Grupės vadovo įrankiai

Jei esate TimelyChurch grupės vadovas ar bendravadovas, portalas suteikia įrankius, padedančius valdyti grupės narius, įrašyti susitikimus, sekti lankomumą ir peržiūrėti renginių registracijas.

Prieiga prie savo grupių

1. Šoninėje juostoje ieškokite skyriaus Vadovybė.
2. Spustelėkite Mano grupės.
3. Pamatysite grupes, kurioms vadovaujate, kartu su bet kuriomis kitomis grupėmis, kurioms priklausote.

Skyrius Vadovybė (ir nuoroda Mano grupės) šoninėje juostoje pasirodo tik tada, jei šiuo metu turite vadovo ar bendravadovio rolę bent vienoje grupėje. Jei jo nematote, galbūt nesate priskirtas jokios grupės vadovu. Susisiekite su bažnyčios administratoriumi, jei manote, kad tai klaida.

Mano grupių apžvalga

Puslapis Mano grupės padalytas į du skyrius:

• Grupės, kurioms vadovauju -- grupės, kuriose esate vadovas ar bendravadovis. Tai grupės, kurias galite valdyti.
• Grupės, kuriose esu -- grupės, kuriose esate paprastas narys. Jos rodomos patogumui; jūs turite nario lygio prieigą, o ne vadovo įrankius.

Statistika

Trys suvestinės kortelės puslapio viršuje:

Grupės kortelės

Kiekviena grupė rodoma kaip kortelė su:

• Grupės pavadinimu
• Aktyvių narių skaičiumi
• Susitikimo diena ir laiku (jei nustatyta)
• Nuoroda atidaryti pilną grupės informacijos puslapį

Artėjantys renginiai

Po grupės kortelėmis išvardyti bet kokie jūsų grupių rengiami artėjantys renginiai, su renginio pavadinimu, data ir registracijų skaičiumi.

Grupės informacijos peržiūra

Spustelėkite grupės kortelę, kad atidarytumėte jos informacijos puslapį. Viršuje rasite grupės pavadinimą, narių skaičių, ženkliuką Atidaryta/Uždaryta ir mygtuką Užregistruoti susitikimą. Puslapis suskirstytas į skirtukus:

Apžvalga

• Grupės informacija -- aprašymas, susitikimo diena ir laikas bei vieta (vieta rodoma pagal privatumo nustatymus). Vadovai iš čia gali redaguoti grupės informaciją arba atidaryti/uždaryti grupę.
• Grupės nuotrauka -- įkelkite ar pakeiskite grupės nuotrauką.
• Naujausi susitikimai -- naujausi įrašyti susitikimai, kiekvienas rodantis datą, temą ir dalyvavusiųjų skaičių.
• Būklės įvertinimas -- vienu žvilgsniu matomas įvertinimas, pagrįstas susitikimais, lankomumu ir įsitraukimu.

Nariai

Visų aktyvių narių sąrašas, rodantis kiekvieno nario vardą ir rolę. Vadovai čia gali pridėti ar pašalinti narius. Jei grupei įjungtas prisijungimo patvirtinimas, pasirodo skirtukas Prašymai prisijungti, kad galėtumėte patvirtinti ar atmesti laukiančius prašymus; jei įjungtas laukiančiųjų sąrašas ir jame yra įrašų, pasirodo skirtukas Laukiančiųjų sąrašas.

Maldos

Grupės maldų siena, kurioje galite skelbti maldos prašymus ir žymėti juos kaip atsakytus.

Ištekliai

Su grupe bendrinami failai, kur vadovai gali įkelti ir bendrinti išteklius.

Renginiai

Naujausi ir artėjantys šios grupės rengiami renginiai, kiekvienas su registracijų skaičiumi ir nuoroda peržiūrėti registracijas.

El. paštas

Siųskite el. laišką visai grupei arba tik grupės vadovams.

Susitikimo įrašymas

Viena naudingiausių grupių vadovų funkcijų yra galimybė įrašyti susitikimus su dalyvavimu.

Instrukcija žingsnis po žingsnio

1. Eikite į grupės, kuriai norite įrašyti susitikimą, informacijos puslapį.

2. Spustelėkite mygtuką Užregistruoti susitikimą viršutiniame dešiniajame kampe.

3. Atsidarys modalinis langas su šiais laukais:

   Data

   • Pagal numatytuosius nustatymus -- šiandien. Pasirinkite datą, kada įvyko susitikimas.

   Tema (neprivaloma)

   • Įveskite susitikimo temą ar pavadinimą (pavyzdžiui, „5 skyriaus aptarimas" ar „Ketvirčio planavimas").

   Dalyvavimas

   • Rodomas visų aktyvių grupės narių sąrašas su žymimaisiais langeliais.
   • Spustelėkite atskirus narius, kad pažymėtumėte juos dalyvavusius.
   • Naudokite Visi, kad pažymėtumėte visus vienu metu.
   • Naudokite Nėra, kad nuimtumėte žymėjimą nuo visų.

4. Spustelėkite Užregistruoti susitikimą, kad išsaugotumėte.

5. Pasirodo patvirtinimo pranešimas su užregistruotų dalyvių skaičiumi.

Susitikimas pasirodys grupės susitikimų istorijoje, o lankomumo įrašai saugomi kiekvienam pažymėtam nariui.

Patarimas: Įrašykite susitikimus iškart po jų, kol dalyvavimas dar šviežias atmintyje. Taip pat galite įrašyti susitikimus atgaline data, pasirinkdami praėjusią datą.

Renginių registracijų peržiūra

Jei jūsų grupė rengia renginius, galite peržiūrėti, kas užsiregistravo:

1. Eikite į savo grupės informacijos puslapį.
2. Atidarykite skirtuką Renginiai ir raskite renginį sąraše.
3. Spustelėkite renginio registracijų nuorodą.
4. Registracijų puslapyje rodoma:
   • Kiekvieno užsiregistravusio vardas
   • Kada jis užsiregistravo
   • Jo registracijos duomenys

Tai naudinga planuojant logistiką ir žinant, ko tikėtis jūsų grupės renginiuose.

Tarnavimo komandos vadovo skydelis

Jei vadovaujate tarnavimo komandai (pavyzdžiui, garso, pasveikinimo ar šlovinimo komandai), turite prieigą prie papildomo Komandos vadovo skydelio, suteikiančio įrankius savanorių priskyrimams valdyti.

Prieiga prie Komandos vadovo skydelio

Komandos vadovo skydelis yra tarnavimo srities dalis, o ne atskiras šoninės juostos punktas. Jei vadovaujate vienai ar kelioms tarnavimo komandoms, jį pasieksite iš savo tarnavimo grafiko. Skydelis turi mygtuką Mano grafikas viršutiniame dešiniajame kampe, kad grįžtumėte į savo paties tarnavimo vaizdą. (Jei nebevadovaujate jokiai tarnavimo komandai, programa vietoj to nukreipia jus į jūsų tarnavimo grafiką.)

Ką matote

Statistikos apžvalga

• Komandos nariai -- Bendras savanorių skaičius jūsų komandose
• Artėjantys renginiai -- Renginiai per artimiausias 8 savaites, kuriems reikia jūsų komandų
• Laukiama -- Priskyrimai, laukiantys savanorio atsakymo
• Patvirtinta -- Priskyrimai, kurie jau priimti

Jūsų komandos Tarnavimo komandų, kurioms vadovaujate, eilutė, kiekviena rodanti komandos narių skaičių. Nuoroda Tvarkyti šablonus šalia kiekvienos komandos atveria tos komandos grafiko šablonus administratoriaus įrankiuose.

Artėjantis komandos grafikas Kiekvienam artėjančiam renginiui (per artimiausias 8 savaites) matote:

• Visas tarnavimo pozicijas, kurias reikia užpildyti, sugrupuotas pagal renginį
• Skaičių „užpildyta", rodantį, kiek iš reikalingų vietų padengta
• Kas šiuo metu priskirtas kiekvienai pozicijai
• Kiekvieno priskyrimo būseną (laukiama, patvirtinta, atsisakyta)
• Atviras pozicijas, kurioms vis dar reikia savanorių

Priskyrimų valdymas

Kaip komandos vadovas galite:

Kiekvienas priskirtas savanoris skydelyje turi mažą veiksmų mygtukų rinkinį šalia savo vardo.

Patvirtinti priskyrimus komandos narių vardu

1. Raskite savanorį, kurio priskyrimas vis dar laukiama.
2. Spustelėkite žalią varnelę (Patvirtinti) šalia jo vardo.
3. Priskyrimas bus pažymėtas kaip patvirtintas. (Mygtukas Patvirtinti rodomas tik tol, kol priskyrimas laukiamas.)

Pašalinti priskyrimus

1. Raskite priskyrimą Komandos vadovo skydelyje.
2. Spustelėkite mygtuką Pašalinti (X) ir patvirtinkite.
3. Savanoris bus pašalintas iš tos pozicijos, atlaisvindamas ją kitam.

Pavaduotojo prašymas Jei komandos narys negali tarnauti ir jam reikia pakaitalo:

1. Spustelėkite mygtuką Prašyti pavaduotojo šalia jo priskyrimo.
2. Pasirinktinai nurodykite priežastį atsidariusiame modaliniame lange.
3. Sukuriama pavadavimo užklausa, ir komandos nariai bus informuoti.
4. Jei iki renginio liko mažiau nei 3 dienos, prašymas automatiškai pažymimas kaip skubus.

Pasikeitimo prašymų peržiūra savo priskyrimams

Kaip ir visi savanoriai, komandų vadovai taip pat tarnauja renginiuose. Kai jūs pats esate priskirtas pozicijai, galite naudoti eigą Pasiūlyti pasikeitimą savo tarnavimo grafike -- pasiekiamą iš šoninės juostos punkto Mano grafikas, tada skirtuko Tarnavimas -- kad pasikeistumėte priskyrimais su kitu komandos draugu. Gaunami pasikeitimo prašymai, skirti jums, rodomi to paties puslapio viršuje violetinėje juostoje Pasikeitimo užklausos su mygtukais Priimti pasikeitimą ir Atsisakyti.

Pats Komandos vadovo skydelis skirtas kitų savanorių priskyrimams koordinuoti; pasikeitimo eiga yra savanoriui skirtame tarnavimo grafike, nes tai atspindi asmeninius mainus tarp dviejų suplanuotų savanorių. Pilną eigos aprašymą rasite Savanorių pasikeitimas ir perleidimas.

Patarimas: Reguliariai tikrinkite Komandos vadovo skydelį savaitėmis prieš renginius. Susisiekite su bet kuriais savanoriais, turinčiais laukiamus priskyrimus, kad įsitikintumėte, jog pozicijos padengtos.

Papildomi grupės vadovo įrankiai

Portalas taip pat siūlo gilesnį tik vadovams skirtų grupės valdymo funkcijų rinkinį, įskaitant:

• Prisijungimo prašymų patvirtinimą ar atmetimą iš narių, prašančių prisijungti prie jūsų grupės.
• Grupės laukiančiųjų sąrašo valdymą -- paaukštinkite laukiantį narį į laisvą vietą arba pašalinkite jį.
• Grupės informacijos, nuotraukos ir atidarymo/uždarymo būsenos atnaujinimą, neinant per administratorių.
• Tiesioginį narių pridėjimą ir pašalinimą iš sąrašo.
• Maldos prašymų skelbimą jūsų grupės maldų sienoje ir žymėjimą kaip atsakytus.
• Išteklių (failų) įkėlimą ir bendrinimą su grupe.
• El. laiško siuntimą visai grupei iš vadovo portalo.
• Grupės renginių kūrimą ir valdymą, kurie pasirodo viešame renginių puslapyje ir grupės renginių sąraše.

Šios galimybės išsamiai aprašytos žinių bazės skyriuje Grupės. Šiame straipsnyje dėmesys skiriamas kasdienėms vadovavimo eigoms (susitikimams, lankomumui, renginių registracijoms ir tarnavimo komandos koordinavimui).

Geriausios praktikos grupių vadovams

• Nuosekliai įrašykite susitikimus, kad sukurtumėte naudingą istoriją ir sektumėte lankomumo tendencijas.
• Tikrinkite savo grupių puslapį kas savaitę, kad būtumėte informuoti apie artėjančius renginius ir narių veiklą.
• Sekite laukiamus priskyrimus, jei esate tarnavimo komandos vadovas. Trumpa žinutė savanoriams gali padėti anksti patvirtinti prieinamumą.
• Naudokite lankomumo funkciją, kad nustatytumėte narius, kurie galėjo nutolti ir kuriems galėtų pravartu asmeninis pasitikrinimas.