Savanorių pranešimai
TimelyChurch siunčia el. laiškų pranešimus, kad informuotų savanorius apie jų priskyrimus ir supaprastintų priėmimo/atsisakymo eigą. Šiame straipsnyje aprašomi visi pranešimų tipai, kaip jie veikia ir kaip juos valdyti.
Pranešimų tipai
1. Priskyrimo užklausos el. laiškas
Suveikia, kai: Savanoris priskiriamas tarnavimo pozicijai (rankiniu būdu administratoriaus arba per automatinį planavimą).
El. laiško tema: „Tarnavimo užklausa: [Pozicijos pavadinimas] - [Renginio pavadinimas]"
El. laiško turinys:
- Savanorio vardas
- Renginio pavadinimas
- Renginio data (formatuota kaip savaitės diena, pilna data -- pvz., „Sekmadienis, 2026 m. kovo 15 d.")
- Renginio laikas (pvz., „9:00 - 11:00")
- Renginio vieta (jei nustatyta)
- Pozicijos pavadinimas (pvz., „Garso technikas")
- Kas jį priskyrė (administratoriaus vardas, jei taikoma)
- Bažnyčios pavadinimas
- Priėmimo mygtukas -- Pasirašytas URL, patvirtinantis priskyrimą vienu paspaudimu
- Atsisakymo mygtukas -- Pasirašytas URL, atsisakantis priskyrimo vienu paspaudimu
- Nuoroda į nario portalo tarnavimo puslapį
- Nuoroda į prieinamumo valdymo puslapį
Svarbios detalės:
- Priėmimo ir atsisakymo URL yra laiko ribotos pasirašytos nuorodos, kurios nustoja galioti po 7 dienų.
- Paspaudus priėmimo nuorodą, priskyrimo būsena pasikeičia į „Patvirtinta" ir atnaujinama tarnavimo statistika.
- Paspaudus atsisakymo nuorodą, priskyrimo būsena pasikeičia į „Atsisakyta" ir gali suveikti pavadavimo užklausa.
- Norint priimti ar atsisakyti, prisijungti nereikia -- autentifikaciją atlieka pasirašyta nuoroda.
2. Savanorio priminimo el. laiškas
Suveikia, kai:
- Automatiškai kiekvieną dieną 18:00, kiekvienam patvirtintam savanoriui, kuris tarnauja kitą dieną. TimelyChurch tai paleidžia automatiškai (žr. Automatizacija ir suplanuotos užduotys).
- Rankiniu būdu, kai administratorius spusteli Siųsti priminimus renginio skirtuke Tarnavimas.
El. laiško tema: „Priminimas: jūs tarnaujate [laikas] - [Renginio pavadinimas]"
Laikas apskaičiuojamas automatiškai:
- „šiandien", jei renginys tą pačią dieną
- „rytoj", jei renginys kitą dieną
- „po X dienų" tolimesniems renginiams (pvz., „po 3 dienų")
El. laiško turinys:
- Savanorio vardas
- Renginio pavadinimas
- Renginio data ir laikas
- Renginio vieta
- Pozicijos pavadinimas
- Kiek liko iki renginio (pvz., „rytoj", „po 3 dienų")
- Bažnyčios pavadinimas
- Nuoroda į nario portalo tarnavimo puslapį
Kas jį gauna: Tik savanoriai su Patvirtinta būsena šiam renginiui. Laukiantys ir atsisakę savanoriai priminimų negauna.
Praleisti savanoriai: Savanoriai be el. pašto adreso įraše praleidžiami. Administratoriui rodomas praleistų skaičius.
3. Pavadavimo užklausos pranešimas
Suveikia, kai: Administratorius pakviečia konkrečius savanorius užpildyti atvirą pavadavimo užklausą.
El. laiško turinys:
- Renginio pavadinimas ir data
- Pozicija, kurią reikia užpildyti
- Kodėl reikalingas pavaduotojas
- Skubumo lygis
- Nuoroda atsakyti
4. Renginio pakeitimo pranešimas
Suveikia, kai: Pasikeičia renginio duomenys (data, laikas ar vieta) ir administratorius pasirenka pranešti.
Kas jį gauna: Visi patvirtinti savanoriai, priskirti tam renginiui.
El. laiško turinys: Informacija apie tai, kas pasikeitė, ir atnaujinta renginio informacija.
5. Masinis pranešimas
Suveikia, kai: Administratorius siunčia masinę žinutę savanoriams per pasirinktus renginius.
Kas jį gauna: Visi savanoriai su laukiamais ar patvirtintais priskyrimais pasirinktiems renginiams, turintys el. pašto adresą.
6. Pasikeitimo prašymo pranešimai
Suveikia, kai: Savanoris paprašo pasikeisti savo priskyrimu su kitu komandos nariu per narių portalą (žr. Pasikeitimo ir perleidimo prašymai).
Kas jį gauna:
- Tikslinis savanoris informuojamas, kad kažkas nori su juo pasikeisti pamainomis, su priėmimo ir atsisakymo veiksmais portale.
- Užklausėjas informuojamas, kai tikslinis asmuo priima ar atsisako.
Jei pasikeitimas priimamas, abu priskyrimai grąžinami į būseną Laukiama, kad kiekvienas savanoris galėtų iš naujo patvirtinti savo naują įsipareigojimą, o tai vėl suaktyvina standartinę Priskyrimo užklausos el. laiško eigą.
Priminimų siuntimas
Automatiniai kasdieniai priminimai (18:00)
Pagal numatytuosius nustatymus TimelyChurch automatiškai siunčia el. laišką kiekvienam patvirtintam savanoriui vakarą prieš jo priskyrimą. Priminimas veikia kiekvieną dieną 18:00 ir peržiūri visus kitai dienai suplanuotus renginius. Jums nereikia nieko daryti, kad tai įjungtumėte -- tai veikia pagal numatytuosius nustatymus.
Ką jis daro:
- Suranda kiekvieną priskyrimą su būsena Patvirtinta rytojaus renginiams.
- Siunčia kiekvienam savanoriui standartinį savanorio priminimo el. laišką.
- Įrašo, kada kiekvienas priminimas buvo išsiųstas, kad administratorių srityje matytumėte, kada kiekvienas asmuo paskutinį kartą buvo primintas.
Laukiantys ir atsisakyti priskyrimai praleidžiami, o savanoriai be el. pašto adreso praleidžiami tyliai. Visą suplanuotų užduočių sąrašą ir kaip patikrinti jų žurnalus rasite čia: Automatizacija ir suplanuotos užduotys.
Rankiniai priminimai vienam renginiui
Priminimus taip pat galite paleisti bet kada pagal poreikį:
- Atidarykite renginį ir eikite į skirtuką Tarnavimas.
- Spustelėkite mygtuką Siųsti priminimus.
- Sistema išsiunčia priminimo el. laišką kiekvienam patvirtintam šio renginio savanoriui.
- Pamatysite santrauką: „Išsiųsta X priminimas(-ai) (praleista Y - nėra el. pašto)."
Tai naudinga, kai norite priminti žmonėms anksčiau nei automatinis 18:00 paleidimas -- pavyzdžiui, ketvirtadienį dėl sekmadienio ryto pamaldų.
Priminimo elgsena (rankinė arba automatinė)
- Priminimai siunčiami tik patvirtintiems savanoriams (ne laukiantiems ar atsisakiusiems).
- Savanoriai be el. pašto adreso praleidžiami.
- Nepavykę siuntimai įrašomi, bet nesustabdo proceso kitiems savanoriams.
Priėmimo/atsisakymo eiga
Priėmimo/atsisakymo eiga sukurta taip, kad būtų kuo paprastesnė savanoriams:
Iš savanorio perspektyvos
- Ateina el. laiško pranešimas su priskyrimo duomenimis.
- Savanoris spusteli Priimti arba Atsisakyti tiesiogiai el. laiške.
- Priimti: Priskyrimo būsena pasikeičia į „Patvirtinta". Savanoris mato patvirtinimo puslapį.
- Atsisakyti: Savanoris gali neprivalomai nurodyti priežastį. Priskyrimo būsena pasikeičia į „Atsisakyta".
- Arba savanoris gali prisijungti prie Nario portalo ir valdyti savo priskyrimus puslapyje Mano tarnavimas.
Iš portalo
- Savanoris prisijungia ir eina į Mano tarnavimas.
- Jis mato būsimų priskyrimų sąrašą, suskirstytą pagal būseną.
- Laukiamiems priskyrimams jis gali spustelėti Patvirtinti arba Atsisakyti.
- Patvirtintiems priskyrimams jis gali Registruotis, kai vyksta renginys (nuo 2 valandų iki renginio pradžios iki renginio pabaigos).
Kas nutinka atsisakius
Kai savanoris atsisako:
- Priskyrimo būsena pasikeičia į „Atsisakyta".
- Atsisakymo priežastis (jei nurodyta) įrašoma.
- Atsisakymas įtraukiamas į savanorio priėmimo statistiką.
- Jei pozicija vis dar nėra pilnai užpildyta ir renginys ateityje, pavadavimo užklausa sukuriama automatiškai (žr. Pavadavimo užklausos).
Registracija
Savanoriai gali registruotis į savo priskyrimą per portalą:
- Registracijos langas: Prasideda 2 valandas prieš renginio pradžios laiką ir baigiasi, kai renginys pasibaigia (arba po 2 valandų nuo pradžios laiko, jei pabaigos laikas nenustatytas).
- Tinkamumas: Tik patvirtinti priskyrimai, kurie dar nebuvo registruoti.
- Procesas: Savanoris spusteli Registruotis portale, ir įrašoma laiko žyma.
Komandų pranešimų nustatymai
Kai kurie pranešimų veikimo aspektai valdomi komandos lygmeniu:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Pranešti automatiškai priskiriant | Jei įjungta, savanoriai gauna el. laišką, kai juos priskiria automatinis planuotojas. Jei išjungta, automatiškai suplanuoti priskyrimai yra tylūs. |
| Automatiškai patvirtinti priskyrimus | Jei įjungta, priskyrimai prasideda kaip „Patvirtinta", o ne „Laukiama", tai reiškia, kad savanoriai negauna užklausos el. laiško su priėmimo/atsisakymo mygtukais -- jie iškart pereina į priminimo eigą. |
Kiti fone veikiantys procesai, turintys įtakos savanoriams
Dar du suplanuoti procesai paveikia savanorių sistemą, bet nesiunčia el. laiškų -- jie tiesiog atnaujina pagrindinius duomenis. Administratoriai turėtų žinoti, kad jie veikia, nors ir tyliai. Abu išsamiai aprašyti čia: Automatizacija ir suplanuotos užduotys.
| Užduotis | Grafikas | Ką ji daro |
|---|---|---|
| Mėnesio statistikos atstatymas | Kiekvieno mėnesio 1 d., anksti ryte | Atstato kiekvieno komandos nario skaitiklį „kartų tarnauta šį mėnesį" atgal į nulį, kad automatinis planuotojas naują mėnesį traktuotų kaip švarų rotacijos langą. |
| Pasikartojančio neprieinamumo generavimas | Kas savaitę, sekmadieniais vidurnaktį | Nuskaito kiekvieno savanorio pasikartojančio neprieinamumo šablonus (kiekvieną sekmadienį, kiekvieno mėnesio 1 dieną ir pan.) ir iš anksto sukuria blokuotas datas kitiems trims mėnesiams. Žr. Pasikartojantis neprieinamumas. |
Pranešimai programoje
Be el. laiškų, TimelyChurch gali kurti pranešimus programoje, kurie rodomi naudotojo pranešimų centre administratoriaus panelėje arba portale. Jie yra atsarginis variantas savanoriams, kurie gali nereguliariai tikrinti savo el. paštą.
Pranešimų stebėjimo valdymas
Kiekvienas priskyrimas stebi:
| Laukas | Aprašymas |
|---|---|
| Pranešta | Kada buvo išsiųstas priskyrimo pranešimas |
| Atsakyta | Kada savanoris priėmė ar atsisakė |
| Registruota | Kada savanoris registravosi renginyje |
| Atsisakymo priežastis | Nurodyta atsisakymo priežastis (jei yra) |
Šios laiko žymos padeda administratoriams iš karto matyti, kam buvo pranešta, kas atsakė ir kas registravosi.
Patarimas: Siųskite priminimus likus 2-3 dienoms iki renginio, kad savanoriai turėtų pakankamai laiko pasiruošti. Sekmadienio pamaldoms priminimo siuntimas ketvirtadienį ar penktadienį yra gera praktika.
Patarimas: Jei turite savanorių, kurie nuolat neatsako į priskyrimus, patikrinkite, ar jų el. pašto adresas teisingas. Sistema praleidžia savanorius be įrašyto el. pašto adreso.
Patarimas: Naudokite funkciją „Automatinis patvirtinimas" mažoms, glaudžiai susijusioms komandoms, kuriose žinote, kad visi atvyks. Tai pašalina priėmimo/atsisakymo žingsnį ir supaprastina eigą. Palikite pilną priėmimo/atsisakymo eigą didesnėms komandoms ar mažiau įsipareigojusiems savanorių ratams.