Sąskaitos ir mokėjimai

Apžvalga

TimelyChurch Sąskaitų funkcija padeda sekti pinigus, kuriuos jūsų bažnyčia yra skolinga tiekėjams, kol jie dar neapmokėti. Užuot registravę išlaidą tą akimirką, kai gaunate sąskaitą faktūrą, galite pirmiausia įvesti sąskaitą, sekti apmokėjimo terminą ir užregistruoti mokėjimą, kai būsite pasiruošę. Tai suteikia aiškų vaizdą apie neapmokėtus įsipareigojimus bet kuriuo metu.

Sąskaitų būsenos

Sąskaita taip pat pažymima kaip Vėluojama, jei ji neapmokėta ar dalinai apmokėta, o apmokėjimo terminas jau praėjo.

Sąskaitos kūrimas

1. Eikite į Finansai > Apskaita ir atidarykite skirtuką Sąskaitos (puslapis Sąskaitos ir mokėjimai).
2. Spustelėkite Pridėti sąskaitą. Atsidaro langas Pridėti naują sąskaitą.
3. Užpildykite duomenis:
   • Gavėjas (privaloma) -- Pasirinkite tiekėją, iš kurio gauta sąskaita. Jei tiekėjo dar nėra jūsų sistemoje, pirmiausia pridėkite jį Gavėjų puslapyje.
   • Sąskaitos Nr. -- Tiekėjo sąskaitos faktūros ar sąskaitos numeris nuorodai.
   • Sąskaitos data (privaloma) -- Data, kada sąskaita buvo išrašyta.
   • Apmokėjimo terminas (privaloma) -- Data, iki kurios turi būti apmokėta. Turi būti tokia pati kaip sąskaitos data arba vėlesnė.
   • Suma (privaloma) -- Bendra skolinga suma.
   • Kategorija -- Pasirinkite šios sąskaitos išlaidų kategoriją.
   • Fondas -- Neprivaloma priskirti sąskaitą konkrečiam fondui.
   • Aprašymas -- Pastabos apie tai, už ką yra sąskaita.
   • Pasikartojanti sąskaita -- Įjunkite sąskaitai, kuri kartojasi (žr. Pasikartojančios sąskaitos toliau).
4. Spustelėkite Pridėti sąskaitą.

Sąskaita pasirodys sąskaitų sąraše su būsena „Neapmokėta".

Jei sąskaita dėl bet kokios priežasties atmetama, pridėjimo langas lieka atviras ir išsaugo tai, ką įvedėte.

Sąskaitų peržiūra

Sąskaitų puslapio viršuje rodoma suvestinė:

• Neapmokėta -- kiek sąskaitų dar nėra pilnai apmokėta.
• Skolinama -- bendra dar skolinga suma doleriais.
• Vėluojama -- kiek neapmokėtų sąskaitų yra po termino.

Sąrašą galite filtruoti pagal:

• Būseną -- Visos būsenos, Neapmokėta, Iš dalies apmokėta arba Apmokėta.
• Gavėją -- Rodyti konkretaus tiekėjo sąskaitas (Visi gavėjai).

Kiekvienoje eilutėje rodoma Sąskaitos Nr., Gavėjas, Kategorija, Terminas (su vėlavimo dienomis), Suma (ir iki šiol sumokėta suma) ir Būsena, o pasikartojančioms sąskaitoms -- dar ir ženklelis ↻ Recurring.

Sąskaitos rikiuojamos pagal apmokėjimo terminą (anksčiausią pirma), kad matytumėte, ką reikia apmokėti greičiausiai.

Sąskaitos apmokėjimas

Kai būsite pasiruošę apmokėti sąskaitą:

1. Sąskaitų sąraše spustelėkite Mokėti sąskaitos eilutėje -- arba spustelėkite Peržiūrėti, kad atidarytumėte sąskaitos detalių puslapį, ir spustelėkite Apmokėti sąskaitą.
2. Lange Apmokėti sąskaitą rodoma, kam mokate ir kiek. Užpildykite mokėjimo duomenis:
   • Mokėti iš sąskaitos -- Pasirinkite banko sąskaitą, iš kurios bus atliktas mokėjimas.
   • Mokėjimo data -- Data, kada atliekamas mokėjimas.
   • Čekio Nr. -- Jei mokate čekiu, įveskite čekio numerį.
   • Mokėjimo suma -- Mokama suma. Pilnam mokėjimui ji atitiks mokėtiną sumą. Daliniam mokėjimui įveskite mokamą sumą.
3. Spustelėkite Užregistruoti mokėjimą.

Sąskaitai apmokėti reikia teisės Redaguoti jūsų vaidmens eilutėje Apskaita.

Sąraše Mokėti iš sąskaitos rodomos tik banko ir grynųjų pinigų sąskaitos. Jei mokėjimas atmetamas, langas lieka atviras ir išsaugo tai, ką įvedėte.

Kas vyksta apmokėjus sąskaitą

• Pasirinktoje banko sąskaitoje automatiškai sukuriama išlaidų operacija su sąskaitos gavėju, kategorija, fondu ir aprašymu.
• Jei mokėjimo suma padengia visą likusį likutį, sąskaitos būsena pasikeičia į Apmokėta.
• Jei mokėjimo suma mažesnė nei likęs likutis, sąskaitos būsena pasikeičia į Dalinai apmokėta, o likęs likutis toliau sekamas.
• Banko sąskaitos likutis atnaujinamas automatiškai.

Patarimas: Apmokant sąskaitą atskirai registruoti išlaidų operacijos nereikia. Sistema ją sukuria už jus. Jei operaciją įvesite rankiniu būdu IR apmokėsite sąskaitą, turėsite dubliuotą išlaidų įrašą.

Daliniai mokėjimai

TimelyChurch palaiko dalinius sąskaitų mokėjimus. Jei negalite apmokėti sąskaitos pilnai:

1. Spustelėkite Mokėti prie sąskaitos (arba Apmokėti sąskaitą jos detalių puslapyje).
2. Įveskite mokamą sumą (mažesnę nei bendra mokėtina suma).
3. Spustelėkite Užregistruoti mokėjimą.

Sąskaitos būsena pasikeičia į „Dalinai apmokėta", o sumokėta suma toliau sekama. Galite atlikti papildomus mokėjimus, kol sąskaita bus pilnai apmokėta.

Sąskaitų suvestinėje skolinga suma iš dalies apmokėtą sąskaitą skaičiuoja pagal likusią sumą, o ne visą sumą.

Sąskaitos redagavimas

Galite redaguoti neapmokėtą ar dalinai apmokėtą sąskaitą:

1. Sąskaitų sąraše spustelėkite Redaguoti sąskaitos eilutėje.
2. Lange Redaguoti sąskaitą atnaujinkite duomenis pagal poreikį. (Pasikartojimo nustatymai pasirenkami pridedant sąskaitą ir čia nerodomi.)
3. Spustelėkite Atnaujinti sąskaitą.

Pastaba: Apmokėtų sąskaitų redaguoti negalima. Jei reikia pataisyti apmokėtą sąskaitą, pirmiausia anuliuokite mokėjimą.

Jei atnaujinimas atmetamas, langas Redaguoti sąskaitą išsaugo tai, ką įvedėte.

Sąskaitos ištrynimas

Neapmokėtas sąskaitas galima ištrinti:

1. Spustelėkite Ištrinti sąskaitos eilutėje (arba Ištrinti sąskaitą jos detalių puslapyje).
2. Patvirtinkite ištrynimą lange Ištrinti sąskaitą („Šio veiksmo atšaukti negalima.").

Pastaba: Apmokėtų sąskaitų ištrinti negalima. Pirmiausia turite anuliuoti mokėjimą -- tai grąžina sąskaitą į neapmokėtą būseną.

Sąskaitos mokėjimo anuliavimas

Jei mokėjimas buvo užregistruotas per klaidą arba čekis buvo grąžintas:

1. Atidarykite apmokėtos (arba iš dalies apmokėtos) sąskaitos detalių puslapį.
2. Spustelėkite Anuliuoti mokėjimą ir patvirtinkite.
3. Sąskaita grįžta į būseną „Neapmokėta", o sumokėta suma nustatoma į nulį.

Mokėjimui anuliuoti reikia teisės Anuliuoti jūsų vaidmens eilutėje Apskaita (įtraukta į Visišką prieigą).

Kas nutinka išlaidų operacijai, priklauso nuo to, ar ji buvo suderinta:

• Jei nesuderinta: Išlaidų operacija ištrinama.
• Jei suderinta: Išlaidų operacijos ištrinti negalima (kad būtų apsaugotas suderinimo vientisumas). Vietoj to sukuriamas priešpriešinis įrašas -- pajamų operacija tai pačiai sumai, datuota šiandien, kurios aprašymo pradžioje pridedama „ANULIUOTA:". Pamatysite tai paaiškinantį įspėjimą.

Sąskaitos mokėjimo grąžinti negalima. Jei išlaidai, kurią sukūrė sąskaitos apmokėjimas, naudosite Grąžinimas, bus atmesta su pranešimu „Ši išlaida yra sąskaitos mokėjimas – vietoj to anuliuokite sąskaitos mokėjimą.“ Anuliavimas yra būdas atšaukti sąskaitos mokėjimą; jis taip pat grąžina sąskaitą į neapmokėtą. (Tiekėjo grąžinimą už įprastą pirkinį žr. Grąžinimo registravimas išlaidoje.)

Mokėjimo negalima datuoti laikotarpyje, kurį jau suderinote tai banko sąskaitai, ir to paties negalima padaryti anuliavimo atvirkštiniam įrašui: abu atmetami, kad užbaigtas suderinimas liktų subalansuotas. Mokėjimą datuokite po paskutinio užbaigto suderinimo išrašo datos.

Anuliuoti mokėjimą patvirtinime tiksliai nurodoma, ką anuliavimas atšauks.

Sąskaitos detalių puslapis

Spustelėjus sąskaitą, atidaromas detalių puslapis, kuriame rodoma:

• Sąskaitos informacija (Sąskaitos data, Terminas, Suma, Sumokėta suma, aprašymas, kategorija, fondas)
• Dabartinė būsena ir vėlavimo dienos (jei taikoma)
• Mokėjimo operacija -- kada ir iš kurios sąskaitos buvo sumokėta, su čekio numeriu
• Kas sukūrė sąskaitą ir kada ji paskutinį kartą atnaujinta
• Mygtukai Apmokėti sąskaitą, Anuliuoti mokėjimą ir Ištrinti sąskaitą (redaguojama iš Sąskaitų sąrašo)

Sąskaitos puslapyje išvardyti visi už ją atlikti mokėjimai.

Pasikartojančios sąskaitos

Daugelis įsipareigojimų tiekėjams kartojasi reguliariai -- mėnesiniai komunalinių paslaugų išrašai, ketvirtinės draudimo įmokos, metinė programinės įrangos licencija. Užuot kūrę kiekvieną ranka, galite pažymėti sąskaitą kaip pasikartojančią ir leisti TimelyChurch sukurti kitą už jus.

Pasikartojančios sąskaitos kūrimas

1. Spustelėkite Pridėti sąskaitą ir užpildykite pirmąją sąskaitą kaip įprasta (jos Terminas nustato grafiką).
2. Įjunkite Pasikartojanti sąskaita.
3. Pasirinkite Dažnumą: Savaitinis, Kas dvi savaites, Mėnesinis, Ketvirtinis arba Metinis.
4. Neprivaloma nustatyti Pabaigos datą (neprivaloma). Po šios datos naujos sąskaitos nebekuriamos.
5. Spustelėkite Pridėti sąskaitą.

„Kita sąskaita bus sugeneruota automatiškai, kai suėis šios terminas." TimelyChurch kiekvieną rytą tikrina pasikartojančias sąskaitas ir sukuria kitą serijos sąskaitą -- su tuo pačiu gavėju, suma, kategorija, fondu ir aprašymu -- ir su kitu terminu (pavyzdžiui, mėnesinei sąskaitai -- mėnesiu po šios sąskaitos termino). Kiekviena serijos sąskaita yra įprasta sąskaita, kurią apmokate, redaguojate, anuliuojate ar ištrinate kaip bet kurią kitą, ir kiekvienoje rodomas ženklelis ↻ Recurring.

Dažnumas ir pabaigos data pasirenkami pridedant sąskaitą -- langas Redaguoti sąskaitą jų nekeičia. Norėdami, kad serija sustotų pati, nustatykite Pabaigos datą, kai kuriate pasikartojančią sąskaitą.

Pasikartojančios sąskaitos puslapyje rodomas jos tvarkaraštis: kaip dažnai ji kartojasi ir kada kitos sąskaitos terminas. Norėdami serijos kartojimą nutraukti dabar, atidarykite sąskaitą ir spustelėkite Nustoti kartoti, tada patvirtinkite („Iš jos nebus kuriamos naujos sąskaitos. Jau sukurtos sąskaitos ir jų mokėjimai nekeičiami.“). Sąskaita, atsiradusi iš sustabdytos serijos, tai nurodo.

Geriausia praktika sąskaitoms

Įveskite sąskaitas, kai jas gaunate. Net jei neapmokate iš karto, sąskaitos registravimas padeda matyti bendrus įsipareigojimus ir išvengti praleistų terminų.

Peržiūrėkite sąskaitų sąrašą kas savaitę. Patikrinkite artėjančius terminus ir vėluojamas sąskaitas. Suvestinė puslapio viršuje pateikia greitą apžvalgą.

Nuosekliai naudokite lauką Gavėjas. Visada pasirinkite tinkamą gavėją iš išskleidžiamojo sąrašo. Tai užtikrina tikslias tiekėjų išlaidų ataskaitas ir 1099 sekimą.

Metų uždarymas: Neapmokėtos ar iš dalies apmokėtos sąskaitos, datuotos tais metais, blokuoja Uždaryti finansinius metus tiems metams -- pirmiausia jas apmokėkite arba ištrinkite. Žr. Metų pabaigos uždarymas.

Priskirkite kategorijas ir fondus. Tinkamas kategorizavimas užtikrina, kad jūsų Pajamų ataskaita ir Biudžeto nuokrypio ataskaita būtų tikslios.

Susiję straipsniai

• Gavėjų ir tiekėjų valdymas
• Operacijų registravimas
• Grąžinimo registravimas išlaidoje
• Metų pabaigos uždarymas
• Ką jūsų DI asistentas gali skaityti ir keisti

Paskutinį kartą atnaujinta: 2026-10-21 (8.205.306).