Grąžinimai ir ginčijami mokėjimai

Šis straipsnis padeda iždininkams ir bažnyčios administratoriams suprasti, kas nutinka, kai grąžinama internetinė auka, kai aukotojas ginčija nurašymą, arba kai kortelės išdavėjas pateikia ginčijamą mokėjimą (chargeback). TimelyChurch dabar atlieka sunkiausią darbą už jus: galite išduoti grąžinimą tiesiai iš aukos puslapio, o platforma automatiškai sinchronizuoja pakeitimą jūsų įrašuose — auka, paskirstymai, apskaitos operacijos, pažado įvykdymas ir aukų ataskaitos atnaujinami per kelias sekundes. Rankinio sutvarkymo nereikia.

Grąžinimai automatiškai sinchronizuojami.

Kai internetinė (Stripe) auka grąžinama — arba programoje esančiu mygtuku Grąžinimas, arba iš Stripe skydelio — TimelyChurch apdoroja grąžinimą, o tada:

1. Pažymi auką kaip grąžintą, įrašydama grąžinimo sumą, priežastį ir statusą.
2. Atšaukia pažado įvykdymą grąžinimo suma.
3. Sukuria priešpriešines apskaitos operacijas, datuotas šia diena (mes niekada neredaguojame istorinių suderintų ar uždaryto laikotarpio operacijų — vietoj to registruojame priešpriešinį įrašą, kuris einamojo laikotarpio ataskaitose subalansuoja grąžinimą, tuo pat metu išsaugant originalų audito pėdsaką).
4. Proporcingai atšaukia platformos mokestį ir įskaito jį atgal į jūsų knygas.
5. Automatiškai neįtraukia grąžintos aukos į aukų ataskaitas — aukotojai nematys grąžintų dovanų mokesčių atskaitos įrašuose.

Programoje esantis mygtukas Grąžinimas prieinamas aukos detalų puslapyje bet kuriai internetinei Stripe aukai, kuri dar nebuvo grąžinta.

Kada gali prireikti grąžinti auką

Dažni scenarijai:

• Aukotojas įvedė neteisingą sumą (pvz., 1000 USD vietoj 100 USD).
• Aukotojas du kartus spustelėjo ir buvo nurašyta dukart.
• Aukotojas paskyrė auką netinkamam fondui ir paprašė bažnyčios ją perdaryti.
• Aukotojas prašo grąžinimo dėl asmeninių priežasčių (pagal jūsų bažnyčios grąžinimo politiką).
• Sielovados ar sukčiavimo abejonė reikalauja atšaukti nurašymą.

Internetinei Stripe aukai paprasčiausias kelias -- programoje esantis mygtukas Grąžinimas (žr. žemiau) -- jis išduoda Stripe grąžinimą ir vienu žingsniu atnaujina visus jūsų įrašus. Neinternetinėms/rankinėms aukoms (grynieji, čekis ar bet kokia ranka užregistruota auka be Stripe nurašymo) nėra kortelės mokėjimo, kurį reikėtų atšaukti, todėl įrašą koreguojate tiesiogiai naudodami Redaguoti arba Ištrinti.

Kaip išduoti grąžinimą TimelyChurch sistemoje (internetinės Stripe aukos)

1. Šoninėje juostoje eikite į Finansai > Aukojimas.
2. Ieškokite pagal aukotojo vardą, el. paštą ar Aukojimo ID (pvz., DON-2026-00123) ir atidarykite aukos detalų puslapį.
3. Spustelėkite mygtuką Grąžinimas puslapio viršuje. (Šis mygtukas rodomas tik internetinėms Stripe aukoms, kurios dar nebuvo grąžintos.)
4. Grąžinimo lange palikite sumą tuščią, kad grąžintumėte visą bažnyčios gautą sumą, arba įveskite mažesnę sumą daliniam grąžinimui.
5. Pasirinktinai pasirinkite priežastį (Užklausė aukotojas, Dvigubas nurašymas arba Sukčiavimas).
6. Spustelėkite Grąžinti lėšas, kad patvirtintumėte.

TimelyChurch siunčia grąžinimą į Stripe, kuris grąžina pinigus į aukotojo pradinį mokėjimo būdą (paprastai per 5-10 darbo dienų), o tada automatiškai atnaujina auką, fondo paskirstymus, pažado įvykdymą, kampanijos bendras sumas, apskaitos įrašus ir aukų ataskaitą.

Apie apdorojimo mokestį: Kortelių apdorojimo mokesčius ima Stripe (mokėjimų procesorius), ne TimelyChurch, ir Stripe negrąžina savo apdorojimo mokesčio grąžinimo atveju. Todėl grąžinimas apribojamas iki neto sumos, kurią bažnyčia iš tikrųjų gavo (bruto atėmus Stripe mokestį). Platformos mokestis, kurį kitu atveju pasiimtų TimelyChurch, grąžinamas proporcingai ir įskaitomas atgal į jūsų knygas.

Kaip išduoti grąžinimą iš Stripe skydelio (alternatyva)

Grąžinti taip pat galite tiesiogiai iš Stripe -- rezultatas sinchronizuojasi atgal į TimelyChurch tuo pačiu būdu.

1. Atidarykite Stripe skydelį. Nuoroda yra TimelyChurch skiltyje Finansai > Stripe Connect nustatymai (ieškokite „Stripe skydelis").
2. Eikite į Payments ir suraskite mokėjimą. Galite ieškoti pagal sumą, datą ar aukotojo el. paštą.
3. Spustelėkite mokėjimą, spustelėkite Refund payment, pasirinkite Full refund arba Partial refund ir patvirtinkite.
4. Stripe apdoroja grąžinimą į aukotojo pradinį mokėjimo būdą.

Kai grąžinimas užbaigiamas, Stripe praneša TimelyChurch, kuris paleidžia tą pačią automatinę grandinę, aprašytą aukščiau.

Ką TimelyChurch automatiškai atnaujina po grąžinimo

Tai anksčiau buvo dalis, kuri nustebindavo naujus iždininkus -- senesnėse versijose nieko iš to nebuvo atnaujinama, ir reikėdavo sutvarkyti rankiniu būdu. Internetinėms Stripe aukoms taip nebėra. Kai Stripe auka grąžinama (programoje esančiu mygtuku ar Stripe skydeliu), visa tai už jus sutvarkoma:

Trumpai tariant: internetinei Stripe aukai grąžinimas yra vieno žingsnio veiksmas, o jūsų knygos savaime lieka tikslios. Jums nebereikia rankiniu būdu ištrinti aukos, atšaukti apskaitos įrašų ar iš naujo generuoti ataskaitos.

Kvito el. laiškas jau išsiųstas. Jau pristatyto kvito el. laiško atšaukti negalima. Jei aukotojas turi kvitą už auką, kuri vėliau buvo grąžinta, galbūt norėsite jam nusiųsti trumpą pranešimą. Tačiau jo metų pabaigos aukų ataskaita teisingai neįtrauks grąžintos sumos.

Neinternetinės ir rankinės aukos (be Stripe nurašymo)

Programoje esantis mygtukas Grąžinimas ir automatinė sinchronizacija taikomi tik internetinėms Stripe aukoms -- aukoms, turinčioms Stripe nurašymo įrašą. Grynųjų, čekių ar kitų rankiniu būdu registruotų aukų atveju nėra kortelės mokėjimo, kurį reikėtų atšaukti. Norėdami ištaisyti tokią auką:

1. Eikite į Finansai > Aukojimas ir atidarykite auką.
2. Norėdami visiškai anuliuoti auką, naudokite Ištrinti auką (meniu „Daugiau veiksmų"). Tai minkštai ištrina įrašą ir pašalina jo paskirstymus bei susijusias apskaitos operacijas. Suderintos operacijos išsaugomos, kad apsaugotų jūsų suderinimo istoriją.
3. Norėdami sumažinti sumą (dalinis pataisymas), spustelėkite Redaguoti, sumažinkite bendrą sumą ir atitinkamai pakoreguokite fondo paskirstymus. Pridėkite pastabą, paaiškinančią pakeitimą ir datą.

Jei ištrynėte rankinę auką, kurios apskaitos operacija jau buvo suderinta, ta operacija išsaugoma. Tokiu atveju eikite į Finansai > Apskaita, raskite pajamų operaciją, susietą su aukos Aukojimo ID, ir sukurkite priešpriešinį išlaidų ar koregavimo įrašą pataisytai sumai, datuotą pataisymo atlikimo diena, su aiškiu aprašymu.

Ginčijami mokėjimai (Chargebacks)

Ginčijamas mokėjimas įvyksta, kai aukotojas ginčija nurašymą tiesiogiai su savo kortelės išdavėju (o ne prašo jūsų bažnyčios grąžinimo). Kortelių tinklas atšaukia lėšas iš jūsų bažnyčios Stripe likučio, o Stripe ima ginčo mokestį nepriklausomai nuo rezultato.

Kaip TimelyChurch tvarko ginčijamus mokėjimus

Stripe praneša TimelyChurch, kai ginčas pasikeičia, ir sistema reaguoja automatiškai:

• Kai ginčas atidaromas, auka pažymima kaip laukianti grąžinimo, todėl nustoja būti skaičiuojama į aukojimo bendras sumas, o bet kokie susieti pažado ir kampanijos skaičiavimai atšaukiami ginčo trukmei. Bažnyčios administratoriai įspėjami programoje.
• Kai ginčas uždaromas:
  • Jei bažnyčia laimėjo, laukimo grąžinimo statusas panaikinamas, o aukos, pažado ir kampanijos bendros sumos atkuriamos.
  • Jei bažnyčia pralaimėjo, lėšas Stripe pasiėmė atgal, auka lieka pažymėta kaip grąžinta, o atitinkamos priešpriešinės apskaitos operacijos registruojamos, kad didžioji knyga atspindėtų prarastas lėšas.

Jums vis tiek verta sekti Stripe skydelį, kuriame rodoma ginčo priežastis ir kuriame galite atsakyti, tačiau TimelyChurch išlaiko jūsų aukos, pažado, kampanijos ir apskaitos įrašus sinchronizuotus, kol ginčas vystosi.

Atsakymas į ginčijamą mokėjimą

1. Iškart patikrinkite Stripe — Stripe skydelis rodo ginčo priežastį (pvz., „sukčiavimas," „dublikatas," „produktas negautas"). Aukoms dažniausiai nurodoma „sukčiavimas."
2. Nuspręskite, ar ginčyti, ar sutikti:
   • Jei aukotojas iš tikrųjų ketino aukoti ir įvyko nesusipratimas, susisiekite su aukotoju tiesiogiai. Jis gali atsiimti ginčą per savo banką.
   • Jei sutinkate su ginčijamu mokėjimu, Stripe nurašo iš jūsų sąskaitos, ir byla uždaroma. Prarasite lėšas plius ginčo mokestį.
   • Jei ginčijate, Stripe sistemoje pateikiate įrodymus (aukos įrašą iš TimelyChurch, kvito el. laišką, ankstesnę aukojimo istoriją, aukotojo kontaktinius duomenis, fondo paskirstymą ir kt.). Stripe persiunčia jūsų įrodymus kortelių tinklui.
3. Rankinio sutvarkymo nereikia — Nesvarbu, ar ginčijate ir pralaimite, ar sutinkate, TimelyChurch automatiškai suderina auką, paskirstymą, apskaitos įrašą, pažadą ir ataskaitą, kai Stripe uždaro ginčą. Tiesiog po to patvirtinkite, kad įrašai atrodo teisingai.

Ginčijamų mokėjimų prevencija

• Įsitikinkite, kad jūsų bažnyčios pavadinimas ir išrašo aprašas Stripe sistemoje yra atpažįstamas. Neaiškus aprašas priverčia aukotojus manyti, kad nurašymas yra sukčiavimas.
• Siųskite greitą kvito el. laišką, kad aukotojai turėtų įrašą (TimelyChurch tai daro automatiškai, kai pateikiamas el. paštas).
• Palaikykite savo aukojimo puslapio prekės ženklą, kad aukotojai aiškiai žinotų, kam jie aukojo.
• Greitai atsakykite į bet kokią aukotojo užklausą apie nurašymą. Atsakymas per 24 valandas dažnai užkerta kelią ginčijamam mokėjimui.

Vidinis dokumentavimas

Nors įrašai sinchronizuojami automatiškai, gera praktika yra pažymėti reikšmingus grąžinimus ir ginčijamus mokėjimus savo bažnyčios finansų žurnale:

• Originalus Aukojimo ID
• Grąžinimo ar ginčo data
• Suma
• Priežastis
• Kas leido grąžinimą (programoje atliktiems grąžinimams tai registruojama su administratoriaus naudotojo paskyra)

Tai apsaugo bažnyčią, jei grąžinimą kada nors užginčytų aukotojas, auditorius ar valdybos narys.

Susiję straipsniai

• Stripe apdorojimo mokesčiai
• Aukojimo internetu nustatymas
• Aukų registravimas
• Aukų ataskaitos