Apskaitos apžvalga
Kodėl TimelyChurch turi įmontuotą apskaitą
Dauguma bažnyčios valdymo platformų tvarko aukojimą ir žmonių valdymą, tačiau apskaitą palieka atskiram įrankiui, pavyzdžiui, „QuickBooks" ar skaičiuoklėms. Tai reiškia dvigubą duomenų įvedimą, rankinį suderinimą tarp sistemų ir papildomas prenumeratos išlaidas. TimelyChurch to visko atsisako, tiesiogiai integruodama į platformą visavertį apskaitos modulį.
Plano reikalavimai: Apskaitos modulis (Sąskaitų planas, Operacijos, Suderinimas, Sąskaitos, Pasikartojančios operacijos, Žurnalo įrašai, pilnos Ataskaitos), Aukojimo modulis ir Biudžetų modulis įtraukti į Pro planą (129 USD/mėn. pradinė kaina pirmoms 25 bažnyčioms, vėliau 149 USD/mėn. sąraše nurodyta kaina). Žemesniuose planuose šie elementai navigacijoje rodomi kaip „užrakinti" su raginimu atnaujinti planą. Pagrindiniai Finansų skydelio rodikliai išlieka prieinami kiekviename plane.
Kai narys aukoja internetu arba iždininkas užregistruoja grynųjų pinigų auką, TimelyChurch automatiškai sukuria atitinkamą pajamų operaciją jūsų apskaitos knygose. Nereikia CSV eksporto, rankinio registravimo, ir nėra rizikos, kad duomenys kažkur dings. Jūsų aukojimo duomenys ir finansiniai įrašai saugomi vienoje vietoje.
Pagrindiniai privalumai
- Automatinis aukų registravimas apskaitoje -- Kiekviena Aukojimo modulyje užregistruota auka automatiškai užregistruojama kaip pajamų operacija Apskaitoje, priskirta tinkamam fondui.
- Padalytų aukų palaikymas -- Kai aukotojas padalija auką keliems fondams (pavyzdžiui, 500 USD Bendrajam fondui ir 300 USD Statybos fondui), TimelyChurch sukuria atskirą apskaitos operaciją kiekvienam paskirstymui, todėl fondo lygio ataskaitos visada yra tikslios.
- Vienas prisijungimas, viena platforma -- Iždininkai, pastoriai ir administratoriai pasiekia aukų įrašus ir finansines ataskaitas tame pačiame skydelyje. Nereikia persijungti tarp programų.
- Realaus laiko likučiai -- Sąskaitų likučiai atnaujinami akimirksniu, kai operacijos sukuriamos, redaguojamos ar ištrinamos.
- Bažnyčiai pritaikyti numatytieji nustatymai -- Įmontuotas Sąskaitų plano šablonas atitinka nekomercinių organizacijų apskaitos standartus, su sąskaitų numeriais ir kategorijomis, aktualiomis bažnyčioms.
Kaip aukojimas patenka į apskaitą
Štai kaip veikia automatinis tiltas tarp Aukojimo ir Apskaitos:
- Auka užregistruojama -- per aukojimą internetu, iždininko rankinį įrašą arba įnašų paketą.
- TimelyChurch Aukų apskaitos tarnyba patikrina, ar yra aktyvi pajamų sąskaita (pirmiausia ieškoma sąskaitos 4000 „Dešimtinės ir aukos", o jei jos nėra -- naudojama bet kuri aktyvi pajamų sąskaita).
- Jei auka turi fondo paskirstymus, sukuriama po vieną pajamų operaciją kiekvienam paskirstymui. Jei paskirstymų nėra, sukuriama viena operacija visai sumai.
- Kiekvienoje operacijoje nurodomas aukotojo vardas, mokėjimo būdas, fondo pavadinimas, čekio numeris (jei taikoma) ir nuorodos numeris, siejantis ją su pradine auka.
- Sąskaitos likutis perskaičiuojamas automatiškai.
Patarimas: Jei auka vėliau redaguojama ar ištrinama, atitinkamos apskaitos operacijos automatiškai atnaujinamos arba pašalinamos -- nebent jos jau suderintos su banko išrašu. Suderintos operacijos išsaugomos, kad būtų apsaugotas jūsų baigtų suderinimų vientisumas.
Du režimai: paprastas ir išplėstinis
TimelyChurch siūlo du apskaitos režimus, pritaikytus jūsų bažnyčios poreikiams. Pirmą kartą atidarius Apskaitą, trumpas nustatymo klausimas paklaus, kas tvarko jūsų bažnyčios apskaitos knygas, ir pagal atsakymą nustatys režimą -- o vėliau jį galėsite pakeisti bet kada.
Paprastos čekių knygelės režimas
Supaprastintas vaizdas, veikiantis kaip skaitmeninė čekių knygelė. Registruojate gaunamus ir išleidžiamus pinigus, matote nuolat atnaujinamą įnašų ir mokėjimų sąrašą Čekių registre bei generuojate vieno puslapio Iždininko ataskaitą. Tai idealu mažesnėms bažnyčioms, kur finansus tvarko savanoris iždininkas, pastorius ar administratorius ir nereikia pilnos dvejybinės apskaitos. Paprastame režime skirtukas Operacijos pervadinamas į Įplaukos / išmokos, pajamos ir išlaidos rodomos kaip Įplaukos ir Išmokos, o techniškesni ekranai (Sąskaitų planas, Biudžetai, Žurnalo įrašai) yra paslėpti.
Pilnos apskaitos režimas (išplėstinis)
Pilnas apskaitos funkcionalumas su Sąskaitų planu, suskirstytomis į kategorijas operacijomis, rankiniais žurnalo įrašais, banko suderinimu, biudžetais, sąskaitomis, pasikartojančiomis operacijomis ir pilnomis finansinėmis ataskaitomis, įskaitant Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą ir audito pėdsaką. Šis režimas skirtas bažnyčioms, turinčioms iždininką ar finansų komitetą -- arba buhalterį ar CPA -- kurioms reikia standartinių nekomercinių organizacijų finansinių ataskaitų.
Tarp režimų galite persijungti bet kada, per Nustatymai → Apskaita. Persijungiant duomenys neprarandami -- abu režimai naudoja tuos pačius pagrindinius skaičius, o režimas keičia tik etiketes ir tai, kurie ekranai matomi.
Kas įtraukta į Apskaitos modulį
| Funkcija | Aprašymas |
|---|---|
| Sąskaitų planas | Turto, įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų ir išlaidų sąskaitos su bažnyčiai pritaikytu numatytuoju šablonu (Pilnas režimas) |
| Operacijos | Registruokite pajamas, išlaidas, pervedimus ir žurnalo įrašus (paprastame režime pervadinta į „Įplaukos / išmokos") |
| Kategorijos | Klasifikuokite operacijas pagal pajamų ir išlaidų kategorijas |
| Čekių registras | Čekių knygelės stiliaus vaizdas su kaupiamuoju kiekvienos banko sąskaitos likučiu |
| Banko suderinimas | Žingsnis po žingsnio procesas, suderinantis jūsų knygas su banko išrašu |
| Žurnalo įrašai | Rankiniai dvejybinės apskaitos įrašai korekcijoms ir pataisymams (Pilnas režimas) |
| Biudžetai | Metiniai, ketvirtiniai ar mėnesiniai biudžetai su nuokrypio sekimu (Pilnas režimas) |
| Sąskaitos | Registruokite tiekėjų sąskaitas, sekite apmokėjimo terminus ir registruokite mokėjimus |
| Gavėjai/Tiekėjai | Tvarkykite tiekėjų katalogą su 1099 sekimu |
| Pasikartojančios operacijos | Automatizuokite pasikartojančias pajamas ir išlaidas |
| Pradiniai likučiai | Nustatykite savo sąskaitų likučius pereinamosios datos būsenai, kai pereinate į TimelyChurch |
| Finansinės ataskaitos | Balanso ataskaita, pajamų ataskaita, iždininko ataskaita, biudžetas vs faktinės išlaidos, aukų ataskaitos ir 1099 tiekėjų ataskaita |
| Bandomasis balansas ir Didžioji knyga | CPA lygio bandomojo balanso momentinis vaizdas ir kiekvienos sąskaitos detalizacija |
| Audito žurnalas | Įrašas apie tai, kas sukūrė ar pakeitė kiekvieną operaciją |
| CSV eksportas | Eksportuokite filtruotus operacijų sąrašus naudojimui išorėje |
| PDF ataskaitos | Atsisiųskite iždininko ataskaitas ir suderinimo suvestines PDF formatu |
Kaip orientuotis programoje
Apskaitos modulis suskirstytas į skirtukų juostą puslapio viršuje:
- Skydelis -- jūsų finansų apžvalga.
- Čekių registras -- čekių knygelės stiliaus kaupiamasis sąrašas kiekvienai banko sąskaitai.
- Operacijos -- registruokite ir tvarkykite pajamas, išlaidas, pervedimus ir žurnalo įrašus (paprastame režime rodoma kaip Įplaukos / išmokos).
- Aukojimas -- Aukojimo modulis.
- Sąskaitos -- tiekėjų sąskaitos ir mokėjimai.
- Ataskaitos -- ataskaitų centras.
Likę nustatymo ir konfigūracijos ekranai yra po vienu išskleidžiamuoju meniu skirtukų juostos gale. Pilnos apskaitos režime jis pažymėtas Nustatymai ▾ ir apima Sąskaitų planą, Kategorijas, Gavėjus, Biudžetus, Suderinimą, Žurnalo įrašus, Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą ir Audito žurnalą. Paprastos čekių knygelės režime tas pats išskleidžiamasis meniu pažymėtas Daugiau ▾ ir rodo sumažintą rinkinį (Kategorijas, Gavėjus, Suderinimą, Bandomąjį balansą, Didžiąją knygą ir Audito žurnalą).
Norėdami pridėti įrašą, naudokite mygtuką Nauja operacija Operacijų puslapyje. Tai padalyto veiksmo meniu su parinktimis Naujos išlaidos, Naujos pajamos, Naujas pervedimas, Naujas žurnalo įrašas, Importuoti iš CSV ir Eksportuoti CSV.
Darbo pradžia
Jei pirmą kartą nustatote apskaitą:
- Atidarykite Apskaitą iš Finansų srities. Pirmą kartą trumpas nustatymo klausimas paklaus, kas tvarko jūsų bažnyčios apskaitos knygas -- pasirinkite Paprastą čekių knygelę arba Pilną apskaitą (tai galite pakeisti bet kada, per Nustatymai → Apskaita).
- (Pilnas režimas) Sąskaitų plano puslapyje spustelėkite Įkelti šabloną, kad jį užpildytumėte standartiniu nekomercinės bažnyčios sąskaitų sąrašu, tada peržiūrėkite ir pritaikykite sąskaitas -- pervadinkite jas, pridėkite sąskaitų numerius arba pašalinkite nereikalingas.
- Nustatykite pajamų ir išlaidų kategorijas Kategorijų puslapyje (po Nustatymai ▾ / Daugiau ▾). Spustelėkite Sukurti numatytąsias, kad gautumėte pradinį standartinių bažnyčios pajamų ir išlaidų kategorijų rinkinį, tada jį pritaikykite.
- Įveskite savo sąskaitų likučius nuo dienos, kai pradėjote naudoti TimelyChurch, puslapyje Pradiniai likučiai (paprastame režime šis puslapis vadinamas taip pat -- Pradiniai likučiai). Pasirinkite pereinamąją datą ir įveskite kiekvienos sąskaitos sumą tą dieną.
- Pradėkite registruoti operacijas. Bet kokios Aukojimo modulyje jau įvestos aukos automatiškai pasirodys kaip pajamų operacijos.
Patarimas: Nebūtina viską nustatyti iš karto. Pradėkite nuo banko sąskaitų, pradinių likučių ir kategorijų, o biudžetus bei pasikartojančias operacijas pridėkite, kai jausitės patogiau naudodamiesi sistema.
Metų pabaigos uždarymas
Kiekvienų fiskalinių metų pabaigoje TimelyChurch siūlo valdomą Metų pabaigos uždarymo procesą, kuris užbaigia metų apskaitos knygas, užrakina laikotarpį nuo atsitiktinių pakeitimų ir perkelia nepaskirstytą pelną į jūsų nuosavo kapitalo sąskaitas. Pilną prielaidų sąrašą ir žingsnis po žingsnio procesą žr. Metų pabaigos uždarymas.