Paprastas vs. išplėstinis apskaitos režimas
Apžvalga
TimelyChurch apskaitą galima peržiūrėti vienu iš dviejų režimų:
- Paprasta čekių knygelė -- Supaprastintas vaizdas, skirtas mažoms bažnyčioms ir savanoriams iždininkams. Apskaitos skirtukų juostoje rodoma Skydelis, Čekių registras, Įplaukos / išmokos, Aukojimas, Sąskaitos ir Ataskaitos, o kasdieniai ekranai pervadinami paprasta kalba (pavyzdžiui, Operacijos tampa Įplaukos / išmokos, o Pajamos / Išlaidos tampa Įplaukos / Išmokos). Keli patyrusiems naudotojams skirti ekranai (Sąskaitų planas, Žurnalo įrašai ir Biudžetai meniu Nustatymas) paslėpti, kad sumažintų netvarką.
- Pilna apskaita -- Atskleistos visos apskaitos funkcijos, su standartine apskaitos terminologija: Sąskaitų planas, Kategorijos, Gavėjai, Biudžetai, Suderinimas, Pasikartojantis, Žurnalo įrašai, Bandomasis balansas, Didžioji knyga, Audito žurnalas, 1099 ataskaita, Uždaryti finansinius metus ir pilnas Ataskaitų rinkinys.
Abu režimai veikia su tais pačiais pagrindiniais duomenimis. Persijungimas tarp režimų nieko neperkelia, nekopijuoja ir neištrina -- tai keičia tik tai, kurie ekranai matomi navigacijoje, ir kaip kai kurie iš jų pavadinti. Paprastame režime užregistruota operacija yra ta pati operacija Pilnoje apskaitoje; skiriasi tik ekrano formuluotė.
Režimas yra asmeninis. Kiekvienas pasirenka savo vaizdą. Kai jūsų iždininkas persijungia į Paprastą čekių knygelę, pasikeičia tik iždininko ekranai -- jūsų buhalteris tuo pat metu gali likti Pilnoje apskaitoje. Bažnyčia nustato numatytąjį režimą, nuo kurio pradeda nauji nariai (žr. Finansų nustatymai žemiau).
Kurį režimą naudoti?
| Naudokite Paprastą čekių knygelę, jei... | Naudokite Pilną apskaitą, jei... |
|---|---|
| Turite vieno asmens finansų vaidmenį (vienas iždininkas) | Turite finansų komitetą ar kelis darbuotojus, tvarkančius knygas |
| Finansus laikote „bažnyčios čekių knygele" | Mąstote debeto/kredito, turto/įsipareigojimų, kaupimo principo kategorijomis |
| Teikiate ataskaitas apie grynųjų įplaukas / išmokas, o ne pilnas ataskaitas | Rengiate Balanso ataskaitas ir Pajamų ataskaitas |
| Metinis aukojimas yra žemiau audito ribos | Jūsų įstatai ar draudikas reikalauja formalių finansinių ataskaitų |
| Nevykdote formalių metinių biudžetų | Kasmet nustatote, sekate ir teikiate ataskaitas apie biudžetą |
| Turite mažiau nei ~5 banko sąskaitą liečiančias operacijas per savaitę | Turite reikšmingą operacijų apimtį keliose sąskaitose |
Nėra „neteisingo" atsakymo. Daugelis iždininkų pirmus metus ar dvejus pradeda Paprastoje čekių knygelėje, tada pereina į Pilną apskaitą, kai finansų komanda išauga arba kai valdyba paprašo detalesnės atskaitomybės.
Pirmasis nustatymas
Pirmą kartą kam nors atidarius Apskaitą naujai bažnyčiai, trumpas ekranas Sveiki atvykę į apskaitą paklausia „Kas tvarko jūsų bažnyčios apskaitą?":
- Aš -- „Esu savanoris iždininkas, pastorius ar administratorius (ne buhalteris)" -- Naudoti paprastą.
- Mano buhalteris ar auditorius -- „Noriu pilnų GAAP apskaitos įrankių" -- Naudoti pilną apskaitą.
Jūsų atsakymas nustato numatytąjį bažnyčios režimą. Jį pasirinkti reikia teisės redaguoti Nustatymus. Tai nėra galutinis pasirinkimas -- vėliau kiekvienas gali persijungti į savo vaizdą (žr. „Režimų keitimas" žemiau).
Kas matoma kiekviename režime
Abiejuose režimuose skirtukų juosta kiekvieno apskaitos puslapio viršuje rodo tuos pačius pagrindinius skirtukus:
- Skydelis
- Čekių registras (paprastame režime puslapis vadinasi Čekių knygelė)
- Įplaukos / išmokos (šis skirtukas Pilnoje apskaitoje pažymėtas Operacijos)
- Aukojimas
- Sąskaitos
- Ataskaitos
Skirtumas yra išskleidžiamasis meniu skirtukų juostos gale:
- Paprastoje čekių knygelėje jis pažymėtas Daugiau ▾.
- Pilnoje apskaitoje jis pažymėtas Nustatymas ▾.
Paprasta čekių knygelė
Išskleidžiamasis meniu Daugiau ▾ atskleidžia ekranus, kurių savanoriui iždininkui greičiausiai prireiks:
- Kategorijos
- Gavėjai
- Suderinimas
- Pasikartojantis
- Bandomasis balansas
- Didžioji knyga
- Audito žurnalas
- 1099 ataskaita
- Uždaryti finansinius metus
Paslėpta Paprastame režime (tai Pilnos apskaitos sąvokos):
- Sąskaitų planas
- Biudžetai (vis dar pasiekiami per Finansai > Biudžetai šoninėje juostoje)
- Žurnalo įrašai
- Laukas Apskaitos klasė operacijose
Pilna apskaita
Išskleidžiamasis meniu Nustatymas ▾ atskleidžia pilną apskaitos ekranų rinkinį:
- Sąskaitų planas -- Pilnas sąskaitų sąrašas visuose penkiuose apskaitos tipuose.
- Kategorijos -- Pajamų ir išlaidų kategorijos su subkategorijomis.
- Gavėjai -- Tiekėjų katalogas su 1099 sekimu.
- Biudžetai -- Metiniai / ketvirtiniai / mėnesiniai biudžetai su nuokrypio ataskaitomis.
- Suderinimas -- Banko suderinimo darbo eiga.
- Pasikartojantis -- Pajamos ir išlaidos, kurios kartojasi pagal grafiką. Žr. Pasikartojančios operacijos.
- Žurnalo įrašai -- Rankiniai dvejybinės apskaitos įrašai CPA stiliaus korekcijoms.
- Bandomasis balansas -- Visų sąskaitų likučių momentinis vaizdas.
- Didžioji knyga -- Kiekvienos sąskaitos kiekvieno įrašo detalizacija.
- Audito žurnalas -- Įrašas apie tai, kas ką pakeitė ir kada.
- 1099 ataskaita -- Tiekėjų mokėjimai metų pabaigos mokesčių deklaravimui.
- Uždaryti finansinius metus -- Užrakinkite pasibaigusių metų operacijas.
Pilna apskaita taip pat rodo pilną Ataskaitų rinkinį, įskaitant Balansą ir Biudžetą vs faktines išlaidas (žr. „Ataskaitos" žemiau).
Kaip keičiasi etiketės Paprastame režime
Paprastas režimas palaiko tuos pačius ekranus, tačiau pervadina juos paprastesne kalba. Duomenys identiški -- skiriasi tik formuluotė. Keli pavyzdžiai:
| Pilnoje apskaitoje | Paprastoje čekių knygelėje |
|---|---|
| Operacijos | Įplaukos / išmokos |
| Pajamos | Įplaukos |
| Išlaidos | Išmokos |
| Pajamų ataskaita | Įplaukos vs Išmokos |
| Pradiniai likučiai | Pradiniai likučiai |
| Čekių registras | Čekių knygelė |
Ataskaitos
Ataskaitos abiejuose režimuose remiasi tais pačiais duomenimis; Paprastas režimas tiesiog rodo susiaurintą rinkinį ir kelias iš jų pervadina.
- Paprasta čekių knygelė išryškina Iždininko ataskaitą (vieno puslapio mėnesinę suvestinę), taip pat Įplaukos prieš išmokas (Pajamų ataskaitą) ir Aukų ataskaitas. Kortelės Balansas, Bandomasis balansas, Didžioji knyga ir Biudžetas vs faktinės išlaidos Ataskaitų centre paslėptos, nes jos linkusios painioti savanorius iždininkus (Bandomasis balansas ir Didžioji knyga lieka meniu Daugiau ▾).
- Pilna apskaita prideda kortelės Balansas, Bandomasis balansas, Didžioji knyga ir Biudžetas vs faktinės išlaidos virš visko, kas paminėta aukščiau.
1099 ataskaita atidaroma iš meniu Nustatymas ▾ / Daugiau ▾ abiejuose režimuose. Persijungimas tarp režimų nekeičia jokios ataskaitos vidinių duomenų, o istorinės ataskaitos išlaiko tuos pačius skaičius nepriklausomai nuo režimo.
Režimų keitimas
Savo vaizdą galite keisti iš dviejų vietų.
Iš Finansų skydelio:
- Eikite į Finansai > Apskaita.
- Puslapio antraštėje pamatysite mygtuką Apskaitos režimas, pažymėtą Paprastas režimas (žalias) arba Pilna apskaita (indigo), priklausomai nuo jūsų dabartinio vaizdo.
- Spustelėkite mygtuką, kad atidarytumėte meniu. Pamatysite dvi parinktis, apibendrinančias, ką apima kiekvienas režimas: Paprasta čekių knygelė („Skydelis, čekių registras, aukos, sąskaitos, ataskaitos") ir Pilna apskaita („Sąskaitų planas, kategorijos, gavėjai, biudžetai, suderinimas").
- Spustelėkite norimą režimą. Jis įsigalioja iš karto, o pranešimas patvirtina: „Jūsų apskaitos rodinys dabar yra ...".
Iš Čekių registro: tas pats valdiklis rodomas Čekių registro antraštėje, pažymėtas Paprastas arba Išplėstinis.
Jūsų pasirinkimas įsimenamas jums tarp sesijų ir įrenginių. Jis nekeičia kitų žmonių vaizdo.
Finansų nustatymai
Puslapyje Finansų nustatymai yra du visos bažnyčios nustatymai:
- Numatytasis naujų narių apskaitos režimas -- „Tai nustato pradinį rodinį naujiems nariams. Kiekvienas asmuo bet kada gali pakeisti savo rodinį apskaitos skydelyje — tai keičia tik numatytąjį nustatymą." Pasirinkite Paprasta čekių knygelė arba Pilna apskaita ir spustelėkite Išsaugoti apskaitos režimą. Numatytajam nustatymui pakeisti reikia teisės redaguoti Nustatymus.
- Mokėjimo procesoriaus mokesčiai -- Apdorojimo mokesčio kategorija ir Apdorojimo mokesčio sąskaita, į kurias registruojami apdorojimo mokesčiai. Spustelėkite Išsaugoti nustatymus (reikia teisės Redaguoti ties Apskaita). Žr. Automatinis Stripe mokesčio registravimas.
Finansų nustatymų puslapis neturi savo elemento Apskaitos meniu. Jis atidaromas iš nuorodos Atidaryti finansų nustatymus →, kurią banko importo peržiūros eilė rodo, kai importuotos eilutės turi apdorojimo mokestį, o mokesčio kategorija nenustatyta.
Kas nutinka persijungus
Režimų keitimas yra nedestruktyvus. Konkrečiai:
- Jokie duomenys neperkeliami, nekopijuojami, neištrinami ar nepaverčiami. Kiekviena operacija, sąskaita, gavėjas, biudžetas ir suderinimas lieka lygiai ten pat, kur buvo.
- Paslėpti ekranai vis tiek laiko savo duomenis. Persijungimas iš Pilnos apskaitos į Paprastą paslepia Sąskaitų planą ir Žurnalo įrašus jūsų meniu, bet nieko neištrina. Persijungus atgal, jie vėl matomi, nepaliesti.
- Automatizacija toliau veikia. Aukų registravimas, pasikartojančių sąskaitų generavimas ir Stripe mokesčio registravimas tęsiasi nepriklausomai nuo kieno nors vaizdo.
- Suderinimo užraktai lieka. Laikotarpis, suderintas viename režime, lieka suderintas ir kitame.
Galite persijungti pirmyn ir atgal pagal poreikį be jokių pasekmių.
Kada pereiti iš Paprasto į Pilną apskaitą
Dažni ženklai, kad laikas atnaujinti savo vaizdą:
- Jūsų valdyba prašo Balanso ataskaitos, Pajamų ataskaitos ar kategorijos lygio ataskaitų, kurių Čekių registras negali pateikti.
- Pradedate veikti su keliomis banko sąskaitomis ir reikia formalaus mėnesinio suderinimo.
- Pirmą kartą nustatote formalų metinį biudžetą.
- Įdarbinate apmokamą buhalterį ar iždininką, įpratusį prie standartinių apskaitos darbo eigos.
- Įgyjate apribotų fondų (paskirtąjį aukojimą), kuriuos reikia sekti atskirai.
Kada pereiti iš Pilnos apskaitos į Paprastą
Rečiau pasitaikantys, bet pagrįsti scenarijai:
- Nauja bažnyčios plantacija, o savanoris iždininkas jaučiasi pribloškiamas pilno funkcijų rinkinio.
- Paveldėjote Pilnos apskaitos nustatymą, tačiau bažnyčia sumažėjo.
- Norite suteikti mažiau patyrusiam savanoriui iždininkui supaprastintą vaizdą -- jis gali persijungti į savo vaizdą, kol kiti lieka Pilnoje apskaitoje.
Visais šiais atvejais atminkite, kad duomenys išsaugomi -- visada galite persijungti atgal.
Geriausia praktika
Nustatykite numatytąjį režimą pagal daugumą savo komandos. Nauji nariai pradeda bažnyčios numatytajame režime; kam reikia kito vaizdo, gali persijungti į savo.
Mokykite pagal kiekvieno naudojamą režimą. Jei savanoris naudoja Paprastą čekių knygelę, nesijaudinkite apie jo mokymą apie Sąskaitų planą ar Žurnalo įrašus -- jis niekada nematys šių ekranų. Jei kas nors dirba Pilnoje apskaitoje, pereikite su juo visą darbo eigą.
Ataskaitos Paprastame režime yra poaibis, o ne kitoks formatas. Paprastame režime sugeneruotos ataskaitos remiasi tais pačiais duomenimis, kaip ir atitinkamos ataskaitos Pilnoje apskaitoje. Režimų keitimas keičia kai kurias etiketes (pavyzdžiui, „Pajamų ataskaita" tampa „Įplaukos prieš išmokas"), tačiau nekeičia skaičių, o istorinės ataskaitos išlaiko tuos pačius skaičius.