Apskaitos apžvalga
Kodėl TimelyChurch turi įmontuotą apskaitą
Jei aukojimas tvarkomas vienoje sistemoje, o bažnyčios apskaita kitoje, tuos pačius skaičius tenka įvesti du kartus ir derinti dvi įrašų sistemas. TimelyChurch į tą pačią platformą, kaip ir jūsų aukojimas, įtraukia visavertį apskaitos modulį, todėl kiekviena užregistruota auka jau matoma jūsų knygose.
Plano reikalavimai: Apskaitos modulis (Sąskaitų planas, Operacijos, Suderinimas, Sąskaitos, Žurnalo įrašai, pilnos Ataskaitos), Aukojimo modulis ir Biudžetų modulis įtraukti į Pro planą (129 USD/mėn. pradinė kaina pirmoms 25 bažnyčioms, vėliau 149 USD/mėn. sąraše nurodyta kaina). Žemesniuose planuose šie elementai navigacijoje rodomi kaip „užrakinti" su raginimu atnaujinti planą.
Kai narys aukoja internetu arba iždininkas užregistruoja grynųjų pinigų auką, TimelyChurch automatiškai sukuria atitinkamą pajamų operaciją jūsų apskaitos knygose. Nereikia CSV eksporto, rankinio registravimo, ir nėra rizikos, kad duomenys kažkur dings. Jūsų aukojimo duomenys ir finansiniai įrašai saugomi vienoje vietoje.
Pagrindiniai privalumai
- Automatinis aukų registravimas apskaitoje -- Kiekviena Aukojimo modulyje užregistruota auka automatiškai užregistruojama kaip pajamų operacija Apskaitoje, priskirta tinkamam fondui.
- Padalytų aukų palaikymas -- Kai aukotojas padalija auką keliems fondams (pavyzdžiui, 500 USD Bendrajam fondui ir 300 USD Statybos fondui), TimelyChurch sukuria atskirą apskaitos operaciją kiekvienam paskirstymui, todėl fondo lygio ataskaitos visada yra tikslios.
- Vienas prisijungimas, viena platforma -- Iždininkai, pastoriai ir administratoriai pasiekia aukų įrašus ir finansines ataskaitas tame pačiame skydelyje. Nereikia persijungti tarp programų.
- Realaus laiko likučiai -- Sąskaitų likučiai atnaujinami akimirksniu, kai operacijos sukuriamos, redaguojamos ar ištrinamos.
- Bažnyčiai pritaikyti numatytieji nustatymai -- Įmontuotas Sąskaitų plano šablonas atitinka nekomercinių organizacijų apskaitos standartus, su sąskaitų numeriais ir kategorijomis, aktualiomis bažnyčioms.
Kaip aukojimas patenka į apskaitą
Štai kaip veikia automatinis tiltas tarp Aukojimo ir Apskaitos:
- Auka užregistruojama -- per aukojimą internetu, iždininko rankinį įrašą arba įnašų paketą.
- TimelyChurch ieško aktyvios pajamų sąskaitos (pirmiausia sąskaitos 4000 „Dešimtinės ir aukos", o jei jos nėra -- bet kurios aktyvios pajamų sąskaitos).
- Jei auka turi fondo paskirstymus, sukuriama po vieną pajamų operaciją kiekvienam paskirstymui. Jei paskirstymų nėra, sukuriama viena operacija visai sumai.
- Kiekvienoje operacijoje nurodomas aukotojo vardas, mokėjimo būdas, fondo pavadinimas, čekio numeris (jei taikoma) ir nuorodos numeris, siejantis ją su pradine auka.
- Sąskaitos likutis perskaičiuojamas automatiškai.
Patarimas: Jei auka vėliau redaguojama, atitinkamos apskaitos operacijos atnaujinamos automatiškai. Jei ji ištrinama, jos apskaitos įrašai pašalinami (ir sugrįžta, jei auka atkuriama iš Neseniai ištrinta). Aukos, kurios apskaitos įrašas jau suderintas, ištrinti negalima -- taip apsaugomi jūsų baigti suderinimai.
Du vaizdai: paprastas ir pilna apskaita
TimelyChurch siūlo du būdus peržiūrėti tas pačias knygas. Vaizdas yra asmeninis nustatymas -- kiekvienas pasirenka savąjį, o jį pakeitus keičiasi tik tai, ką matote jūs.
Paprasta čekių knygelė
Supaprastintas vaizdas, veikiantis kaip skaitmeninė čekių knygelė. Registruojate gaunamus ir išleidžiamus pinigus, matote nuolat atnaujinamą įnašų ir mokėjimų sąrašą Čekių registre bei generuojate vieno puslapio Iždininko ataskaitą. Tai idealu mažesnėms bažnyčioms, kur finansus tvarko savanoris iždininkas, pastorius ar administratorius ir nereikia pilnos dvejybinės apskaitos. Paprastame režime skirtukas Operacijos pervadinamas į Įplaukos / išmokos, pajamos ir išlaidos rodomos kaip Įplaukos ir Išmokos, o techniškesni ekranai (Sąskaitų planas, Biudžetai Nustatymo meniu, Žurnalo įrašai) yra paslėpti.
Pilna apskaita
Pilnas apskaitos funkcionalumas su Sąskaitų planu, suskirstytomis į kategorijas operacijomis, rankiniais žurnalo įrašais, banko suderinimu, biudžetais, sąskaitomis ir pilnomis finansinėmis ataskaitomis, įskaitant Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą ir audito pėdsaką. Šis režimas skirtas bažnyčioms, turinčioms iždininką ar finansų komitetą -- arba buhalterį ar CPA -- kurioms reikia standartinių nekomercinių organizacijų finansinių ataskaitų.
Savo vaizdą galite pakeisti bet kada mygtuku Apskaitos režimas Finansų skydelio antraštėje (jame rašoma Paprastas režimas arba Pilna apskaita). Persijungiant duomenys neprarandami -- abu vaizdai naudoja tuos pačius pagrindinius skaičius, o režimas keičia tik etiketes ir tai, kurie ekranai matomi. Bažnyčios numatytasis naujų narių vaizdas nustatomas Finansų nustatymų puslapyje -- žr. Paprastas vs. išplėstinis apskaitos režimas.
Kas įtraukta į Apskaitos modulį
| Funkcija | Aprašymas |
|---|---|
| Sąskaitų planas | Turto, įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų ir išlaidų sąskaitos su bažnyčiai pritaikytu numatytuoju šablonu (Pilnas režimas) |
| Operacijos | Registruokite pajamas, išlaidas, pervedimus ir žurnalo įrašus, pridėdami kvitus ir sąskaitas faktūras (paprastame režime pervadinta į „Įplaukos / išmokos") |
| Ištrintos operacijos | Atkurkite ištrintą operaciją arba ištrinkite ją visam laikui |
| Kategorijos | Klasifikuokite operacijas pagal pajamų ir išlaidų kategorijas |
| Čekių registras | Čekių knygelės stiliaus vaizdas su kaupiamuoju kiekvienos banko sąskaitos likučiu |
| Banko CSV importas | Įkelkite banko ar mokėjimų apdorojimo failą ir peržiūrėkite kiekvieną eilutę, prieš ją užregistruojant |
| Banko suderinimas | Žingsnis po žingsnio procesas, suderinantis jūsų knygas su banko išrašu |
| Žurnalo įrašai | Rankiniai dvejybinės apskaitos įrašai korekcijoms ir pataisymams (Pilnas režimas) |
| Pasikartojančios operacijos | Pajamos ir išlaidos, kurios kartojasi pagal grafiką ir yra užregistruojamos automatiškai arba vienu paspaudimu |
| Biudžetai | Metiniai, ketvirtiniai ar mėnesiniai biudžetai su nuokrypio sekimu |
| Sąskaitos | Registruokite tiekėjų sąskaitas, sekite apmokėjimo terminus ir registruokite mokėjimus |
| Gavėjai/Tiekėjai | Tvarkykite tiekėjų katalogą su 1099 sekimu |
| Pradiniai likučiai | Nustatykite savo sąskaitų likučius pereinamosios datos būsenai, kai pereinate į TimelyChurch |
| Finansinės ataskaitos | Balanso ataskaita, pajamų ataskaita, iždininko ataskaita, biudžetas vs faktinės išlaidos, aukų ataskaitos ir 1099 tiekėjų ataskaita |
| Bandomasis balansas ir Didžioji knyga | CPA lygio bandomojo balanso momentinis vaizdas ir kiekvienos sąskaitos detalizacija |
| Audito žurnalas | Įrašas apie tai, kas sukūrė ar pakeitė kiekvieną finansinį įrašą |
| Uždaryti finansinius metus | Užrakinkite pasibaigusių kalendorinių metų operacijas |
| CSV eksportas | Eksportuokite filtruotus operacijų sąrašus naudojimui išorėje |
| PDF ataskaitos | Atsisiųskite iždininko ataskaitas ir suderinimo suvestines PDF formatu |
Kaip orientuotis programoje
Apskaitos modulis suskirstytas į skirtukų juostą puslapio viršuje:
- Skydelis -- jūsų finansų apžvalga (Finansų skydelis).
- Čekių registras -- čekių knygelės stiliaus kaupiamasis sąrašas kiekvienai banko sąskaitai.
- Operacijos -- registruokite ir tvarkykite pajamas, išlaidas, pervedimus ir žurnalo įrašus (paprastame režime rodoma kaip Įplaukos / išmokos).
- Aukojimas -- Aukojimo modulis.
- Sąskaitos -- tiekėjų sąskaitos ir mokėjimai.
- Ataskaitos -- ataskaitų centras.
Likę nustatymo ir konfigūracijos ekranai yra po vienu išskleidžiamuoju meniu skirtukų juostos gale. Pilnoje apskaitoje jis pažymėtas Nustatymas ▾ ir apima Sąskaitų planą, Kategorijas, Gavėjus, Biudžetus, Suderinimą, Pasikartojančius, Žurnalo įrašus, Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą, Audito žurnalą, 1099 ataskaitą ir Uždaryti finansinius metus. Paprastoje čekių knygelėje tas pats išskleidžiamasis meniu pažymėtas Daugiau ▾ ir rodo sumažintą rinkinį: Kategorijas, Gavėjus, Suderinimą, Pasikartojančius, Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą, Audito žurnalą, 1099 ataskaitą ir Uždaryti finansinius metus. Biudžetai visada pasiekiami ir šoninės juostos skiltyje Finansai.
Norėdami pridėti įrašą, naudokite mygtuką Nauja operacija Operacijų puslapyje. Tai padalyto veiksmo meniu su parinktimis Naujos išlaidos, Naujos pajamos, Naujas pervedimas, Naujas žurnalo įrašas, Importuoti iš CSV, Eksportuoti CSV ir Ištrintos operacijos.
Finansų skydelyje taip pat yra greiti mygtukai Užregistruoti auką ir Užregistruoti išlaidą dažniausiems įrašams.
Darbo pradžia
Jei pirmą kartą nustatote apskaitą:
- Atidarykite Apskaitą iš Finansų srities. Pirmą kartą trumpas nustatymo klausimas paklaus, kas veda jūsų bažnyčios apskaitą -- pasirinkite Paprastą čekių knygelę arba Pilną apskaitą. Tai nustato numatytąjį jūsų bažnyčios vaizdą; vėliau kiekvienas gali persijungti į savąjį mygtuku Apskaitos režimas Finansų skydelyje.
- (Pilnas režimas) Sąskaitų plano puslapyje spustelėkite Įkelti šabloną, kad jį užpildytumėte standartiniu nekomercinės bažnyčios sąskaitų sąrašu, tada peržiūrėkite ir pritaikykite sąskaitas -- pervadinkite jas, pridėkite sąskaitų numerius arba archyvuokite nereikalingas.
- Nustatykite pajamų ir išlaidų kategorijas Kategorijų puslapyje (po Nustatymas ▾ / Daugiau ▾). Spustelėkite Sukurti numatytąsias, kad gautumėte pradinį standartinių bažnyčios pajamų ir išlaidų kategorijų rinkinį, tada jį pritaikykite.
- Įveskite savo sąskaitų likučius nuo dienos, kai pradėjote naudoti TimelyChurch -- Finansų skydelyje spustelėkite Nustatyti pradinius likučius (paprastas) arba Nustatyti perkėlimo likučius (pilnas), arba Pradiniai likučiai Sąskaitų plano puslapyje. Žr. Pradiniai likučiai.
- Pradėkite registruoti operacijas. Bet kokios Aukojimo modulyje jau įvestos aukos automatiškai pasirodys kaip pajamų operacijos.
Patarimas: Nebūtina viską nustatyti iš karto. Pradėkite nuo banko sąskaitų, pradinių likučių ir kategorijų, o biudžetus bei sąskaitas pridėkite, kai jausitės patogiau naudodamiesi sistema.
Metų uždarymas
Kai kalendoriniai metai pasibaigę, o jūsų knygos suderintos, Uždaryti finansinius metus (meniu Nustatymas ▾ / Daugiau ▾) užrakina tų metų operacijas, kad jų nebebūtų galima keisti. Kontrolinį sąrašą ir tai, ką daro uždarymas, žr. Metų pabaigos uždarymas.