Sąskaitos ir mokėjimai

Apžvalga

TimelyChurch Sąskaitų funkcija padeda sekti pinigus, kuriuos jūsų bažnyčia yra skolinga tiekėjams, kol jie dar neapmokėti. Užuot registravę išlaidą tą akimirką, kai gaunate sąskaitą faktūrą, galite pirmiausia įvesti sąskaitą, sekti apmokėjimo terminą ir užregistruoti mokėjimą, kai būsite pasiruošę. Tai suteikia aiškų vaizdą apie neapmokėtus įsipareigojimus bet kuriuo metu.

Sąskaitų būsenos

Sąskaita taip pat pažymima kaip Vėluojama, jei ji neapmokėta ar dalinai apmokėta, o apmokėjimo terminas jau praėjo.

Sąskaitos kūrimas

1. Eikite į Finansai > Apskaita > Sąskaitos.
2. Spustelėkite Pridėti sąskaitą.
3. Užpildykite duomenis:
   • Gavėjas (privaloma) -- Pasirinkite tiekėją, iš kurio gauta sąskaita. Jei tiekėjo dar nėra jūsų sistemoje, pirmiausia pridėkite jį Gavėjų puslapyje.
   • Sąskaitos Nr. -- Tiekėjo sąskaitos faktūros ar sąskaitos numeris nuorodai.
   • Sąskaitos data (privaloma) -- Data, kada sąskaita buvo išrašyta.
   • Apmokėjimo terminas (privaloma) -- Data, iki kurios turi būti apmokėta. Turi būti tokia pati kaip sąskaitos data arba vėlesnė.
   • Suma (privaloma) -- Bendra skolinga suma.
   • Kategorija -- Pasirinkite šios sąskaitos išlaidų kategoriją.
   • Fondas -- Neprivaloma priskirti sąskaitą konkrečiam fondui.
   • Aprašymas -- Pastabos apie tai, už ką yra sąskaita.
4. Spustelėkite Išsaugoti.

Sąskaita pasirodys sąskaitų sąraše su būsena „Neapmokėta".

Sąskaitų peržiūra

Sąskaitų puslapio viršuje rodoma suvestinė:

• Neapmokėtų sąskaitų skaičius ir bendra suma doleriais.
• Vėluojamų sąskaitų skaičius (neapmokėtos sąskaitos, kurių terminas praėjęs).

Sąrašą galite filtruoti pagal:

• Būseną -- Neapmokėta, Dalinai apmokėta arba Apmokėta.
• Gavėją -- Rodyti konkretaus tiekėjo sąskaitas.

Sąskaitos rikiuojamos pagal apmokėjimo terminą (anksčiausią pirma), kad matytumėte, ką reikia apmokėti greičiausiai.

Sąskaitos apmokėjimas

Kai būsite pasiruošę apmokėti sąskaitą:

1. Sąraše spustelėkite sąskaitą, kad atidarytumėte jos detalių puslapį.
2. Spustelėkite Apmokėti sąskaitą (arba Užregistruoti mokėjimą).
3. Užpildykite mokėjimo duomenis:
   • Sąskaita -- Pasirinkite banko sąskaitą, iš kurios bus atliktas mokėjimas.
   • Mokėjimo data -- Data, kada atliekamas mokėjimas.
   • Mokėjimo suma -- Mokama suma. Pilnam mokėjimui ji atitiks mokėtiną sumą. Daliniam mokėjimui įveskite mokamą sumą.
   • Čekio numeris -- Jei mokate čekiu, įveskite čekio numerį.
4. Spustelėkite Pateikti mokėjimą.

Kas vyksta apmokėjus sąskaitą

• Pasirinktoje banko sąskaitoje automatiškai sukuriama išlaidų operacija su sąskaitos gavėju, kategorija, fondu ir aprašymu.
• Jei mokėjimo suma padengia visą likusį likutį, sąskaitos būsena pasikeičia į Apmokėta.
• Jei mokėjimo suma mažesnė nei likęs likutis, sąskaitos būsena pasikeičia į Dalinai apmokėta, o likęs likutis toliau sekamas.
• Banko sąskaitos likutis atnaujinamas automatiškai.

Patarimas: Apmokant sąskaitą atskirai registruoti išlaidų operacijos nereikia. Sistema ją sukuria už jus. Jei operaciją įvesite rankiniu būdu IR apmokėsite sąskaitą, turėsite dubliuotą išlaidų įrašą.

Daliniai mokėjimai

TimelyChurch palaiko dalinius sąskaitų mokėjimus. Jei negalite apmokėti sąskaitos pilnai:

1. Atidarykite sąskaitą ir spustelėkite Užregistruoti mokėjimą.
2. Įveskite mokamą sumą (mažesnę nei bendra mokėtina suma).
3. Pateikite mokėjimą.

Sąskaitos būsena pasikeičia į „Dalinai apmokėta", o sumokėta suma toliau sekama. Galite atlikti papildomus mokėjimus, kol sąskaita bus pilnai apmokėta.

Sąskaitos redagavimas

Galite redaguoti neapmokėtą ar dalinai apmokėtą sąskaitą:

1. Spustelėkite sąskaitos redagavimo parinktį.
2. Atnaujinkite duomenis pagal poreikį.
3. Spustelėkite Išsaugoti.

Pastaba: Apmokėtų sąskaitų redaguoti negalima. Jei reikia pataisyti apmokėtą sąskaitą, pirmiausia anuliuokite mokėjimą.

Sąskaitos ištrynimas

Neapmokėtas sąskaitas galima ištrinti:

1. Spustelėkite sąskaitos ištrynimo parinktį.
2. Patvirtinkite ištrynimą.

Pastaba: Apmokėtų sąskaitų ištrinti negalima. Pirmiausia turite anuliuoti mokėjimą -- tai grąžina sąskaitą į neapmokėtą būseną.

Sąskaitos mokėjimo anuliavimas

Jei mokėjimas buvo užregistruotas per klaidą arba čekis buvo grąžintas:

1. Atidarykite apmokėtos sąskaitos detalių puslapį.
2. Spustelėkite Anuliuoti mokėjimą.
3. Sąskaita grįžta į būseną „Neapmokėta", o sumokėta suma nustatoma į nulį.

Kas nutinka išlaidų operacijai, priklauso nuo to, ar ji buvo suderinta:

• Jei nesuderinta: Išlaidų operacija ištrinama.
• Jei suderinta: Išlaidų operacijos ištrinti negalima (kad būtų apsaugotas suderinimo vientisumas). Vietoj to sukuriamas priešpriešinis įrašas -- pajamų operacija tai pačiai sumai, kurios aprašymo pradžioje pridedama „ANULIUOTA:". Pamatysite tai paaiškinantį įspėjimą.

Sąskaitos detalių puslapis

Spustelėjus sąskaitą, atidaromas detalių puslapis, kuriame rodoma:

• Sąskaitos informacija (numeris, datos, suma, gavėjas, kategorija, fondas)
• Dabartinė būsena ir mokėtina suma
• Vėlavimo dienos (jei taikoma)
• Mokėjimų istorija (mokėjimo operacijos įrašas)
• Kas sukūrė sąskaitą
• Redagavimo, apmokėjimo ar anuliavimo parinktys

Pasikartojančios sąskaitos

Daugelis įsipareigojimų tiekėjams kartojasi reguliariai -- mėnesiniai komunalinių paslaugų išrašai, ketvirtinės draudimo įmokos, metinė programinės įrangos licencija. Užuot kūrę kiekvieną ranka, galite pažymėti sąskaitą kaip pasikartojančią ir leisti TimelyChurch automatiškai sugeneruoti kitą.

Pasikartojančios sąskaitos kūrimas

1. Naujos sąskaitos ar Sąskaitos redagavimo formoje pažymėkite parinktį Tai pasikartojanti sąskaita.
2. Pasirinkite Dažnumą:
   • Savaitinis
   • Kas dvi savaites
   • Mėnesinis
   • Ketvirtinis
   • Metinis
3. Mėnesinėms pasikartojančioms sąskaitoms nustatykite Mėnesio dieną (1-31). Jei mėnesyje mažiau dienų, sistema naudoja paskutinę to mėnesio dieną.
4. Savaitinėms ar kas dvi savaites pasikartojančioms sąskaitoms nustatykite Savaitės dieną.
5. Neprivaloma nustatyti Pasikartojimo pabaigos datą. Po šios datos naujos sąskaitos nebegeneruojamos.
6. Išsaugokite sąskaitą kaip įprasta.

Kaip generuojamos pasikartojančios sąskaitos

Jūsų sukurta pasikartojanti sąskaita yra šablonas. Atėjus kitam terminui, TimelyChurch sugeneruoja naują, su šablonu susietą antrinę sąskaitą. Antrinė sąskaita yra įprasta sąskaita -- ją apmokate, redaguojate ar anuliuojate kaip bet kurią kitą.

Pats šablonas niekada neapmokamas. Jis egzistuoja tik tam, kad pagal grafiką generuotų antrines sąskaitas.

Pasikartojančios sąskaitos redagavimas

Pasikartojančio šablono redagavimas keičia grafiką ir numatytuosius nustatymus, kuriuos naudos būsimos antrinės sąskaitos. Jau sukurtos antrinės sąskaitos nekeičiamos -- jei reikia pataisyti jau sugeneruotą sąskaitą, redaguokite tą antrinę sąskaitą tiesiogiai.

Pasikartojančios sąskaitos sustabdymas

Norėdami sustabdyti būsimų sąskaitų generavimą:

• Nustatykite Pasikartojimo pabaigos datą praeityje, arba
• Ištrinkite pasikartojantį šabloną (jau sugeneruotos antrinės sąskaitos lieka nepaliestos).

Pastaba: Pasikartojančios sąskaitos seka pinigus, kuriuos esate skolingi tiekėjui (su apmokėjimo terminais ir mokėjimo būsena). Pasikartojančios operacijos registruoja pajamų ar išlaidų įrašus tiesiai į didžiąją knygą. Naudokite pasikartojančią sąskaitą, kai reikia sekti, kada kas nors turi būti apmokėta, prieš tai apmokant; naudokite pasikartojančią operaciją, kai įrašas yra automatinis (pvz., fiksuotas mėnesinis nurašymas, kurį bankas jau atskaito). Žr. Pasikartojančios operacijos.

Geriausia praktika sąskaitoms

Įveskite sąskaitas, kai jas gaunate. Net jei neapmokate iš karto, sąskaitos registravimas padeda matyti bendrus įsipareigojimus ir išvengti praleistų terminų.

Peržiūrėkite sąskaitų sąrašą kas savaitę. Patikrinkite artėjančius terminus ir vėluojamas sąskaitas. Suvestinė puslapio viršuje pateikia greitą apžvalgą.

Nuosekliai naudokite lauką Gavėjas. Visada pasirinkite tinkamą gavėją iš išskleidžiamojo sąrašo. Tai užtikrina tikslias tiekėjų išlaidų ataskaitas ir 1099 sekimą.

Priskirkite kategorijas ir fondus. Tinkamas kategorizavimas užtikrina, kad jūsų Pajamų ataskaita ir Biudžeto nuokrypio ataskaita būtų tikslios.