Sąskaitų planas

Kas yra Sąskaitų planas?

Sąskaitų planas yra sutvarkytas visų finansinių sąskaitų, kurias jūsų bažnyčia naudoja pinigams sekti, sąrašas. Įsivaizduokite jį kaip savo finansų bylų sistemą -- kiekvienas gautas ar išleistas doleris registruojamas vienoje iš šių sąskaitų.

TimelyChurch laikosi standartinių nekomercinių organizacijų apskaitos konvencijų, grupuodama sąskaitas į penkis tipus. Kiekvienas sąskaitos tipas turi standartinį numerių intervalą, kad viskas būtų sutvarkyta.

Kur tai rasti: Atidarykite Finansai, tada spustelėkite skirtuką Apskaita. Apskaitos skirtukų juostoje atidarykite išskleidžiamąjį meniu Nustatymai ▾ ir pasirinkite Sąskaitų planas. Sąskaitų planas yra išplėstinio (Pilnos apskaitos) režimo funkcija -- ji paslėpta, kai jūsų apskaita nustatyta į paprastą (čekių knygelės) režimą. Norėdami pakeisti režimą, eikite į Apskaita > Nustatymai ▾ > Nustatymai (arba išskleidžiamąjį meniu Daugiau ▾ paprastame režime) ir po Apskaitos režimu pasirinkite Pilna apskaita.

Sąskaitų tipai

Turtas (1000-1999) -- Kas priklauso jūsų bažnyčiai

Turto sąskaitos seka vertingus dalykus: banko sąskaitas, turimus grynuosius pinigus, nekilnojamąjį turtą ir įrangą.

Dažni pavyzdžiai:

• 1000 -- Einamoji sąskaita
• 1010 -- Taupomoji sąskaita
• 1020 -- Smulkūs grynieji pinigai
• 1500 -- Pastatas ir nekilnojamasis turtas
• 1600 -- Įranga ir baldai

Įsipareigojimai (2000-2999) -- Ką skolinga jūsų bažnyčia

Įsipareigojimų sąskaitos seka skolas ir įsipareigojimus: neapmokėtas sąskaitas, paskolas, kreditinės kortelės likučius ir mokėtinus darbo užmokesčio mokesčius.

Dažni pavyzdžiai:

• 2000 -- Mokėtinos sumos tiekėjams
• 2100 -- Darbo užmokesčio įsipareigojimai
• 2200 -- Kreditinė kortelė
• 2500 -- Mokėtina hipoteka/paskola

Nuosavas kapitalas (3000-3999) -- Grynasis turtas

Nuosavo kapitalo sąskaitos atspindi bažnyčios grynąją vertę -- skirtumą tarp to, kas jums priklauso, ir to, ką esate skolingi. Nekomercinėse organizacijose šios sąskaitos dažnai vadinamos „grynuoju turtu".

Dažni pavyzdžiai:

• 3000 -- Neapribotas grynasis turtas
• 3100 -- Laikinai apribotas turtas

Pajamos (4000-4999) -- Gaunami pinigai

Pajamų sąskaitos seka visus pajamų šaltinius.

Dažni pavyzdžiai:

• 4000 -- Dešimtinės ir aukos
• 4100 -- Paskirtosios dovanos
• 4200 -- Lėšų rinkimo pajamos
• 4300 -- Palūkanų ir investicijų pajamos
• 4400 -- Patalpų nuomos pajamos
• 4900 -- Kitos pajamos

Svarbu: Sąskaita 4000 (Dešimtinės ir aukos) yra numatytoji sąskaita, naudojama, kai aukos automatiškai registruojamos iš Aukojimo modulio. Sistema pirmiausia ieško sąskaitos, sunumeruotos 4000; jei ją pervadinate ar sunumeruojate iš naujo (arba jos nebelieka), sistema naudoja pirmą rastą aktyvią pajamų sąskaitą. Dėl šios priežasties rekomenduojame savo Sąskaitų plane išlaikyti 4000 numerio pajamų sąskaitą.

Mokamos registracijos ir prekių formos gali nukreipti savo pajamas į kitą pajamų sąskaitą (pavyzdžiui, siųsti renginio registracijos pajamas į 4200 Lėšų rinkimo sąskaitą, o ne į 4000). Šis nukreipimas pasirenkamas pačioje formoje, kai ją kuriate -- tai nekeičia numatytosios sąskaitos, naudojamos įprastam aukojimui.

Išlaidos (5000-5999) -- Išleidžiami pinigai

Išlaidų sąskaitos seka visas išlaidas.

Dažni pavyzdžiai:

• 5000 -- Darbo užmokestis ir išmokos
• 5100 -- Pastato priežiūra
• 5200 -- Komunalinės paslaugos
• 5300 -- Biuro ir administracinės išlaidos
• 5400 -- Tarnystės atsargos
• 5500 -- Misijos ir pagalba bendruomenei
• 5600 -- Labdara
• 5700 -- Draudimas
• 5800 -- Profesionalios paslaugos
• 5900 -- Kitos išlaidos

Numatytojo šablono įkėlimas

Jei pradedate nuo nulio, TimelyChurch teikia įmontuotą Sąskaitų plano šabloną, pagrįstą standartine nekomercinių organizacijų apskaitos praktika.

1. Atidarykite Sąskaitų plano puslapį (Finansai > skirtukas Apskaita > Nustatymai ▾ > Sąskaitų planas).
2. Spustelėkite mygtuką Įkelti šabloną.
3. Sistema sukurs visas aukščiau išvardytas sąskaitas su jų standartiniais sąskaitų numeriais ir aprašymais.
4. Pritaikykite sąskaitas savo bažnyčios konkretiems poreikiams.

Pastaba: Šabloną galima įkelti tik tada, kai dar nėra jokių sąskaitų. Jei jau sukūrėte sąskaitas rankiniu būdu, mygtukas nepasirodys.

Naujos sąskaitos kūrimas

1. Atidarykite Sąskaitų plano puslapį (Finansai > skirtukas Apskaita > Nustatymai ▾ > Sąskaitų planas).
2. Spustelėkite Nauja sąskaita.
3. Užpildykite duomenis:
   • Pavadinimas -- Aiškus, apibūdinantis pavadinimas (pvz., „Pagrindinė einamoji sąskaita").
   • Sąskaitos numeris -- Neprivalomas, bet rekomenduojamas. Naudokite standartinę numeravimo konvenciją (1000-osios turtui, 2000-osios įsipareigojimams ir t. t.).
   • Sąskaitos tipas -- Pasirinkite iš Turtas, Įsipareigojimai, Pajamos, Išlaidos arba Nuosavas kapitalas.
   • Fondas -- Neprivaloma susieti šią sąskaitą su konkrečiu aukojimo fondu. Fondo išskleidžiamasis sąrašas naudingiausias Turto, Pajamų ir Išlaidų sąskaitoms, kur svarbi fondo lygio ataskaita; jis taip pat rodomas Įsipareigojimų ir Nuosavo kapitalo sąskaitoms, tačiau ten naudojamas rečiau.
   • Pagrindinė sąskaita -- Neprivaloma įdėti šią sąskaitą po kita to paties tipo sąskaita (subsąskaitoms).
   • Atidarymo data -- Data, nuo kurios pradedamas sąskaitos likutis.
   • Pradinis likutis -- Šios sąskaitos pradinis likutis.
   • Aprašymas -- Neprivalomos pastabos apie sąskaitos paskirtį.
4. Spustelėkite Išsaugoti.

Subsąskaitos

Galite sukurti sąskaitų hierarchiją, priskirdami pagrindinę sąskaitą. Pavyzdžiui:

• 1000 -- Einamoji sąskaita (pagrindinė)
  • 1001 -- Veiklos einamoji sąskaita (subsąskaita)
  • 1002 -- Darbo užmokesčio einamoji sąskaita (subsąskaita)

Norėdami sukurti subsąskaitą, kurdami ar redaguodami sąskaitą pasirinkite pagrindinę sąskaitą išskleidžiamajame sąraše Pagrindinė sąskaita.

Čekio numerio sekimas

Čekio numerio sekimas galimas tik turto tipo sąskaitoms (paprastai jūsų einamosioms sąskaitoms). Šios parinkties nematysite įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų ar išlaidų sąskaitose.

1. Redaguokite banko sąskaitą (Turto tipo).
2. Įjunkite Sekti čekių numerius.
3. Įveskite Pradinį čekio numerį (pvz., 1001).

Įjungus šią funkciją, sistema automatiškai pasiūlys kitą čekio numerį, kai registruosite išlaidų operaciją iš tos sąskaitos. Numeris automatiškai didėja po kiekvieno panaudojimo.

Sąskaitų susiejimas su fondais

Galite susieti sąskaitą su konkrečiu aukojimo fondu. Tai naudinga sekant konkretaus fondo likučius savo Sąskaitų plane. Kurdami ar redaguodami sąskaitą, pasirinkite fondą išskleidžiamajame sąraše Fondas.

Sąskaitos redagavimas

1. Spustelėkite redagavimo piktogramą šalia bet kurios sąskaitos.
2. Atnaujinkite laukus pagal poreikį.
3. Spustelėkite Išsaugoti.

Pastaba: Sąskaitos tipo keitimas paveiks likučių skaičiavimą. Turtas ir išlaidos didėja debetu; įsipareigojimai, pajamos ir nuosavas kapitalas didėja kreditu.

Sąskaitos archyvavimas

Jei nebenaudojate sąskaitos, tačiau ji turi operacijų istoriją, archyvuokite ją, o ne ištrinkite.

1. Spustelėkite sąskaitos archyvavimo parinktį.
2. Sąskaita bus paslėpta iš išskleidžiamųjų sąrašų ir aktyvaus sąrašo.
3. Visa operacijų istorija išsaugoma.

Norėdami peržiūrėti archyvuotas sąskaitas, įjunkite parinktį Rodyti archyvuotas Sąskaitų plano puslapyje. Archyvuotą sąskaitą galite atkurti bet kada.

Sąskaitos ištrynimas

Galite ištrinti tik sąskaitą, kuri neturi jokių operacijų. Jei sąskaita turi operacijų, ją reikia archyvuoti arba pirmiausia sujungti su kita sąskaita.

Sąskaitų sujungimas

Jei turite dubliuotų sąskaitų arba norite jas sujungti, galite sujungti vieną sąskaitą su kita.

1. Spustelėkite sujungimo parinktį šaltinio sąskaitoje (tą, kurią norite pašalinti).
2. Pasirinkite tikslinę sąskaitą (tą, kuri išsaugos operacijas).
3. Patvirtinkite sujungimą.

Visos šaltinio sąskaitos operacijos bus perkeltos į tikslinę sąskaitą, tikslinės sąskaitos likutis bus perskaičiuotas, o šaltinio sąskaita bus ištrinta. Abi sąskaitos turi būti to paties tipo (pavyzdžiui, negalite sujungti turto sąskaitos su išlaidų sąskaita).

Kaip skaičiuojami likučiai

TimelyChurch automatiškai apskaičiuoja sąskaitų likučius pagal šią formulę:

Turto ir Išlaidų sąskaitoms: Likutis = Pradinis likutis + Pajamos + Gaunami pervedimai − Išlaidos − Išeinantys pervedimai

Įsipareigojimų, Pajamų ir Nuosavo kapitalo sąskaitoms: Likutis = Pradinis likutis − Pajamos − Gaunami pervedimai + Išlaidos + Išeinantys pervedimai

Likučiai perskaičiuojami automatiškai kaskart, kai operacija sukuriama, atnaujinama ar ištrinama. Niekada nereikia rankiniu būdu koreguoti likučio.