Paprastas vs. išplėstinis apskaitos režimas
Apžvalga
TimelyChurch apskaita gali veikti vienu iš dviejų režimų:
- Paprasta čekių knygelė -- Supaprastintas vaizdas, skirtas mažoms bažnyčioms ir savanoriams iždininkams. Apskaitos skirtukų juostoje rodoma Skydelis, Čekių registras, Įplaukos / išmokos, Aukojimas, Sąskaitos ir Ataskaitos, o kasdieniai ekranai pervadinami paprasta kalba (pavyzdžiui, Operacijos tampa Įplaukos / išmokos, o Pajamos / Išlaidos tampa Įplaukos / Išmokos). Keli patyrusiems naudotojams skirti ekranai (Sąskaitų planas, Biudžetai, Žurnalo įrašai) paslėpti, kad sumažintų netvarką.
- Pilna apskaita (išplėstinė) -- Atskleistos visos apskaitos funkcijos, su standartine apskaitos terminologija: Sąskaitų planas, Kategorijos, Gavėjai, Biudžetai, Suderinimas, Žurnalo įrašai, Bandomasis balansas, Didžioji knyga, Audito žurnalas ir pilnas Ataskaitų rinkinys.
Abu režimai veikia su tais pačiais pagrindiniais duomenimis. Persijungimas tarp režimų nieko neperkelia, nekopijuoja ir neištrina -- tai keičia tik tai, kurie ekranai matomi navigacijoje, ir kaip kai kurie iš jų pavadinti. Paprastame režime užregistruota operacija yra ta pati operacija Pilnos apskaitos režime; skiriasi tik ekrano formuluotė.
Kurį režimą naudoti?
| Naudokite Paprastą čekių knygelę, jei... | Naudokite Pilną apskaitą, jei... |
|---|---|
| Turite vieno asmens finansų vaidmenį (vienas iždininkas) | Turite finansų komitetą ar kelis darbuotojus, tvarkančius knygas |
| Finansus laikote „bažnyčios čekių knygele" | Mąstote debeto/kredito, turto/įsipareigojimų, kaupimo principo kategorijomis |
| Teikiate ataskaitas apie grynųjų įplaukas / išmokas, o ne pilnas ataskaitas | Rengiate Balanso ataskaitas ir Pajamų ataskaitas |
| Metinis aukojimas yra žemiau audito ribos | Jūsų įstatai ar draudikas reikalauja formalių finansinių ataskaitų |
| Nevykdote formalių metinių biudžetų | Kasmet nustatote, sekate ir teikiate ataskaitas apie biudžetą |
| Turite mažiau nei ~5 banko sąskaitą liečiančias operacijas per savaitę | Turite reikšmingą operacijų apimtį keliose sąskaitose |
Nėra „neteisingo" atsakymo. Daugelis bažnyčių pirmus metus ar dvejus pradeda Paprastame režime, tada pereina į Pilną apskaitą, kai jų finansų komanda išauga arba kai valdyba paprašo detalesnės atskaitomybės.
Pirmasis nustatymas
Pirmą kartą atidarius Apskaitą naujai bažnyčiai, trumpas nustatymo vedlys paklaus, kas tvarko apskaitos knygas, ir pagal jūsų atsakymą parinks jums režimą. Režimą galite pakeisti bet kada vėliau (žr. „Režimų keitimas" žemiau), todėl šis pirmasis pasirinkimas nėra galutinis.
Kas matoma kiekviename režime
Abiejuose režimuose skirtukų juosta kiekvieno apskaitos puslapio viršuje rodo tuos pačius pagrindinius skirtukus:
- Skydelis
- Čekių registras
- Įplaukos / išmokos (šis skirtukas Pilnos apskaitos režime pažymėtas Operacijos)
- Aukojimas
- Sąskaitos
- Ataskaitos
Skirtumas yra išskleidžiamasis meniu skirtukų juostos gale:
- Paprastos čekių knygelės režime jis pažymėtas Daugiau ▾.
- Pilnos apskaitos režime jis pažymėtas Nustatymai ▾.
Paprastos čekių knygelės režimas
Išskleidžiamasis meniu Daugiau ▾ atskleidžia ekranus, kurių savanoriui iždininkui greičiausiai prireiks:
- Kategorijos
- Gavėjai
- Suderinimas
- Bandomasis balansas
- Didžioji knyga
- Audito žurnalas
Paslėpta Paprastame režime (tai Pilnos apskaitos sąvokos):
- Sąskaitų planas
- Biudžetai
- Žurnalo įrašai
Pilnos apskaitos (išplėstinis) režimas
Išskleidžiamasis meniu Nustatymai ▾ atskleidžia pilną apskaitos ekranų rinkinį:
- Sąskaitų planas -- Pilna sąskaitų hierarchija visuose penkiuose apskaitos tipuose.
- Kategorijos -- Pajamų ir išlaidų kategorijos su subkategorijomis.
- Gavėjai -- Tiekėjų katalogas su 1099 sekimu.
- Biudžetai -- Metiniai / ketvirtiniai / mėnesiniai biudžetai su nuokrypio ataskaitomis.
- Suderinimas -- Banko suderinimo darbo eiga.
- Žurnalo įrašai -- Rankiniai dvejybinės apskaitos įrašai CPA stiliaus korekcijoms.
- Bandomasis balansas -- Visų sąskaitų likučių momentinis vaizdas.
- Didžioji knyga -- Kiekvienos sąskaitos kiekvieno įrašo detalizacija.
- Audito žurnalas -- Įrašas apie tai, kas ką pakeitė ir kada.
Pilna apskaita taip pat atrakina pilną Ataskaitų rinkinį, įskaitant Balanso ataskaitą ir Biudžetą vs faktines išlaidas (žr. „Ataskaitos" žemiau).
Kaip keičiasi etiketės Paprastame režime
Paprastas režimas palaiko tuos pačius ekranus, tačiau pervadina juos paprastesne kalba. Duomenys identiški -- skiriasi tik formuluotė. Keli pavyzdžiai:
| Pilnoje apskaitoje | Paprastoje čekių knygelėje |
|---|---|
| Operacijos | Įplaukos / išmokos |
| Pajamos | Įplaukos |
| Išlaidos | Išmokos |
| Pajamų ataskaita | Įplaukos vs Išmokos |
| Pradiniai likučiai | Pradiniai likučiai |
Ataskaitos
Ataskaitos abiejuose režimuose remiasi tais pačiais duomenimis; Paprastas režimas tiesiog rodo susiaurintą rinkinį ir kelias iš jų pervadina.
- Paprasta čekių knygelė išryškina Iždininko ataskaitą (vieno puslapio mėnesinę suvestinę), taip pat Įplaukos vs Išmokos (Pajamų ataskaitą), Aukų ataskaitas ir 1099 ataskaitą. Balanso ataskaita ir Biudžetas vs faktinės išlaidos paslėpti, nes jie linkę painioti savanorius iždininkus.
- Pilna apskaita prideda Balanso ataskaitą ir Biudžetą vs faktines išlaidas virš visko, kas paminėta aukščiau.
Persijungimas tarp režimų nekeičia jokios ataskaitos vidinių duomenų, o istorinės ataskaitos išlaiko tuos pačius skaičius nepriklausomai nuo režimo.
Režimų keitimas
Režimus galite keisti iš dviejų vietų.
Iš Finansų skydelio:
- Eikite į Finansai > Apskaita.
- Puslapio antraštėje pamatysite mygtuką, pažymėtą Paprastas režimas (žalias) arba Pilna apskaita (indigo), priklausomai nuo jūsų dabartinio režimo.
- Spustelėkite mygtuką, kad atidarytumėte režimo meniu. Pamatysite dvi parinktis, apibendrinančias, ką apima kiekvienas režimas.
- Spustelėkite norimą režimą, ir jis įsigalioja iš karto.
Iš Nustatymų:
- Atidarykite Ataskaitos ir nustatymai > Nustatymai (arba Nustatymai išskleidžiamajame meniu) ir suraskite kortelę Apskaitos režimas.
- Pasirinkite Paprastą čekių knygelę arba Pilną apskaitą.
- Spustelėkite Išsaugoti apskaitos režimą.
Užkulisiuose persijungimas atnaujina jūsų bažnyčios išsaugotą apskaitos režimo nuostatą. Puslapis patvirtina naują režimą trumpu sėkmės pranešimu.
Pastaba: Persijungimas įsigalioja iš karto ir taikomas visiems jūsų bažnyčioje -- tai visos bažnyčios nustatymas, o ne kiekvieno naudotojo nuostata. Jei jūsų iždininkas mieliau naudotų Paprastą režimą, tačiau likusiam personalui reikia Išplėstinio, palikite bažnyčią Išplėstiniame režime ir leiskite iždininkui tiesiog nenaudoti nereikalingų elementų.
Kas nutinka persijungus
Režimų keitimas yra nedestruktyvus. Konkrečiai:
- Jokie duomenys neperkeliami, nekopijuojami, neištrinami ar nepaverčiami. Kiekviena operacija, sąskaita, gavėjas, biudžetas ir suderinimas lieka lygiai ten pat, kur buvo.
- Paslėpti ekranai vis tiek laiko savo duomenis. Persijungimas iš Išplėstinio į Paprastą paslepia Biudžetų puslapį iš navigacijos, bet neištrina jokių biudžetų. Persijungus atgal, jis vėl matomas, nepaliestas.
- Automatizacija toliau veikia. Automatiškai skelbiamos pasikartojančios operacijos, automatinis aukų registravimas, pasikartojančių sąskaitų generavimas ir automatinis Stripe mokesčio registravimas tęsiasi nepriklausomai nuo režimo.
- Suderinimo užraktai lieka. Laikotarpis, suderintas Išplėstiniame režime, lieka užrakintas persijungus į Paprastą, ir atvirkščiai.
Galite persijungti pirmyn ir atgal pagal poreikį be jokių pasekmių.
Kada pereiti iš Paprasto į Išplėstinį
Dažni ženklai, kad laikas atnaujinti:
- Jūsų valdyba prašo Balanso ataskaitos, Pajamų ataskaitos ar kategorijos lygio ataskaitų, kurių Čekių registras negali pateikti.
- Pradedate veikti su keliomis banko sąskaitomis ir reikia formalaus mėnesinio suderinimo.
- Pirmą kartą nustatote formalų metinį biudžetą.
- Įdarbinate apmokamą buhalterį ar iždininką, įpratusį prie standartinių apskaitos darbo eigos.
- Įgyjate apribotų fondų (paskirtąjį aukojimą), kuriuos reikia sekti atskirai.
Kada pereiti iš Išplėstinio į Paprastą
Rečiau pasitaikantys, bet pagrįsti scenarijai:
- Nauja bažnyčios plantacija, o savanoris iždininkas jaučiasi pribloškiamas pilno funkcijų rinkinio.
- Paveldėjote Išplėstinį nustatymą, tačiau bažnyčia sumažėjo.
- Laikinai norite suteikti mažiau patyrusiam savanoriui iždininkui supaprastintą vaizdą.
Visais šiais atvejais atminkite, kad duomenys išsaugomi -- visada galite persijungti atgal.
Geriausia praktika
Pasirinkite vieną režimą ir jo laikykitės visus fiskalinius metus. Persijungimas metų viduryje yra nekenksmingas, tačiau gali suklaidinti jūsų personalą ir padaryti audito pėdsaką mažiau aiškų. Jei nusprendžiate atnaujinti į Išplėstinį, darykite tai naujų fiskalinių metų pradžioje, geriausia iškart po metų pabaigos uždarymo.
Mokykite pagal naudojamą režimą. Jei esate Paprastame režime, nesijaudinkite apie naujų savanorių mokymą apie Sąskaitų planą ar Žurnalo įrašus -- jie niekada nematys šių ekranų. Jei esate Išplėstiniame, pereikite su jais visą darbo eigą.
Ataskaitos Paprastame režime yra poaibis, o ne kitoks formatas. Paprastame režime sugeneruotos ataskaitos remiasi tais pačiais duomenimis, kaip ir atitinkamos ataskaitos Išplėstiniame režime. Režimų keitimas keičia kai kurias etiketes (pavyzdžiui, „Pajamų ataskaita" tampa „Įplaukos vs Išmokos"), tačiau nekeičia skaičių, o istorinės ataskaitos išlaiko tuos pačius skaičius.