Duomenų importas ir eksportas

Auditorija: Šis straipsnis skirtas bažnyčios administratoriams.

TimelyChurch leidžia lengvai importuoti savo žmones iš kitų bažnyčių valdymo platformų ir eksportuoti savo duomenis ataskaitoms, atsarginėms kopijoms ar migracijai.

Toliau nurodyti palaikomi formatai aptinkami automatiškai pagal jūsų failo stulpelių antraštes.

Žmonių importavimas (CSV importas)

Sumanus automatinis atpažinimas

TimelyChurch turi sumanią importo sistemą, kuri automatiškai atpažįsta, iš kurios bažnyčios valdymo platformos kilęs jūsų CSV failas, ir atitinkamai susieja stulpelius. Palaikomos platformos:

Kai įkeliate CSV failą, sistema patikrina stulpelių antraštes ir automatiškai identifikuoja šaltinio platformą. Tada ji susieja stulpelius su TimelyChurch laukais be jokio rankinio konfigūravimo.

Pastaba: Importo lange paryškinta keletas dažniausiai naudojamų platformų (Planning Center, Breeze ChMS, ChurchTrac, Elvanto, Tithely, taip pat „Bet koks CSV"), tačiau automatinis atpažinimas veikia visoms aukščiau lentelėje nurodytoms platformoms.

Kaip importuoti žmones

1. Šoninėje juostoje eikite į skiltį Žmonės.
2. Spustelėkite mygtuką Pridėti asmenį viršutiniame dešiniajame kampe, kad atidarytumėte jo išskleidžiamąjį meniu.
3. Pasirinkite Importuoti iš failo. Atsidaro langas Importuoti žmones.
4. Paruoškite savo CSV failą su žmonių duomenimis. Jei nesikeliate iš kitos platformos, spustelėkite Atsisiųsti šabloną lango apačioje, kad gautumėte iš anksto suformatuotą pradinį failą (neprivaloma).
5. Nutempkite savo CSV failą į įkėlimo sritį arba spustelėkite, kad naršytumėte ir jį pasirinktumėte.
6. Palikite pažymėtą Praleisti dublikatus (rekomenduojama). Kai įjungta, sistema tikrina esamus žmones, sutampančius pagal vardą, pavardę ir el. pašto adresą.
7. Spustelėkite Importuoti žmones.

Kas importuojama

Importas susieja šiuos duomenis iš jūsų CSV su TimelyChurch asmenų įrašais:

• Vardo laukai: vardas, pavardė, antrasis vardas, slapyvardis, prefiksas, priesaga
• Kontaktinė informacija: el. paštas, papildomas el. paštas, mobilusis telefonas, namų telefonas, darbo telefonas
• Asmeniniai duomenys: lytis, gimimo data, sukakties data, šeiminė padėtis
• Adresas: gatvės adresas (1 ir 2 eilutė), miestas, valstija, pašto kodas, šalis
• Bažnyčiai specifiniai duomenys: narystės statusas, šeimos ryšiai, aktyvus/neaktyvus statusas

Šeimų grupavimas

Jei jūsų šaltinio platforma apima šeimos/namų ūkio identifikatorius (šeimos ID, namų ūkio pavadinimas ir kt.), TimelyChurch:

• Automatiškai sukurs šeimų įrašus
• Sugrupuos žmones į teisingas šeimas
• Išsaugos šeimos vaidmenis (galva, sutuoktinis, vaikas ir kt.), jei jie prieinami

Importo rezultatai

Užbaigus importą, pamatysite patvirtinimo pranešimą, nurodantį:

• Aptiktą šaltinį -- kurios platformos formatas buvo atpažintas (pvz., „Aptiktas Planning Center formatas")
• Importuotus žmones -- sukurtų naujų asmenų įrašų skaičius
• Sukurtas šeimas -- sukurtų naujų šeimos įrašų skaičius
• Praleistus dublikatus -- įrašų, sutapusių su esamais žmonėmis, skaičius
• Praleistas eilutes -- eilučių su klaidomis skaičius (pvz., trūkstami privalomi laukai)

Patarimas: Visada pirmiausia atlikite bandomąjį importą su nedideliu duomenų pogrupiu (10-20 įrašų), kad patikrintumėte, ar viskas teisingai susieja prieš importuodami visą savo katalogą.

CSV šablono naudojimas

Jei nesikeliate iš kitos platformos ir norite įvesti žmones rankiniu būdu per skaičiuoklę:

1. Žmonių puslapyje atidarykite išskleidžiamąjį meniu Pridėti asmenį ir pasirinkite Importuoti iš failo, tada Importo lange spustelėkite Atsisiųsti šabloną.
2. Atidarykite šabloną Excel, Google Sheets ar kitame skaičiuoklės redaktoriuje. Jame yra stulpeliai vardui, pavardei, el. paštui, mobiliajam telefonui, lyčiai, narystės statusui, gimimo datai ir pagrindiniam pašto adresui.
3. Užpildykite savo žmonių duomenis pagal stulpelių antraštes. Vardas ir pavardė yra privalomi.
4. Išsaugokite CSV formatu.
5. Importuokite failą atgal į TimelyChurch naudodami tą patį Importo langą.

Importo limitai

• Didžiausias failo dydis: 10 MB
• Failų formatai: CSV (.csv) arba paprastas tekstas (.txt)

Duomenų eksportavimas

TimelyChurch leidžia eksportuoti savo žmonių ir šeimų duomenis CSV failais ataskaitoms, analizei ar atsarginėms kopijoms.

Kaip eksportuoti

1. Šoninėje juostoje eikite į Nustatymai, kad atidarytumėte puslapį Bažnyčios nustatymai.
2. Skirtukų juostoje viršuje spustelėkite skirtuką Eksportas.
3. Pasirinkite savo eksportą ir spustelėkite jo mygtuką Eksportuoti CSV:
   • Eksportuoti žmones -- atsisiunčia visus asmenų įrašus
   • Eksportuoti šeimas -- atsisiunčia visus šeimos įrašus

Kiekvienas eksportas atsisiunčia kiekvieną to tipo įrašą. CSV atsidaro Excel, Google Sheets ar bet kurioje skaičiuoklės programoje.

Žmonių eksporto laukai

Žmonių CSV eksportas apima šiuos stulpelius:

Šeimų eksporto laukai

Šeimos CSV eksportas apima:

Eksportuojamų failų pavadinimai

Eksportuoti failai automatiškai pavadinami naudojant jūsų bažnyčios pavadinimą ir eksporto datą (formatu YYYY-MM-DD):

• Žmonės: your-church-name-people-YYYY-MM-DD.csv
• Šeimos: your-church-name-families-YYYY-MM-DD.csv

Patarimai sėkmingai duomenų migracijai

1. Pirmiausia išvalykite duomenis. Prieš importuodami, peržiūrėkite savo CSV failą dėl pasikartojančių įrašų, nenuoseklaus formatavimo ir trūkstamų privalomų laukų (bent vardo ir pavardės).

2. Pradėkite nuo bandomojo paketo. Pirmiausia importuokite 10-20 įrašų, kad patikrintumėte, ar laukų susiejimas teisingas.

3. Palikite pažymėtą „Praleisti dublikatus". Tai apsaugo nuo netyčinio dublikatų kūrimo, jei importuojate tą patį failą du kartus.

4. Patikrinkite šeimų grupavimą. Po importo atsitiktinai patikrinkite kelias šeimas, kad įsitikintumėte, jog nariai buvo teisingai sugrupuoti.

5. Padarykite atsarginę kopiją prieš masinius veiksmus. Eksportuokite savo dabartinius duomenis prieš atlikdami didelį importą, kad turėtumėte momentinę kopiją, į kurią galėtumėte remtis, jei kas nors nutiktų ne taip.

Dažnai užduodami klausimai

K: Ar galiu importuoti duomenis iš sąraše nenurodytos platformos? A: Taip. Jei jūsų platforma neatpažįstama automatiškai, TimelyChurch naudos Bendrą CSV formatą ir pabandys atitikti dažniausiai naudojamus stulpelių antraščių pavadinimus (first_name, last_name, email, phone ir kt.). Gali tekti pervadinti savo CSV stulpelius, kad jie atitiktų standartinius pavadinimus.

K: Ar importavimas perrašys esamus įrašus? A: Ne. Importas kuria tik naujus įrašus. Jei įjungta „Praleisti dublikatus", įrašai, sutampantys su esamu žmogumi (pagal vardą, pavardę ir el. paštą), bus praleisti. Importo procesas niekada nekeičia esamų įrašų.

K: Ar galiu importuoti aukojimo/aukų istoriją? A: Žmonių importas sutelktas į kontaktų ir katalogo duomenis. Aukojimo istorijos importas gali būti prieinamas per atskiras finansinių duomenų importo funkcijas.

K: Kiek laiko trunka didelis importas? A: Dauguma kelių šimtų įrašų importų užbaigiami per mažiau nei minutę. Labai dideli importai (tūkstančiai įrašų) gali užtrukti kelias minutes.

K: Kas nutinka, jei kelios eilutės importo metu nepavyksta? A: Importo rezultatų suvestinė nurodys, kiek eilučių buvo praleista dėl klaidų. Dažniausios priežastys -- trūkstami vardai ar pavardės, netaisyklingi el. pašto formatai ar neskaitomi duomenys. Sėkmingai importuoti įrašai nepaveikiami nepavykusių eilučių.