Kaip organizuojamas savanorių planavimas
TimelyChurch organizuoja savanorių planavimą aplink renginį -- datuotą darbo erdvę, kurioje sukoncentruota viskas, kas tą dieną vyksta. Šiame straipsnyje aprašomos penkios sąvokos, sudarančios šį modelį, ir parodoma tiksliai, kur kiekviena iš jų yra administratoriaus panelėje.
Penkios sąvokos
TimelyChurch savanorių planavimas nusileidžia iki vos penkių dalykų:
| Sąvoka | Kas tai yra | Kur tai yra |
|---|---|---|
| Renginys | Vienas pasikartojimas (pvz., „Sekmadienio šlovinimas -- gegužės 11 d."). Centras viskam, kas vyksta tą dieną. | Planavimas > Renginiai > pasirinkite renginį |
| Serija | Pasikartojantis šablonas, generuojantis renginius (pvz., „Sekmadienio šlovinimas, kiekvieną sekmadienį 10 val."). | Planavimas > Renginiai, tada mygtukas Renginių serija (viršuje dešinėje) |
| Komanda | Žmonių grupė, tarnaujanti kartu (pvz., Šlovinimo komanda, Svetingumo komanda). | Žmonės > Grupės (filtruoti pagal tipą: Komanda) |
| Pozicija | Rolė komandoje (pvz., Garso technikas, Sveikintojas, Pagrindinis vokalistas). | Kiekvienoje komandoje |
| Priskyrimas | Konkretus žmogus, suplanuotas užimti konkrečią poziciją konkrečiame renginyje. | Skirtukas Tarnavimas kiekviename renginyje |
Skaitykite iš kairės į dešinę: komanda turi pozicijas, renginį generuoja serija, o renginio pozicijas užpildote kurdami priskyrimus renginio skirtuke Tarnavimas. Tai visas modelis.
Kur rasti kiekvieną dalį
Pilnas administratoriaus panelės vietų žemėlapis:
- Renginiai -- šoninės juostos skiltis Planavimas > Renginiai.
- Grafiko tinklelis (kelių renginių tinklelis, rodantis, kas ir kada tarnauja) -- puslapyje Renginiai spustelėkite mygtuką Grafiko tinklelis viršuje dešinėje.
- Renginių serija -- puslapyje Renginiai spustelėkite mygtuką Renginių serija viršuje dešinėje. Iš ten galite sukurti naują seriją, redaguoti esamą arba vienu metu paleisti Automatinį serijos užpildymą visiems būsimiems pasikartojimams.
- Komandos -- šoninės juostos skiltis Žmonės > Grupės, tada filtruoti pagal tipą: Komanda.
- Komandos grafiko šablonai -- atidarykite komandą ir spustelėkite skirtuką Šablonai. Čia nustatote automatiškai pritaikomus pozicijų sąrašus kiekvienam renginio tipui.
- Kaskadinio automatinio užpildymo jungiklis -- komandos skirtuke Informacija, planavimo nustatymų kortelėje. Įjunkite tai, kad sistema automatiškai parinktų pakaitalus, kai kas nors atsisako.
- Atviros pozicijos / tarnavimo poreikiai -- bet kuriame renginyje, skirtukas Tarnavimas.
- Reikia dėmesio -- aukščiausio lygio elementas administratoriaus šoninėje juostoje. Vienas skydelis neužpildytoms pozicijoms, atviroms pavadavimo užklausoms ir pasiruošimo užduotims per visus renginius.
- Pavadavimo užklausos -- matomos kiekvieno renginio skirtuke Tarnavimas ir suvestos skydelyje Reikia dėmesio.
Tipinė darbo eiga
Įprasta savaitė dabar atrodo taip:
- Serija sugeneruoja renginį. Sekmadienio šlovinimas yra serija, todėl gegužės 11 d. renginys jau egzistuoja su tinkamu laiku, patalpa ir (jei turite komandos šabloną) iš anksto įkeltomis tinkamomis tarnavimo pozicijomis.
- Komandos šablonai iš anksto užpildo pozicijas. Jei turite Komandos grafiko šabloną, kuris automatiškai pritaikomas Šlovinimo renginio tipams, gegužės 11 d. jau turi vietas Garsui, Sveikintojams, Vokalams ir pan. -- jums nereikėjo jų pridėti.
- Automatinis užpildymas parenka savanorius. Renginio skirtuke Tarnavimas spustelėkite Užpildyti visus automatiškai (arba atlikite tai visai serijai iš karto serijos puslapyje).
- Savanoriai priima arba atsisako. Jie gauna el. laišką; jei kas nors atsisako, komandos kaskadinio automatinio užpildymo nustatymas gali automatiškai parinkti pakaitalą.
- Pavadavimo užklausos sutvarko likučius. Viskas, ko nepavyksta užpildyti kaskada, pasirodo skydelyje Reikia dėmesio su vieno paspaudimo funkcija „Pakviesti pavaduojančius mokytojus".
Tai visas ciklas. Tik renginys, komandos nuolatinės pozicijos ir keli išmanieji numatytieji nustatymai.
Ką skaityti toliau
- Komandos grafiko šablonai -- nustatykite šabloną vieną kartą, ir kiekvienas naujas to tipo renginys atsiras jau iš anksto įkeltas. Vienintelis didžiausias laiko taupymo veiksnys savanorių sistemoje.
- Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai -- trys administratoriaus funkcijos, kurios už jus tvarko atsisakymus ir nebuvimus.
- Renginio serijos kūrimas su šablonu -- praleiskite spėliones dėl pasikartojimo taisyklių ir pradėkite nuo žinomai geros formos.
- Savanorių planavimas renginiams -- pilna nuoroda apie tarnavimo poreikių pridėjimą ir žmonių priskyrimą.
Patarimas: Jei turite laiko nustatyti tik vieną dalyką, nustatykite Komandos grafiko šabloną. Tai vienintelis pakeitimas, paverčiantis „turiu pridėti tas pačias penkias pozicijas kiekvienam sekmadienio renginiui" į „man niekada daugiau nereikės pridėti pozicijos sekmadienio renginiui".