Savanorių pranešimai
TimelyChurch informuoja savanorius apie jų priskyrimus ir paverčia priėmimą ar atsisakymą vieno palietimo darbu. Žinutės siunčiamos per Telegram, kai savanoris susiejo savo paskyrą, kitu atveju el. paštu, o dauguma jų taip pat rodomos programos pranešimų sąraše. Šiame straipsnyje aprašoma kiekviena savanoriui siunčiama žinutė, kada ji išsiunčiama ir kokie komandos nustatymai ją valdo.
Pranešimų tipai
1. Kvietimas „Jūs suplanuoti"
Suveikia, kai: Savanoris priskiriamas tarnavimo pozicijai (rankiniu būdu, automatiniu užpildymu, iš Grafiko tinklelio ar iš Telegram) -- ir data patenka į jo komandos pranešimo langą.
Kiekviena komanda nusprendžia, prieš kiek laiko jos žmonės sužino, skiltyje Grupės → [Komanda] → Informacija → Grafiko sudarymo nustatymai → Kada žmonėms pranešama, kad jie suplanuoti → Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą (numatyta 30 dienų):
- Jei renginys patenka į tiek dienų, kvietimas išsiunčiamas iš karto.
- Jei jis tolimesnis, kvietimas sulaikomas ir išsiunčiamas ryte (apie 9 val. bažnyčios laiku) tą dieną, kai renginys patenka į langą. Galite suplanuoti visą semestrą ar metus iš karto, o kiekvienas savanoris apie kiekvieną datą sužino maždaug prieš mėnesį.
- 0 reiškia „pranešti žmonėms tą akimirką, kai juos suplanuojate".
Nustatymo pakeitimas paveikia kvietimus, kurie dar neišsiųsti. Niekam nepranešama du kartus.
Telegram savanoris gauna žinutę su renginiu, data, laiku ir pozicija bei trimis mygtukais: ✅ Taip, galiu, ❌ Ne šį kartą ir ⏰ Priminti prieš… (kuris siūlo 3 dienas prieš, 1 diena prieš arba Tą rytą).
El. paštu tema yra „Tarnavimo užklausa: [Pozicijos pavadinimas] - [Renginio pavadinimas]", o laiške rodoma:
- Renginio pavadinimas, data, laikas ir vieta
- Pozicijos pavadinimas
- Kas jį priskyrė (jei taikoma)
- Mygtukai Priimti ir Atsisakyti
- Nuorodos peržiūrėti pilną grafiką ir tvarkyti savo prieinamumą portale
Svarbios detalės:
- Priėmimo ir atsisakymo nuorodos yra saugios, asmeninės nuorodos, kurios nustoja galioti po 7 dienų.
- Priimti ar atsisakyti iš el. laiško nereikia prisijungti.
- Priėmus priskyrimas pasikeičia į Patvirtinta; atsisakius -- į Atsisakyta ir komandos vadovai gauna įspėjimą (žr. Pavadavimo užklausos).
Kai priskyrimas jau patvirtintas -- komandai įjungta Automatiškai patvirtinti priskyrimus (praleisti laukiančio statuso etapą), todėl vadovo paskyrimas ar automatinis užpildymas jį iškart patvirtina -- žinutė vietoj klausimo praneša savanoriui, kad jis paskirtas. Telegram joje yra tas pats renginys, data, laikas ir pozicija bei „Jūs patvirtinti — atsakyti nereikia.“, be mygtukų. El. paštu tema yra „Tarnavimo priskyrimas: [Pozicijos pavadinimas] - [Renginio pavadinimas]“, laiške rašoma „Jūs paskirtas(-a) tarnauti artėjančiame renginyje:“ ir „Jūs patvirtinti — atsakyti nereikia.“, o mygtukų Priimti ar Atsisakyti nėra. Jei data tolimesnė nei komandos pranešimo langas, savanoris apie tai sužino su tarnavimo priminimu prieš tarnaudamas.
Kopijuojate daug savaičių iš karto? Kai serijoje naudojate Kopijuoti į priekį, kiekvienas savanoris gauna vieną suvestinę žinutę, išvardijančią visas datas, prie kurių jis pridėtas, o ne atskirą žinutę kiekvienai datai. Suvestinė nukreipia jį į Mano grafikas portale, kur jis gali patvirtinti ar atsisakyti kiekvienos datos.
2. Tarnavimo priminimai
Automatiniai priminimai siunčiami Laukiama arba Patvirtinta savanoriams vieną kartą, vakare (18 val. bažnyčios laiku) kiekvienos komandos priminimo dieną. Kiekviena komanda nustato:
- Siųsti šiai komandai tarnavimo priminimus -- pagal numatytuosius nustatymus įjungta.
- Siųsti priminimą tiek dienų prieš -- numatyta 2 („tarnaujate po 2 dienų"; 0 = renginio rytą). Kai reikšmė 2 ar daugiau, žmonės taip pat gauna vieną galutinį priminimą prieš dieną.
Rankiniai priminimai: atidarykite renginio skirtuką Tarnavimas, spustelėkite Daugiau veiksmų → Siųsti priminimus, ir kiekvienam to renginio patvirtintam savanoriui iškart primenama. Grafiko tinklelyje Priminti N primena visiems, kurie dar laukiami matomame lange.
El. laiško tema: „Priminimas: Jūs tarnaujate [laikas] - [Renginio pavadinimas]" -- laikas rodomas kaip „šiandien", „rytoj" arba „po X dienų".
El. laiško turinys: renginio pavadinimas, data ir laikas, vieta, pozicija, kiek liko laiko ir nuoroda į Mano grafikas portale.
Praleidžiami savanoriai: Savanoriai be Telegram nuorodos ir be įrašyto el. pašto adreso nepasiekiami ir praleidžiami.
3. Raginimai neatsakiusiems
Jei komanda nustato Priminti nepatvirtinusiems (dienomis iki renginio) (pavyzdžiui, „4, 2"), visi, kurie vis dar laukiami, paraginami dar kartą tomis dienomis. Įjungus Judėti toliau, jei kažkas neatsako, kvietimas, likęs be atsakymo po Atsakymo termino, praranda galiojimą, ir pakviečiamas kitas rotacijoje esantis asmuo. Žr. Kaskadinis automatinis užpildymas, pavaduotojo kvietimai ir nepasiekiamumo ženkliukai.
4. Atsisakymo įspėjimai vadovams
Suveikia, kai: Savanoris atsisako.
Kas gauna: Komandos vadovai ir bendravadoviai (arba jūsų bažnyčios administratoriai, jei komanda neturi vadovo) -- programoje, per Telegram su mygtukais Rasti pavaduotoją, Pakviesti pakartotinai ir Peržiūrėti renginį, arba el. paštu su mygtuku Atidaryti tarnystės grafiką.
5. Užpildymo prašymų kvietimai
Suveikia, kai: Vadovas išsiunčia užpildymo prašymą laisvai pozicijai. Kiekvienas pakviestasis gauna asmeninę užėmimo nuorodą (Telegram -- mygtuką Galiu paimti). Žr. Užpildymo prašymai: siūlykite atviras vietas, kas pirmas, tas laimi.
6. Renginio pakeitimo pranešimas
Suveikia, kai: Renginys perkeliamas, o administratorius pasirenka pranešti žmonėms.
Kas gauna: Užsiregistravę dalyviai ir patvirtinti tarnaujantys savanoriai renginiui. Žr. Renginių priminimai ir pranešimai.
7. Pasikeitimo prašymų pranešimai
Suveikia, kai: Savanoris pasiūlo sukeitimą iš Mano grafikas (žr. Pasikeitimo ir perleidimo prašymai).
Kas gauna:
- Komandos draugui (arba visai komandai, atviram sukeitimui) pranešama, kad kažkas nori sukeisti pamainas, su priėmimo ir atsisakymo veiksmais portale.
- Prašančiajam pranešama, kai jo sukeitimas priimamas ar atsisakomas.
Jei sukeitimas priimamas, abu priskyrimai grįžta į Laukiama, kad kiekvienas savanoris galėtų iš naujo patvirtinti savo naują datą.
Priėmimo/atsisakymo eiga
Priėmimo/atsisakymo eiga sukurta taip, kad būtų kuo paprastesnė savanoriams:
Iš Telegram ar el. laiško
- Ateina kvietimas su priskyrimo duomenimis.
- Savanoris paliečia Taip, galiu / Priimti arba Ne šį kartą / Atsisakyti.
- Priimti: Priskyrimas pasikeičia į „Patvirtinta". Iš el. laiško savanoris mato patvirtinimo puslapį.
- Atsisakyti: Savanoris gali neprivalomai nurodyti priežastį. Priskyrimas pasikeičia į „Atsisakyta".
Iš portalo
- Savanoris prisijungia ir atidaro Mano grafikas (vaizdas Sąrašas).
- Elementai, kuriems reikia atsakymo, pažymėti Reikia atsakymo; jis paliečia Patvirtinti arba Atsisakyti.
- Jis taip pat gali Pasiūlyti sukeitimą, kad pasikeistų su komandos draugu.
- Dieną jis gali paliesti Aš čia, kad užsiregistruotų.
Kas nutinka atsisakius
Kai savanoris atsisako:
- Priskyrimas pasikeičia į „Atsisakyta", o priežastis (jei yra) įrašoma.
- Atsisakymas įtraukiamas į savanorio priėmimo statistiką.
- Komandos vadovams pranešama, o -- jei komanda tai leidžia -- kitas rotacijoje esantis asmuo pakviečiamas automatiškai (žr. Pavadavimo užklausos).
Registracija
Savanoriai gali registruotis į savo priskyrimą iš Mano grafikas:
- Registracijos langas: Prasideda 2 valandas prieš renginio pradžios laiką ir baigiasi, kai renginys pasibaigia (arba po 2 valandų nuo pradžios laiko, jei pabaigos laikas nenustatytas).
- Tinkamumas: Tik patvirtinti priskyrimai, kurie dar nebuvo registruoti.
- Procesas: Savanoris paliečia Aš čia; tada priskyrimas rodo Užregistruota.
Komandų pranešimų nustatymai
Šie nustatymai yra kortelėje Grafiko sudarymo nustatymai komandos skirtuke Informacija:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Pranešti savanoriams, kai priskiriama automatiškai | Jei įjungta, savanoriams pranešama, kai juos priskiria automatinis užpildymas. Jei išjungta, automatiškai užpildyti priskyrimai yra tylūs. |
| Automatiškai patvirtinti priskyrimus (praleisti laukiančio statuso etapą) | Jei įjungta, vadovo atlikti priskyrimai (renginio skirtuke Tarnavimas, iš Grafiko tinklelio ar su Keisti poziciją) ir automatiškai užpildyti prasideda kaip „Patvirtinta", o ne „Laukiama", todėl savanoriui nėra ko priimti. Savanoriai, kurie užsirašo patys, vis tiek vadovaujasi pozicijos nustatymu Reikalauti patvirtinimo. |
| Siųsti šiai komandai tarnavimo priminimus | Įjungia arba išjungia automatinius priminimus. |
| Siųsti priminimą tiek dienų prieš | Kada išsiunčiamas automatinis priminimas (numatyta 2). |
| Praneškite jiems tiek dienų prieš tarnavimą | Kiek iš anksto žmonėms pirmą kartą pranešama, kad jie suplanuoti (numatyta 30; 0 = iškart). |
| Priminti nepatvirtinusiems (dienomis iki renginio) | Papildomi paraginimai žmonėms, kurie neatsakė. |
| Judėti toliau, jei kažkas neatsako / Atsakymo terminas | Nutraukia be atsakymo likusių kvietimų galiojimą ir pakviečia kitą asmenį. |
Kiti automatiniai atnaujinimai
Dar dvi automatinės užduotys paveikia savanorius, bet nesiunčia žinučių. Žr. Automatizacija ir suplanuotos užduotys.
| Užduotis | Kada | Ką ji daro |
|---|---|---|
| Mėnesio skaičiaus atstatymas | Kiekvieno mėnesio 1 d., ką tik po vidurnakčio | Atstato kiekvieno komandos nario skaitiklį „kartų tarnauta šį mėnesį", kad automatinis užpildymas naują mėnesį traktuotų kaip švarų rotacijos langą. |
| Pasikartojantis neprieinamumas | Kas savaitę, sekmadieniais vidurnaktį | Paverčia kiekvieno savanorio pasikartojančio neprieinamumo šablonus (kiekvieną sekmadienį, kiekvieno mėnesio 1 dieną ir pan.) užblokuotomis datomis kitiems trims mėnesiams. Žr. Pasikartojantis neprieinamumas. |
Patarimas: Kuo daugiau savanorių susieja Telegram, tuo greičiau grįžta atsakymai -- vieno palietimo mygtukas pranoksta el. laišką. Nariai susieja jį iš savo portalo profilio.
Patarimas: Jei turite savanorių, kurie nuolat neatsako, patikrinkite, ar jų el. pašto adresas teisingas ir ar jie susiejo Telegram. Žmogus, neturintis nei vieno, nepasiekiamas.
Patarimas: Naudokite Automatiškai patvirtinti priskyrimus mažoms, glaudžiai susijusioms komandoms, kuriose žinote, kad visi atvyks. Tai praleidžia priėmimo/atsisakymo žingsnį. Palikite pilną priėmimo/atsisakymo eigą didesnėms komandoms.