Kaip organizuojamas savanorių planavimas
TimelyChurch organizuoja savanorių planavimą aplink renginį -- datuotą darbo erdvę, kurioje sukoncentruota viskas, kas tą dieną vyksta. Šiame straipsnyje aprašomos penkios sąvokos, sudarančios šį modelį, ir parodoma tiksliai, kur kiekviena iš jų yra administratoriaus panelėje.
Penkios sąvokos
TimelyChurch savanorių planavimas nusileidžia iki vos penkių dalykų:
| Sąvoka | Kas tai yra | Kur tai yra |
|---|---|---|
| Renginys | Vienas pasikartojimas (pvz., „Sekmadienio šlovinimas -- gegužės 11 d."). Centras viskam, kas vyksta tą dieną. | Planavimas > Renginiai > pasirinkite renginį |
| Serija | Pasikartojantis šablonas, generuojantis renginius (pvz., „Sekmadienio šlovinimas, kiekvieną sekmadienį 10 val."). | Planavimas > Renginiai, tada ⋮ Daugiau → Renginių serija (viršuje dešinėje) |
| Komanda | Žmonių grupė, tarnaujanti kartu (pvz., Šlovinimo komanda, Svetingumo komanda). | Žmonės > Grupės (filtruoti pagal tipą: Komanda) |
| Pozicija | Rolė komandoje (pvz., Garso technikas, Sveikintojas, Pagrindinis vokalistas). | Kiekvienoje komandoje |
| Priskyrimas | Konkretus žmogus, suplanuotas užimti konkrečią poziciją konkrečiame renginyje. | Skirtukas Tarnavimas kiekviename renginyje |
Skaitykite iš kairės į dešinę: komanda turi pozicijas, renginį generuoja serija, o renginio pozicijas užpildote kurdami priskyrimus renginio skirtuke Tarnavimas. Tai visas modelis.
Kur rasti kiekvieną dalį
Pilnas administratoriaus panelės vietų žemėlapis:
- Renginiai -- šoninės juostos skiltis Planavimas > Renginiai.
- Grafiko tinklelis (kelių renginių tinklelis, rodantis, kas ir kada tarnauja) -- Planavimas > Grafiko tinklelis šoninėje juostoje arba mygtukas Grafiko tinklelis puslapio Renginiai viršuje.
- Renginių serija -- puslapyje Renginiai atidarykite meniu ⋮ Daugiau ir spustelėkite Renginių serija. Iš ten galite sukurti naują seriją, redaguoti esamą arba vienu metu paleisti Užpildyti visus renginius automatiškai visiems būsimiems pasikartojimams.
- Komandos -- šoninės juostos skiltis Žmonės > Grupės, tada filtruoti pagal tipą: Komanda.
- Komandos grafiko šablonai -- atidarykite komandą ir spustelėkite skirtuką Šablonai. Čia nustatote automatiškai pritaikomus pozicijų sąrašus kiekvienam renginio tipui.
- Šablonai (dienos šablonai, serijų šablonai, tarnavimo šablonai) -- puslapyje Renginiai ⋮ Daugiau → Šablonai.
- Grafiko sudarymo nustatymai -- komandos skirtuke Informacija. Čia įjungiate Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako, nustatote priminimus ir pasirenkate, kiek iš anksto žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti.
- Atviros pozicijos -- bet kuriame renginyje, skirtukas Tarnavimas; per visus renginius -- atviri (·) langeliai Grafiko tinklelyje.
- Reikia dėmesio -- aukščiausio lygio elementas administratoriaus šoninėje juostoje. Jo skirtukas Grafiko sudarymas surenka renginių prašymus, klasių grafikus be mokytojo, mokytojų pavadavimo užklausas ir paruošimo užduotis per visus renginius.
Tipinė darbo eiga
Įprasta savaitė dabar atrodo taip:
- Serija sugeneruoja renginį. Sekmadienio šlovinimas yra serija, todėl gegužės 11 d. renginys jau egzistuoja su tinkamu laiku, patalpa ir (jei turite komandos šabloną) iš anksto įkeltomis tinkamomis tarnavimo pozicijomis.
- Komandos šablonai iš anksto užpildo pozicijas. Jei turite Komandos grafiko šabloną, kuris automatiškai pritaikomas Šlovinimo renginio tipams, gegužės 11 d. jau turi vietas Garsui, Sveikintojams, Vokalams ir pan. -- jums nereikėjo jų pridėti.
- Automatinis užpildymas parenka savanorius. Renginio skirtuke Tarnavimas spustelėkite Užpildyti visus automatiškai (arba atlikite tai visai serijai iš karto per Užpildyti visus renginius automatiškai serijos puslapyje).
- Savanoriai sužino ir atsako. Kiekvienam savanoriui pranešama, kad jis suplanuotas, kai data patenka į jo komandos pranešimo langą (pagal numatytuosius nustatymus 30 dienų), per Telegram arba el. paštu, ir jis paliečia priimti arba atsisakyti. Jei kas nors atsisako, komandos nustatymas Automatiškai parinkti pakaitą gali automatiškai pakviesti kitą žmogų.
- Vadovai sutvarko likučius. Viskas, kas vis dar atvira, rodoma Grafiko tinklelyje; užpildykite tai su Priskirti, užpildymo prašymu arba iš Telegram su
/openslots.
Tai visas ciklas. Tik renginys, komandos nuolatinės pozicijos ir keli išmanieji numatytieji nustatymai.
Ką skaityti toliau
- Komandos grafiko šablonai -- nustatykite šabloną vieną kartą, ir kiekvienas naujas to tipo renginys atsiras jau iš anksto įkeltas. Vienintelis didžiausias laiko taupymo veiksnys savanorių sistemoje.
- Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai -- trys administratoriaus funkcijos, kurios už jus tvarko atsisakymus ir nebuvimus.
- Renginio serijos kūrimas su šablonu -- praleiskite spėliones dėl pasikartojimo modelio ir pradėkite nuo žinomai geros formos.
- Savanorių planavimas renginiams -- pilna nuoroda apie pozicijų pridėjimą ir žmonių priskyrimą.
Patarimas: Jei turite laiko nustatyti tik vieną dalyką, nustatykite Komandos grafiko šabloną. Tai vienintelis pakeitimas, paverčiantis „turiu pridėti tas pačias penkias pozicijas kiekvienam sekmadienio renginiui" į „man niekada daugiau nereikės pridėti pozicijos sekmadienio renginiui".