komunijos rinkiniai, krikšto reikmenys |
| Transporto priemonės | Bažnyčios mikroautobusai, autobusai |
| Virtuvės įranga | Kavos aparatai, patiekimo padėklai |
| Lauko įranga | Palapinės, tentai, grilai |
| Sporto įranga | Kamuoliai, tinklai, žaidimų rinkiniai |
| Bendra | Įvairūs daiktai |
Išteklių savybės
Kiekvienas išteklius turi:
- Pavadinimas -- Kas yra šis išteklius.
- Aprašymas -- Išsami informacija apie išteklių.
- Kategorija -- Iš aukščiau esančių kategorijų.
- Kiekis -- Kiek vienetų yra prieinama. Tai leidžia dalinį rezervavimą (pvz., 10 sulankstomų stalų, o renginys rezervuoja 4).
- Vieta -- Kur laikomas išteklius.
- Rezervuojamas -- Ar išteklių galima rezervuoti.
- Reikalingas patvirtinimas -- Ar rezervacijoms reikia administratoriaus patvirtinimo prieš jas patvirtinant.
Išteklių rezervavimas renginiui
Įranga rezervuojama renginio skirtuke Ištekliai (jei skirtuko nėra, įjunkite galimybę Ištekliai):
- Atidarykite renginį ir pereikite į skirtuką Ištekliai.
- Skyriuje Įranga spustelėkite Rezervuoti įrangą (arba Rezervuoti).
- Suraskite daiktą ir pasirinkite jį. Daiktai, tuo pačiu metu rezervuoti kitiems renginiams, rodo sumažintą prieinamumą.
- Rezervacija atsiranda šio renginio sąraše. Kiekviena rezervacija seka išteklių, kiekį, laiko intervalą, būseną ir bet kokias pastabas.
Išteklių rezervacijos būsenos
| Būsena | Aprašymas |
|---|---|
| Laukiama | Laukiama administratoriaus patvirtinimo (ištekliams, kuriems reikia patvirtinimo). |
| Patvirtinta | Patvirtinta ir rezervuota. |
| Atmesta | Rezervacijos užklausa atmesta, su neprivaloma priežastimi. |
| Atšaukta | Rezervacija atšaukta. |
Kai kas nors užsako išteklių, kuriam reikia patvirtinimo, kiekvienas, kurio rolė gali redaguoti Išteklius ir įrangą, gauna pranešimą programėlėje ir el. laišką apie užklausą. Užklausos pateikėjas gauna pranešimą ir el. laišką, kai rezervacija patvirtinama arba atmetama. (El. laiškuose naudojami jūsų bažnyčios rezervacijų el. laiškų šablonai, todėl jie siunčiami tik kol tie šablonai aktyvūs.)
Prieinamumo tikrinimas
Sistema seka išteklių prieinamumą pagal kiekį:
- Jei ištekliaus kiekis yra 10, o 6 jau rezervuoti sutampančiam laikui, liks prieinami tik 4.
- Rezervacijos užklausos, viršijančios prieinamą kiekį, pažymimos kaip konfliktai.
Patarimas: Ištekliai su žyma Reikalingas patvirtinimas suteikia administratoriams galimybę peržiūrėti rezervacijas prieš jas patvirtinant, o tai naudinga brangiai ar ribotai įrangai.
Kambariai ir įranga seka renginį
- Įranga seka savo renginį. Kai renginys perkeliamas (formoje arba tempiant kalendoriuje), jo įrangos rezervacija persikelia kartu. Jei naujam laikui trūksta atsargų, rezervacija grįžta į būseną Laukiama, o ne lieka patvirtinta. (8.205.304)
- Renginio atšaukimas ar ištrynimas atlaisvina jo įrangą. Rezervacijos nebelieka Patvirtintos, kai renginio nebėra. Atšaukto renginio atnaujinimas įrangos nerezervuoja iš naujo (kaip ir kambarių). (8.205.304)
- Negalima sumažinti daikto kiekio žemiau jau patvirtinto būsimiems renginiams. Matote pranešimą ir lauko klaidą. (8.205.304)
- Rezervacijos rodo tikrąją būseną ir savo renginį. Laukianti rezervacija žymima „Laukia patvirtinimo“, o Atmesta ir Atlaisvinta turi savo žymas vietoj žalio „Rezervuota“. Atšaukto renginio kambarys žymimas „Atlaisvinta“. Įrangos ir kambarių rezervacijų sąrašai bei kortelės „Reikia dėmesio“ nuveda į renginį, bet tik tiems, kurie gali tą renginį matyti. (8.205.304)
- Du vienu metu išsaugantys žmonės negali rezervuoti dukart. Kai data perkeliama, ją lydinčios kambario ir įrangos rezervacijos tikrinimo metu užrakinamos. (8.205.306)
Paskutinį kartą atnaujinta: 2026-10-21 (8.205.306).